Файл: Методы и средства проектирования информационных систем и технологий (Описание методов и средств исследования проблемы совершенствования процесса оприходования готовой продукции на склад).pdf

Но, в общем, разрабатываемый проект будет иметь следующие направления оптимизации[11]:

1. Сокращение трудоемкости заполнения и обработки данных
2. Повышение оперативности предоставления данных
3. Целостность и достоверность данных
4. Инструментарий создания аналитической отчетности
5. Централизованность хранения данных

Таким образом, предлагаемый проект должен привести к изменениям по всем отраженным выше направлениям оптимизации.

Рисунок 6. Бизнес - цели разработки проекта

Постановка задач

Итак, выше в работе заданы границы предметной области и дана краткая характеристика предприятия с возникающими проблемами в процессе управления закупками. Поэтому далее в работе предлагается провести ряд работ, которые помогу исследовать проблему более подробно, а именно предлагается решить следующие виды задач[12]:

1. Проанализировать закупочную деятельность

2. Построить модель бизнес-процесса управление закупками «AS-IS»

3. Исследовать узкие места бизнес-процесса

4. Решить задачу многокритериального выбора программной платформы для реализации системы управление закупками

5. Построить модель «TO-BE» бизнес-процесса управление закупками

6. Дать оценку экономической эффективности проекта

Выводы по главе 1

В первой главе работы, посвященной теоретическим и методологическим основам изучения проблем закупочной деятельности, была дана характеристика предметной области рассматриваемого бизнес-процесса управление закупками. Также представлены теоретические основы закупочной деятельности. Дана краткая характеристика основной деятельности, построена процессная модель учреждения, также отдельной схемой выделена разветвленная организационная структура. На основе этих данных выделены основные проблемы, возникающие в организации в процессе закупочной деятельности. Завершающим этапом первой главы стала постановка задач к работе, решение которых позволит провести глубокий анализ бизнес-процесса закупок, выявить узкие места и предложить решения оптимизирующие данный бизнес-процесс.

Глава 2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИС

2.1. Исследование и выбор методов и средств архитектурного моделирования и моделирования бизнес-процессов

Для моделирования и анализа рассматриваемого в работе бизнес-процесса используются следующие подходы[13]:

1) Архитектурный подход. Данный подход состоит в создании технологического и прикладного каркаса, адаптация которого под нужды конкретных бизнес-процессов будет легко осуществима. В соответствии с этим, задача проектирования разбивается на две: разработка многократно используемого каркаса и связей между различными компонентами архитектуры бизнес-процесса. Архитектурный подход может ликвидировать недостатки, возникающие в процессе проектирования, основанном на управлении требованиями. В работе будет составляться каркас архитектуры бизнес-процесса складского учета, с выделением бизнес-слоя, технологического слоя и слоя приложений и взаимодействий между ними. Архитектурный подход будет реализовываться с помощью программного средства Archimate.

2) Процессный подход. Данный подход ориентирован на процессы, имеющиеся на предприятии. Процессный подход состоит в выделении бизнес-процессов организации и их составлении. Рассматриваются не проблемы структурный единиц организации, которые часто реорганизуются, а проблемы существующих бизнес-процессов, реже претерпевающие изменения. Данный подход позволяет произвести поиск и устранение проблем процессов компании и направить организацию на достижение стратегических целей. Процессный подход будет реализовываться с помощью нотации EPC в среде Business Studio. Диаграмма процесса в нотации EPC, представляет собой упорядоченную комбинацию событий и функций. Для каждой функции могут быть определены начальные и конечные события, участники, исполнители, материальные и документальные потоки, сопровождающие её, а также проведена декомпозиция на более низкие уровни.

