Файл: Годовой бухгалтерский отчет: содержание и порядок составления.pdf

Документирование выполняет важную функциональную роль в системе бухгалтерского учета. Методологически и организационно оно является неотъемлемым элементом всей системы бухгалтерского учета и выступает начальным этапом учетного процесса, что обуславливает его органическое единство с учетными регистрами и финансовой отчетностью на завершающем этапе учетного процесса. Любой факт производственно-хозяйственной деятельности предприятия должен быть оформлен соответствующим первичным документом.

Первичный учет представляет собой единую, повторяющуюся во времени, организованную систему сбора, измерения, регистрации, накапливания информации, а в условиях автоматизированных систем управления - её передачи и первоначальной обработки. Информация первичного учета - основа для формирования банка данных в системе экономических показателей деятельности организации. Именно из первичных документов (носителей учетных данных) все хозяйственные операции подлежат переносу (записи, регистрации) и накоплению в учетных регистрах.

Технический прогресс и переход к рыночным отношениям предъявляют все более высокие требования к управлению экономикой, а вместе с тем и к бухгалтерскому учету, являющемуся одним из поставщиков необходимой для управления информации. Значение первичного учета состоит, прежде всего, в том, чтобы собрать, измерить, зарегистрировать первичную информацию.

Бухгалтерская информация, отражаемая в учетных документах, должна быть качественной и эффективной, то есть формироваться с наименьшими затратами труда. Основными целями информационного учета затрат на производство и калькулирование себестоимости продукции являются: исчисление фактической суммы затрат на производство по элементам затрат и статьям расходов, себестоимости отдельных видов продукции; определение объема выпуска продукции, ее ассортимента и качества. Первичный учет и существующая система информации о затратах и калькулировании себестоимости продукции имеет некоторые недостатки.

К ним относятся: запаздывание поступления и представления информации, что обусловливает задержку в принятии решений; дублирование информационных потоков в различных органах управления процессом производства продукции и снижения ее себестоимости; в ряде случаев вынужденный отказ от некоторой части учетной информации в связи с трудностями ее обработки в условиях недостаточной механизации работ по учету фактических затрат на производство и калькулированию себестоимости продукции.

Кроме того, многообразие и большой объем данных первичного учета, различные условия их получения и регистрации, многочисленность возникновения исходной первичной информации, значительная сложность процесса заполнения их носителей создают определенные трудности по проведению работы на первой стадии учетного процесса.

В качестве рекомендаций по совершенствованию или повышению, эффективности системы первичного учёта и по оптимизации системы внутреннего контроля в разрезе подсистем, входящих в систему организации первичного учёта можно предложить комплексную автоматизацию предприятия во всех направлениях: делопроизводство, кадры, производственный и бухгалтерский учёт и т.д. В этом случае все процессы (и учётные в том числе) на стадии постановки технического задания на внедрение автоматизированной системы и на стадии собственного внедрения неизбежно будут формализованы, унифицированы и стандартизированы, что качественно повысит уровень организации первичного учёта. Сбор и регистрация оперативных фактов, подлежащих первичному учёту. Во избежание ошибок и нарушений на предприятии ПСК «Кенонский» целесообразно давать детальные инструкции конкретным исполнителям (в виде должностных инструкций, выписок из графиков документооборота и т.п.) о порядке и сроках регистрации данных на носителе. Целесообразно использовать систему поощрений и наказаний за надлежащее исполнение исполнителями своих обязанностей. Контрольные мероприятия (ревизии, сверки, инвентаризации и т.п.) также снижают риск неэффективной системы сбора и регистрации оперативного факта. В плане организации хранения документов целесообразно использование графиков документооборота и должностных инструкций, а также повышение статуса архивной службы при организации работы с переданными в архив документами (путём издания соответствующих положений об организации архивной службы на предприятии).

При использовании документов в текущей работе руководству ПСК «Кенонский» следует обеспечить правильную организацию доступа к первичным документам. Возможным направлением совершенствования этих проблем является внедрение автоматизации первичного учета и процесса сбора информации.

Современные средства вычислительной техники, включая устройства сбора, измерения, регистрации, передачи, накапливания информации в условиях функционирования автоматизированных систем управления предприятием и автоматизированных систем управления технологическими процессами, позволяют автоматически получить всю первичную информацию о происходящих хозяйственных операциях, процессах и явлениях.

На современном этапе появились условия для автоматического восприятия и регистрации первичных данных на магнитных дисках и других носителях, которые обеспечивают быстрый ввод первичной информации в компьютер и обработку ее на больших скоростях. Необходимо эту возможность шире использовать на практике. Имеются различные пути совершенствования организации первичного учета с использованием ЭВМ. Это, например: сокращение и изъятие из первичных документов постоянных показателей и запись их в память ЭВМ; сокращение общего объема первичной информации за счет исключения из нее условно-постоянной информации; замена большинства обычных бумажных первичных документов машинными носителями информации.

Таким образом, просто необходимо (хотя и сложно) ввести автоматизированную форму учета, которая намного облегчила бы эти процессы. Рассмотрим возможности современных информационных бухгалтерских систем.

Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно-аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.

Любая бухгалтерская программа не заменяет бухгалтера, а только помогает выполнять некоторые утомительные действия. Даже самая качественная программа не поможет, если ею будет пользоваться неквалифицированный бухгалтер. А человек, не сведущий в бухгалтерском учете просто не сможет работать с бухгалтерской программой. Современные программы не предполагают полную автоматизацию бухгалтерской деятельности, ограничиваясь учетом и хранением первичных документов и выполнением простых расчетов, а также построением различных отчетов. Ни одна из программ не предлагает бухгалтеру законченные алгоритмы поведения в любой ситуации. Программа не подсказывает нужные действия, бухгалтер самостоятельно должен выбрать, что он должен сделать в той или иной ситуации. В идеале любая задача, встающая перед бухгалтером, передавалась бы программе, и она автоматически выстраивала бы необходимую последовательность действий, самостоятельно предлагая бухгалтеру ввести нужную информацию.

