Файл: Методы и средства проектирования информационных систем и технологий (Описание методов и средств исследования проблемы совершенствования процесса оприходования готовой продукции на склад).pdf

1. Обеспечение надёжности и непрерывности материального и сервисного потока, необходимых для функционирования организации.
2. Управление запасами – сведение инвестиций, связанных с созданием запасов и расходов на содержание запасов к минимуму.
3. Поддержание и повышение качества процесса закупки.
4. Работа с поставщиками, то есть организация должна осуществлять поиск и развитие компетентных поставщиков, а также формирование и управление базой поставщиков и управление взаимоотношениями с поставщиками.
5. Стандартизация бизнес-процессов.
6. Достижение гармоничных продуктивных рабочих отношений с другими функциональными подразделениями организации, являющимися внутренними клиентами отдела снабжения.
7. Снижение административных расходов на снабжение.

Основной целью закупочной стратегии является структурирование потребности и размещение ее на рынке таким образом, чтобы была обеспечена своевременность поставок, снижены риски при максимальном экономическом эффекте закупок для компании.

Цели стратегии должны обеспечивать фокусирование закупщика не на получении сиюминутной прибыли от единичной закупки, а на получении максимальной долговременной прибыли с учетом всего жизненного цикла материально-технических ресурсов, вопросов экологии и безопасности, тенденций рынка и применения технологических инноваций.

Данные цели можно достигнуть за счет [3]:

А) повышения эффективности закупок материально-технических ресурсов;

Б) повышения прозрачности закупок материально-технических ресурсов.

1.4 Общая характеристика проблем предприятия

Работа с закупкой ТМЦ состоит из большого количества этапов:

1. Планирование поступлений материальных ресурсов и (или) готовой продукции и контроль на этом этапе;
2. Доставка;
3. Приемка и контроль качества;
4. Хранение и отпуск на производство;
5. Распоряжение невостребованными или некачественными остатками;
6. Утилизация отходов производства.

Часто прохождение этих этапов занимает длительное время и не всегда соответствуют утвержденным в организации регламентам (если они существуют). При этом в работу вовлечены ключевые сотрудники организации, квалификация и время которых особенно ценны: руководители подразделений, бухгалтерия и финансовая служба.

В результате проведенного в рамках задачи диагностики предприятия исследования было выявлено, что на предприятии недостаточно внимания уделяется автоматизации процессов закупки ТМЦ.

Проблемы:

1) Управление процессом осуществляется в «ручном» режиме и занимает длительное время.

2) Нет инструментов проверки корректности предоставленных данных.

3) Полученная в ходе сбора информация не хранится централизованно, итоговые отчеты формируются вручную из разрозненных Excel-файлов

4) Длительные сроки оформления документов;

5) Несоответствие данных о взаимоотношениях с поставщиками между складом и отделом закупок;

6) Наличие не актуальной информации о ТМЦ;

7) Отсутствие централизованного количественного контроля приходящих ТМЦ;

8) Медленное взаимодействие между отделами;

9) Длительные сроки возврата некачественных или не соответствующих документам ТМЦ поставщику.

Таким образом, исследование и совершенствование бизнес-процессов по ведению процессов снабжения на сегодняшний день являются актуальными[4].

1.5 Моделирование и анализ бизнес-процессов предметной области управления закупкой ТМЦ.

1.5.1. Организационная структура

Под организационной структурой управления понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов (службы аппарата управления, отдельные работники (руководители, специалисты, служащие)), связанных иерархическими и процессными отношениями и обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого. На способность предприятия адаптироваться к изменениям внешней среды влияет то, как организовано предприятие, как построена структура управления.

Организационная структура предприятия – это совокупность структурных подразделений и связей между ними.

Организационная структура представлена на рисунке 1 и включает в себя распределение основных функций предприятия, функций менеджмента, фаз управленческого процесса, зон ответственности по организационным звеньям, иерархической лестнице управления, и механизмы централизации/децентрализации, делегирования полномочий.

Во главе организационной структуры предприятия находится Генеральный директор. Он отвечает за управление процессинга производственного предприятия. Следующие сотрудники находятся у него в подчинении:

• Главный бухгалтер;
• Начальник отдела продаж
• Начальник отдела снабжения
• Начальник отдела кадров
• Начальник цеха
• Начальник юридического отдела

1.5.2. Процессная структура

Преимуществом процессного подхода является разрушение границ между подразделениями, а деятельность всего предприятия представляется в виде совокупности бизнес-процессов. Можно построить следующую процессную модель, которая представлена на рисунке 5. Основной задачей организации является удовлетворение потребностей заказчиков в получении необходимых мебельных комплексов[5].

Бизнес – процесс - это:

• цепь логически связанных, повторяющихся действий, в результате которых

• используются ресурсы предприятия для переработки объекта (физически или виртуально)

• с целью достижения определенных измеримых результатов или продукции

• для удовлетворения внутренних или внешних потребителей.

Кроме того, бизнес-процесс как упорядоченная во времени и пространстве совокупность взаимосвязанных работ (операций), направленных на получение определенного результата, имеющего ценность для потребителя, с указанием начала и конца, а также точным определением входов и выходов, обладает свойствами:

• имеет свои границы;
• имеет потребителя результата (другой бизнес-процесс или конечный потребитель);
• имеет своего владельца (владелец процесса, единолично и полностью отвечающий за качество результата своего процесса в целом, и всех его операций)[6].

