Файл: Анализ построения системы управления рисками в организации (ООО «Маркетинговая организация»).pdf

Расчет рангов и оценка рисков проекта «Создание наружной рекламы» представлен на табл. 21.

Таблица 21. Ранги рисков проекта по матрице воздействия рисков

Риски «Составление неправильного графика» и «Неправильное понимание задачи для реализации проекта» попали в зону рисков, оказывающую сильное воздействие на проект и требуют особого внимания со стороны руководства и команды.

Риск «Нехватка квалифицированных специалистов» попал в зону рисков, оказывающих несущественное воздействие на проект «Создание наружной рекламы».

Для рисков необходимо разработать «План реагирования на риски».

Для риска «Составление неправильного графика» рекомендуется выполнять следующие действия:

1. Ошибки в оценках трудоемкости и сроков

2. Отсутствие необходимых ресурсов и опыта работ

3. Привлеч руководителей функционального раздела на начальных этапах работы

Для риска «Неправильное понимание задачи для реализации проекта» рекомендуется выполнять следующие действия:

1. Постоянное взаимодействие с клиентом

2. Согласование этапов

3. Переодическая согласование презентации результатов работы

Запланированные операции по реагированию на риски должны соответствовать серьезности риска быть экономически эффективными в решении проблемы, своевременными, реалистичными в контексте проекта и согласованными со всеми участниками.

Для оценки рисков необходима точная и адекватная информация. Использование неточной информации ведет к ошибкам в оценке. Неверная оценка риска также является риском.

3.2 РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИИ ПО УПРАВЛЕНИЮ РИСКАМИ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ ООО«МАРКЕТИНГОВАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ»

Международный опыт бизнеса свидетельствует, что причиной большинства банкротств служат грубые ошибки и просчеты в управлении рисками в деятельности организации, что особенно актуально для организаций, основой деятельности которых является разработка и реализация проектов. Поэтому менеджеры по рекламе должны уделять особое внимание эффективному управлению риском.

Рекламное управление рисками включает следующие основные направления деятельности:

• распознание, оценку и анализ степени риска для рекламного агентства;
• разработку и осуществление мер по предупреждению и минимизации риска;
• кризисное управление (ликвидацию последствий возникающих убытков и выработку механизмов выживания агентства).

Для рекламного агентства очень важно сформулировать определенную стратегию управления риском, для чего необходимо дать конкретные ответы на следующие вопросы:

1. какие именно виды рисков она обязана учитывать в своей деятельности;
2. какие способы и инструменты позволяют управлять подобными рисками;
3. какой объем риска организация может взять на себя (приемлемая сумма убытка, которая может быть погашена из собственных средств).

Однако только формулирования стратегии для управления риском недостаточно, нужно еще иметь механизм ее реализации – систему управления рисками, что, в свою очередь, предполагает:

• создание эффективной системы оценки и контроля принимаемых решений;
• выделение в организации специального подразделения (работника), которому будет поручено управление рисками;
• выделение средств и формирование специальных резервов для страхования рисков и покрытия убытков и потерь [17].

Анализ показал, чтов организации ООО«Маркетинговая организация» не выделяется деятельность по управлению рисками.Не выполняется осознанная диагностика, позволяющая выявить проблемырекламных проектов.

Для проницательной и независимой диагностики организации необходима такая модель [4], которая отражает ее натуральные свойства, а не только накопившуюсяпрактику, сформированнуюпредыдущими проектами.

Менеджеры и руководители своих подразделений составляют графики выполнения и реализации проектов не всегда учитывая риски и прошлый опыт.

В организации не ведется учет и систематизация рисков прошлых проектов. Управление рисками осуществляется проект-менеджерами на уровне интуиции и опыта реализации прошлых проектов.

Организация ООО «Маркетинговая организация» рекомендуется рассмотреть возможности внедрения системы управления рисками.

На первом этапе внедрения системы управления рисками рекомендуется применить процедуру управления рисками ввиде электронного журнала (можно использовать сервер Google-диск). Это позволит, в том числе, и подготовить персонал компании к внедрению системы по управлению рисками.

