Файл: Проблемы оптимального использования рабочего времени. Принципы Парето и Эйзенхауэра ( Научно-теоретические основы эффективного использования рабочего времени ).pdf

Таким образом, можно подчеркнуть особое влияние конвенций Международной организации труда на совершенствование правового регулирования рабочего времени, особую значимость положений для национальной правовой системы; положения, регламентирующие рабочее время, содержащиеся в актах МОТ можно классифицировать как на общие и специальные, так и на принципы правового регулирования рабочего времени, запреты, ограничения и обязательные требования.

1.2.Эффективность использования рабочего времени персонала

Рабочее время персонала – это один из важнейших ресурсов для любой компании, работающей в современных рыночных условиях. По оценкам экспертов, потери Российской экономики от неэффективного использования сотрудниками рабочего времени составляют около 300 млрд. в год. Для предотвращения подобных потерь руководители организаций используют автоматизированные системы контроля рабочего времени сотрудников. Система учета рабочего времени – это совокупность программных и аппаратных средств, которые позволяют фиксировать и наблюдать за действиями подчиненных для поддержания дисциплины и контроля рабочего времени.

Основной принцип работы систем учета рабочего времени заключается в автоматическом подсчете общего количества часов, отработанных каждым сотрудником (фактически и по графику) организации и выводом специального отчета в виде табеля учета рабочего времени. Для того чтобы фиксировать время начала и завершения работы сотрудника в системах учета рабочего времени могут использоваться специальные идентификаторы – бесконтактная карта, отпечаток пальца, радужная оболочка глаза, геометрия ладони и специализированное программное обеспечение. На компьютеры сотрудников устанавливается не требовательная к ресурсам программа клиент, которая собирает информацию о действиях пользователя. Далее программа клиент передает информацию на сервер или сохраняет ее на компьютере.

Руководитель при помощи программы просмотра подключается к серверу или ПК сотрудника, чтобы ознакомиться с результатами работы. Рассмотрим типы систем учета рабочего времени представленных на Российском рынке.

1. Системы управления доступом и видеонаблюдения. Самый распространенный метод учета рабочего времени в Российских компаниях. Система учета рабочего времени в таких системах является лишь дополнительной функцией, поскольку основная цель таких систем обеспечение безопасности организации. Система контроля доступа позволяет собирать информацию о времени прихода и ухода определенного сотрудника через ее элементы (устройства идентификации). Система видеонаблюдения позволяет подтвердить факт прихода сотрудника и присутствия его на работе. На Российском рынке к таким системам можно отнести следующих производителей: СВН Trassir, СКУД Сфинкс, СКУД PerCo, СКУД Gate. Преимуществами систем контроля доступа и видеонаблюдения являются их универсальность и простота. Использование данных систем позволяет не только обеспечить безопасность организации, но и повысить дисциплину в целом. Именно поэтому данные системы получили широкое распространение в Российских компаниях. Недостатком таких систем является, минимум собираемой информации, нельзя оценить производительность труда. Также у многих компаний нет возможности внедрять и обслуживать такую сложную систему.

---

2. Программное обеспечение для учета рабочего времени. Помимо регистрации времени прихода и ухода, такие системы имеют возможность регистрировать посещаемые сайты и запущенные программы, позволяют получать отчеты, в которых работодатель сможет увидеть, на что тратили время его подчиненные. К таким программам можно отнести следующих производителей: WorkTime, BitCop и CrocoTime. Преимущество таких систем в простоте и малом объеме данных для хранения и передачи. Недостатком является то, что они не могут дать ответ, что именно делал человек в программе или на сайте. К тому же такие системы легко обмануть, симулируя активность.

3. Программное обеспечение для контроля работы и учета рабочего времени. В отличии от систем второго типа, эти системы собирают максимальный объем данных о действиях сотрудника (письма, файлы, сообщения, посещенные сайты), позволяют вести наблюдение за действиями сотрудника в реальном времени, а также использовать для анализа данных отчеты о производительности труда. На Российском рынке к таким программам можно отнести: StaffCop, Kickidler, Lanaget и Стахановец. Преимуществом таких систем заключается в более подробных отчетах, а также в том, что путем поиска по полученным и отправленным письмам, сообщениям можно найти возможные нарушения сотрудника. Недостаток – большой объем данных, который тяжело проанализировать.

