Файл: Особенности коммуникаций в организации (Понятие организации).pdf

Существует много подходов к анализу содержательной стороны той или иной организационной культуры. Ф. Харрис и Р. Моран предложили выделить десять нижеследующих содержательных характеристик, свойственных любой организационной культуре.^[4]

1. Осознание себя и своего места в организации (в одних культурах ценится сдержанность, в других - поощряется открытость; в одних случаях творчество проявляется через сотрудничество, а в других — через индивидуализм и т.д.).

2. Коммуникационная система и язык общения (профессиональный жаргон, аббревиатуры, язык жестов и т.п.).

3. Внешний вид, одежда и представление себя на работе (разнообразие униформ, деловых стилей, нормы использования косметики, духов, дезодорантов и т.п.).

4. Привычки и традиции, связанные с приемом и ассортиментом пищи

5. Осознание времени, отношение к нему и его использование (восприятие времени как важнейшего ресурса или пустая трата времени, соблюдение или постоянное нарушение временных параметров организационной деятельности).

6. Взаимоотношения между людьми (влияние на межличностные отношения таких характеристик как возраст, пол, национальность, статус, объем власти, образованность, опыт, знания и т.д.; соблюдение формальных требований этикета или протокола; степень формализации отношений, получаемой поддержки, принятые формы разрешения конфликтов).

7. Ценности и нормы.

8. Мировоззрение (вера или отсутствие веры в справедливость, успех, свои силы, руководство; отношение к взаимопомощи, к этичному или недостойному поведению, убежденность в наказуемости зла и торжестве добра и т. п.).

9. Развитие и самореализация работника (признание или отказ от рациональности сознания и поведения людей; признание ограниченности человека или акцент на его потенции к росту и т.д.).

10. Трудовая этика и мотивирование (отношение к работе как ценности или повинности; ответственность или безразличие к результатам своего труда; отношение к своему рабочему месту; качественные характеристики трудовой деятельности; достойные и вредные привычки на работе; справедливая связь между вкладом работника и его вознаграждением; планирование профессиональной карьеры работника в организации).

Если сотрудники хорошо осведомлены об истории организации, серьезно и с уважением относятся к правилам, ритуалам и организационным символам, то с высокой степенью вероятности можно предположить, что организация обладает сильной организационной культурой.

Чтобы быть успешной организация должна уметь прогнозировать то, какие трудности могут возникнуть на ее пути в будущем, и то, какие новые возможности могут открыться для нее. Основное внимание следует уделять выяснению того, какие угрозы и какие возможности таит в себе внешняя среда.

М. Мескон выделяет такие характеристики внешней среды, как сложность, подвижность, неопределенность. [16, с. 66]

Под сложностью внешней среды понимается вариативность факторов, на которые организация обязана реагировать. Подвижность среды -- скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Многие исследователи и руководители отмечают, что в современных условиях окружение организаций меняется с нарастающей скоростью, причем есть организации, вокруг которых внешняя среда особенно подвижна. Неопределенность внешней среды является функцией объема информации, которой располагает организация по поводу конкретного фактора, а также уверенностью в надежности этой информации. Если информации мало или есть некоторые неточности, сомнения относительно ее происхождения, то среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется адекватная информация и есть основания считать ее обоснованной, высоконадежной.

При рассмотрении влияния внешнего окружения на организацию, важно понимать, что характеристики среды отличны, но в то же время, связаны с ее факторами. Характеристики взаимосвязанности, сложности, подвижности и неопределенности описывают факторы, как прямого, так и косвенного воздействия. [16, с. 66]

Между факторами внешней и внутренней среды организации существует сложная взаимозависимость.

Таким образом, организация – это объединение людей, которые совместно реализуют определённую программу, определённую цель и действуют на основе установленных процедур и правил. Организация имеет структуру. Эффективность функционирования организации зависит от внешней и внутренней среды. На внутреннюю среду огромное влияние оказывает организационная культура, от которой зависит, будет ли организация сильной и конкурентоспособной, либо слабой и неуспешной. Внешняя среда представляет собой совокупность постоянно меняющихся факторов, требующих от организации быстрых и адекватных действий.

1.2 Коммуникации и их значение в процессе деятельности организации

Коммуникация – процесс обмена информацией между двумя и более людьми. [13, с. 140]

Цели коммуникаций:

1. Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления.

2. Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.

3. Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.

4. Регулирование и рационализация информационных потоков. [5, c. 185]

В зависимости от способа обмена информацией различают следующие виды коммуникаций: [19, с. 220]

- межличностные или организационные коммуникации на основе устного общения;

- коммуникации на основе письменного обмена информацией

Межличностные коммуникации делятся на:

- формальные или официальные;

- неформальные.

Формальные коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями данной организации и осуществляются по формальным каналам

Неформальные коммуникации не следуют общим правилам данной организации; они осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации.

Сети неформальной организационной коммуникации существуют в силу стремления работников знать ту информацию, которую они не могут получить с помощью формальных организационных коммуникаций.