Настоящая процедура применятся для управления рисками  в крупных организациях с деятельностью по управлению большим количеством проектов. Но может адаптироваться и для небольших организаций, основной деятельностью которых является инициация, разработка и реализация проектов. По согласованию сторон процедура может изменяться.

Управление рисками должно выполняться на протяжении всего периода жизни проекта с использованием электронного Google-журнала регистрации (реестра) рисков.

У журнала может быть один владелец, тот, кто занимается исключительно управлением рисками в организации, или несколько: главный управляющий и заместитель. Доступ к просмотру и редактированию электронного журнала должен быть только у штатных сотрудников организации, участвующих в управлении проектами.

Журнал рисков размещается на Google-диске менеджером, который ведет проект и обновляет/дополняет его в течении дня.

Формы регистрации рисков размещаются в журнале на Google-диске и обновляются/дополняются ежедневно в конце дня.

Алгоритм заполнения журнала рисков:

• Руководитель подразделения может сформулировать риск и инициировать его решение согласно процедуре. Риск фиксируется руководителями функциональных групп к которым относится данный риск "Финансы", "Креатив", «Клиентский отдел», «Студия», «Продакшн» или лицами, назначенными ими; в журнале рисков необходимо дать ссылку на файл журнала рисков на Google-диск.
• Одновременно оформляется форма регистрации риска; необходимо дать ссылку на файл формы регистрации рисков на Google-диске.
• Возможные варианты управления рисками обсуждаются на ежедневных оперативных совещаниях и на еженедельных совещаниях группы управления проектом и документируются в форме регистрации рисков [2].

Пример формы регистрации риска представлен в табл. 22[19].

Таблица 22. Пример формы регистрации риска

• Принятое решение документируется в форме регистрации рисков.
• Влияние на график работ оценивается для каждого решения.
• Если необходимо, заполняются формы - запросы на изменение.

Информация фиксируется в форме регистрации риска (см. таблицу 22), состоящейиз:

1. Верхнего колонтитула с указанием:
   • имени автора, объявившего риск ;
   • функциональной области и этапа проекта, к которому относится риск ;
   • даты записи;
   • порядкового номера записи;
   • полного описание риска ;
2. Формулировки текущего состояния (изменяется по мере необходимости):

• назначенный ответственный за разрешение риска ;
• приоритет: "критично", "высокий", "средний", "низкий";

1. Изучения/минимизации риска:

• возможные пути решения: возможные пути минимизации риска, включая влияние на проект в терминах нарушения хода проекта, времени, качества;
• оценка влияния: оценка влияния на бизнес/технические аспекты проекта;

1. Решения:

• рекомендация: окончательное решение для утверждения;

1. Утверждения:

• утверждено исполнителем, дата;
• утверждено заказчиком, дата;
• соответствующий номер запроса на изменение (если присутствует запрос на изменение);
• запрос на изменение утвержден, дата.

Ответ на риск должен быть дан не позднее пяти рабочих дней от даты регистрации вопроса [18].

Менеджер, занимающийся управлением рисками в организации курирует все риски проектов до тех пор, пока проект не будет завершен.

Данная процедура управления рисками поможет организации ООО «McCannEricsonWorldwhite»контролировать свои риски и систематизировать последовательность решения или устранения проблемы. С помощью журнала управления рисками можно выявлять функциональные подразделения с небольшим количеством рисковых событий и планировать мероприятия направленные на снижение негативных воздействий рисков.

Мониторинг, отчетность и контроль управления рисками

Следующим аспектом внедрения системы управления рисками является формирование мониторинга и отчетности. Из общераспространенных на практике можно назвать следующие формы документирования процесса управления рисками проекта: отчет менеджера проекта, журнал рисков проекта, журнал проблем, журнал требований на изменение проекта.

Организации ООО«Маркетинговая организация» необходимо рассматривать возможность формирования системы мониторинга и отчетности.