Файл: Проблемы оптимального использования рабочего времени. Принципы Парето и Эйзенхауэра ( Научно-теоретические основы эффективного использования рабочего времени ).pdf

Используя закон Парето и принцип Эйзенхауэра в технике личной работы, составляя план на день и контролируя его выполнение в течение дня, руководитель не должен забывать в конце дня подвести итог, как советует Лотар Зайверт, методом "5 пальцев".

2.Методическое обеспечение анализа трудовых ресурсов

2.1.Анализ эффективности использования рабочего времени в Министерстве сельскохозяйственного производства и развития сельских территорий Хабаровского края

Быстро меняющиеся социально-экономические условия современного мира ставят перед органами государственной власти новые цели и задачи, несопоставимые по своим масштабам, сложности, комплексности с задачами государства десять – пятнадцать лет назад. Для того чтобы дать достойный ответ на этот «вызов», субъекты государственного управления вынуждены не только пересматривать привычные, традиционные методы управления, но и постоянно повышать эффективность своей деятельности. Одним из важнейших приоритетов государственной политики является повышение эффективности деятельности государственных гражданских служащих. Решить эту задачу можно с применением технологий тайм-менеджмента. Под тайм-менеджментом в деятельности государственных служащих мы понимаем комплексную систему управления индивидуальной деятельностью государственных служащих, включающую структурирование, планирование, организацию времени выполнения задач и распределения ресурсов с использованием программы с целью повышения эффективности работы как отдельных структурных подразделений, так и органов государственного управления в целом.

Необходимость применения технологий тайм-менеджмента в деятельности государственных и муниципальных служащих во многом обусловлена её спецификой:

1. У государственного служащего в среднем больше руководителей, чем у сотрудника бизнес-организации, и эти руководители нередко более директивны в своем планировании. Поэтому чиновника могут вызывать одновременно на несколько совещаний, сбивая ему спланированный рабочий график.

2. Государственные органы генерируют значительное количество лишних документов, бессмысленных совещаний и ненужных отчетов.

3. Любое поручение ставится на контроль, обычно в системах электронного документооборота (СЭД). Крайне важно не только исполнить задачу, но и своевременно об этом отчитаться соответствующим документом: официальным письмом, служебной запиской и т. п. Многие эксперты считают, что «управление по поручениям» – это серьезная проблема органов государственной власти в России. Вместо размеренной и качественной реализации своего функционала государственный служащий вынужден «отрабатывать» поручения, которые нередко носят стихийный, бессистемный характер^[10].

4. Значительную часть рабочего дня многих государственных служащих, в особенности руководителей, занимает участие в совещаниях.

5. В ряде структурных подразделений на подчиненных возлагаются большие полномочия и ответственность за принятие решений. Многие поручения требуют от него самостоятельного планирования своей работы, умения расставлять приоритеты, без обращения к руководителю в условиях ограниченности времени. С целью выявления основных причин, препятствующих эффективному использованию времени, и поиском ключевых «точек роста» – направлений и сфер деятельности, в области которых нужно внедрять технологии тайм-менеджмента для повышения результативности, авторами работы было проведено социологическое исследование в министерстве сельскохозяйственного производства и развития сельских территорий Хабаровского края.

Исследование проводилось по двум направлениям.

1. Опрос в форме личной встречи или телефонного интервью. В опросе приняли участие 76 человек (из 84 человек) – 14 руководителей среднего звена и 62 специалиста.

2. Фотография рабочего дня сотрудников отдела развития сельских территорий.

Опрос был направлен на исследование различных сторон временной организации деятельности сотрудников. В его результате было установлено, что использование своих возможностей и умение распоряжаться своим временем сотрудниками министерства сельскохозяйственного производства и развития сельских территорий Хабаровского края можно оценить только на оценку «удовлетворительно». В основном это объясняется некачественной работой техники; чрезмерной загрузкой, нехваткой сотрудников, что особенно остро чувствуется в период отпусков; частыми перерывами на чаепитие и отдых.