Типичная информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций:

- предстоящие сокращения рабочих;

- новые методы по наказаниям за опоздание;

- изменения в структуре организации;

- грядущие перемещения и повышения;

- кто кому назначает свидания после работы, кто кого любит или наоборот и т.д..

Неформальные коммуникации можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передаётся на много быстрее, чем по каналам формального общения, руководители используют слухи путём запланированной утечки и распространения определённой информации – сведений типа «только между нами». Приписываемая слухам неточность информации неоправданна во многих случаях. Исследования показывают, что информация, передаваемая слухами, часто оказывается точной. Не менее 80% слухов точны в отношении информации о самой организации. Однако уровень точности слухов не столь высок, если речь идет о личной или эмоционально окрашенной информации. [5, с. 186]

Среди формальных организационных коммуникаций выделяют:

- Вертикальные, когда информация перемещается с одного уровня иерархии на другой;

- Горизонтальные между различными подразделениями, предназначающиеся для координации деятельности различных подразделений. Коммуникации между различными подразделениями необходимы для обмена информацией между ними, для координации задач и действий. Следует добиваться, чтобы специализированные подразделения работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключается в формировании равноправных отношений. Такие отношения являются важной составляющей удовлетворённости работников организации.

Вертикальные коммуникации, в свою очередь, подразделяются на:

- восходящие, когда информация передаётся снизу вверх (с низших уровней на высшие). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую для менеджеров для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность. Коммуникации по восходящей выполняют функцию оповещения верхнего уровня о том, что делается на низших уровнях управления. Таким путём руководство узнаёт о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Важны и коммуникации по восходящей от групп работников, которые специально создаются для регулярного обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании потребителей;

- нисходящие, осуществляемые сверху вниз. Этот тип коммуникаций непосредственно связан с руководством и контролем за работниками. [19, с. 221]

Межличностные коммуникации делят также на:

- Вербальные (словесные);

- Невербальные, призванные осуществить обмен информацией без применения слов, например с помощью жестов, интонаций голоса и т.д.

Вербальные и невербальные формы коммуникаций не всегда и не обязательно исключают друг друга. Как правило, интерпретация адресатом (получателем) послания строится не только на словах, но и таких элементах, как жесты и выражения лица, которые сопровождают слова передающей стороны. [5, с. 187]

Структура процесса коммуникаций.

В процессе коммуникаций выделяют четыре базовых элемента:

1. Отправитель – лицо, генерирующее идею или собирающее информацию и передающее её;

2. Сообщение;

3. Канал или средство передачи информации;

4. Получатель (адресат) – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует её.

Отправитель - это любой человек (сотрудник), имеющий определенные идеи,мысли, информацию и цель коммуникации. Отправитель формулирует смысл того, что и почему он хочет передать другому участнику процесса коммуникации.

Кодирование - перевод информации отправителя в комплекс коммуникационных символов (слов, действий, выражения лица и т.п.). Основной формой кодирования выступает язык коммуникаций.

Сообщение – это информация, которую отправитель передает определённому получателю, формируется в результате кодирования. Отправитель принимает решение, как передать сообщение, в вербальной или невербальной форме.

Каналы, по которым передается сообщение в организации, также различны. Информация может передаваться путем личного общения, телефонных переговоров, групповых встреч, передачи сообщений по факсу, докладных и служебных записок, документов, в виде графиков, таблиц и т.д.

Получатель - человек, воспринимающий сообщение отправителя.

Декодирование - процесс превращения сообщения в имеющую смысл форму. Коммуникация успешна, когда получатель принял и понял отправленное сообщение. Чем ближе декодированное сообщение к цели, выраженной отправителем, тем более эффективна коммуникация.

Не следует отождествлять отправку сообщения и его передачу. Передача осуществляется только в случае, когда получатель реально получил сообщение.

Результаты декодирования зависят от навыков, установок, знаний, ожиданий, социокультурной среды получателя.

Обратная связь - присутствует, когда получатель выдаёт определённую реакцию на полученное сообщение. Это может быть любой сигнал получателя отправителю - кивок, подразумевающий понимание вопроса, быстрый ответ по электронной почте и т.д. Что дает возможность отправителю установить, получено ли сообщение и вызвало ли оно ожидаемую реакцию.

Когда адресат, получивший сообщение, отвечает отправителю, роли сторон изменяются. Между ними формируется взаимный информационный поток, реакция каждой стороны выражается в обратной связи на сообщение. В этом случае устанавливается двусторонний, коммуникативный процесс, который представлен на рисунке 1.

  Процесс обмена информацией включает взаимосвязанные этапы:

- зарождение идеи или отбор информации;

- выбор канала передачи информации;

- передача сообщения;

- интерпретация сообщения.

При организации коммуникационных сетей на предприятии необходимо учитывать специфику различных типов и каналов коммуникаций на каждом из этапов коммуникационного процесса. [5. с. 188]