Файл: Особенности коммуникаций в организации ( оммуникационный процесс: понятие, основные факт элементы, этапы, их фаза характеристика ).pdf

Замечено, что сотрудники, работающие в офисе, как правило, не испытывают недостатка в информации. Работники низших уровней (рабочие и так далее) не получают достаточно информации, поэтому пользуются слухами. В Департаменте большинство сотрудников (80%) отметили, что доверяют информации, полученной по формальным каналам. В коллективе, где сложились комфортные отношения между коллегами, нет необходимости использовать неформальные каналы получения информации. Неформальные каналы коммуникаций, конечно, имеют место в любой организации, и умело управляемые руководителем, приносят пользу. Но необходимо следить за объёмом и качеством передаваемой таким каналом информации, поскольку степень достоверности такой информации не всегда высока, и может привести к результату, противоположному ожидаемому.

Таблица 2.14

Схема какого типа общения является для Вас более комфортной в эмоциональном плане?

Варианты ответов	Кол-во человек
Руководитель - руководитель	3
Руководитель - подчинённый	3
Подчиненный - подчинённый	9

60% сотрудников Департамента предпочитают общение на уровне «подчинённый-подчинённый», считая его более комфортными в эмоциональном плане. Общение типа «руководитель-подчинённый» отмечают 20% опрошенных скорее как необходимое. В отношениях типа «начальник-начальник» можно сказать, что здесь, возможно, сотрудники проводят аналогию типу «подчинённый-подчинённый», предполагая комфортность общения в рамках одного уровня.

Таблица 2.15

В какой форме доводит до Вас информацию Ваш непосредственный руководитель?

Варианты ответов	Кол-во человек
Письменно (письма, приказы)	3
Устно (распоряжения в устной форме лично и по телефону)	8
С использованием электронных средств связи	4

Так как численный состав Департамента не слишком велик, 53% опрошенных ответили, что получают информацию от непосредственного руководителя в устной форме. Это может считаться не слишком хорошим показателем. Так как информация, переданная в устном виде, может быть неверно понята (передана) либо быть отмечена как недостаточно важная.

Таблица 2.16

Насколько полной информацией Вы владеете относительно положения Вашей компании на рынке, её деятельности и стратегических планах?

---

Варианты ответов	Кол-во человек
Я знаю о своей компании всё	4
Я в курсе процессов, связанных непосредственно с моим местом работы (в пределах моего офиса, отдела, кабинета)	10
Я просто выполняю свою работу, остальное меня не касается	11

67% опрошенных признают, что их знания о положении организации, перспективах её развития по факту ограничены, локальны. То есть, выполняя свою непосредственную работу, они не имеют представления о целях функционирования организации, её долгосрочных и краткосрочных планах, о миссии компании. Это говорит о том, что руководство использует избирательный тип информирования сотрудников. Хотя, предоставляя сотрудникам более полную информацию о стратегическом развитии всей компании, о её перспективах, руководитель достиг бы большей эффективности работы подчиненных.

Таблица 2.17

Какого принципа придерживается Ваше руководство относительно предоставления информации сотрудникам компании?

Варианты ответов	Кол-во человек
Руководство предоставляет полный доступ к информации	4
Избирательно предоставляет информацию	10
Предоставляет только ту информацию, которая необходима для качественного выполнения поставленных перед сотрудниками задач	1

Большинством сотрудников (67%) отмечен избирательный уровень информирования, который, по их мнению, использует руководство компании. 27% опрошенных считают, что находятся в курсе всего, что происходит в компании. Грамотная внутренняя информационная политика - это то, с помощью чего руководство компании может влиять на своих сотрудников с целью достижения максимальной отдачи в работе. В условиях рыночной конкуренции, доступность информации может быть также негативна, как и её недостаточность.

Таблица 2.18

Какие проблемы в коммуникационных связях, по Вашему мнению, имеют место в Вашей компании?

Варианты ответов	Кол-во человек
Наличие большого количества посредников между отправителем и получателем приводит к искажению первоначальной информации	3
Отсутствие оперативности поступления информации	3
Поступление большого количества лишней информации, не относящейся к моей работе	4
У нас все коммуникационные связи функционируют нормально	5

---

33% сотрудников довольны сложившимися в Департаменте коммуникационными связями. Однако 27% опрошенных отметили большой объём лишней либо дублирующей информации, что отнимает много рабочего времени на её обработку и сортировку. Также отмечено искажение первоначальной информации либо несвоевременность её поступления, что является следствием недостатков структурного построения организации. Это свойственно при вертикальном типе коммуникаций, так как информация проходит через несколько структурных уровней и в процессе передачи может искажаться «посредниками». Можно предложить руководству пересмотреть и скорректировать организационную структуру компании с целью построения эффективного коммуникационного процесса, позволяющего избежать искажения или блокирования информации на каком-либо участке передачи.

Таблица 2.19

Как Вы оцениваете достоверность информации, поступающей Вам от руководства организации?

Варианты ответов	Кол-во человек
Поступающая мне от руководителя информация полностью достоверна (75-100%)	8
Процент доверия достаточно высок (50-75%)	7
Примерно половина данных, поступающих от руководителя, требует перепроверки (25-50%)	0
Я не очень доверяю информации, поступающей от руководства(0-25%)	0

Все опрашиваемые высказали мнение о высокой достоверности информации, поступающей от руководства. Это достаточно высокий показатель, характеризующий степень доверия персонала к руководству компании. Чем выше процент доверия к информации, поступающей от руководства, тем оперативнее она усваивается, что позволяет ускорить процесс коммуникации и предоставить обратную связь.

