Файл: Отчет по практике учебная практика (указать вид практики) пм. 01 Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации (индекс и наименование профессионального модуля) чпоу финансовоэкономический колледж.docx

Оформление обложки дела.

Обложка дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения оформляется в соответствии с ГОСТ. 17914-72, где указываются (Приложение 3):

• 
  наименование государственного архива;
  
• 
  полное наименование организации;
  
• 
  полное наименование структурного подразделения;
  
• 
  индекс дела;
  
• 
  заголовок дела (тома, части);
  
• 
  дата дела (тома, части);
  
• 
  количество листов в деле (томе, части);
  
• 
  срок хранения дела;
  
• 
  архивный шифр дела;
  
• 
  проставлять на обложке дела два угловых штампа с шифром дела;
  
• 
  не указывать на обложке дела код госархива и код организации.
  

Заголовок дела переносится из номенклатуры дел (в необходимыхслучаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.).

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который они будут переданы.

Архивный шифр (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы описей дел, утвержденных ЭПК (до этого они проставляются карандашом).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

Обложка дела должна содержать индекс дела в точном соответствии с индексом, указанным в номенклатуре дел.

На обложке дела обязательно

---

указывается дата дела – год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих документацию, для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Например: 09 января 2023 года

Обязательными реквизитами обложки дела является указание количества листов в деле (с учетом заверительной надписи), которое проставляется на основании заверительной надписи дела и срока хранения дела (на делах постоянного срока хранения пишется: «Хранить постоянно»), который переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел.

---

1.5. Составление описей дел постоянного хранения и по личному составу.

Составлению и оформлению описей дел посвящен раздел 3.7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее – Основные правила). В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т.п.

Основные правила содержат 4 формы описей:

• форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения;

• форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;

• форма годового раздела сводной описи дел по личному составу;

• форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации.

Классификация описей дел на основе Правил 2015 и Основных правил представлена на схеме.

Опись дел постоянного хранения.

Такая опись составляется только в отношении дел, которые по перечням имеют срок хранения «постоянно». К ним относятся, например, договоры о создании общества, изменения и дополнения к ним (ст. 51 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения).

В таблице описи дел постоянного хранения отсутствует графа «Срок хранения», так как все дела имеют одинаковый срок хранения.

Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения.

Если таких документов в организации достаточно много, то для них составляется опись дел ежегодно (конечно, если дело закрыто и передано в архив). Если таких дел мало (4–5 в год), то можно составить опись за несколько лет.

Составляем опись дел с документами по личному составу.

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись (п. 5.4.4.1 Основных правил, п. 5.5 Правил 2015).

Лучше всего опись дел по личному составу вести по годам – архивисты не любят, когда в одной описи собирают дела за несколько лет. Это затрудняет поиск документов, создает путаницу, если менялась структура организации; кроме того, может нарушаться валовая нумерация в описи. В пределах каждого года дела по личному составу традиционно систематизируются по

---

структурным подразделениям, сформировавшим документы по личному составу.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности (п. 3.7.23 Основных правил):

• приказы (распоряжения) по личному составу (прием, увольнение, перевод);

• списки личного состава (например, списочный состав работников; списки работников, занятых на работах с вредными условиями труда; списки ветеранов войн и т.п.);

• личные карточки уволенных работников (унифицированная форма № Т-2; составляется отдельная опись в случае отсутствия описи личных дел). В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;

• личные дела уволенных работников. В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;

• лицевые счета;

• невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

• акты о несчастных случаях;

• журналы учета документов по личному составу.

Если в организации образуется большой объем каких-то из этих видов документов, для них могут создаваться самостоятельные годовые разделы описи (п. 3.7.23 Основных правил).

■ Лицевые счета. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. При передаче из бухгалтерии в архив организации опись на эти дела можно составлять отдельно. Для описи лицевых счетов можно использовать форму, приведенную в Приложении 15 к Правилам 2015. Однако при небольшом количестве дел лицевые счета могут быть включены в сводную опись дел по личному составу совместно с другими видами документов по личному составу (приказами, личными делами уволенных работников и т.д.).

■ Приказы (распоряжения) по личному составу. Приказы (распоряжения) по личному составу формируются в отдельные дела согласно номенклатуре дел, в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах таких документов целесообразно приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение работников, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела (п. 3.5.5 Основных правил).

---

Порядок внесения дел в опись Основными правилами не установлен. Их можно располагать в описи, например, по степени юридической значимости: сначала приказы, затем распоряжения.

Личные дела уволенных работников. Отдельная опись личных дел составляется при большой ротации работников: если у вас порядка 30–50 уволившихся в 2016 году, то лучше составить отдельную опись в алфавитном порядке.

---