Файл: Проектирование организации (на примере создания салона красоты в школе-студии «Шоколад».pdf

1.2 Ограничения и требования к проекту

К ограничениям и требованиям относятся элементы составной части исходных данных. Ограничения и требования характеризуют:

• Предысторию состояния системы;
• Ограничения на цели и результаты проекта, определяющие количественные характеристики и допущенные пределы: объемов, расходов, качества, риска, сроков длительности.
• Требования к результатам проекта и способам их достижения. Методы и техника управления проектами

Методы и техника управления проектами – это совокупность формальных, организационных методов, технических приемов управления проектами, которые затрагивают обширные области знаний и выработке и принятию решений образуют ядро технологии и организации управления проектами.

Ниже представлены основные методы и технические приемы, используемые в управление проектами.

На фазе разработки концепции проекта используются:

• Методы определения целей проекта;
• Методы анализа целей;
• Дерево целей;
• Методы концептуального проектирования (то есть описание предметной области проекта, условий и ограничений).

На фазе разработки проекта используются:

• Методы структурной декомпозиции;
• Методы моделирования процессов осуществления проектов;
• Методы построения иерархических систем;
• Методы календарного планирования;
• Методы ресурсного анализа;
• Методы управления риском;
• Методы управления качеством; На фазе реализации проекта:
• Методы оперативного планирования работ;
• Методы планирования ресурсов и времени;
• Методы управления запасами;
• Методы управления изменениями; На фазе завершения проекта:
• Методы анализа эффективности проекта;
• Методы разработки исполнительных графиков и анализа данных о запланированном и фактическом ходе выполнения проектов.

Классификация проектов:

Существует множество видов проектов. Проекты различаются по степени сложности, по масштабу, по продолжительности проекта, по сфере деятельности, по составу участников проекта и т.д.

Ниже представлена более подробная классификация проектов:

Классификация по цели реализации проекта: цель проекта может быть коммерческой (profitable) и некоммерческой (non-profitable). Под коммерческой целью понимается получение максимальное прибыли от проекта. Некоммерческая цель не преследует получения прибыли от проекта. Некоммерческая цель направлена на достижение социальных (общественных) благ.

---

Классификация по виду проекта: инновационный, инвестиционный, образовательный, научно-исследовательский.

Инновационный проект – это проект, который содержит экономическое, техническое и организационное обоснование конечной инновационной деятельности, основная цель данного вида проекта – разработка новейших технологий для развития систем.

Инвестиционный проект – основной целью данного проекта создание основного фонда, который требует инвестиций.

Образовательный проект – основной целью образовательного проекта является улучшение состояния педагогической, образовательной системы.

Научно-исследовательский проект – основной целью данного рода проекта является разработка или дополнение прикладных исследований.

Классификация по масштабу проекта: под масштабом понимается размер проекта – малые, средние, крупные и очень крупные проекты. На Западе масштаб проекта определяется общим объемом инвестиций по следующей градации:

Малый проект – от 250 тыс. долларов до 1 млн. долларов; Небольшие по размеру проекты, ресурсы ограничены.

Средний проект – от 1 млн. долларов до 3 млн. долларов; В большинстве случаев это стратегические проекты компании на региональном уровне.

Крупный проект – от 3 млн. долларов до 10 млн. долларов; Под крупными проектами понимаются мультипроекты, на региональном или

национальном уровнях.

Очень крупный проект – от 10 млн. долларов и более. Это целый комплекс проектов, состоящий из несколько взаимосвязанных проектов [35]. Классификация по продолжительности: краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные.

Краткосрочные проекты – продолжительность до 3 лет. К краткосрочным проектам относятся оперативные проекты компании.

Среднесрочные проекты – продолжительность до 5 лет. К среднесрочным проектам относят стратегические проекты компании на региональном уровне.

Долгосрочные проекты – длительность более 5 лет. К долгосрочным проектам относятся целевые программы, состоящие из нескольких проектов.

