Файл: Организационные аспекты закупки и поставки товаров в коммерческие предприятия ( ИП Красильникова Э.В.).pdf

Выбор оптимального поставщика играет важную роль для розничного торгового предприятия. Именно от поставщика зависит сумма расходов предприятия на закупку материальных ресурсов. Выбор поставщиков начинается с анализа материальных потребностей предприятия и возможностей удовлетворить их на рынке. После изучения рынка нужно составить спецификации на необходимые виды материальных ресурсов, которые должны включать характеристику и наименование товаров и требования к ним (табл. 2).

Таблица 2

Критерии выбора поставщиков

Изучение источников закупок - важный элемент коммерческой работы с поставщиками по выявлению товарных ресурсов производимых товаров и возможностей производителей в освоении новых видов продукции, а также по внедрению в производство новых сортов и видов товаров. Изучение товарных источников сливается в коммерческой деятельности с работой по воздействию на рациональное потребление товаров. При проведении закупочной работы исходят из возможности максимально использовать товарные ресурсы региона, в котором находится торговое предприятие. В закупочной работе большое место отводится деятельности по выбору коммерческих партнеров по товарам, которые производят местные предприятия. Поиск таких поставщиков производится на оптовых ярмарках, оптовых и мелкооптовых рынках, товарных биржах, выставках-продажах и т.д. Регулярное участие коммерческих работников в работе организаторов позволяет повысить эффективность закупочной работы. Расширяется круг поставщиков и возможности установления с ними хозяйственных долгосрочных связей. Развитие таких отношений благоприятно сказывается на расширении ассортимента и повышении качества закупаемых товаров [2, С. 79].

1. Организация рациональных хозяйственных связей с поставщиками товаров. Хозяйственные связи с поставщиками товаров - это экономические, организационные, коммерческие, административно-правовые, финансовые и другие отношения, складывающиеся между покупателями и поставщиками товаров в процессе поставок товаров. В условиях рыночной экономики происходит регулирование хозяйственных взаимоотношений с помощью правовых норм гражданского законодательства.
2. Организация и технология закупок товаров у поставщиков. Закупки товаров являются важной составной частью коммерческой деятельности розничных торговых предприятий, они дают возможность сформировать необходимый торговый ассортимент товаров для снабжения. Правильно организованные закупки товаров являются необходимым условием создания оптимальных товарных запасов, повышения товарооборачиваемости, получения прибыли и удовлетворения спроса населения. Весь процесс закупочной работы состоит из предварительных собственно-закупочных и заключительных коммерческих операций [23, С. 85].

К предварительным операциям по закупке относятся:

• изучение покупательского спроса;
• изучение источников поступления и поставщиков товаров;
• составление заявок и заказов на поставку товаров;
• разработки преддоговорных требований к поставщикам и условиям поставки;

Собственно-закупочные операции включают:

• заключение договоров и разовых сделок на поставку товаров;
• уточнение развернутого ассортимента поставляемых товаров;
• приемку товаров и их оплату поставщикам.

Заключительные операции по закупкам подразделяются на:

• оперативный учет выполнения договоров поставки;
• оформление и предъявление штрафных санкций за нарушение договоров поставки;
• контроль за ходом выполнения закупочной работы.

Правильная организация закупочной деятельности заключается в осуществлении планомерной реальной деятельности в соответствии с действующими нормативными актами. Технология закупки товаров розничными торговыми предприятиями зависит от источников поступления товаров. Закупка товаров ведется на оптовых ярмарках, оптовых продовольственных рынках, на оптовых складах, у индивидуальных предпринимателей.

6. Контроль и учет поступления товаров от поставщиков. Важной частью коммерческой работы является организация повседневного контроля исполнения договоров и хода поставки товаров. Успешное осуществление коммерческой деятельности во многом зависит от своевременного исполнения сторонами договора. Цель оперативного учета и контроля закупок - осуществление повседневного наблюдения за ходом выполнения поставщиками договоров поставки. Такой контроль позволяет обеспечить своевременное и бесперебойное поступление товаров в согласованном ассортименте надлежащего качества и количества. Исполнение договоров поставки товаров контролируется по общему объему:

• развернутому ассортименту;
• срокам поставки;
• качеству и комплектности поставляемых товаров;
• соблюдению транспортных условий;
• соблюдению расчетной дисциплины.

Отслеживаются также вопросы организации оборота тары, выполнения условий отгрузки и порядок согласования цены. Контролируют наличие и правильное оформление сопроводительных документов. Большое значение имеют документы, содержащие сведения о количестве и качестве товаров, их ассортименте и стоимости, об основных отличительных признаках товаров. Одним из основных документов этой группы является счет-фактура, которая выписывается продавцом на имя покупателя при отгрузке товаров. Счет- фактура является требованием продавца к покупателю оплатить указанную в нем сумму [26, С. 85].

Закупочная деятельность будет проводиться более успешно, если коммерческие работники будут разрабатывать оперативные планы закупок. Они включают комплекс мероприятий, направленных на успешное выполнение закупочной работы. Цель оперативного планирования - правильная организация закупок товаров и повышение личной ответственности каждого коммерческого работника за выполнение заданий [16, С. 56].

При продвижении товаров к потребителям используются транзитная и складская формы (табл. 3).