Таблица 2.20

Есть в Вашей организации возможность донести до вышестоящего руководства какие-либо предложения, касающиеся деятельности организации?

Варианты ответов	Кол-во человек
Есть, нужно только оформить предложение в официальном виде	7
Теоретически такая возможность существует, но практически это сделать очень сложно	8
Нет такой возможности	0

Все опрошенные сотрудники отметили, что имеют возможность высказать своё мнение, идеи, внести какие-либо предложения по совершенствованию той или иной функции в деятельности компании. Это свидетельствует о наличии обратной связи с руководством. То, что сотрудники имеют возможность донести свои идеи до руководства, говорит о существовании обратной связи. Однако, её простое наличие - ещё не свидетельствует об эффективности использования коммуникаций в организации. Важно развивать идею обратной связи, совершенствовать её. Это повысит заинтересованность сотрудников в работе, будет стимулировать стремление к достижению лучших результатов, что приведёт к повышению эффективности деятельности компании в целом.

---

2.2. Анализ результатов эмпирического исследования

Подводя итоги анкетированию, проведённому с целью анализа эффективности коммуникаций в ООО «Ремакстел» в разрезе Сервисного Департамента, были выявлены следующие недостатки коммуникационной системы:

- в компании применяется ограниченное количество видов коммуникационного общения;

- недостаточное понимание важности процесса организационных коммуникаций в эффективной деятельности компании;

- личное общение и телефонные переговоры носят стихийный характер - это, с одной стороны, позволяет оперативно решать возникшие вопросы, с другой - занимает больше рабочего времени и снижает достоверность получаемой информации;

- отмечено несвоевременное поступление информации и её недостаточный объём;

- недостаточно развит процесс обратной связи.

Для устранения или снижения отрицательного действия указанных недостатков в целом на деятельность компании необходимо пересмотреть организационную структуру, оптимизировать процесс передачи данных по вертикальному направлению и получения обратной связи.

В результате наблюдения за исследуемой совокупностью было установлено: уровень комфорта сотрудников в Департаменте можно определить как очень высокий. Психологический климат в коллективе отличный, коллектив очень дружный, что подтверждают данные анкетного опроса. Наблюдается позитивное общение, как по вопросам работы, так и непринуждённое общение коллег во время перерывов. Большинство рабочих мест расположено так, что работники имеют возможность беспрепятственной коммуникации внутри департамента и в тоже время имеют своё личное пространство. Прослеживается довольно высокая удовлетворённость сотрудников своими обязанностями, что свидетельствует об удачном подборе работников с определёнными профессиональными навыками, соответствующими занимаемыми ими должностями и правильной организацией труда.

Внутри подотделов департамента наблюдается образование неформальных групп. Объединяющими социальными признаками являются возрастные, гендерные, наличие общих интересов вне организации, свободные межличностные коммуникации на рабочем месте. Объединению людей способствуют традиции, развитые в департаменте, например, проведение праздничных мероприятий, как внутри неформальных групп, так и общих для департамента.

---

Прослеживается недостаточная обратная связь руководителя отдела со своим коллективом. Косвенно, это подтверждает большой процент респондентов, которые предпочитают не обращаться к вышестоящему руководству со своими предложениями, а принимать самостоятельные решения в своей работе, что, судя по наблюдению, в масштабе департамента может привести к рассогласованности действий подразделений департамента. Ошибочный либерально-попустительский стиль управления департаментом снижает эффективность работы коллектива.

В качестве рекомендаций по улучшению коммуникативной системы в компании ООО «Ремакстел» можно предложить следующее:

1. Прогресс в области информационных технологий может способствовать совершенствованию процесса коммуникаций в компании. Более полное использование возможностей электронной почты, позволяющие направлять письменные сообщения любому человеку в организации, а также делать рассылку одновременно нескольким адресатам, позволит уменьшить поток телефонных разговоров.

2. Пройти курсы повышения квалификации, семинары или тренинги по вопросам коммуникаций для эффективного информационного обеспечения организации.

3. Воспользоваться консультационными услугами профессионального бизнес-консультанта по вопросам правильной организации эффективного процесса коммуникаций. В дальнейшем возможно обучение сотрудников основным принципам работы с информацией.

4. Проведение совместного обучения сотрудников позволит ещё больше сплотить коллектив и улучшить микроклимат в нём. Эффективность совместного обучения во многом зависит от оптимальной реализации личностных и групповых возможностей. Благоприятная атмосфера в коллективе не только положительно влияет на результаты работы сотрудников, но позволяет человеку развиваться в дальнейшем, стремиться к достижению лучших результатов, сопереживать за итоги работы всего коллектива.

5. Совершенствовать процесс обратной связи. Как один из вариантов можно рассмотреть организацию еженедельных собраний офисных работников, на которых можно подводить итоги работы коллектива за неделю, проводить презентации, делать доклады, наблюдать непосредственную реакцию коллектива на полученную информацию, совместно обсуждать предлагаемые обсуждению вопросы, касающиеся деятельности компании.

6. Создать единую информационную базу, которая отражала бы динамичные, достоверные и полные данные о состоянии компании. К информации должны иметь доступ не только высшее руководство, но и менеджеры среднего звена, а также рядовые сотрудники компании (работники организации не должны ждать, когда им предоставят информацию, правда, при этом должна быть определена черта, разграничивающая доступ и защиту информации). Это позволит сотрудникам разных уровней (руководителям, подчинённым) оперативно отслеживать все ключевые показатели, от которых зависит их эффективность и информированность.

---