Таблица 1. Сравнительная характеристика систем учета рабочего времени

Функционал	Категории систем
	Системы управления доступом и видеонаблюдение	ПО для учета рабочего времени
Отчет о рабочем времени (табель)	+	+
Информация о посещаемых сайтах и времени нахождения на них	-	+
Информация об открытии программ		+
Анализ активности сотрудника		+
Просмотр рабочих столов в реальном времени
Контроль нарушений и	+	-
подозрительных событий в реальном времени
Отчеты о нарушениях рабочего графика	+
Отчеты о времени нахождения в определенных зонах	+
Анализ личной продуктивности	-	-
Удаленное управление	+	+
Достоверность информации (факт, что действие совершил именно этот сотрудник)	Полная	Не полная
Платформы	Windows/ Linux	Windows

---

Из таблицы, представленной выше можно сделать вывод, что системы третьего типа (ПО для контроля работы и учета рабочего времени) обладают наиболее широким функционалом по сравнению с другими системами, однако при выборе подобной системы необходимо учитывать задачи организации и специфику выполняемой персоналом работы. Рекомендации по выбору систем учета рабочего времени для различных типов организаций:

1. Небольшая организация (до 50 сотрудников). В небольших организациях, особенно в компаниях с одним офисом чаще всего не требуется собирать много информации о сотрудниках. Достаточно получить табель учета рабочего времени и увидеть, на что больше всего они тратят рабочее время, именно поэтому в таких организациях эффективнее всего использовать программное обеспечение для учета рабочего времени (2 тип). Обусловлено это следующими факторами:

 Просты в установке и использовании;

 Минимальный объем собираемой информации, которую руководитель может получить в виде отчета и быстро проанализировать;

 Невысокая цена системы.

2. Средние и крупные организации (~200 - 500 сотрудников). Выбор системы в такие компании, как правило, зависит от степени доверия к сотрудникам. Если требуется постоянный контроль и получение более детальных отчетов о работе сотрудников, то необходимо использовать программное обеспечение для контроля работы и учета рабочего времени, которое позволит проанализировать продуктивность работы сотрудника.

В случае, если достаточно сбора минимума информации (время прихода / ухода) и вывод табеля учета рабочего времени, то рекомендуется использовать системы управления доступом и видеонаблюдения. Помимо учета рабочего времени, такие системы обеспечат безопасность, повысят дисциплину и подтвердят факт присутствия сотрудника на рабочем месте. Так же эти системы чаще всего уже установлены в таких организациях и для использования функционала учета рабочего времени требуется приобрести дополнительный модуль программного обеспечения, что не требует больших вложений на внедрение системы.

Правильный выбор системы учета рабочего времени позволит решить множество важных задач:

 экономия финансовых средств;

 укрепление внутренней дисциплины среди персонала;

 обеспечение справедливой заработной платы каждому сотруднику;

 сокращение времени на планирование рабочего времени сотрудников;

 помощь в принятии управленческих решений, касающихся режима дня, кадровых вопросов, внутреннего трудового распорядка и др.

---

Для достижения максимального результата целесообразнее всего использовать систему контроля доступа и видеонаблюдения совместно с системой второго или третьего типа.

1.3. Принципы Парето и Эйзенхаура

В.Парето открыл эффект концентрированного напряжения. В данном случае имеется в виду, что концентрация на жизненно важной деятельности больше всего влияет на достижение желаемых результатов. Отсюда вытекает правило 20/80: концентрация 20 % времени на наиболее важных проблемах может привести к получению 80% результатов. Остальные 80% времени обеспечивают лишь оставшиеся 20% результатов.

