Файл: Процессы принятия решений в организации (Методы управления в организации образования).pdf

Выходные документы фиксируют промежуточную и результативную информацию, полученную в процессе функционирования системы. К ним относятся разные перечни, списки, сводки и напоминания. Выходные документы изготавливаются в автоматизированном режиме на бумажном носителе в виде машинограмм.

Выходная информация по запросам, как правило, первоначально выводится на дисплей в форме, удобной для работы. После просмотра выходная информация во временном аспекте делится на регламентированную (периодическую) и нерегламентированную, потребность в которой возникает в случайные моменты времени.

Достоинством подсистемы контроля исполнения документов является безбумажная технология прямого доступа пользователя к информации.

Подсистема контроля исполнения документов позволяет вести контроль исполнения с момента регистрации контролируемых документов, постоянно наблюдать за ходом исполнения каждого поручения и задания, обеспечить их своевременное исполнение.

Прежде чем планировать изменения в работе с документами, нужно оценить, готово ли образовательное учреждение внедрять изменения. Многие хорошие начинания не всегда получаются, только потому, что персонал, материальная база учреждения оказываются не готовыми к изменениям. Лучше начать с небольшого изменения в процессе технологий, не требующего больших материальных и моральных затрат, постепенно приучая работников к нововведениям, чем поставить амбициозные планы и в конце концов разочароваться, настроить персонал против каких-либо изменений в дальнейшем. Поэтому новые технологии надо вводить постепенно.

Таким образом, внедрение системы электронного оборота документов можно начать с регистрации и учета документов, приучая работников пользоваться электронным архивом, затем автоматизировать выдачу резолюций, контроль исполнения. И уже после внедрения этих процессов переходить к автоматизации подготовки проектов документов и согласованию их в системе. Этот процесс охватывает большее количество людей, требует более активного участия их в автоматизируемом процессе, в том числе руководителей образовательного учреждения. Лучше получить несколько маленьких положительных результатов, нежели один большой отрицательный.

Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью. Именно автоматизация оборота документов дает новые возможности любой организации по ускорению работы и для этого нужно внедрять систему электронного документооборота.

Глава 3. Прогноз развития системы управления оборотом документации в школе

3.1 Новые технологии ведения оборота документов и пути их оптимизации в образовательном учреждении

На формирование технологий работы с документами в конкретных организациях влияет множество факторов, таких, как направление деятельности, организационная структура, территориальное размещение, объем оборота документов и т.д.

Использование компьютерных технологий в офисной деятельности привело к тому, что практически всегда документы создаются вначале в электронном виде.

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Автоматизация документационного обеспечения управления позволяет:

• в области подготовки и оформления документов – унифицировать формы документов;
• повысить качество и оперативность подготовки документов;
• в области организации оборота документов и исполнения документов – исключить дублирование работы при вводе информации о документе и тем самым упростить регистрацию;
• унифицировать маршруты движения документов, ускорить прохождение документов;
• повысить оперативность и качество работы исполнителей с документами;
• уменьшить вероятность потери документа при перемещении его в организации;
• получать достоверную и актуальную информацию о создаваемых и полученных на исполнение документах структурными подразделениями и отдельными работниками;
• в области организации контроля исполнения документов – оперативно получать информацию о состоянии исполнения и местонахождении любого документа и проекта документа;
• контролировать исполнение документов отдельными работниками, структурными подразделениями и организацией в целом;
• в области организации хранения документов и информационно-справочной работы – создать централизованное хранилище документов в электронном виде, организовать разный доступ сотрудников к информационному массиву в соответствии с их трудовыми функциями;
• обеспечить оперативный поиск отдельных документов, а также делать подборки документов по тематическому или иному признаку.

Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.

Современные принципы построения систем электронного оборота документов (СЭД) направлены на создание многоуровневого программного обеспечения, которое делает взаимодействие через коммуникационную среду «прозрачным». Система электронного оборота документов (СЭД) предназначена для управления потоком электронных документов.

Информационная база СЭД содержит весьма разнородный набор объектов:

- нормативные документы предприятия;

- техническую документацию на выпускаемую продукцию;

- архив деловой переписки;

- директивные документы, приказы, распоряжения, служебные записки;

- первичные документы, накладные, акты, реестры, журналы;

- документы электронных средств коммуникации;

- письма электронной почты.