Среди причин потерь рабочего времени сотрудниками анализируемого ведомства можно назвать следующие: попытка решить одновременно несколько проблем; телефонные разговоры на отвлекающие темы мешают снова сосредоточиться на вопросе; необходимость частого «переключения» с одного вида деятельности на другой; невозможность сказать «нет» тем, кто обращается по разным вопросам; откладывание на последний момент сложных или неприятных поручений; в итоге эти дела делаются в авральном режиме, в состоянии стресса и др. Устранить причины потерь рабочего времени, высвободить резервы повышения эффективности профессиональной деятельности можно с помощью правильного планирования рабочего дня и оптимального распределения нагрузки. Важно также учиться расставлять приоритеты, составлять перечень наиболее важных и срочных дел. Изменить ситуацию в данном случае можно с помощью внедрения технологии тайм-менеджмента в органы исполнительной власти. Одной из современных технологий, доказавшей свою эффективность в Правительстве Хабаровского края, является цифровая программа « Zimbra Collaboration Suite» (далее – Zimbra).

Применение данной системы направлено на повышение эффективности использования индивидуального рабочего времени, сокращение количества сверхурочного времени работы с одновременным повышением качества результатов сотрудников органов исполнительной власти (далее – ОИВ). Данной системой предусмотрено поквартальное, ежемесячное, недельное и ежедневное планирование. Особое внимание сотрудникам органов государственной власти следует уделять недельному и ежедневному планированию. Технология планирования дня состоит в последовательном выполнении 5 основных шагов:

1. Создание обзора всех дел. При получении сотрудником вновь поступившей задачи через систему электронного документооборота, ее необходимо зафиксировать (в зависимости от вида – жесткая или гибкая) в разделе «Календарь» либо в подразделе «Список дел» в Zimbra. Чтобы создать обзор всех дел на день, необходимо просмотреть категорию «1-Неделя» и перенести в категорию «1-День» все задачи, которые нужно выполнить в данный день. Присвоить категорию «1-День» можно, нажав кнопку «Выбрать категорию» на панели инструментов справа и поставив соответствующую цветовую метку (дополнительно к существующим контекстам).

2. Расстановка приоритетов. Приоритет присваивается каждой задаче в категории «1- День» и в разделе «Календарь». Для этого требуется открыть окно задачи и в поле «Тема» перед формулировкой задачи проставить букву, определяющую уровень приоритета с двоеточием. Например, имеется следующая формулировка задачи «Портал: Петров: обсудить расписание мероприятий». После присвоения высокого приоритета формулировка будет выглядеть: «А: Портал: Петров: согласовать расписание мероприятий». Подобное именование позволяет с первого взгляда понять, к какому приоритету относится данная задача.

3. Оценка продолжительности выполнения задачи. Подобная оценка позволяет понять, насколько реально выполнение всего запланированного на данный день объема работ, а также выделить крупные и мелкие задачи. Продолжительность определяется на основе прошлого опыта выполнения задач подобного типа либо методом экспертной оценки. При определении длительности необходимо указывать минимальное, но достаточное время для выполнения задачи. В подразделе «Список дел» в категории «1-День» продолжительность можно обозначить, нажав в окне выбранной задачи на панели инструментов кнопку «Подробно» и заполнив поле «Объем работ».

4. Формирование плана в календаре. При формировании плана в разделе «Календарь» вносятся жесткие задачи (встречи, совещания и т.п.) с учетом продолжительности и отмечаются синим цветом. Также резервируется время на выполнение гибких задач из категории «1-День» с высоким приоритетом. Резервы – запасы по срокам и ресурсам, закладываемые при планировании. Чем выше непредсказуемость ситуации и ниже вероятность осуществления первоначального плана, тем больше должны быть резервы, закладываемые в план.