Таблица 3

Характеристика форм поставки товаров от поставщиков

Выбор той или иной формы товародвижения требует учета конкретных условий и зависит от специфики ассортимента товаров, месторасположения поставщика и покупателя, от торгового предприятия (величина товарооборота, размеров торговых и складских площадей), транспортных условий и экономической целесообразности той или иной формы завоза.

Движение товаров осуществляется по каналам распределения. Под каналами распределения понимаются посредники, с помощью которых происходит перепродажа товаров при их движении к местам потребления. Распределение товаров является существенной стороной рынка. Каналы распределения характеризуются числом посредников, занятых доведением товаров до потребителя. По этому признаку они подразделяются на:

• одноуровневые (один посредник - розничное звено);
• двухуровневые (два посредника - оптовое и розничное звенья);
• трехуровневые (три посредника - крупный оптовик, мелкий оптовик, розничное звено).

Выбор варианта каналов распределения зависит от величины товарных потоков и минимума приведенных затрат.

Существует две формы доставки товаров (рис. 3):

Рисунок 3. Формы доставки товаров

При централизованной перевозке организуется стабильное поступление заказанных товаров к месту назначения. В ней принимают участие поставщики, автотранспортные предприятия и товарополучатели. Поставщик заказывает автомобильные средства и представляет товар к перевозке, автотранспортное предприятие подает к установленному времени транспорт и перевозит груз, товарополучатель обеспечивает его надлежащий прием. Централизованная форма транспортного обеспечения считается наиболее эффективной при доставке товаров.

Преимущества централизованной доставки:

• освобождение торговых работников от частых поездок за товарами;
• устраняются лишние звенья в товародвижении, равномерно завозятся товары и выполняется план товарооборота;
• экономично используется автотранспорт;
• позволяет осуществлять бесперебойную торговлю с минимальными затратами;
• экономия трудовых затрат за счёт механизации труда;
• сохранность товарных запасов;
• ускорение оборачиваемости товаров;
• лучшая сохранность товаров в процессе перевозки;
• появляется возможность совмещения профессий водителя и экспедитора.

Децентрализованная перевозка товаров автомашинами, как правило, используется в малых и средних торговых розничных предприятиях. Поступление товаров от поставщиков производится на основании заключенных между поставщиками и покупателями хозяйственных договоров. В договорах, заключаемых между поставщиками и покупателями, оговариваются: виды поставляемых товаров, коммерческие условия поставки, количественные и стоимостные показатели товаров, сроки исполнения договоров, порядок расчетов, а также ответственность сторон за ненадлежащее исполнение договора [23, С. 58].

1.2 Методы управления закупочной деятельностью и поставками товаров в организации

В закупочной деятельности можно выделить два аспекта:

• управление поставщиками;
• организация закупок.

Управление поставщиками является стратегической стороной закупочной деятельности, которая относится к рационализации имеющихся баз поставщиков, координированию работы, оцениванию показателей функционирования и наращиванию потенциала деятельности.

Управление поставщиками включает:

• принятие решения о покупке;
• оценка поставщиков;
• переработка базы поставщиков;
• привлечение поставщиков к решению собственных задач и реализации программ;
• ведение переговоров;
• взаимоотношения с поставщиками;
• бенчмаркинг;
• мониторинг функционирования поставщиков.

Стандартные задачи в управлении закупками и поставками товаров могут быть объединены одной политикой отношений с ведущими поставщиками товаров. Данная политика обуславливается логистической концепцией или технологией организацией .

В закупочной деятельности выделяют три основных метода закупок (рис.4):

Рисунок 4. Основные методы закупок товаров

Метод оптовых закупок предполагает поставку материальных ресурсов большой партией за один раз. Преимущества этого метода состоят в простоте оформления документации, гарантии поставки полного объема заказа, повышенных торговых скидках. Недостатками метода это необходимость в больших складских площадях и замедленная оборачиваемость капитала.

При регулярных закупках мелкими партиями предприятие заказывает необходимое количество товаров в течение определенного периода времени. Преимущества данного метода в ускорении оборачиваемости капитала и экономии складских помещений.

Метод закупки по мере необходимости похож на регулярную закупку, но отличается приблизительно заказанным количеством, согласованием с покупателем каждой поставки и оплатой только поставленного количества. Преимуществами здесь будут ускорение оборота капитала и отсутствие обязательств в покупке определенного количества [15, С. 63].

Виды закупок можно классифицировать более детально следующим образом:

• прямые закупки (закупки осуществляются у производителей);
• встречные закупки (закупки осуществляются у поставщиков, которые тоже являются потребителями);
• лизинг (аренда складского оборудования);
• новая закупка (покупка совершается впервые и может потребовать проведение исследований);
• повторная закупка;
• измененная повторная закупка (в спецификацию заказа внесены изменения по цене, по условиям поставки) [12, С. 57].

Наиболее распространены следующие методы управления закупками и поставками товаров (рис.5):

Рисунок 5. Методы управления закупками и поставками товаров

При использовании метода увеличения объемов закупок и поставок товаров в принятии решения учитывается спрос на конкретные виды продукции, анализ спроса за год с учетом возможных сезонных колебаний, определяется объем спроса достаточный для создания запасов продукции. Решение принимается в зависимости от количества заказов, а не от количества проданного товара.

Метод уменьшения объемов закупок и поставок товаров подразумевает ежемесячный анализ статистики сбыта продукции, которая не пользуется спросом. На основании этого определяются объемы запасов продукции, которые следует сократить, либо ликвидировать. Объемы медленно реализуемых видов товаров сводятся к минимуму.