Определение важности осуществляемой деятельности имеет решающее значение для эффективности работы руководителя. Применительно к использованию рабочего времени данный закон означает, что лишь 20% времени, затраченного на выполнение определенного задания, обеспечивают максимальный эффект. В дальнейшем количество усилий, расходуемых на получение единицы полезности, возрастает, и в конце концов оказывается, что получаемые результаты абсолютно неадекватны затратам.

Для менеджера правило Парето полезно тем, что наталкивает на два очень важных вывода:

1.Не следует стремиться чересчур тщательно делать все дела.

Здесь уже упоминалось об определении приоритетов и очевидно, что список дел, имеющих первостепенную важность, будет небольшим. Эта группа заданий и есть та работа, которую следует делать на 100%, поскольку от тщательности их выполнения зависит достижение основных целей организации. Все прочие дела совсем не обязательно прорабатывать во всех подробностях, тратя на это свое время. В каждом деле необходимо определить момент, когда оно будет считаться завершенным. В управленческой работе трудно создать завершенность. Менеджер постоянно находится в поиске новых идей, способов повышения эффективности выполнения работ, и иногда все новые и новые идеи, возникающие в процессе выполнения какой-либо работы, приводят к тому, что эта работа никак не может закончиться. Чтобы избежать этого, менеджер должен всегда представлять себе конкретный практический результат, которого необходимо достичь при решении данной задачи. Как только такой результат достигается, работу сразу же нужно прекратить, поскольку дальнейшие усилия, затраченные на ее выполнение, согласно правилу Парето будут использоваться непродуктивно.

---

Таким образом, правило Парето еще раз подтверждает важность для руководителя такого качества, как умение сосредоточить свои усилия на главном, не распыляясь на второстепенное. Четко обозначенные цели при проведении профессиональных встреч и осознанная постановка вопросов, на которые необходимо получить ответ при изучении информации, позволят в действительности получить максимальные результаты, затратив минимальное количество времени и усилий.

2.Допущения.

Но этот закон имеет и другую сторону. Сосредоточив свое внимание исключительно на приоритетах, менеджер рискует оказаться среди слишком ограниченного круга явлений, что чревато упущенными возможностями развития. Поэтому ограничивать свою деятельность только теми вопросами, которые имеют сиюминутную прикладную важность, не стоит даже в том случае, если это объясняется экономией времени. Встречаясь с людьми, никогда нельзя заранее знать, кто именно окажется наиболее позитивным собеседником, а изучая информацию, можно выделить те самые полезные 20% не раньше, чем изучив все 100%. Поэтому к использованию данного закона необходимо подходить творчески.

Менеджер, ориентированный на развитие, всегда сумеет предусмотреть в своем графике время не только на важнейшие 20% дел, которые обеспечивают 80% результатов, но и на прочие занятия.

А. Эйзенхауэр разделил все дела по двум параметрам: “срочные и важные дела”:

— А —- срочные, важные — выполняются без промедления самим руководителем;

— В — несрочные, но важные — выполняются в предварительно установленные сроки, но выполнять их следует самому;

— С — срочные, неважные — их следует делегировать подчиненным;

— D — несрочные, неважные — от их выполнения следует воздержаться.

У каждого руководителя свой список важных и срочных дел. Приведем условный пример распределения дел по квадрантам матрицы

Естественно, дела могут “кочевать” из одной группы в другую. Например, подготовка к совещанию неделю назад была делом важным, но не срочным, а теперь, накануне совещания, стала важным и срочным. А разрешение конфликта между двумя подчиненными час назад было делом важным и срочным, а в данный момент стало не важным и не срочным, т. к. они сами разрешили противоречие.

Таким образом, руководитель должен уяснить себе раз и навсегда, что у него никогда не хватит времени на все то, что хотелось бы сделать, и на то, чего хотят от него остальные. Нужно позаботиться о том, чтобы использовать своё время лишь на действительно важные для руководителя вещи, которые могут приблизить поставленную им перед собой цель. А время можно выиграть лишь в том случае, если научиться говорить "нет" и отказываться выполнять необязательные дела.

---