При внедрении системы оборота документов возникает вопрос организации взаимодействия автоматизированных форм с бумажными документами. Электронные документы, которые имеют правовые последствия, можно сопровождать бумажными копиями с «реальной подписью». Но возможно использование цифровой подписи. Целью системы электронного оборота документов является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления и функционирования организации. Помимо того, распечатывать придется только конечные продукты работы - конкретные, уже полностью подготовленные бумажные документы и только в одной «правоустанавливающей» копии, что все равно приведет к существенному снижению объема бумажных документов.

При этом можно получить следующие результаты:

• сокращение сроков прохождения и исполнения документов;
• исключение потерь документов;
• оптимизация процесса согласования документов;
• контроль прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах;
• контроль над своевременным исполнением документов, поручений руководства предприятия, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;
• контроль исполнительской дисциплины.

При помощи новых технологий внедрения оборота документов в школе, мы используем диски новой серии, которые без труда смогут наладить документооборот.

Пошаговые действия, необходимые для установки и использования Рыбы-диска «Методическая поддержка старшего воспитателя», а также все возможности программы описаны в статье «Новые технологии ведения документооборота», опубликованной в журнал «Справочник руководителя дошкольного учреждения» [44].

3.2 Разработка инструкции по делопроизводству в школе

Для грамотного документирования информации и эффективной организации работы с документами необходима регламентация технологических процессов обработки документов. Одним из главных нормативных документов в организации делопроизводства в любом школе является Инструкция по документационному обеспечению управления (инструкция по делопроизводству). Данный документ устанавливает правила оформления, составления документов и работы с ними.

При разработке инструкции по делопроизводству в школе были изучены основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечены из них полезные сведения, а также проанализирован порядок работы с документами. При создании инструкции по делопроизводству использовались методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 [9], а также методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях.

Инструкция по делопроизводству – основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами на предприятии, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты.

При разработке инструкции по делопроизводству учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела [2, 3, 4, 5, 6, 7, 11, 12, 13, 14].

Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется приказом заведующего образовательного учреждения.

В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству определяется назначение инструкции, область ее применения, правовые основания разработки инструкции. В частности, устанавливается, что Инструкция по делопроизводству разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов образовательного учреждения, совершенствования и повышения эффективности его деятельности.

Раздел «Документы Учреждения» представлен в Инструкции по делопроизводству в соответствии с рисунком 1:

Следующий раздел «Правила подготовки и оформление документов». Этот раздел включает в себя восемь подразделов.

Первый подраздел называется «Документирование управленческой деятельности» в него входят:

• документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий;
• документирование осуществляется как на естественном языке (рукописные документы, телеграммы, телефонограммы и т.д.) и на искусственном языке (с использованием машинных носителей);
• документы, адресованные в вышестоящие и иные организации должны готовиться только в электронном виде с целью обеспечения юридической силы документа;
• документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа.

2.2. Нормативные документы для исполнителей:

2.3. Единые требования к оформлению документов:

2. Документы Учреждения

инструкции

приказы по Учреждению

- общие;

- кадровые;

- по деталям.

2.1. Виды документов Отдела образования:

должностные;

- по общей деятельности;

- инструктивные письма и т.д.

ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации

Распоряжение Главы муниципального образования г. Арамиль «О порядке применения и использования печатей в администрации Муниципального образования г. Арамиль»

Настоящая инструкция

В Учреждении могут разрабатываться и использоваться унифицированные формы бланков, документов и использоваться конкретными исполнителями Учреждения

положения

- по общей и коллегиальной деятельности;

- о порядке проведения конкурсов, смотров;

регламентирующие реализацию образовательной деятельности.

Письма в вышестоящие и иные органы

Рекомендательные и сопроводительные письма

Рисунок 3.1 – Документы учреждения

Второй подраздел называется «Бланки документов» в нем рассматривается порядок разработки, изготовления и введения в действие бланков документов, виды бланков, требования к изготовлению бланков. Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. В соответствии с Правилами делопроизводства образцы бланков утверждаются приказом директора.