2.2 Исследование и разработка модели «как есть» процесса управления снабжением

Итак, далее в работе особое внимание будет уделено бизнес-процессу управления закупками товарно-материальных ценностей. В соответствии с архитектурным подходом, построим трехслойную модель рассматриваемого бизнес-процесса, для того чтобы в комплексе рассмотреть за счет каких технических средств и программ осуществляется процесс закупки. Верхний слой – слой бизнес-процессов показывает основные функциональные блоки, которые и составляют сам процесс закупки товарно-материальных ценностей. Это оформление заявки на приобретение ТМЦ, выбор поставщика, оплата, поступление товарно-материальных ценностей, оприходование товарно-материальных ценностей и составление отчетов. Все эти действия осуществляются при функционировании слоя приложений, это все компоненты и программные средства, позволяющие оперативно и грамотно работать с информацией необходимой для итоговых отчетных кампаний. На данный момент предприятие ведет свою работу помощью 1С: Бухгалтерия и Microsoft Office и 1С:Планирование производства. Поэтому процесс закупки занимает много времени, увеличивается число ошибок, что ведет к трудоемкости процесса обеспечения производства товарно-материальными ценностями. Далее для нормального функционирования слоя приложений указывается технологический слой (слой инфраструктуры) - то программное обеспечение и базы дынных которые обеспечивают целостность данных. [1]

Ниже на рисунке 1 представлена трехслойная архитектура «как есть» процесса управления закупками.

Рисунок 7. Трехслойная архитектура бизнес-процесса управления закупками «как есть»

2.2.1 Процессная модель «как есть» процесса управления снабжением

Рисунок 8. Процессная модель процесса закупки «как есть»

Процессная модель «как есть» управления закупками помогает выделить "ключевые" процессы закупок и их взаимосвязь.

Таким образом, опираясь на архитектурную и процессную модель бизнес-процесса управления закупками «как есть» в следующем разделе выделим недостатки данного процесса[2].

2.3 Анализ «узких мест» и недостатков процесса управления снабжением (объекта исследования) в среде Business Studio 4.0

На любом предприятии всегда могут быть обнаружены «узкие места», которые ограничивают выпуск конкретного вида продукции или оказание конкретного вида услуг. Например, они могут быть охарактеризованы временем, которое требуется для прохождения единицы товара, одного заказа или для обслуживания одного клиента в этом «узком месте».

Проблематика системы закупок может быть связана с тем, что на предприятии отсутствует долгосрочная стратегия и план развития системы снабжения, а также отсутствует утвержденный операционный план деятельности, который необходим для ключевого показателя эффективности предприятия.

Также на предприятии может не проводиться внутренний и внешний анализ динамики цен по категориям, а также системный анализ рынка, что может привести к существенной разнице цен на материально-технические ресурсы между систематически совершаемыми закупками.

Наличие слабой аналитической базы не позволяет проводить необходимый качественный анализ и осуществлять контроль, аналитика может вестись не системно, отдельными специалистами в различных форматах.

Краткосрочный характер взаимоотношений может привести к росту количества поставщиков и отсутствию заинтересованности поставщика в повышении качества материально-технических ресурсов.

На основе представленной в предыдущем разделе схемы управления закупками товарно-материальных ценностей «как есть» и трехслойной архитектуры данного бизнес-процесса, будут выявлены узкие места процесса закупки, в результате чего будут рассмотрены основные направления усовершенствования процесса управления закупками на предприятии.

Рисунок 9. Процесс управления закупками «как есть»

Ниже приведено описание «узких мест» существующего процесса управления закупками.

Управление процессом осуществляется в «ручном» режиме и занимает длительное время[3]:

1. Отсутствует целостная картина, отражающая соблюдение всех нормативов при выполнении то или иного действия сотрудниками;
2. Нет инструментов проверки корректности предоставленных данных;
3. Большая часть трудозатрат по корректировке предоставленных данных приходится на исправление «типовых» и технических ошибок заполнения отчетных форм;
4. Полученная в ходе сбора информация не хранится централизованно, итоговые отчеты формируются вручную из разрозненных Excel-файлов;
5. Итоговая отчетность формируется с большим опозданием и не позволяет принимать решения оперативно;
6. Длительные сроки оформления документов;
7. Несоответствие данных о взаимоотношениях с поставщиками между складом и отделом закупок;
8. Наличие не актуальной информации о ТМЦ;
9. Отсутствие централизованного количественного контроля приходящих ТМЦ; отсутствие оперативного взаимодействия между отделами; длительные сроки возврата некачественных или не соответствующих документам ТМЦ поставщику.

