Файл: Особенности коммуникаций в организации (Понятие организации).pdf

Введение

В конце ХХ - начале ХХI века чрезвычайно возросла роль коммуникации во всех общественно значимых сферах жизни. Мир вступил в информационную эпоху, одной из существенных черт которой является «взрывной» рост информации. Информация превратилась в важнейший ресурс общества, а умение работать с информацией стало необходимым профессиональным навыком. [10, с. 7]

Коммуникационные технологии становятся жизненно важными для глобального информационного общества. Сегодня проблемами коммуникаций занимаются не только представители гуманитарных наук, но и биологи, физиологи, IT-программисты, математики, кибернетики, логистики и др. [3, с. 3]

Можно с полным основанием заявить, что бóльшая часть того, что происходит в организациях, является коммуникациями.

Коммуникации — это сложное явление, это больше, чем просто процесс получения информации. Без коммуникаций невозможно общение, нет обмена информацией, а без этого не может быть и группы. Таким образом, коммуникации выступают как главное условие для формирования группы и ее жизнедеятельности.

Актуальность данной темы обусловлена тем, что коммуникация предоставляет средства для выработки и исполнения решений, осуществления обратной связи и корректировки целей и процедур деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации.

Автор книги «Предприятие будущего» Г. Аммельбург определяет значение коммуникативных процессов в организации, пользуясь аллегорическим сравнением с живым организмом. [1, с. 37] Организацию в широком понимании он представляет как систему, образуемую определенными функциями: собственно организацией, коммуникацией и мотивацией.

Один из первых теоретиков организационного поведения Ч. Барнард отмечал, что в любой достаточно полной теории организации коммуникация займет центральное место, потому что структура, размеры и масштабы деятельности организаций почти полностью определяются средствами коммуникаций. [15, с. 74]

Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией, поэтому коммуникации называют связующими процессами.

Не случайно немецкие ученые В. Зигерт и Л. Ланг отмечают: «Хлеб людей организации - информация и коммуникации. Если нарушаются информационные потоки внутри предприятия и связи с внешним миром, само существование этого предприятия под угрозой. Одной информации недостаточно. Только когда она соответствующим образом преобразуется и обрабатывается, т.е. когда возникают коммуникативные связи, обеспечиваются существование и эффективная деятельность организации». [5, с. 106]

Руководитель тратит от 50 до 90% своего времени именно на коммуникации. Не только слово, цифра и другая информация, которая может быть представлена письменно или графически, занимает основное место и является важнейшим в коммуникационном процессе, но и другие элементы (жесты, мимика, паузы) могут быть определяющими с позиций оценки эффективности управления.

Объект работы: коммуникации в организации.

Предметом работы является система коммуникаций Гимназии № 6 г. Воркуты.

Цель курсовой работы состоит в углублении и закреплении теоретических знаний по определению особенностей коммуникаций в организации.

Достижение поставленной цели планируется реализовать за счет решения следующих теоретических задач:

1. Ознакомится с понятием «организация», «коммуникации», изучить виды коммуникаций;

2. Раскрыть понятие «коммуникационного процесса», рассмотреть его элементы и этапы;

3. Изучить особенности коммуникационных процессов на примере Гимназии № 6 г. Воркуты

Изучению теоретико-методологических основ анализа коммуникаций в организации посвящено немало научных работ, учебных пособий, монографий и публикаций. При работе над поставленной проблемой использовались труды таких авторов как Зигерт В., Фролов С.С., Мескон М.Х., Чаусов Н.Ю., Калугин О.А., Ньюстром Д.В., Дэвис К., Сейтель Ф.П., Даниленко Л.В., Кверк Б.И., Пискунов М.С., Карпов Е.Б. и др. Практической базой исследования послужила МОУ Гимназия № 6 г. Воркуты.

Гипотеза курсовой работы - доказать, что внутренние и внешние коммуникации необходимы для нормального развития и функционирования организации.

Структура курсовой работы. Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения.

В первой части работы рассматривается теоретический материал об организации, о видах коммуникаций в организациях.

Во второй – краткая характеристика исследуемой организации, анализ коммуникационных процессов в МОУ Гимназии № 6 г. Воркуты.

Раздел 1. Коммуникации в организациях

1.1 Понятие организации

Понятие «организация» часто используется в повседневной практике, причем в это понятие вкладывается самое различное содержание. Три самых распространенных значения термина «организация» дает А.И. Пригожин. [23, с. 11] Во-первых, организация обозначает некоторую деятельность по выработке новых норм, налаживанию устойчивых связей, координации усилий отдельных членов социальной группы. Такая деятельность лучше всего характеризуется словом «организовывание». Ее можно определить также как деятельность, направленную на достижение эффекта синергии путем обеспечения условий для согласованных действий, кооперации и интеграции индивидов в группе.

Например, руководитель организует производственный процесс. Это означает, что он должен расставить работников по рабочим местам таким образом, чтобы достигались непрерывность и быстрота выполнения операций. Кроме того, он должен обеспечить взаимозаменяемость и установить нормы выработки, режим рабочего дня, взаимодействие рабочих участка и поставщиков и т.д. Эта деятельность называется организацией производственного процесса.

Во-вторых, организация часто понимается как атрибут какого-либо объекта, его свойство иметь упорядоченную структуру. Это значит, что социальный объект имеет некоторое внутреннее строение и состоит из частей, связанных определенным образом. Обычно термин «организация» в этом смысле применяется для различения организованных и неорганизованных структур. В частности, говорят, что какая-либо группа организована, если в ней существуют устойчивые социальные роли (т.е. каждый выполняет свою часть общего дела), правила, регулирующие поведение людей, а также упорядоченные связи с окружающими группами.

