Файл: Проектирование организации (на примере создания салона красоты в школе-студии «Шоколад».pdf

Во время реализации проекта одним из важнейших факторов успеха является коммуникация между различными участниками. Для эффективной работы всех задействованных лиц проекта необходим план коммуникаций. В плане коммуникаций отражены: основные коммуникационные ресурсы, базовые правила о докладах и совещаниях команды.

Коммуникационные ресурсы проекта. Сетевое пространство

Выделенный адрес интернета: LookPro@mail.ru. Это сетевое пространство будет доступно для участников команды. Пространство будет использовано для хранения:

• обзоров состояния работ;
• других сводных документов, к которым нужен доступ команды;
• списков действий;
• внутренних документов;
• другой информации по решению руководителя проекта.

Чат в социальнойсети «ВКонтакте». Данный вид связи предназначен также для обзоров состояния выполненных работ, назначение новых заданий, хранения готовых документов.

Список E-mail-рассылки и телефонные разговоры

Все члены команды должны быть включены в список рассылки электронной почты с адресом LookPro@mail.ru. Руководитель проекта будет вносить все необходимые дополнения в список. Каждый член команды может использовать этот адрес для коммуникации с командой по вопросам, которые затрагивают всю команду. Так же, каждому члену команды необходимо зафиксировать номера телефонов всей команды.

Доклады о состоянии работ:

Доклады предоставляются менеджеру проекта и должны быть представлены в коммуникационных ресурсах проекта. В докладе идет отчет о проделанной работе.

Совещания команды:

Руководитель проекта отвечает за сбор и проведение совещания членов проектной команды. Дата совещания устанавливается руководителем проекта, и согласуется со всеми участниками проекта. Совещания проводятся в соответствии с заранее доведенной повесткой, отражающей цели проведения собрания.

Планирование стоимости проекта

Планирование стоимости в проекте предназначено для обеспечения выполнения проекта в рамках установленного бюджет. Важно отметить, что на практике не всегда проводится детальное финансовое планирование, часто отмечаются лишь основные затраты на проект. Специфика нашего проекта также предполагает примерное финансовое планирование. Для того чтобы спланировать стоимость проекта необходимо:

1. Определить стоимость использованных ресурсов;
2. Определить стоимость каждой работы, исходя из объема затрачиваемых ресурсов;
3. Составить план затрат проекта;
4. Согласовать и утвердить данный план.

---

Вначале планирования стоимости проекта целесообразно создать таблицу нужного оборудования и инструментов, которая позволит команде проекта вовремя подготовить все необходимые ресурсы. (Приложение 7,8)

Для организации ремонтных работ потребуется довольно много разных материалов и оборудования. Необходимо точно указать их нужное количество, что позволит точнее спланировать материальные ресурсы. Как правило, все компании, занимающиеся ремонтными работами, используют свои инструменты, а все необходимые материалы нужно приобрести заказчику проекта. (Приложение 9)

Оборудование и материалы для работы, предназначенные для салонов красоты, имеют достаточно высокую стоимость. Перед покупкой того или иного товара, необходимо выбрать компанию, которая сможет предоставить оборудование или товар, удовлетворяющие запросу «цена-качество». Спланировать стоимость конкретного товара непросто, но опираясь на средние цены на рынке, можно более точнее подсчитать потребные материальные ресурсы. (Приложение 10)

Делая вывод, можно отметить, что выше перечислены основные затраты на реализацию проекта, которые ровняются 419000 рублей. Оценка стоимости требующихся оборудования и материалов, говорит о том, что затраты именно на этом этапе реализации проекта займут большую долю бюджета. Что касается найма персонала, то затраты на этом этапе не потребуются. Руководитель проекта сам будет выбирать кандидата и проводить собеседования.

Планирование рисков проекта

Основной целью анализа рисков является выявление финансовых, коммуникационных, социокультурных рисков, а также способов их минимизации. Список рисков составляется всей командой проекта, а подробным анализом и поиском мер противодействий занимается руководитель проекта.

Риск-менеджмент - процесс принятия и выполнения управленческих решений, направленных на снижение вероятности возникновения неблагоприятного результата и минимизацию возможных потерь, вызванных его реализацией. Структура управления рисками, а точнее этапы, из которого оно состоит, представлены на Рисунке 2.

