ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 02.02.2024
Просмотров: 263
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
9. ДОКУМЕНТАЦИЯ СМК
9.1. Требования к документации
Документация в СМК – это основа, которую анализируют и проверяют все заинтересованные стороны: руководство, контрагенты, контролирующие органы, общественность.
Основное правило СМК: «Скажи, что ты хочешь сделать. Сделай, что сказал. Запиши, что сделал».
Сам процесс разработки документации сложный и ему предшествует анализ потребности в документации, при определении ее влияют следующие факторы: вид деятельности и объем предприятия, что служит входом и выходом каждого вида документа, взаимосвязанность документации и многие другие, вплоть до степени ответственности самих исполнителей.
Определяют также виды носителей документации – аудио-, видеоматериалы, компьютерные программы и бумажные носители.
Документация может быть представлена в виде схем, диаграмм, таблиц. Документы могут иметь следующие основные разделы:
- титульный лист;
- цель документа;
- область применения документа;
- терминология;
- действия и их алгоритм;
- подписи ответственных лиц.
Управление документацией связано с ее разработкой, утверждением, внесением изменений, хранением, переизданием и эффективным использованием.
Основное требование к документации – она должна быть доступной для заинтересованных лиц, поиск документации не должен занимать много времени, она должна быть понятной исполнителю, четкой по содержанию и актуальной для организации.
Организация должна документально оформлять все процессы, в том числе мониторинг (прослеживаемость) и идентификацию продукции. Все это дает возможность продемонстрировать четкость организации деятельности предприятия во всех его подразделениях.
9.2. Классификация документации
Документацию по значимости и уровню применения можно разделить на четыре градации:
Первый уровень. Сюда входят два документа Политика предприятия в области качества и Руководство по качеству.
Трудность работы СМК в России к организации этой системы часто состоит в том, что руководители подходят формально, разработав документацию СМК, утвердив и сертифицировав ее. При этом исполнители иногда попросту переводят ГОСТ Р ИСО 9001 в текстовый документ. ГОСТ Р ИСО 9001 рекомендует определенные процессы, но предприятие может отступать, не включать некоторые рекомендации ГОСТа, но обусловив это исключение. Руководство по качеству – это «Лицо предприятия», и от тщательности его исполнения и разработки может составляться мнение об имидже этого предприятия. Организация должна разработать и поддерживать в рабочем состоянии
Руководство по качеству, содержащее:
| - область применения СМК, включая подробное описание и объяснение любых исключений, рекомендуемых ГОСТ; - характеристику предприятия по видам продукции и объему, контрагентов предприятия, возможные успехи на рынке и т.п.; - документированные процедуры и их описание; - описание взаимодействия процессов СМК; - функциональные и структурные схемы; - перечень документации и ее взаимодействие и др. |
Руководство по качеству может иметь свою иерархию - по цеху, по комплексу и в целом по предприятию. Распечатывают этот документ в 4-5 экземплярах.
Как пример отдельных листов Руководства приведена Матрица ответственности (см. Приложение 3).
Второй уровень. Инженерно-конструкторская документация. Ее пользователи – специалисты. Сюда входят Техническое задание (ТЗ), Технические паспорта на изделие, чертежи, Стандарты предприятия (СТП), методики выработки изделия, Технологические карты и пр.
СТП утверждаются руководством предприятия и в условиях рыночной экономики и СМК касаются отличия (эксклюзивности) конкретного предприятия, затрагивают показатели качества продукции, имеют организационно-функциональный характер – организация работы с контрагентами, организация работы по контролю качества, работу с персоналом. Предприятие имеет комплекс стандартов по всем элементам СК.
Карты процессов – документ, предназначенный для описания процессов, определенных предприятием.
Технологический регламент на производство продукции - устанавливает требования к технологическому процессу изготовления продукции, применяемому сырью, материалам, оборудованию, режимам изготовления, средствам измерения, технике безопасности и др. как приложение к регламенту действуют технологические карты.
Чертеж – конструкторский документ, который устанавливает требования к конструкции детали, ее размерам, материалам и др.
Третий уровень. Организационно-распорядительная документация. Ее издают субъекты управления, она направлена на объекты управления. Это Приказы, Распоряжения, Отчетная документация, Инструкции. Рабочие Инструкции разрабатываются для исполнителей, а Должностные – для руководящего персонала. В них указываются, кто может заниматься данной работой, права объекта, обязанности, ответственность. В СМК каждое рабочее место должно быть пронумеровано и снабжено Инструкцией по безопасности рабочего места. Должностные инструкции создаются в соответствии с планом подготовки кадров и должны способствовать всестороннему ознакомлению работников с правами, обязанностями и ответственностью. Для исполнителей-рабочих обычно составляют Рабочие инструкции, где указывают разряд квалификации и характер выполняемых работ.