Рисунок 2. Бизнес-процессы, протекающие в организации

1.5.3 Архитектурная модель

В работе особое внимание будет уделено бизнес-процессу управления закупками товарно-материальных ценностей. Данный процесс наглядно показан на рисунке 6. В соответствии с архитектурным подходом, построим трехслойную модель рассматриваемого бизнес-процесса, для того чтобы в комплексе рассмотреть за счет каких технических средств и программ осуществляется процесс закупки. Верхний слой – слой бизнес-процессов показывает основные функциональные блоки, которые и составляют сам процесс закупки товарно-материальных ценностей. Это оформление заявки на приобретение ТМЦ, выбор поставщика, оплата, поступление товарно-материальных ценностей, оприходование товарно-материальных ценностей и составление отчетов. Все эти действия осуществляются при функционировании слоя приложений, это все компоненты и программные средства, позволяющие оперативно и грамотно работать с информацией необходимой для итоговых отчетных кампаний. На данный момент предприятие ведет свою работу помощью 1С: Бухгалтерия и Microsoft Office и 1С: Планирование производства. Поэтому процесс закупки занимает много времени, увеличивается число ошибок, что ведет к трудоемкости процесса обеспечения производства товарно-материальными ценностями. Далее для нормального функционирования слоя приложений указывается технологический слой (слой инфраструктуры) - то программное обеспечение и базы дынных которые обеспечивают целостность данных[7].

Ниже на рисунке 3 представлена трехслойная архитектура «как есть» процесса управления закупками.

Рисунок 3. Трехслойная архитектура бизнес-процесса управления закупками «как есть»

1.6 Анализ бизнес-процессов предметной области

1.6.1 Заинтересованные лица проекта

Лицами, заинтересованными в эффективном и грамотном процессе управления закупками, будут генеральный директор и поставщики. Для генерального директора целью является получение максимальной прибыли и эффективное взаимодействие с поставщиками товарно-материальных ценностей, получение своевременной и достоверной информации о функционировании всех отделов предприятия. Со стороны поставщиков преследуется цель получение своевременной оплаты доставленных товарно-материальных ценностей. На рисунке 4 ниже представлена схема заинтересованных лиц проекта[8].

Рисунок 4. Заинтересованные лица проекта

На рисунке 4 представлена диаграмма, показывающая двух заинтересованных лиц (генеральный директор и поставщик) и их интересы, моделируемые в качестве Драйверов. Удовлетворенность клиентов является разделяемым интересом обоих заинтересованных лиц. Она может детализироваться до более конкретных интересов, например, прибыли.

1.6.2 Принципы разработки проекта

Основным принципом разработки проекта является – снабжение человека инструментарием для решения проблем, поиска и исследований в различных ситуациях[9].

Системный анализ без обратной связи невозможен, потому что для построения системы по заказу пользователей имеет смысл применять только одобренные ими модели. Например, разработка информационной системы управления по спецификациям, которых не видели конечные пользователи, непременно приведет к созданию неиспользуемой системы. Данные будут неверны или их будет не хватать, формат отчетов не будет удовлетворять информационные потребности. Для того чтобы в процессе системного анализа создать полезное описание системы, необходимо своевременно получать точную информацию от тех людей, которые в конце концов будут пользоваться этой системой.

Принципы разработки проекта будут представлены на рисунке 5, в виде целей, которые будут преследоваться, и решений, которые помогут их достичь. Таким образом, выделим четыре основных направления усовершенствования бизнес-процесса управление закупками товарно-материальных ценностей.

1. Повышение уровня актуальности, достоверности и доступности данных, что будет достигнуто при помощи интеграции первичных данных и разработки интерфейсов ввода первичных данных (использование шаблонов).

1. Сокращение затрат на обработку и заполнение документов, что будет достигнуто при помощи разработки интерфейсов ввода первичных данных (использование шаблонов).

2. Сокращение трудозатрат на операции сбора, обработки и предоставления необходимой аналитической информации. Это будет осуществляться за счет того, что формирование аналитической отчетности будет осуществляться средствами системы. Хранение аналитической информации будет осуществляться за счет использования СУБД SQL.

3. Повышение доступности, актуальности и достоверности данных за счет интеграция первичных данных.

4. Создание единого информационного пространства для анализа процесса закупок за счет интеграция первичных данных.

5. Повышение уровня и качества работы отделов за счет разработки монитора для контроля за ходом процесса.

Рисунок 5. Принципы разработки проекта

1.6.3 Бизнес-цели разработки проекта

Проект будет направлен на усовершенствование процесса закупки. Во второй главе работы будет подробно рассмотрен процесс «как есть» данного бизнес-процесса с выявлением узких мест на каждом этапе процесса закупки[10].

Бизнес-целью проекта по совершенствованию бизнес-процессов управления закупками на предприятии является устранение узких мест в производственном процессе и обеспечение мотивации, планирования и контроля за процессом в сфере закупочной деятельности на предприятии, гарантирующих удовлетворение спроса и завоевание определенной доли рынка, а также получение прибыли. Проект внедрения информационной системы имеет своей бизнес-целью не разворачивание технических средств, а создание информационно-технологического фундамента для поддержки принятия руководством компании своевременных управленческих решений, направленных на обеспечение ее развития и роста.