Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса « Складской учет».pdf

Для создания автоматизации складского учета материальных ценностей, необходимо:

- разработать формы документов (входной, выходной, нормативно- справочной);

- обосновать и выбрать новую информационную технологию (комплекс технических средств, информационное обеспечение, программное обеспечение.

К входной информации относится информация об автомобилях, мотоциклах и запчастях.

К нормативно - справочной относится справочная система программного продукта.

К выходной информации относится отчеты о проданных товарах, отчеты о товарах на складе, договора купли-продажи, товарные чеки.

2.4.2. Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ

Внедрение в эксплуатацию автоматизации складского учета материальных ценностей в ООО «Сфера» повлечет за собой качественные изменения в работе сотрудников организации. Значительно упростится механизм оформления различных документов, отчетов при осуществлении повседневной деятельности. Вся поступающая информация будет заноситься в базу данных.

База данных состоит из одного файла, имеющего расширение .mdb (формат Microsoft Access 2003). Обновление файла базы данных происходит по мере поступления новой информации. Для поддержания целостности данных целесообразно использовать типовые процедуры обновления данных.

Процесс обработки данных предполагается осуществлять в диалоговом режиме. Данный режим обработки наиболее понятен пользователю, а значит, повышает эффективность работы с программой.

Первичной информацией для разрабатываемого программного продукта являются данные по оборудованию. Именно на основе этой информации будет осуществляться учет товаров на складе организации. Количество экранных форм и их содержание необходимо спроектировать так, чтобы обеспечить возможность ввода всей первичной информации.

Выходными документами разрабатываемой программы являются отчеты по проданным товарам, отчеты о товарах на складе, договора купли продажи, товарные чеки. Количество экранных форм и их содержание необходимо спроектировать так, чтобы обеспечить возможность вывода всей результатной информации, а также результатов запросов пользователя к базе данных. Необходимо предусмотреть выдачу информации, как на экран ПК, так и на принтер по желанию пользователя.

2.5. Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования

Существует целый ряд программных продуктов, которые позволяют автоматизировать процесс учета товаров на складе предприятия. Рассмотрим некоторые из представленных на рынке программ и дадим их краткое описание.

«Учет и ведение заказов» v 1.75 - База данных для учета и ведения коммерческих заказов и складских операций предприятия.

Функции базы данных:

- учет прихода-расхода товаров и трудозатраты рабочих

- печать всех исходящих документов, предусмотренных законодательством РФ.

Применение и особенности базы данных:

- производство, оказание услуг, торговля;

- работает в среде MS Access97;

- полноценная справочная система + инструкция по установке;

- три года работает в реальном бизнесе;

- регулярные обновления.

Программа «Учет и ведение заказов» разрабатывалась для нужд конкретного предприятия. Вполне логично, что требования нашего предприятия к данной программе могут отличаться от заложенных функций в данную версию программы "Учет и ведение заказов". Для внесения любых изменений и адаптации программы под конкретные условия работы или для создания совсем другой программы необходимо обратиться к разработчикам.

Программа разрабатывалась для учета заказов и печати необходимых документов.

Данная версия программы разрабатывалась и успешно используется на предприятии в сфере быта и услуг, осуществляющий ремонт, обслуживание и продажу офисной техники. Для этого в программе присутствует разделение на реализуемые товары и услуги. Возможно беспрепятственное использование программы только для реализации товаров или только для реализации услуг, а также в любом сочетании обоих видов деятельности.

Программа "Учет и ведение заказов" позволяет:

- вести базу заказов;

- вести учет товаров на складе;

- вести учет услуг выполненных определенным мастером (под услугой - понимается выполненная работа мастера без учета расходованных материалов);

- вести базу клиентов (один раз вводите данные о клиенте и используете их при повторных обращениях);

- вести базу поставщиков товаров (аналогично базе клиентов);

- выполнять печать документов:

- акт приемки передачи на ответственное хранение (принятого у клиента оборудования для последующего ремонта);

- счет;

- акт выполненных работ;

- накладная;

- счет-фактура;

- приходный кассовый ордер;

- сортировать и фильтровать записи для отображения только необходимых сведений и в нужном порядке.

Программа «Склад и торговля» версии 1.37

Простая и гибкая программа для автоматизации продаж и складского учета, основными функциями которой являются:

- учет товара на складах, поступление, продажа;

- учет заказов от покупателей и заказов поставщикам;

- внутреннее перемещение, списание товаров;

- отслеживание остатков на складах;

- поддержка нескольких складов;

- учет расходов денежных средств и МБП;

- начисление и учет зарплат сотрудникам;

- работа с прайс-листами;

- отслеживание оплат;

- печать ценников, визиток;

- импорт и экспорт данных;

- отчеты и документы по шаблонам;

Программа обладает сетевым и многопользовательским режимами. В программе представлена гибкая структура БД с настройкой под любые задачи.

Программа «Бухсофт: Предприятие»

Программа «Бухсофт: Предприятие» позволяет вести полноценный учет заказов.

Программа может применяться в магазинах, заказывающих для клиентов отсутствующие товары; в организациях, оказывающих услуги на заказ, например: доставка товаров, выполнение каких-либо работ, частичная отгрузка продукции в рамках заказа по мере ее изготовления, для планирования производства (или закупок товаров) на основе поступивших заявок и т.д.

Программа «Бухсофт: Предприятие» в целях учета заказов позволяет:

- вести учет клиентов;

- вести учет заказов;

- учет товаров или услуг, поставляемых на заказ;

- вести учет поставщиков;

- вести учет состояния заказов;

- вести учет исполнителей (работников, ответственных за исполнение заказа)

- делать планирование заказов.

