Файл: Отчет по практике учебная практика (указать вид практики) пм. 01 Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации (индекс и наименование профессионального модуля) чпоу финансовоэкономический колледж.docx

Подшивка дела.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

не должны проходить через текст, он должен остаться хорошо читаемым и понятным после выполнения прошивочных работ.

Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Если количество листов в деле превышает 250, документы следует

разделить на отдельные тома в хронологическом порядке. На томах должен быть одинаковый заголовок по номенклатуре дел.

Нумерация листов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи нумеруются арабскими цифрами, валовой нумерацией в правом верхнем углу каждого листа, не задевая текста документа, черным графитным карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Начать нумерацию необходимо с первого разворота и последний лист нумеровать не нужно. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому

---

отдельно.

Фотографии, чертежи и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если фотографии вклеены на пронумерованный лист дела, то отдельной нумерации фотографий не требуется.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит переподшивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложение нумеровать нельзя, его наличие оговаривается в заверительной надписи.

При пропусках в нумерации листов на пропущенных листах ставится номер предыдущего листа с прибавлением букв «а», «б», «в» и т.д.

При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах также прибавляются буквы «а», «б», «в» и т.д. соответственно к каждому номеру листа, начиная со второго. Если в нумерации листов дела

---

допущено большое количество ошибок проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа.

---

Оформление листа – заверителя дела.

Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверить дела (далее – заверительная надпись) по установленной форме.

Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе- заверителе, в книгах – на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках на отдельном чистом листе такого же формата.

Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.

В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов и отдельно, через знак «+» (плюс) количество листов внутренней описи.

В заверительной надписи оговариваются особенности нумерации листов дела: наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из

газет; номера крупноформатных листов; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Заверительная надпись в МБДОУ «Аленка» подписывается заведующим с указанием должности и даты составления.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи

---

со ссылкой на соответствующий акт.

Составление внутренней описи документов дела.

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела и т.д.) составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Если дело подшито (переплетено) без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

---