Файл: Разработка конфигурации «Продажи» в среде 1С: Предприятие 8.3 (Описание предприятия).pdf

3.2.4 Отдел сбыта

Отдел сбыта является самостоятельным структурным подразделением предприятия, подчиняется непосредственно директору.

Задачи отдела:

а) продажа товаров компании;

б) планирование и прогнозирование продаж товаров компании; в) формирование спроса на товары компании; г) изучение конъюнктуры рынка;

д) оформление документации по сделкам с покупателями и поставщиками.

Функции отдела:

а) участие в подготовке прогнозов, планов продаж товаров;

б) участие в разработке ценовой политики, схем скидок в зависимости от различных факторов;

в) обеспечение согласованности планов снабжения компании товарами и планов сбыта товаров;

г) контроль над состоянием запасов товаров на складе, обеспечение своевременного пополнения запасов товаров на складе;

д) выявление потенциальных покупателей товаров (посредники, розничные торговые организации и т.д.) и установление деловых контактов для дальнейших продаж;

е) ведение переговоров с покупателями, согласование условий поставки, заключение договоров поставки;

ж) оформление документации на поставку товаров покупателям;

з) определение формы и способа оплаты товаров в зависимости от типа покупателей и условий поставки;

и) обеспечение подготовки партий товаров покупателям в установленные сроки и в полном объеме;

к) обеспечение своевременного поступления оплаты за реализованные товары.

л) проведение анализа покупательского спроса, степени удовлетворения требований и запросов покупателей по предлагаемым товарам и оказываемых дополнительных услугах (доставка до склада покупателя и др.);

м) рассмотрение поступающих жалоб и пожеланий клиентов, подготовка ответов на них;

н) создание и ведение информационной базы данных о количестве покупателей каждого вида товара, покупателях, ценах, формах оплаты по сделкам, конкурентах.

Для реализации поставленных задач и выполнения функций отдел продаж взаимодействует со структурными подразделениями компании по следующим вопросам:

1. С директором компании:

— определения стратегии продаж на будущий период, разработки планов продаж;

— отчетности о продажах.

1. С бухгалтерией:

— учета реализованных товаров;

— предоставления отчетов по затратам и прибыли.

1. С отделом организации труда и заработной платы:

— подбора, обучения персонала для отдела сервиса;

— трудовой дисциплины, применения к работникам мер поощрения и взыскания, привлечения к материальной ответственности.

— мотивации и аттестации персонала отдела сервиса.

1. С производственными подразделениями:

— отчетов о выполнении производственных технических заданий по объему изготовления продукции, качеству, используемой номенклатуре (ассортименту);

— произведенной продукции по используемой номенклатуре;

— отчетов о наличии и устранении обстоятельств, в связи с которыми произошел выпуск брака;

— первичной документации по учету выработки товара, простоев

работы;

— документации о сдаче готовой продукции в отдел сбыта;

— планов конечных поставок продукции;

— запросов о причинах пропуска или нарушения планов передачи продукции на производственные склады готовой продукции отдела сбыта;

— предложений по изменению графиков и сроков передачи продукции на производственные склады готовой продукции;

— копий претензий к качеству продукции, направленных контрагентами;

— документации о приеме продукции от производственных подразделений.

Отдел продаж делит роль «хозяина» с отделом снабжения. В этой роли есть три подсистемы: «Рабочий стол», «Оказание услуг», «Учет материалов».

У компании есть постоянные и непостоянные клиенты. Постоянные клиенты фиксируются в документе «Клиенты» с дополнительной информацией о них: инициалы, дата рождения, номер телефона, адрес. (рисунок 3.24).

Рисунок 3.24 – Справочник «Дополнительная информация о клиенте»

При входе в систему информация всплывает на рабочем столе сотрудника о днях рождения покупателей в текущую дату, чтобы не забыть их поздравить и предоставить скидки на товары.

