Файл: Процессы принятия решений в организации (Методы управления в организации образования).pdf

Третий подраздел «Оформление документов». Оформление документа производится в строгом соответствии с п.2.2.

Наименование организации указывается в точном соответствии с Уставом Учреждения [8]. Сокращенное наименование Учреждения (МКГБОУ) используется только в текстовой части документа, распространяемого для учреждений сферы образования, т.е. для ведомственного использования.

Название документа должно отражать основное его содержание.

Датой документа является дата его подписания; для документов, требующих утверждения, - дата его утверждения. Дата документа проставляется делопроизводителем непосредственно после подписания у руководителя и регистрации в книге «Исходящая корреспонденция».

Документы представлены в соответствии с рисунком 2, утверждаются заведующей Учреждением в случае, когда в компетенцию заведующей входит решение обозначенных вопросов.

Утверждение производится приказом по Учреждению.

Проект приказа на утверждение разрабатывается заместителем заведующего, которым исполнялся документ.

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, рациональности исполнения и соответствия действующему законодательству проводится согласование документа.

В следующем подразделе согласование может производится как внутри Учреждения, так и вне его.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования документа руководителем и указания цели, срока согласования.

Утверждаются следующие виды документов:

положения (для внутреннего использования)

планы работы по структурным подразделениям

инструкции

формы статистической отчетности: информационные стандарты «Педагогические кадры» и «Учащиеся»

акты на списание материальных ценностей по Учреждению

Рисунок 3.2 – Виды документов

Внешнее согласование используется с представителями Отдела образования Артемовского городского округа и другими структурными подразделениями администрации (вопросы организации жизнедеятельности детей, функционирования образовательных учреждений, относящиеся к компетенции органов местного самоуправления).

Замечания и дополнения к проекту документа оформляется и излагается на отдельном листе, о чем при визировании проставляется отметка «С учетом замечаний (дополнений)».

В подразделе «Подпись документов».

Исходящая документация подписывается с учетом направления деятельности:

---

• заведующей Учреждением или заместителем по воспитательно–методической работе все документы в вышестоящие ведомственные инспекции, представляемые в Отдел образования Артемовского городского округа, Главе Артемовского городского округа, договоры и соглашения с иными организациями, финансовые документы, документы, предоставляемые в надзорные органы, суд;
• заместителем заведующего по административно-хозяйственной части или заместителем заведующего по воспитательно–методической работе: оперативная информация, направляемая в структурные подразделения Отдела образования или другие отделы администрации Артемовского городского округа, сопроводительные или разъяснительные письма работникам.

В случае подготовки исходящего документа для руководителя обязательно проставляется отметка об исполнителе с указанием контактного телефона с целью оперативности решения вопроса, в соответствии с требованиями к организации делопроизводства.

Подраздел «Порядок применения и использование печатей», используется Гербовая печать, она хранится в сейфе Учреждения для скрепления подписи заведующего Учреждением. Документы из раздела Инструкции по делопроизводству представлены в соответствии с рисунком 3:

Ответственность за сохранность и использование гербовой печати несет делопроизводитель.

Печатью «Для справок» скрепляется подпись работников Учреждения в случае, если исходящий документ выполнен не на унифицированном бланке, имеющем юридическую силу.

Ответственность за сохранность и использование печати «Для справок» несет делопроизводитель Учреждения, печать хранится у делопроизводителя.

В следующем подразделе «Порядок работы с телефонограммами».

Телефонограммы подразделяются на исходящие и входящие. Работу с телефонограммами осуществляет делопроизводитель. В момент отсутствия делопроизводителя входящую телефонограмму может принять другой работник с условием обязательной передачи для дальнейшего оформления делопроизводителю.

Все телефонограммы регистрируются в специальном журнале, имеющим сквозную нумерацию в пределах календарного года.

Документы из раздела Инструкции по делопроизводству:

приказы

сметы, акты выполненных работ

договоры Учреждения с юридическими и физическими лицами

сведения работников в Пенсионный фонд

акты сверки по платежам

справки о заработной плате

---

доверенности

паспорта аттестующихся, аттестационные листы

почетные грамоты, благодарственные письма

протоколы заседаний

Формы государственной отчетности

записи в трудовых книжках работников

Рисунок 3.3 – Виды документов

Любая телефонограмма должна иметь следующую структуру:

• дату отправки или получения;
• указание адресата или обращение;
• текст телефонограммы;
• фамилию отправителя;
• фамилию получателя.

После регистрации телефонограммы организуется последующая с ней

работа (в зависимости от вида телефонограммы):

• 1. исходящая передается по назначению, фиксируется время отправления и получатель, после чего производится доклад заведующей Учреждением об исполнении;
  2. входящая предоставляется для ознакомления заведующей Учреждением (при условии срочности – немедленно, несрочные – в конце рабочего дня), на нее накладывается виза (при условии переадресации), делается в журнале отметка о времени предоставления информации исполнителю.