При работе с существующими программами бухгалтер должен самостоятельно определить последовательность действий, после чего программа поможет выполнить их.

Так как весь бухгалтерский и налоговый учет ведется на основании первичных документов, первая задача любой программы – автоматизировать ввод, создание, хранение и учет таких документов. При этом некоторые документы создаются непосредственно в программе, и она должна максимально упростить эту процедуру. Автоматическая нумерация документов и подстановка нужных дат, выбор значений из справочника вместо ввода информации с помощью клавиатуры существенно ускоряет и упрощает создание документов. Если в документах есть расчетная часть, например, следует отдельно выделить НДС, то программа автоматически выполнит нужные расчеты. Естественно, программа самостоятельно выведет нужную сумму прописью.

Остальные документы попадают в бухгалтерию из других подразделений или из сторонних организаций. В этом случае ввести документ в компьютер, не меняя при этом никакой информации. Конечно, в идеальном случае следовало бы воспользоваться сканером, чтобы ввести оригинальный документ в компьютер, а затем автоматически преобразовать его в вид, удобный для хранения. Однако современные бухгалтерские программы не способны на это, и бухгалтеру приходится вручную вводить нужную информацию. Для облегчения ввода во многих программах используются различные справочники, которые существенно помогают при вводе множества однотипных документов.

Введенные и созданные документы хранятся в программе, чтобы в любой момент их можно было просмотреть и при необходимости откорректировать.

Удобные средства поиска нужного документа и продуманная структура хранения документов существенно облегчат работу бухгалтера. Следует отметить, что не всегда в бухгалтерию документы попадают в установленный срок и в нужном виде. Иногда приходится вводить информацию не из документа, а по устному изложению, а соответствующий документ появляется значительно позже. Хотя эта практика противоречит правилам бухгалтерского учета, в действительности она встречается достаточно часто. Именно поэтому важно, чтобы программа позволяла изменять документы задним числом, а также изменения не нарушали все дальнейшие операции, выполненные после введения документа. Кроме первичных документов, журнал хозяйственных операций и проводок, любая бухгалтерская программа обязательно поддерживает ведение многочисленных справочников. Выше отмечалось, что справочники нужны для быстрого ввода документов. Кроме того, справочники необходимы при автоматических расчетах. Ставки налогов, штатный состав предприятия, планы счетов, курсы валют и многая другая информация должна храниться в программе для ее правильного функционирования. При этом обязательно нужно иметь возможность редактирования справочника, добавления и удаления из них информации.

Так как справочной информации может быть очень много, в программе должны быть предусмотрены способы структурирования и поиска, облегчающие работу со справочником.

В настоящее время разработано достаточно много новых версий бухгалтерских программ, имеющих перспективы. Среди них продукция как известных фирм – «1С», «Парус», «Инфин», «Информатик», «Ланке», «Фолио», «Локис», «Инотек», так и эффективные бухгалтерские системы менее известных, но также надежных производителей, например фирмы «Порт», «Вторе», «Микробалт» и многих других. Работая с программой, предприятие будет иметь возможность свободно экспериментировать с различными отчетами и формами документов.

«1С: Бухгалтерия» — это универсальная бухгалтерская программа, которая не требует предварительного освоения.

Основой пакета интегрированных программ является Головной модуль «Проводка - Главная книга – Баланс», а также модули для выполнения отдельных участков учета. Состав модулей, обеспечивающих автоматизированную обработку бухгалтерских задач, неодинаков в разных программах.

В основном это модули, осуществляющие ведение аналитического учета по финансово-расчетным операциям, учету производства, учету основных средств и учету товарно-материальных запасов на складах, учету заработной платы.

Последовательность обработки учетных задач в интегрированных системах заключается в следующем. Сначала обрабатываются отдельные бухгалтерские задачи по участкам учета, в результате чего происходит составление аналитических сводок.

После окончания обработки участка учета (или в ходе обработки) бухгалтерские проводки поступают в головной модуль и записываются в единый журнал хозяйственных операций, на базе которого получаются оборотно-сальдовые ведомости, Главная книга, карточки счета, баланс, отчетные формы. Таким образом, осуществляется интеграция обработки всех бухгалтерских задач.

«1С: Бухгалтерия» - это универсальный интегрированный комплекс бухгалтерских программ, который не требует предварительного освоения.

Средства работы с документами позволяют организовать ввод документов, их произвольное распределение по журналам и поиск любого документами по различным критериям: номеру, дате, сумме, контрагенту. Ручной и автоматический ввод бухгалтерских операций.

Гибкие возможности учета: Ввод, хранение и печать любых первичных документов, ручной и автоматический ввод бухгалтерских операций, разнообразные отчеты, работа с распределенными информационными базами, конфигурирование, связь с другими программами, сервисные возможности, удобный пользовательский интерфейс, развитые средства администрирования, масштабируемость, многопользовательский режим (в сетевых версиях и версия для SQL).

«1С: Бухгалтерия» позволяет автоматизировать подготовку любых первичных документов: платежные поручения и другие банковские документы, счета на оплату, накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, доверенности, другие документы.

Исходной информацией в «1С: Бухгалтерии» является операция, которая отражает реальную хозяйственную операцию, произошедшую на предприятии. Операция содержит одну или несколько бухгалтерских проводок для отражения совершённой хозяйственной операции в бухгалтерском учете. Операции могут быть введены вручную или сформированы введенными документами автоматически.