Если клиент не постоянный, фиксируется только услуга, предоставленная компанией.

Этот отдел устанавливает цены на товары. Система спроектирована таким образом, что если разные цены заполняются разными датами для одного и того же продукта, то для расчетов будет использоваться более поздняя цена. Это автоматизирует прейскурант компании. (рисунок 3.25).

Рисунок 3.25 – Справочник «Цена»

Помимо продажи товаров, компания предоставляет такие услуги, как:

диагностика ноутбуков, установка и ремонт оборудования и многое другое.

Ключевым документом отдела продаж является «Оказание услуг». Когда клиент покупает услугу или продукт, он должен быть зарегистрирован. Для этого существует справочник «Оказание услуг». В нем вам нужно указать клиента (если он постоянный), мастера, дату (если не текущую дату), товар, набор свойств и количество. Цена устанавливается автоматически (из справочного Списка «цены на товары» берется самая последняя дата для данного товара или услуги, если цены нет, сотрудник может ввести ее сам). Сумма также рассчитывается автоматически путем умножения количества на цену. (рисунок 3.26).

Рисунок 3.26 – Справочник «Оказание услуг»

Для общей информации у Департамента есть доступ к документу «список сотрудников» и справочнику «Сотрудник».

Как и в других отделах, доступны регистры «Балансы материалов» и «Стоимость материалов», а регистр «Продажи» является уникальным для данной подсистемы. В реестре продаж регистрируются все услуги, предоставляемые клиентам, и вся информация о них: дата, номенклатура, клиент, мастер, количество, выручка и стоимость.

Было создано несколько отчетов для удобного управления документацией. Отчет «Перечень оказанных услуг». В нем собраны все услуги, предоставленные в текущем году, и основная информация о них. (рисунок 3.27).

Рисунок 3.27 – Отчёт «Список оказанных услуг»

Отчёт «Перечень услуг» – показывает все услуги, предоставленные в установленном периоде, и прибыль по каждой из них, а также по каждому проданному товару (рисунок 3.28).

Рисунок 3.28 – Отчёт «Перечень услуг»

Для удобства просмотра, отчёт оформлен в разной цветовой гамме.

Отчёт «Рейтинг услуг» – показывает выручку по каждому товару или услуге за заданный работником период (рисунок 3.29).

Рисунок 3.29 – Отчёт «Рейтинг услуг»

Этот отчет удобен тем, что вы можете установить фильтр по данным, например, выручка менее двухсот рублей, или показать информацию о выручке только по продукту «Орех».

Отчет «Рейтинг клиентов» отображает всю информацию о клиентах и доходах от каждого из них в виде таблицы. Если клиент за указанный период получил доход менее 700 рублей, то красным выделяется «доход», если больше 700 рублей - зеленым (рисунок 3.30).

Рисунок 3.30 – Отчёт «Рейтинг клиентов»

Графически отчёт показывает рейтинг клиентов дохода по инициалам и отдельно по районам проживания (рисунок 3.31).

Рисунок 3.31 – Отчёт «Рейтинг клиентов»

Универсальный отчет - позволяет создать отчет по любым данным. Сотруднику нужно только выбрать начало, конец периода, строки и столбцы, и система автоматически построит таблицу данных на основе запросов.

Отчеты «Основная выручка» (описана в п. 3.2.2) и «Материалы» (описаны в п. 3.2.3) доступны данному Департаменту для сведения сотрудников.

В штатной «настольной» подсистеме есть все необходимое для основной работы отдела снабжения и продаж, чтобы сотрудник пришел на рабочее место и сразу приступил к работе. А именно документы «Оказание услуг», «Клиенты», «Квитанции».