Текст телефонограммы может составить любой работник Учреждения, предварительно согласовав его с заместителем заведующего по воспитательно–методической работе или административно-хозяйственной части.

В подразделе «Порядок снятия и выдачи копий с документов».

Копии с документов снимаются с использованием копировального аппарата.

Ответственность за соблюдение требований эксплуатации и техническое состояние аппарата несет делопроизводитель.

Копирование документов из раздела Инструкции по делопроизводству представлены в соответствии с рисунком 3.4:

Копии с документов выдаются только с разрешения заведующего Учреждением или заместителей заведующего по воспитательно–методической работе или административно-хозяйственной части.

Копирование материалов для личного, неслужебного использования допускается только с разрешения заведующего Учреждением.

При копировании документа, касающегося служебной деятельности, в правом верхнем углу проставляется отметка «Копия». При завершении копии внизу после воспроизведения текста делается запись «Верно», ставится подпись с расшифровкой фамилии, наименование должности лица, заверяющего копию, дата заверения.

Следующий раздел «Порядок прохождения и исполнения поступающей корреспонденции», в Инструкции по делопроизводству делится на несколько подпунктов:

---

Копирование документов производится в следующих случаях:

с целью размножения документа для дальнейшего распространения адресатам

по требованию организаций, граждан для использования в решении конкретного вопроса (кроме документов конфиденциального характера)

для организации и проведения мероприятий, требующих наличие индивидуальных бланков участников (итоговая аттестация, социологический опрос, аттестация педагогических и руководящих работников и т.д.)

дублирование бланков отчетности

Рисунок 3.4 – Копирование документов

1. Вся корреспонденция, поступающая в Учреждение, принимается и регистрируется делопроизводителем.

Корреспонденция разбирается на регистрируемую и нерегистрируемую. К нерегистрируемой корреспонденции относятся:

• периодические издания (газеты, журналы, брошюры, книги);
• рекламные извещения, плакаты, буклеты, проспекты;
• копии счетов на оплату;
• поздравительные письма, телеграммы, открытки;
• пригласительные билеты.

При получении корреспонденции в конвертах, производится их вскрытие,

дополнительно проверяется адресность и наличие всех необходимых приложений.

Вся остальная корреспонденция разбирается на материалы, требующие срочного исполнения, не требующие срочного исполнения.

То, что требует срочного исполнения, передается заведующей или заместителю немедленно.

1. Каждый сотрудник Учреждения обеспечивает оперативность, качество исполнения и сохранность документов.
2. По факту исполнения документа последний сдается делопроизводителю, который в правом нижнем углу первой страницы должен сделать отметку «Исполнено», проставить дату исполнения, подшить документ. При необходимости постоянного использования или формирования накопительного дела исполнителю выдается ксерокопия документа (без заверения).
3. После исполнения документа делопроизводитель регистрирует документ, выполняет необходимое количество копий, оформляет для хранения, определяет для хранения, определяет дальнейший способ доведения до адресата (конвертирование корреспонденции, отправка с посыльным).

В разделе «Составление номенклатуры дела», в Инструкции по делопроизводству, мы видим, что:

Номенклатура дел Учреждения – оформленный в уставном порядке систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, их индексации и определения сроков хранения.

---

Номенклатура дел составляется по всему Учреждению, после чего формируется номенклатура дел Учреждения.

Инструкция по делопроизводству определяет порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделений номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью и систематизацией документов внутри дела.

В следующем разделе «Передача дел в архив», в Инструкции по делопроизводству, можно сказать, что:

Для обеспечения сохранности документов все дела Учреждения передаются в архив.

В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

При подготовке и формировании дел в архив делопроизводитель руководствуется нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России.

Дела постоянного срока хранения передаются в архив по описям.

Дела временного (до 10 лет) срока хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в Учреждении и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. Архивирование дел производится ежегодно в июле.

Передача остальных дел в архив производится в соответствии с номенклатурой дел Учреждения.

Таким образом, содержание разработанной инструкции по делопроизводству в школе соответствует действующим нормативным документам и современным методическим рекомендациям.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В период модернизации системы образования происходит переход в образовательных учреждениях на разработанные Федеральные государственные образовательные стандарты. ФГОС были разработаны для каждой ступени образования для формирования на каждой из ступени определенных навыков и развития личностного потенциала каждого из детей или молодых людей.

ФГОС является механизмом изменений в образовательной среде способствуя профессиональному росту педагогических ресурсов и управленческих качеств у руководителя образовательной организации.

ФГОС позволяет внедрить в образовательные учреждения качественную модель управления образовательной организации, что способствует выполнению майских указов Президента Российской Федерации.

Образовательная организация под воздействием государственного стандарта образования постоянно обновляется как в качественном плане, так и в материально- техническом, так и в учебно-методическом изменяя учреждение.

Актуальность знания вопросов документирования велика, постоянно возрастает. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов есть документационное обеспечение управления учреждением.

---