Файл: Документирование и инвентаризация в бухгалтерском учете.pdf

периодов - не менее одного раза в год;

• готовой продукции на складах - не менее одного раза в год до момента составления годового отчета и баланса, однако не раньше 1 октября отчетного года;
• малоценных и быстроизнашивающихся предметов - не менее одного раза в год;
• нефти и нефтепродуктов - не реже одного раза в месяц;
• сырья и прочих материальных ценностей - не менее одного раза в год до момента составления годового отчета и баланса, однако не раньше 1 октября отчетного года;
• денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчетности - не менее одного раза в месяц и т.д.

В результате можно сделать вывод, что роль инвентаризации весьма высока, поскольку с ее помощью обследуется верность данных текущего учета материальных и денежных средств, устанавливаются ошибки, которые были допущенные в учете, принимаются на учет не учтенные хозяйственные объекты, проверяется сохранность хозяйственных средств, числящиеся у материально ответственных лиц [8] . Вследствие этого, говоря о методе, всё время предполагается, что это упорядоченная система отдельных приемов, а не какие-либо случайные способы, действия. Всякий предыдущий элемент обеспечивает использование последующего. Вследствие этого проведение инвентаризации необходимо осуществлять в жестком единстве с другими элементами метода бухгалтерского учета.

1.2 Этапы проведения инвентаризации

Согласно Методическим указаниям № 49 предусмотрен порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств Инвентаризация имущества проводится в присутствии материально ответственного лица. На предприятиях формируются инвентаризационные комиссии, являющиеся постоянно функционирующими. В случае, когда одновременно проводится инвентаризация имущества и финансовых обязательств, то есть при значительном объеме работ, тогда формируются рабочие инвентаризационные комиссии. В случае же, когда небольшой объеме работы и в организации имеется ревизионная комиссия, тогда проведение инвентаризаций, возможно, доверить данной комиссии.

Разрабатывается и утверждается специальное положение, в котором закрепляется объем функций и порядок работы, который непосредственно возлагается на постоянно функционирующую инвентаризационную комиссию. Данное положение обязательно должно быть закреплено как приложение к учетной политике предприятия.

Руководитель предприятия утверждает персональный состав постоянно функционирующей и рабочих инвентаризационных комиссий, то есть издается распорядительный документ (распоряжение, приказ и др.). Поскольку, данное положение может функционировать на протяжении нескольких отчетных периодов, однако состав комиссии возможно изменится на протяжении года, значит данный распорядительный документ необходимо утверждать в отдельности от положения о комиссии.

К членам инвентаризационной комиссии относятся [9]:

• представители администрации предприятия;
• работники бухгалтерии;
• специалисты финансовых, инженерных, юридических и иных служб.

За исключением этого, в состав инвентаризационной комиссии могут

входить работники службы внутреннего аудита предприятия либо представители независимых аудиторских компаний.

Руководитель предприятия утверждает или в учётной политике или отдельным приказом объекты инвентаризации, период их проведения и сколько раз в году будет проведена инвентаризация.

Инвентаризации подлежит абсолютно все имущество предприятия, независимо от его местонахождения, все виды финансовых обязательств, а к тому же и имущество, не принадлежащее предприятию, однако числящееся в бухгалтерском учете, и имущество, которое не было учтено по разным причинам. Инвентаризационная комиссия до момента начала проверки фактического наличия имущества должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы либо отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

В инвентаризационную опись (акты инвентаризации) записывается вся информация о фактическом наличии имущества и в действительности учтенных финансовых обязательств. Данные описи (акты) составляются не менее, чем в двух экземплярах [5].

Инвентаризационная комиссия в описи абсолютно полно и точно вносит данные о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, иного имущества и финансовых обязательств, и к тому же своевременно оформляет все необходимые документы о проведенной инвентаризации.

При проведении инвентаризации фактическое наличие имущества устанавливается с помощью подсчета, взвешивание, а так же обмера.

Руководитель же организации обязан создать такие условия, которые непосредственно обеспечат абсолютно полную и верную проверку фактического наличия имущества в конкретные сроки.

Порядок проведения инвентаризаций предприятия устанавливают так, с тем, чтобы проверка наличия ценностей не оказывала влияния на ее нормальную работу.

Основные этапы инвентаризации [10] в согласованности с функциями бухгалтерской службы представлены в таблице 1

Подготовительный этап. Для того чтобы послужило основание для установления остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным председателю инвентаризационной комиссии необходимо завизировать все приходные и расходные документы, а также приложенные к реестрам (отчетам), с подтверждением до инвентаризации на « » (дата).