Классификация по классу проекта: монопроекты, мультипроекты и мегапроекты.

Мононопроект – это отдельный проект определенного типа, вида и масштаба.

Мультипроект – данный проект более сложен в организационном и техническом плане. Такого рода проекты состоят из нескольких монопроектов, и требуют четкого проектного управления.

Мегапроект – объем инвестиций данного типа проекта может превышать 1 млрд. долларов и длительность его реализации может занимать более 5 лет. Мегапроект включает в себя несколько моно и мультипроектов.

---

Классификация по составу участников: малый проект включает 5 участников, средний проект включает от 5 до 9 человек, большой проект состоит из 9 и более участников.

Классификация по сфере деятельности: экономические, технические, социальные, организационные и смешанные.

Основной целью экономических проектов является улучшение экономических показателей функционирования системы. Результаты экономических проектов должны быть достигнуты в определённые сроки, в

рамках выделенного бюджета.

Технические проекты связанны с разработкой новых технологий, техническими усовершенствованиями. У технических проектов очень много требований по выполнению чертежей и введению документации.

Социальные проекты характеризуются высокой степенью неопределенности. Примерами социальных проектов могут быть – социальная поддержка ветеранов или населения, пострадавшая по причине природных катаклизм и т.д. Чаще всего расходы ограничены или зависят от бюджетных ассигнований.

Организационные проекты связаны с созданием или реорганизацией инфраструктурных элементов внешней или внутренней среды субъекта. Примерами организационных проектов является проведение международной конференции, создание новой компании и т.д. Срок сдачи проекта задается предварительно, расходы обычно фиксированы.

Смешанные проекты нацелены на достижение комплексного результата.

Окружение проекта

Проект является открытой системой, который взаимодействует с окружающей его средой. Проект обладает рядом свойств:

• проект состоит из элементов, которые имеют определенные связи[13.];
• состав проекта может меняться в ходе реализации проекта, возможно отсечение старых или добавление новых элементов.

Окружающая среда проекта – это совокупность объектов и факторов, которые не принимают непосредственное участие в проекте, но, тем не менее, оказывают влияние на проект и взаимодействует с его элементами.

Можно выделить дальнее окружение проекта и непосредственное окружение проекта. Под дальним окружением проекта понимается факторы, которые взаимодействуют на проект за счет других факторов и объектов.

Виды дальнего окружения:

Политические факторы:

• • Поддержка проекта со стороны правительства;
  • Политическая стабильность;
  • Уровень преступности;
  • Торговый союз со странами-участниками.

Экономические факторы:

• • Уровень цен;
  • Состояние рынков сбыта;
  • Тарифы и налоги;
  • Уровень развитости банковской системы;

---

Общество:

• • Уровень образования;
  • Здравоохранение;
  • Общественные организации;
  • Пресса, телевидение.

Культура:

• • Культурные традиции;
  • Уровень грамотности;

Наука и техника:

• • Связь, коммуникации;
  • Энергетические системы;
  • Транспортные системы;
  • Уровень развития фундаментальных и прикладных наук.

Природные и экологические факторы:

• • Законодательство по защите к окружающей среде;
  • Санитарные требования к окружающей среде;
  • Стандарты по качеству.

Непосредственное (внутреннее) окружение проекта – это объекты и факторы, которые взаимодействуют с проектом напрямую.

К факторам, которые влияют на внутреннее окружение, относятся:

• • Стиль руководства. Стиль определяет психологическую обстановку в команде проекта, и влияет на творческую деятельность и трудоспособность.
  • Стейкхолдеры проекта реализуют различные интересы в процессе имплементации проекта, формируют свои требования в соответствии с целями и мотивацией и оказывают влияние на проект в соответствии со своими интересами и степенью вовлеченности в дела проекта.
  • Команда проекта является сердцем всего проекта, мотором от которого зависит успех проекта.
  • Специфическая организация проекта определяет взаимоотношения между основными участниками проекта, распределение прав, ответственности и обязанностей и влияет на успех проекта [22].