Рисунок 2 – Структура управления рисками

Управление рисками должно быть упреждающим, структурированным, информативным и непрерывным. Качественное планирование обеспечивает организованный, всесторонний и итеративный подход к идентификации и оценке рисков и мер противодействия им, необходимый для достижения целей проекта.

---

В стандарте Министерства обороны США приведены примеры критериев для вероятности возникновения события риска (Таблица 3), последствий проявления риска (Таблица 4), а также критерия общего рейтинга риска, который учитывает оба фактора – вероятность возникновения и последствия (Таблица 3).

Таблица 3 – Критерии вероятности

Уровень	Вероятность возникновения риска
a	незначительная
b	маловероятно
c	возможно
d	весьма вероятно
e	почти наверняка

Таблица 4 – Критерии последствий проявления риска

Уровень	На выполнение работы	На сроки	На издержки
1	Минимальное или никакое	Минимальное или никакое	Минимальное или никакое
2	Приемлемое, несколько ниже среднего	Сроки могут быть выдержаны, но для этого нужны дополнительные ресурсы	<5%
3	Приемлемое, существенно ниже среднего	Небольшой сдвиг ключевых вех; сроки не могут быть выдержаны	5-7%
4	Приемлемое, на нижнем пределе допустимого	Большой сдвиг ключевых вех или воздействие на критический путь	7-10%
5	Неприемлемое	Не могут быть выдержаны главные вехи проекта	>10%

Таблица 5 – Критерий рейтинга общего риска

Рейтинг	Описание
Высокий	Вероятны большие нарушения
Умеренный	Некоторые нарушения
Низкий	Минимальное воздействие

Вполне понятно, что планирование проекта по открытию салона красоты чревато высокой вероятностью возникновения рисков, негативным образом влияющих на успешное развитие салона красоты. Однако данные риски могут быть преодолены путем определенных мер воздействия. Наиболее вероятные факторы риска проекта и меры по их снижению представлены в таблице 6.

Таблица 6 – Анализ рисков проекта

Номер	Риск	Вероятность	Воздействие	Общий рейтинг	Варианты предотвращения риска или смягчение последствий
1.	Превышение бюджета проекта	b	2	Н	тщательный анализ инвестиций на этапе планирования проекта. Предусмотрение финансирования непредвиденных расходов. Даже при самом тщательном планировании инвестиций превышение бюджета на 10% считается нормой.
2.	Неблагоприятный психологический климат в коллективе	с	2	У	информационная работа по улучшению психологического климата в коллективе
3.	Отсутствие руководителя по причине болезни или иной причине	а	1	Н	назначение одного или двух заместителей руководителя
4.	Непонимание целей и задач членами команды	с	3	У	конкретизировать формулировку целей и задач, более частое проведение бесед с разъяснениями во время собраний
5.	Недостаток опыта и компетенций у членов команды	c	2	У	консультация профессионалов, привлечение более опытных экспертов
6	Недостаточно налажены коммуникации с поставщиками	b	2	Н	предоставление большего количества информации, которая им необходима и интересна
7	Отказ поставщиков от сотрудничества	b	3	У	подробное изучение их потребностей, предоставление новой информации, поиск новых поставщиков
8	Несоблюдение сроков выполнения проекта, срыв запуска проекта	b	2	У	согласование сроков, контроль на каждом этапе проекта, четкие временные рамки
9	Поставка некачественной продукции и оборудования	c	2	У	уточнение в договоре с поставщиками пункта о выплате неустойки принимающей стороне в случае поставки некачественной продукции

---

Таким образом, проанализировав полученные данные, можно сделать вывод о том, что самыми высокими рисками являются: непонимание целей и задач членами команды, неблагоприятный психологический климат в коллективе и поставка некачественной продукции и оборудования. Поскольку не все члены команды имеют достаточный опыт в планировании проектов, то высок такой риск как недостаток опыта и компетенций у членов команды, что необходимо минимизировать проведением консультаций с профессионалами. Для минимизации риска, связанного с превышением бюджета проекта, необходимо заранее тщательно анализировать инвестиции на этапе планирования проекта.