Для каждого подразделения разрабатывается Положение о цехе, об отделе, где указывается его структура, функции субъектов и объектов управления и специалист какой квалификации может занимать руководящие должности в рассматриваемом подразделении.
Четвёртый уровень. Внешняя документация. Это законодательные акты (РФ, местные), Постановления Правительства, ГОСТы, ОСТы, юридические и технические документы. Неисполнение требований этой документации может привлечь за собой административную и уголовную ответственность.
9.3. Процедуры и записи
Т
ретья версия стандартов ИСО требует обязательного исполнения шести процедур. Процедура – документация и действия, которые подтверждают наличие СМК на предприятии. Контроль СМК начинают с проверки наличия документации и действий по этим процедурам, которые являются обязательными. Записи служат для подтверждения того, что СМК работает, проводится мониторинг работы, ее анализ. Шесть обязательных по стандартам ИСО процедур следующие:
1. Управление документацией.
Документация несет основную информацию о работе СМК в организации. В Руководстве и при разработке СМК должны быть перечислены все виды документации, ответственные лица за разработку, внесение изменений, хранение, которые могут быть собраны в таблицы или список.
Процедура предусматривает:
| - разработку и согласование документов; - проверку документов на адекватность названия и содержания; - обеспечение идентификации и актуальности изменений документов; - обеспечение сохранения и учета документов; - обеспечение рассылки документов и контроля за их исполнением и др.; - переиздание документов после определенного числа внесенных изменений; документ следует переиздать, когда его чтение со всеми изменениями становится затруднительным. |
На каждый документ заводится дело подлинника, куда подшивается вся информация по данному документу от момента разработки до отмены документа и изъятия из обращения. Одновременно имеются копии, которые регистрируются в Журнале учета копий и выдаются под роспись.
Степень документированности может отличаться в разных организациях.
2. Процедура Управление записями
Документированная процедура должна содержать средства управления, требуемые при идентификации, хранении, защите, восстановлении, определении сроков хранения и изъятия записей. Записи делаются по процессам, выбранным для данного предприятия, в которые входят различные виды деятельности, основные из которых – работа с поставщиками, покупателями, их претензиями, работа по контролю качества, по организации технологических процессов. Виды записей стандартом не регламентируются и не определяются формы отчетности по записям.
Виды записей:
| - анализ со стороны руководства может быть записан в виде актов, протоколов совещаний, где должен быть план проверок, результат проверок и указания; - работа с персоналом. Ее результат может быть записан в Личные дела сотрудников, в Карточки учета отдела кадров; - работа с поставщиками – это договоры поставки, договоры по исполнению контрактов, методика оценки поставщиков и др. |
Стандарт ИСО 9001 требует, чтобы записи велись и поддерживались в рабочем состоянии как свидетельство соответствия требованиям ИСО и результативности функционирования СМК.
3. Процедура по проведению внутренних проверок (самоаудитов).
Аудиты применяются для определения степени выполнения требований к СМК. Результаты аудита используются для оценки результативности системы и определения возможностей для улучшения. При процессном подходе акцент на внутренний аудит рассматривается как средство измерения соответствия процессов и СМК в целом.
Основная цель самооценки – улучшение деятельности организации и соответствующих результатов. Самооценка – это лишь «моментальный снимок» этой деятельности совмещенный с определенной методикой (метрикой) измерения. Если результаты самооценки не будут служить основой для планирования улучшений, если она проводится формально, она не даст соответствующего эффекта.
В работе комиссий аудиторов принимает участие персонал предприятия, главным требованием к нему является независимость от контролируемого подразделения, опыт, добросовестность. Аудиты могут быть плановыми или внеплановыми. Сейчас роль самоаудита очень высока – без его результата невозможна, не проводится внешняя проверка, они позволяют проводить мониторинг деятельности предприятия, и без вмешательства внешних контролеров работать по улучшению деятельности. Выходы процесса самооценки (отчеты) дают необходимую информацию для разработки и реализации Плана деятельности по улучшению.
Комиссия ответственна за результаты Отчета, но с другой стороны, ей должны быть предоставлены все необходимые права, доказательства и документы. Для процесса самооценки можно выделить свои положительные и отрицательные стороны:
| Плюсы : полная картина результатов (+ и – организации); полный список сильных сторон и областей для улучшения; визиты в отделы/подразделения активизируются, исчезают определенные барьеры; опора на документы модели делового совершенства EFQM Минусы : ресурсоемкая работа; менеджеры и исполнители меньше вовлечены, чем комиссия; отношение к отчетам - «бумага все выдержит» не подходит для первого шага в самооценке |