5. Планирование неприоритетных дел, перерывов. Список задач в категории «1-День» просматривается в течение дня несколько раз по окончании выполнения каждого крупного дела с целью структурирования внимания и возможности выбора задачи при наличии резерва времени. Согласно исследованиям Центра кадрового аудита, использование программы, подобной Zimbra, влияет на эффективность использования рабочего времени госслужащими следующим образом: при работе с документами затраты времени уменьшаются на 34%, при телефонных разговорах – на 18%, при участии в совещаниях и подготовке к ним – на 11%, при заполнении отчётов – на 15%, при разработке нормативно-правовых актов – на 12%^[11]. На основании данных исследований можно рассчитать эффект, который будет достигнут после внедрения программы Zimbra в деятельности министерства сельскохозяйственного производства и развития сельских территорий Хабаровского края (таблица 1).

Таблица 1 – Оценка эффективности внедрения программы Zimbra в деятельность министерства сельскохозяйственного производства и развития сельских территорий Хабаровского края

Список дел	Затраты времени в неделю (до внедрения ТМ), ч	Затраты времени в неделю (после внедрения ТМ), %	Затраты времени в неделю (после внедрения ТМ), ч	Разница, ч
Работа с документами (распечатка, формирование архива)	4,1	0,66	2,706	1,394
Телефонные разговоры	4	0,82	3,28	0,72
Прием граждан для консультаций	3,5	0,82	2,87	0,63
Подготовка ответов на запросы ОИВ, обращения граждан	4,2	0,66	2,772	1,428
Организация совещаний	3,8	0,89	3,382	0,418
Присутствие на совещании	5,9	0,89	5,251	0,649
Заполнение отчетов	2	0,85	1,7	0,3
Разработка НПА, касающихся работы отдела	1,9	0,88	1,672	0,228
Подготовка докладов на совещания, семинары	3	0,89	2,67	0,33
Сбор информации для свода от структурных подразделений, ОИВ, муниципальных образований	4,6	0,85	3,91	0,69
Согласование документов с руководителями, структурными подразделениями	11,4	0,66	7,524	3,876
Использование технологий ТМ	0	-	1	-1

Из таблицы 1 видно, что фактически сотрудники министерства работают больше, чем определено законодательством (48 ч. вместо 40 ч.). Значительную часть времени съедает работа с документами и их согласование с другими подразделениями. Расчетная экономия временных затрат после внедрения программы Zimbra в деятельность министерства сельскохозяйственного производства и развития сельских территорий Хабаровского края составит 9,7 ч. в неделю или 20 %. Кроме того, внедрение компьютерной программы дополнительно мотивирует сотрудника, служащий имеет возможность не задерживаться на работе и решать порученные вопросы в срок.

2.2.Управление рабочим временем как фактор повышения эффективности деятельности персонала организации

При изучении трудовых ресурсов, корректировании норм труда возникает необходимость установки затрат рабочего времени, которое является необходимым и должно регламентироваться и включаться в норму, а также времени считающегося нерациональным и излишним. Для этого рабочее время подразделяется на несколько категорий по выделенным признакам Рабочее время это продолжительность, установленная в законном порядке, рабочего дня и рабочей недели. В классических условиях труда оно составляет 8 ч в день или сорокачасовую рабочую неделю неделе с двумя, реже с одним, выходными днями.

Также под рабочим временем понимается период времени, в течение которого работник находится на предприятии или фирме в связи с выполняемой им работой. Для исполнителя рабочее время подразделяется на непосредственно время работы, в течение которого исполнитель занимается выполнением своих непосредственным обязанностей, выполняя предусмотренную или не предусмотренную производственным заданием деятельность, а также время перерывов и время перерывов в работе, в течении которого исполнитель не выполняет свои функции по тем, или иным причинам.

Время непосредственной работы исполнителя включает в себя следующие категории рабочего времени:

1) подготовительно-заключительное время;

2) оперативное время;

3) основное время;

4) вспомогательное время;