Рабочий план-график реализации проекта и расчет срока его окупаемости

План-график (или календарно-сетевой график) – важнейший инструмент контроля сроков выполнения проекта. Очевидно, возможность использования плана-графика, его пригодность, напрямую зависят от качества его разработки и наполнения. План-график проекта состоит из нескольких взаимоувязанных между собой разделов: графики разработки проектной и рабочей документации, график поставок материалов и оборудования, график строительно-монтажных работ. По каждому из разделов привлекаются к участию специалисты, имеющие соответствующие компетенции и опыт. Рабочий план реализации проекта представлен в Приложении 11.

Чтобы определиться, выгодно ли открывать салон красоты, необходимо сделать средние расчеты прибыли салона. Конечно, в разный период времени доход может быть разным. Например, в праздники прибыль больше, а в период отпусков она может быть нулевой.

Для того, чтобы рассчитать среднюю прибыль, можно воспользоваться определенной формулой, которую советуют специалисты. На примере парикмахерского зала, она будет выглядеть следующим образом:

• рассчитываем среднюю цену услуги (так как они могут быть разными);

-умножаем полученное число на среднее количество клиентов в день.

Лучше рассчитать 2 прогноза: оптимистический и пессимистический.

• умножаем полученное число на рабочие дни в месяце;
• отнимаем от этого 40% зарплаты работника и получаем прибыль с данной категории мастеров за месяц.

Для того чтобы получить чистый доход, необходимо от получившейся суммы отнять расходы на аренду, материал и т.д.

Перед тем, как составить список ежемесячных планируемых расходов на салон красоты, нужно учесть, что затраты на аренду помещения, зарплату администраторам и уборщице, а так же коммунальные услуги следует разделить пополам. Это вызвано тем, что салон будет находиться на территории Школы-студии, соответственно, все те суммы, которые уплачивались до данного проекта, будут уплачиваться дальше в том же размере. Администраторы и уборщица получают установленные оклады и будут работать на 2 помещения: Школа и салон.

---

После данного уточнения составим список планируемых расходов на салон красоты в месяц.

Таблица 7 – Планируемые затраты на салон красоты в месяц

Наименование	Сумма (руб.)
Коммунальные услуги	3500
Аренда помещения	23200
Заработная плата администраторам (2 человека)	18000
Заработная плата уборщицы	4000
Закупка материалов и необходимых косметических средств	20000
Непредвиденные расходы	5000
Реклама	3000
Итого:	76700

Итак, рассчитываем среднюю прибыль парикмахерского зала, маникюрного и косметологического кабинета. Обратимся к перечню планируемых услуг, который представлен в приложении А и посчитаем среднюю цену услуги каждой категории мастеров. В результате подсчетов, получаем следующие данные:

1. Средняя цена услуги парикмахерского зала = 585 рублей;
2. Средняя цена услуги маникюрного кабинета = 638 рублей;
3. Средняя цена услуги косметологического кабинета = 795 рублей. Далее проводим расчеты, как показано выше.

Пессимистический прогноз по парикмахерскому залу.

585 рублей * 4 человека * 30 дней – 40% = 42120 рублей (прибыль за месяц)

Пессимистический прогноз по маникюрному кабинету.

638 рублей * 2 человека * 30 дней – 40% = 15312 рублей (прибыль за месяц)

Пессимистический прогноз по косметологическому кабинету.

795 рублей * 1 человека * 30 дней – 40% = 9540 рублей (прибыль за месяц)

Оптимистический прогноз по парикмахерскому залу.

585 рублей * 10 человек * 30 дней – 40% = 70200 рублей (прибыль за месяц)

Оптимистический прогноз по маникюрному кабинету.

638 рублей * 5 человек * 30 дней – 40% = 38280 рублей (прибыль за месяц)

Оптимистический прогноз по косметологическому кабинету.

795 рублей * 5 человек * 30 дней – 40% = 47700 рублей (прибыль за месяц)

После подсчетов, суммируем все пессимистические прогнозы и все оптимистические. По пессимистическому прогнозу можно видеть, что прибыль салона за месяц составит 66942 рубля. Что касается оптимистического прогноза, то его подсчет свидетельствует о прибыли салона в 156180 рублей. Средний показатель прибыли без вычета расходов ровняется 111561 рублю.

---