Файл: Процессы принятия решений в организации (ГУ ТО "Издательский дом "Пресса 71").pdf

На основании анализа матрицы Ф₀ можно разделить все цели на три иерархических уровня: 1 уровень - 4; 2 уровень - 3, 8, 9; 3 уровень -1, 2, 5, 6, 7, 10, 11. Построим упорядоченный граф целей (рис. 3.2).

I уровень

II уровень

III уровень

Рис. 3.2. Упорядоченный граф целей ГУ ТО "Издательский дом "Пресса 71"

Аналогично целям, функции, выполняемые элементами системы управления ГУ ТО "Издательский дом "Пресса 71", сведем в табл. 3.3.

Таблица 3.3

Функции системы управления ГУ ТО "Издательский дом "Пресса 71"

Окончание таблицы 3.3

На основании данных табл. 3.1, 3.3 и рис. 3.1 составим матрицу Ф₁ "Цели - Функции" (таблица 3.4).

Таблица 3.4

Матрица Ф₁ "Цели - Функции"

По коэффициенту значимости функции следует, какие функции необходимо выполнять в первую, во вторую и в третью очередь. Поэтому на основании анализа матрицы Ф₁ по коэффициенту значимости функции разделим все функции на три уровня: 1 уровень - 11; 2 уровень - 1, 2, 7, 8, 9, 14, 15, 16, 21; 3 уровень - 3, 4, 5, 6, 10, 12, 13, 17, 18, 19, 20.

Построим упорядоченный граф функций (рис. 3.3).

III ур.

II ур.

I уровень

Рис. 3.3. Упорядоченный граф функций

Выполнение перечисленных функций обуславливает решение выполнить ряда задач, названия которых приведены в табл. 3.5.

Таблица 3.5

Задачи ГУ ТО "Издательский дом "Пресса 71"

Окончание таблицы 3.5

На основании табл. 3.3 и 3.5 составляем матрицу Ф₂ "Функции - Задачи" (табл. 3.6).

Таблица 3.6

Матрица Ф₂ "Функции - Задачи"

Из матрицы Ф₂ видно, что решение задачи 9 необходимо для выполнения наибольшего числа функций и, следовательно, она является наиболее важной в данном комплексе задач.

Все задачи можно разделить на 3 иерархических уровня:

1 уровень - 9;

2 уровень - 3, 10, 14;

3 уровень - 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8, 11, 12, 13;

Для окончательного взвешивания всех целей и задач построим матрицу Ф₃ "Цели - Задачи" (табл. 3.7).

Таблица 3.7

Матрица Ф₃ "Цели - Задачи"

На основании сравнения матриц Ф₀, Ф₂ и Ф₃ можно сделать выводы:

1. Все цели, поставленные в системе управления ГУ ТО "Издательский дом "Пресса 71", можно распределить по трем иерархическим уровням: 1 уровень - 4; 2 уровень - 3, 8, 9; 3 уровень - 1, 2, 5, 6, 7, 10, 11.

2. Весь комплекс задач системы управления ГУ ТО "Издательский дом "Пресса 71" можно распределить по трем иерархическим уровням: 1 уровень - 9; 2 уровень - 3, 10, 14; 3 уровень - 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8, 11, 12, 13.

Распределим функции по элементам системы управления с помощью рис. 3.4.

Проведем оценку относительной важности всех функций, выполняемых системой управления предприятия, а затем определим относительную стоимость каждой функции. Результаты расчетов поместим в матрицу (таблица 3.8).

Э2

F1, F2, F3, F4

Э3

F5, F6, F9, F11, F18

Э4

F16, F20

Э5

F12, F16

Э6

F1, F3, F8, F10

Э7

F14

Э8

F15, F17

Э9

F2, F18

Э10

F19

Э11

F13, F18

Э1

F1, F2, F3, F7, F8, F21

Эi - обозначение элементов организационной структуры;

Fi - обозначение выполняемых функций;

Э1 - генеральный директор;

Э2 - исполнительный директор по экономике и маркетингу;

Э3 - начальник планового отдела;

Э4 - исполнительный директор по производству;

Э5 - начальник отдела ООТиЗ;

Э6 - начальник отдела сбыта;

Э7 - диспетчер;

Э8 - экономист по сбыту;

Э9 - начальник отдела снабжения;

Э10 - экономист по снабжению;

Э11 - товаровед.

Рис. 3.4. Распределение функций по элементам управления

В соответствующих клетках таблицы 3.8 указываются трудоемкость выполнения (в часах) и себестоимость (в рублях) каждой функции. После этого рассчитаем коэффициенты относительной трудоемкости и относительной себестоимости, исходя из того, что в месяце 21 рабочий день по 8 часов, используя следующую формулу:

Таблица 3.8

Матрица "Элементы структуры - функции"

(3.1)

где n –число функций; t – относительная трудоемкость; c – относительная себестоимость.

Далее построим функционально-стоимостную диаграмму (рис. 3.5).

Рис. 3.5. Функционально-стоимостная диаграмма

Для получения оптимальной структуры принятия решений ГУ ТО "Издательский дом "Пресса 71" необходимо:

1. Исключить дублирование функций;

2. Сократить затраты на наиболее дорогостоящие, но не имеющие первостепенного значения функции.

В нашем случае видно, что дублируются функции F3 и F8, поэтому надо исключить дублирование функций путем передачи их от одного элемента к другому. Таким образом, функцию F3 надо передать от элемента Э1 элементу Э3, так как генеральный директор выполняет очень большое количество функций.

Функционально-стоимостная диаграмма показывает недостаток средств на выполнение самых важных функций предприятия, поэтому затраты на выполнение функций F1, F2, F16, F20 нужно сократить и перекинуть на выполнение функций F7, F8, F9, F11, F14, F15.

Реализация данных мероприятий позволит оптимизировать систему принятия решений и сделать ее более рациональной и подвижной.

3.2. Совершенствование системы принятия решений на основе концепции рационализации

Для реализации второго направления совершенствования функционирования ГУ ТО "Издательский дом "Пресса 71" – улучшения предусмотренных бизнес-процессов – предлагается перераспределить функциональные обязанности специалистов на основе концепции рационализации. Рационализация – это целесообразный управляемый процесс преобразования реальности, характеризующийся прогрессивными изменениями в направлении достижения желаемого состояния любого объекта или системы. Смысл рационализации – не просто что-то изменить в объекте, а обеспечить наличие сообразных, разумных условий деятельности.

Применительно к системе принятия решений объектом рационализации являются внутриорганизационные управленческие воздействия на сотрудников. Среди них важная роль отводится распределению функциональных обязанностей.

Поскольку анализ процесса принятия решений в ГУ ТО "Издательский дом "Пресса 71" проводился на примере такого структурного подразделения, как бухгалтерия, в качестве факторов рационализации примем набор из десяти трудовых функций специалистов именно этого отдела.