Таким образом, работа сотрудников отдела продаж оптимизируется и систематизируется. Весь документооборот этого отдела автоматизирован. Вся информация теперь актуальна, так как теперь автоматизирован контроль количества товаров на складе, и невозможно продать товар, который закончился минуту назад. Каждый месяц сотрудникам Департамента необходимо предоставлять отчеты о выручке и выручке. Теперь сотрудникам не нужно собирать и обобщать всю информацию в большие таблицы, строить на их основе графики - система все сделает сама. Прейскурант предприятия

теперь можно обновлять без оповещения об этом всех сотрудников, так как система во всех расчётах и отчётах сама будет использовать только актуальные цены.

3.2.5 Отдел администрирования и технического сопровождения

Департамент администрирования и технической поддержки информационных систем действует как структурное подразделение организации и подчиняется Директору организации и непосредственно руководителю Департамента.

Основными задачами Департамента являются организация, управление, координация, контроль и выполнение работ для обеспечения бесперебойного функционирования и развития программно-аппаратного комплекса организации.

Отдел решает следующие задачи:

а) реализация концепции развития информационных систем;

б) обеспечение бесперебойного функционирования аппаратно-программного комплекса;

в) обеспечение требуемого уровня информационной безопасности;

г) разработка стандартов на использование вычислительной техники и программного обеспечения;

д) обеспечение информационной и технической поддержки средств вычислительной техники и программного обеспечения;

е) проведение работ по оптимизации использования информационно технических ресурсов;

ж) контроль над исполнением нормативных документов по правилам работы с вычислительной техникой и офисным оборудованием.

• соответствии с возложенными задачами отдел выполняет следующие

функции:

а) организация автоматизированных рабочих мест;

б) диагностика и устранение неисправностей вычислительной и офисной техники;

в) диагностика и устранение неполадок программного обеспечения;

г) координация работ с поставщиками и производителями вычислительной и офисной техники по вопросам гарантийного обслуживания и ремонта;

д) разработка и внедрение инструкций, регламентов и стандартов использования программного и аппаратного обеспечения;

е) разработка (совместно с соответствующими подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с информационными ресурсами;

ж) разработка плана обеспечения непрерывной работы и восстановления работоспособности подсистем автоматизированной системы;

з) анализ потребностей подразделений организации в дополнительных средствах вычислительной техники и обработки информации;

и) организация своевременного рассмотрения и исполнения заявок на выполнение работ связанных с функционированием программного и аппаратного обеспечения.

Для выполнения функций и реализации прав технический отдел взаимодействует:

а) С техническими подразделениями предприятия по вопросам:

1. Получения:

— заявок на ремонт и монтаж оборудования;

— сведений о соблюдении предписанных правил эксплуатации оборудования;

— объяснений причин поломок.

1. Предоставления:

— отчетов о выполнении ремонта и наладки оборудования;

— правил и инструкций по эксплуатации оборудования;

— извещений об изменениях, внесенных в технологию эксплуатации оборудования.

б) С отделом организации и заработной платы по вопросам:

1. Получения:

— консультаций по трудовому законодательству;

— утвержденного штатного расписания.

1. Предоставления:

— проекта штатного расписания.

в) С отделом бухгалтерии по вопросам:

1. Получения:

— актов на списание, продажу оборудования и инструмента;

— данных о выделении денежных средств отделу;

— анализа темпов расходования средств.

1. Предоставления:

— перечня списанного оборудования и инструмента;

— перечня неиспользуемого оборудования для продажи;

— актов ремонта оборудования и инструмента;

— заявок на оплату заказанного оборудования и инструмента.

У этого отдела есть своя собственная роль «Администратора».

Администратор - единственный из рабочих, кто имеет доступ к большинству

Таким образом, конфигуратор системы может изменить эту автоматизированную систему на инновации компании.

• в подсистемах Enterprise и desktop у сотрудника технического отдела есть все необходимое для выполнения основной работы. А именно: установка времени автоматического обмена данными между Центральным офисом и филиалом, настройка обмена (префиксы отделов, коды, названия отделов), поиск в данных (рисунки 3.32, 3.33).