- множество иных возможностей.

Главным преимуществом программы учета заказов и заявок от «БухСофт» является то, что заказы учитываются непосредственно в бухгалтерской программе. То есть все данные, справочники и т.д. не придется вводить дважды или переносить из программы в программу. Вся оперативная и бухгалтерская информация находится в одной программе. Впрочем, при необходимости можно вести только учет заказов не используя бухгалтерские возможности программы.

Программа учета заказов и заявок «БухСофт» может быть установлена не только на рабочих местах менеджеров, работающих непосредственно с заказами, но и на рабочем месте предпринимателя (директора), владеющего магазином или компанией, принимающей заказы, что позволит ему владеть полной информацией о количестве и качестве заказов, а также об их состоянии.

По мере накопления данных можно формировать и распечатывать различные отчеты за любой период:

- отчеты о состоянии заказов;

- отчеты по клиентам;

- отчеты по товарам и услугам и т.д.

1С Торговля и Склад 7.7 

Программа «1С Торговля и Склад 7.7» предназначена для учета любых видов торговых операций. Программа способна выполнять все функции учета - от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов.

Программа «1С Торговля и Склад» позволяет:

- автоматизировать учет в оптовой и розничной торговле;

- вести учет складских операций;

- отслеживать состояние взаиморасчетов с контрагентами;

- вести учет денежных средств, товарных кредитов и товаров на реализации;

- вести взаиморасчеты с иностранными поставщиками, учитывать таможенные пошлины и сборы;

- получать разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег;

- формировать все необходимые первичные документы, в т. ч. счета-фактуры, книги продаж и покупок;

- вести взаимосвязанный учет заявок покупателей и заказов поставщикам с возможностью резервирования на момент планируемой отгрузки с учетом ожидаемых поступлений.

Во время анализа существующих систем были выявлены следующие проблемы:

1) рассмотренные автоматизированные системы являются достаточно сложными и громоздкими;

2) рассмотренные системы требуют от пользователей высокой квалификации, и кроме того требует достаточно сложной настройки;

1. высокая стоимость автоматизированных систем, также на стоимость повлияет необходимость найма квалифицированного специалиста для поддержки и обслуживания автоматизированных систем.

Таким образом, представляется нецелесообразным использование проанализированных автоматизированных систем. Гораздо быстрее и дешевле обойдется разработка отдельной автоматизации складского учета материальных ценностей, характеризующейся простотой в установке и использовании.

После принятия стратегического решения о разработке собственной системы, необходимо выбрать технологию ее проектирования. Для этого требуется рассмотреть множество имеющихся технологий - технологии оригинального проектирования, технологии типового проектирования, технологии автоматизированного проектирования.

Оригинальное проектирование характеризуется тем, что все виды проектных работ ориентированы на создание индивидуальных для каждого объекта проектов, которые в максимальной степени отражают все его особенности. При использовании метода оригинального проектирования наиболее важными работами, которые должны заканчиваться проектной документацией является:

• разработка классификаторов и кодов;
• разработка нормативно-справочной информации;
• разработка постановок задач;
• разработка форм входных и выходных документов.

Бесспорным преимуществом такой системы является крайне высокая гибкость в ее настройке и сопровождении.

Основной концепцией технологии типового проектирования является выделение типовых компонентов в экономических подсистемах и создание для них типовых проектных решений, которые затем объединяются в единую систему путем параметрической настройки, доработки отдельных компонентов с помощью внутреннего языка программирования [21 стр. 10].

К достоинствам такого решения можно отнести относительно небольшие сроки реализации проекта и легкость последующего сопровождения отдельных модулей системы вследствие их унификации. Среди недостатков необходимо выделить неизбежность пересмотра бизнес-процессов в различных подразделениях организации и приведение их к некому унифицированному виду.

Концепцией технологии автоматизированного проектирования является создание и автоматизированная поддержка некоторой информационной модели ЭИС. Для нее характерна автоматизация всех видов проектировочной деятельности, начиная от составления технического задания и заканчивая эксплуатацией внедренного проекта. Также широко используется автоматизация деятельности по управлению проектировочными работами. Для разработки автоматизации складского учета материальных ценностей - была выбрана технология оригинального проектирования.

2.6. Обоснование типовых проектных решений по видам обеспечения

2.6.1. По техническому обеспечению

Техническое обеспечение (ТО) представляет собой комплекс технических средств, предназначенных для обработки данных в рамках экономической информационной системы. В состав комплекса технических средств входят ЭВМ, осуществляющие обработку экономической информации, средства подготовки данных на машинных носителях, средства сбора и регистрации информации, средства накопления, хранения данных и выдачи результатной информации, вспомогательное оборудование и организационная техника [14 стр. 20].

Для внедрения данного проекта потребуется персональный компьютер со следующими минимальными характеристиками:

Процессор не менее 2000 МГц

Оперативная память не менее 1000 МБ

Жесткий диск (HDD) не менее 20 ГБ

Монитор 17 дюймов, разрешение 1024х768

Клавиатура стандартная

Манипулятор «Мышь» стандартная

МФУ (принтер, сканер, копир) любое

2.6.2. По информационному обеспечению

Информационное обеспечение (ИО) подразделяется на 2 вида:

• внемашинное ИО;
• внутримашинное ИО.

К внемашинному ИО относится та часть информационного обеспечения, которая воспринимается человеком без каких-либо технических средств. В его состав входят все документы (входные и выходные), классификаторы и справочники, используемые при решении задачи.