В третьих, под организацией понимается искусственно созданная социальная группа институционального характера, выполняющая определенную общественную функцию.

Например, банк представляет собой организацию, выполняющую функцию накопления, распределения и упорядоченного использования денег, а школа - организацию, коллектив которой участвует в выполнении функции передачи знаний молодому поколению и функции его социализации.

Все три значения понятия «организация» тесно связаны между собой. Всякая организованная группа (третье значение термина) формируется в ходе ее «организовывать», т.е. деятельности по созданию ее внутренней структуры, системы коммуникаций, культурных особенностей, условий деятельности, а также по распределению социальных ролей (например, роли руководителя, координатора, коммуникатора, исполнителя и т.д.). [23, с. 12]

Организацию характеризуют размер, сложность, формализация, рациональность, иерархичность и специализация.

Размер организации обычно определяется количеством работающих в ней людей. Для менеджмента размер организации, прежде всего, выступает как фактор, детерминирующий характер контроля. В больших организациях межличностные отношения в значительной степени утрачивают свою непосредственность: даже если руководитель концерна «Сименс АГ» непосредственно контролирует деятельность 50 сотрудников, это составит лишь около 0,01% численности всего концерна^[1].

Сложность организации связана со степенью её дифференциации. Она включает уровень специализации или разделения труда, количество уров­ней в иерархии, количество должностей сотрудников и степень территориального распределения ее подразде­лений.

Формализация - это правила и процедуры, изложен­ные в письменной форме и выступающие устойчивыми поведенчески­ми ориентирами для всех работников. Они могут охватывать как общие, так и очень специфические формы поведения и даже отдельные дей­ствия. Индивид, приходя на работу, оказывается перед лицом уже четко установленных форм действий и взаимодействий, которые облегчают ему процесс «вхождения» в новую для него организацию. Формализация является реакцией на неопределённость, обусловленную, прежде всего, её размером и отражает потребность в структурированном контроле.

Рациональность организации предполагает её упорядоченность и наличие инструментальной цели. Рациональность также достигается дроблением цели на задачи, которые поручаются подразделениям или отдельным работникам организации. Выполнение ими своих задач обеспечива­ет выполнение общей цели всей организации.

Иерархичность - это цепочка формальных взаимоотношений руководства - подчинения, идущая от вершины организационной пирамиды до ее основания и связыва­ющая всю организацию воедино. По­средством властной вертикали деятельность подразделений получает необходимую координацию и направленность на достижение общей цели.

Спе­циализация связана с определенным группированием деятельностей, выполняемых отдельными работниками организации. Специа­лизация может выступать в двух формах - как разделение труда и профессионализация. В первом случае конкретная задача на основа­нии анализа делится на элементы, повторяемость которых выше, а сложность значительно ниже всей задачи. Это позволяет упростить обучение и замену персонала. Во втором - специализация касает­ся не задачи, а знаний, умений и навыков индивида.

Профессионализация оз­начает формирование комплекса знаний, умений и навыков, которые в силу своей сложности, динамичности или уникальности не могут быть сведены к отдельным операциям, доступным практически любому работнику организации.

В отечественной литературе широкое распространение получила типология организаций по отраслевому признаку:^[2]

• промышленно-хозяйственные,
• финансовые,
• административно-управленческие,
• научно-исследовательские,
• образовательные, лечебные,
• социокультурные и др.

Кроме того, представляется возможным типологизировать организации:

• по масштабам деятельности:
  • крупные, средние и малые;
• по юридическому статусу:
  • общество с ограниченной ответственностью (ООО),
  • открытые и закрытые акционерные общества (ОАО и ЗАО),
  • муниципальные и федеральные унитарные предприятия (МУП и ФГУП) и т.д.;
• по признаку собственности:
  • государственные,
  • частные,
  • общественные
  • организации со смешанной собственностью;
• по источникам финансирования:
  • бюджетные,
  • внебюджетные
  • организации со смешанным финансированием.

Каждая организация имеет внутреннюю и внешнюю среды, в которых осуществляется операционная деятельность. Внутренняя среда организации - это та часть общей среды, которая находится в рамках организации.

Внутренняя среда организации формируется в соответствии, во-первых, с целями и задачами организации, во-вторых, с ресурсами организации. Внутренняя среда состоит из структур, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация.

Внутренняя среда пронизана организационной культурой, которая может либо способствовать тому, что организация выступает сильной, устойчиво выживающей в конкурентной борьбе структурой, либо ослаблять организацию, не давая ей успешно развиваться даже при высоком уровне технического и финансового потенциала.

Организационная культура — это «философские и идеологические представления, ценности, убеждения, верования, ожидания, аттитюды и нормы, которые связывают организацию в единое целое и разделяются её членами».^[3]

Информацию об организационной культуре можно получить из различных публикаций, в которых организация сама себя представляет. Как правило, в своих публикациях организации большое внимание уделяют фирменной философии, пропаганде своих ценностей. Для организации с сильной организационной культурой характерно подчеркивание важности «человеческого фактора», а для организации со слабой организационной культурой характерно стремление говорить в публикациях о формальных организационных и количественных аспектах своей деятельности.

Наблюдения также позволяют сформировать представление об организационной культуре - как сотрудники трудятся на своих рабочих местах, как они взаимодействуют друг с другом, чему они отдают предпочтение в разговорах.