2.3.1 Исследование и выбор методов и средств выявления и анализа «узких мест» и недостатков процесса снабжения

Среда Business Studio 4.0 кроме построения моделей бизнес-процессов позволяет выполнить имитационное моделирование процесса, полученные результаты которого дают возможность выявить недостатки системы, функционирующей в данный момент на предприятии [4].

Для проведения имитационного моделирования бизнес-процесса оценки персонала на соответствие занимаемой должности были заданы соответствующие параметры для каждой задачи. В результате проведения имитационного моделирования были получены данные по производительности, а также функционально-стоимостной анализ, которые были выгружены в отчеты.

2.4 Разработка рекомендаций по направлениям поиска решений, обеспечивающих разрешение проблем и недостатков процесса управления снабжения

Зачастую, многие руководители полагают, что решением от всех проблем является автоматизация процесса с внедрением какой-либо информационной системы, лишь частично покрывающей бизнес-процесс, в котором выявлены ошибки. Руководителям следует внимательно подходить к вопросу оптимизации своих бизнес-процессов, возможно в каком-то конкретном случае, автоматизация процесса не устранит всех проблем. Поэтому при анализе узких мест бизнес-процесса, которому посвящена данная работа, мы не будем говорить лишь об одном методе усовершенствования бизнес-процесса управления закупками, а рассмотрим комплекс методов и уже на их основе выберем оптимальный для оптимизации имеющегося бизнес-процесса.

Итак, помимо внедрения автоматизированной системы, существует еще ряд методов оптимизации процессов предприятия, такие как[5]:

1. Административные методы.

Административные методы применяются в том случае, если в процессе деятельности проблемы возникают по вине работника или группы лиц, не должным образом выполняющих свою работу. Данный метод является способом осуществления управленческих воздействий на персонал и базируется на власти, дисциплине и взысканиях. Административные методы ориентированы на такие мотивы поведения, как осознанная необходимость дисциплины труда, чувство долга, стремление человека трудиться в определённой организации и т.п. Эти методы воздействия отличает прямой характер воздействия: любой регламентирующий или административный акт подлежит обязательному исполнению.

1. Организационные методы

Организационные методы применяются для перераспределения сил работников в процессе выполнения определенных операций. Руководство компании вправе вносить изменения в организационную структуру, подключать сотрудников, на том участке работ, где это необходимо и наоборот. Выделять в организационной структуре центры финансовой ответственности, что позволит эффективно вести финансовое планирование организации. Другими словами, руководство компании оптимизирует трудозатраты работников на выполнение работ в рамках деятельности компании.

1. Методы материального и морального стимулирования.

Основой данного метода является создание условий, при которых работник испытывали бы профессиональную гордость за то, что лучше других могут справиться с порученной работой, причастность к ней, личную ответственность за ее результаты, ощущали бы ценность результатов, конкретную их важность для кого-то. Денежная мотивация по своей природе является «ненасыщаемой», человек быстро привыкает к новому, более высокому уровню оплаты труда. Тот уровень оплаты, который еще вчера мотивировал его на высокую трудовую отдачу, очень скоро становится привычным, теряя свою побудительную силу. Поэтому необходимо большое внимание уделять и моральному поощрению работников. Спектр средств нематериального стимулирования достаточно широк: доска почета, чествование лучших работников, публикации в корпоративных изданиях и др. Поощрения в связи с профессиональными праздниками и юбилейными датами структурных подразделений, а также в связи с юбилейными датами работников[6].