Наряду с этим материально ответственное лицо предоставляет расписку, которая заверяет о том, что на начало инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество были сданы в бухгалтерию либо переданы комиссии все ценности, которые поступили на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Второй этап инвентаризации проводят комиссии коллегиально. То есть в случае отсутствия хотя бы одного члена комиссии послужит причиной для признания результатов инвентаризации недействительными. При обязательной каждогодней инвентаризации данная проверка проводится, обычно, сплошным методом. Данный процесс довольно трудоемок, однако функционирующие нормативные документы дают возможность использовать упрощенные способы инвентаризации только в отдельных случаях. К примеру, допустима выборочная инвентаризация материальных ценностей, которые хранятся в неповрежденной упаковке поставщиков.

Таксировочный этап — это этап, в ходе которого в опись (акты) вносится денежная оценка имущества и обязательств согласно данным первичных документов и бухгалтерского учета. Хотя данный этап не учитывает какие-либо изменения стоимостных оценок, которые вызваны как раз изменением физических, функциональных и других свойств объектов инвентаризации [11].

Сравнительно-аналитический этап инвентаризации дает возможность удостоверить имеющиеся оценки объектов учета.

После проведения проверки фактического наличия имущества, а так же после заполнения и подписания всеми членами комиссии инвентаризационные описи данные документы передаются в бухгалтерию с целью сверки Данные о фактическом наличии имущества (по описи) бухгалтер обязан сверить с учетными данными, которые отражены в бухгалтерских регистрах.

На основании п. 4.1 Методического указания № 49, предусмотрено, что в случаи выявления отклонений от учетных данных согласно результатов инвентаризации, тогда оформляются сличительные ведомости. Данные ведомости составляются в двух экземплярах, один экземпляр хранится в бухгалтерии, а второй - передается материально ответственным лицам.

Отдельные инвентаризационные описи, и сличительные ведомости составляются на ценности, которые не принадлежат предприятию, однако они числятся в бухгалтерском учете [12].

Сличительные ведомости отображают результаты инвентаризации, именно расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данным инвентаризационных описей.

В сличительных ведомостях суммы излишков и недостач товарноматериальных ценностей указывают согласно их оценки в бухгалтерском учете.

В случае установления по результатам инвентаризации излишек и недостач одинаковых видов материальных ценностей, но по различным сортам иногда могут быть урегулированы пересортицей.

Пересортица представляет собой проявление излишков одного сорта и недостачи иного сорта материальных ценностей одинакового наименования.

Пересортица может возникнуть по различным причинам таким как:

• отсутствие порядка приемки и хранения материальных ценностей;
• нарушение порядка документа оборота;
• отсутствует контроль за движения материальных ценностей;
• отношение материально-ответственного лица к своим обязанностям халатное.

Материально ответственные лица в случае допущенной пересортицы дают детальные разъяснения инвентаризационной комиссии.

Засчитать недостачу излишками в случае пересортицы возможно лишь с письменного распоряжения руководителя экономического субъекта.

В соответствии со ст. 247 ТК РФ предусмотрено, что для выяснения причины возникновения убытка работник должен предоставить письменное объяснение.

На заключительном этапе согласно с п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, установленные в результате инвентаризации расхождения, между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета, отображаются на счетах бухгалтерского учета так:

• излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и зачисляется на финансовые результаты;
• недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм - за счет виновных лиц.

Когда же виновные лица не определены либо суд отказал во взимании ущерба с них, тогда суммы недостач будут списаны на финансовые результаты.

По результатам инвентаризации документы, которые были составлены, хранятся в бухгалтерии организации не менее пяти лет [13].

Инвентаризационные описи заполняются, используя средства вычислительной либо иной организационной техники, а так же используя ручной способ.

В случае исправления ошибок осуществляется во всех экземплярах описей с помощью зачеркивания не верных записей, тем самым проставляя над зачеркнутыми верные записи.

Когда произошло исправление, то необходимо данные исправления обговорить со всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами, а также их подписать. Так же в описях запрещается оставлять незаполненные сроки, на последних страницах незаполненные записи подчеркиваются. На последней странице описи необходимо сделать отметку о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, которые осуществляют данную проверку. Члены инвентаризационной комиссии подписывают опись, а материально ответственные лица предоставляют расписку, которая непосредственно подтверждает проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии членами комиссии каких-нибудь недостатков, и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Если же после проведения инвентаризации материально ответственные выявят погрешности в описях, то они обязаны сразу же сообщить председателю инвентаризационной комиссии. Тогда инвентаризационная комиссия проверяет наличие данного факта и если же он подтверждается, то осуществляет исправление обнаруженных ошибок в предусмотренном порядке.