Окружение проекта включает в себя современные технологии, на которых базируется проект, клиентов, конкурентов, географические, климатические, социальные, экономические и политические аспекты, которые как-либо влияют на успешность проекта.

В большинстве случаев проект реализуется в рамках конкретного предприятия (организационно-структурного образования), и все подразделения данного предприятия, которые не участвуют в реализации проекта, все равно должны рассматриваться как объекты непосредственного окружения.

Также важно отметить, что окружение проекта нельзя рассматривать без участников проекта. Ниже будут рассмотрены основные участники проекта.

Стейкхолдеры проекта.

Порой кажется, что в современном мире технологии делает всю самую тяжелую работу. Но чуть позже оказывается, что за всеми технологиями стоят люди. Стейкхолдерами называют людей, которые косвенно и напрямую связаны с деятельностью проекта. Первой задачей любого руководителя проекта является идентификации этих заинтересованных лиц. Заказчики, специалисты, принимающий решения, продавцы, все, кто участвуют в проекте, или как-либо могут повлиять на его результат, являются стейкхолдерами. Выявление заинтересованных сторон является первостепенной задачей, потому что все важные решения во время определения и планирования проекта предпринимаются именно стейкхолдерами. Стейкхолдеры – это те сотрудники, которые под руководством менеджера проекта, устанавливают цели, строят стратегии, графики и утверждают бюджет. На протяжении всего начального этапа проекта, руководитель проекта должен продолжать уточнять всех заинтересованных лиц, и какую роль они будут играть.

---

Далее будут описаны роли основных стейкхолдеров: руководитель проекта, проектная команда, функциональный менеджер, инициатор, заказчик и их влияние на результат проекта [39].

Руководитель проекта.

Каков вклад руководителя проекта? Работу руководителя проекта можно сравнить с работой дирижёра, который руководит оркестром для того, чтобы музыка звучала гармонично. Занимается ли он планирование или соблюдение перерасхода средств, выявлением стейкхолдеров или улаживает конфликты внутри команды, у руководителя проекта всегда будет главная роль в проекте. После того, как выбран менеджер проекта, он должен четко распределить роли всех стейкхолдеров, включая и свою собственную.

Руководитель проекта должен задавать следующие вопросы: «Каковы мои полномочия?» «Освобождаюсь ли я от других поручений?» «Какие необходимо предоставлять отчеты?».

Команда проекта

Кто будет делать основную работу? Ответ – это команда и руководитель проекта. Участники, которые вкладывают в проект свое время, навыки, и усилия считаются членами проектной команды. Помимо людей, назначенных из компании для выполнения проекта, могут включать подрядчиков, поставщиков и даже клиентов в проектную команду. Концепт того, что клиенты (заказчики)являются членами команды, может показаться запутанным, поскольку именно они являются теми, для кого создается данный проект. Например, существуют проекты информационных систем, когда клиенты (заказчики) часто являются активными участниками на этапах определения и проектирования системы.

Также есть примеры, когда проект включает в себя переход на новый офисный комплекс, заказчик может взять на себя ответственность за организацию обучения, связанную с эксплуатацией нового объекта.

Команда проекта – это своего рода временная организационная структура, которая состоит из отдельных специалистов, привлеченных в реализации работ проекта. Обычно команда создается на период проекта. Определение, кто будет частью команды, происходит в начале проекта, на стадии планирования. Этот процесс завершается, когда все члены команды соглашаются с их обязанностями и ролями. Ниже представлены шаги в этого процесса:

• • После того, как сформированы задачи, производится набор сотрудников с необходимыми профессиональными знамениями.
  • После этого руководитель проекта начинает обсуждать условия проекта с новыми членами команды;
  • Менеджер уточняет план и должен убедиться, что все члены команды четко понимают его;
  • Обязанности членов команды должны быть прописаны в проектном регламенте оказания услуг и в плане проекта.

---