Файл: Отчет по практике учебная практика (указать вид практики) пм. 01 Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации (индекс и наименование профессионального модуля) чпоу финансовоэкономический колледж.docx

1.4. Оформление документов для передачи на архивное хранение.

• 
  формирование дел;
  
• 
  составление заголовков дел;
  
• 
  нумерация листов в деле;
  
• 
  составление листа-заверителя дел;
  

• 
  оформление обложек дел;
  
• 
  брошюровка документов;
  
• 
  подшивка или переплет дел.
  

Формирование дел

• 
  в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату;
  
• 
  документы постоянного и временного хранения помещаются в отдельные дела;
  

• 
  в дело включается по одному экземпляру каждого документа (подлинник документа, созданного в организации, подлинник или копия поступившего в организацию документа, подлинник (при отправке документа только по факсу или в виде электронной копии) или копия исходящего документа);
  
• 
  каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с установленными требованиями;
  
• 
  в дело включаются документы одного календарного года, исключения составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;
  

• 
  по алфавиту авторов или корреспондентов;
  
• 
  по процессу рассмотрения вопроса.
  

• 
  правила, положения, инструкции, регламенты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и включаются в дело вместе с указанными документами; если они утверждены как самостоятельные документы, их формируют в отдельные дела;
  
• 
  приказы по основной деятельности включаются в дела отдельно от приказов по личному составу и приказов по административно- хозяйственным вопросам;
  

• 
  поручения вышестоящих организаций и документы по их выполнению группируются в дела по датам поручений;
  
• 
  утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы включаются в дела отдельно от их проектов;
  
• 
  документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
  

• 
  документы по заработной плате работников (лицевые счета, карточки- справки) группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий работников в пределах календарного года;
  
• 
  обращения граждан (предложения, заявления, жалобы) и документы по их рассмотрению, по вопросам творческого характера, а также содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, коррупции помещаются в дела отдельно от обращений граждан по личным вопросам и вопросам оперативного характера; обращения граждан и документы по их рассмотрению помещаются в дело в алфавитном порядке (по фамилиям заявителей) или в хронологическом порядке (по датам обращений);
  
• 
  переписка систематизируется в деле в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом по дате ответа, инициативные письма - по дате регистрации. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.