Файл: Организ.и методика учета.doc

За умов використання ПК ергономічне забезпечення висуває такі додаткові вимоги:

 розподіл функцій між бухгалтером і ПК;

 оптимальний розподіл функцій між бухгалтером і колективом;

 розробка послідовності дій роботи бухгалтера, оптимальної за показниками, надійної та якісної діяльності;

 раціональне розміщення технічних засобів на робочому місці бухгалтера.

У разі використання ПК слід враховувати:

 інформація на екрані відеотермінала має бути у зручному для сприйняття вигляді;

 діалог із системою будують так, аби для відповіді користувача треба було натискувати менше клавіш;

 повідомлення системи мають супроводитися короткими звуковими сигналами, а особливо важливі — довгими.

У розподілі функцій між бухгалтерами необхідно розробити режими праці і відпочинку, чергування видів діяльності, оптимальні психологічні показники праці.

Під час розробки послідовності дій (алгоритму) діяльності бухгалтера враховують, що «середній» працівник за визначений час виконує функції, необхідні для його діяльності. При цьому слід ураховувати, як змінюватиметься ймовірність виконання функцій в разі збільшення часу, відведеного на виконання функції. Для вирішення питання реального розташування технічних засобів на робочих місцях бухгалтера слід ураховувати такі принципи:

 відповідність робочого місця можливостям бухгалтера (технічні засоби слід розміщувати у зонах, оптимальних за показниками досяжності працівника);

 значущість — потребує розміщення важливих технічних засобів поблизу бухгалтера;

 облік частості використання технічних засобів (розташовувати засоби, які найчастіше використовуються, у зоні досяжності працівника);

 функціональне групування потребує розташування (зберігання) робочих матеріалів за функціональними характеристиками.

У разі розташування ПК на робочому столі слід додержувати таких вимог:

 клавіатура має бути перед відеотерміналом під визначеним кутом (відповідно до індивідуальних звичних даних працівника);

 архівні й еталонні дискети треба зберігати окремо від дискет, які використовують щодня;

 забезпечувати дискети супровідними ярликами, де зазначають назву інформації, дату запису та ін.

Важливою ергономічною вимогою, виконання якої забезпечує високий рівень обліку, контролю та аналізу, є оптимізація параметрів середовища. Основними такими параметрами є рівень освітлення приміщення бухгалтерії, інтелектуальне і зорове навантаження, естетичний рівень світлокольорової композиції в робочій зоні, рівень дисципліни праці та ін.

Бухгалтерію слід розміщувати поблизу основного виробництва і в одній будівлі з іншими службами управління. У разі невеликої чисельності облікового апарату (7—8 осіб) всіх працівників краще зосереджувати в одній великій кімнаті на першому поверсі. Розміщувати працівників бухгалтерії в окремих кімнатах не слід, оскільки це порушує поточність роботи, зв’язок між підрозділами і виконавцями, знижує контроль за ходом праці і трудовою дисципліною. В окремих кімнатах розміщують осіб, які приймають відвідувачів (головний бухгалтер, касир). Оскільки в розумовій праці важлива роль належить зору, робочі місця освітлюють з урахуванням контрастності об’єкта і фону. Освітлення може бути природним і штучним.

На продуктивність розумової праці впливає і кольорове оформлення інтер’єру — стін, меблів, панелей. У приміщеннях з вікнами на північ стіни фарбують у теплий жовтий колір, оскільки він створює ілюзію освітлення сонячними променями. Голубий і світло-зелений кольори, навпаки, вважають холодними, тому їх використовують у приміщеннях з вікнами на південь.

Одним з факторів, які впливають на підвищення продуктивності розумової праці, є тиша. Щоб створити нормальні робочі умови в службових приміщеннях, необхідно вжити комплекс адміністративних, будівельних і організаційно-технічних заходів.

Важливими факторами умов праці є температура і вологість повітря. Температуру в приміщенні для розумової праці слід підтримувати 18…20 °С.

Негативно впливають на продуктивність праці підвищена вологість повітря (більш як 60%), а також його забрудненість. З підвищенням температури і вологості повітря в літні місяці ефективність праці різко знижується. В цьому випадку виправдовує себе система кондиціонування повітря.

Нормальні умови повітряного середовища можна забезпечити лише тоді, коли на одного працівника припадатиме не менш як 20 м³ об’єму приміщення. Інтенсивність вентиляції визначають з розрахунку на кожного працюючого близько 30 м³ свіжого повітря за годину, а в приміщеннях, де на одну людину припадає 20…40 м³, — не менш як 20 м³/год. У приміщенні допускається не більш як 20 мг/л складу окису вуглецю і 2—4 мг/м³ пилу.

Важливим фактором, який поліпшує склад повітря, знижує нервово-психологічну і зорову втому, є озеленення приміщення з урахуванням географічних умов. У невеликих приміщеннях рослини розміщують на стінах, у великих (за достатньої освітленості) — на підлозі.

Архітектурно-планувальне вирішення інтер’єру приміщень має забезпечувати об’ємно-просторову єдність виробничого середовища. Мета естетизації — підвищити змістовність, культуру обліково-аналітичної праці. Естетизація робочих місць має свої особливості, які відрізняються новим підходом до формування виробничого середовища.

Впровадження ергономічних вимог, норм і показників для створення і функціонування системи обліку здійснюється за допомогою розглянутих раніше методів, методик, інструкцій та інших норматив­но-технічних документів. Такими документами є як загальні, так і галузеві стандарти з ергономіки, нормативно-довідкові документи з питань роботи з комп’ютером (наприклад, робочі інструкції).

За умов масового використання ПК питання ергономічного забезпечення набувають великого значення, оскільки від вирішення їх значною мірою залежать не тільки продуктивність праці, якість обліку, контролю та аналізу, а й здоров’я обліковців.

Соціальне забезпечення працівників обліку

Ефективність праці бухгалтерії в цілому і кожного працівника зокрема залежить насамперед від атмосфери взаємної поваги, свідомого підкорення своєї поведінки високим моральним ідеалам, співробітництва між керівником і підлеглими, між працівниками як колегами.

Соціальний мікроклімат у бухгалтерії залежить також від того, наскільки свідомо робітники виконують свої обов’язки і залучаються до управлінських процесів, якою мірою керівники враховують думку підлеглих, як виконуються правові і моральні норми, що регламентують становище кожного працівника. Суворе виконання керівником служби правових і моральних норм поведінки щодо підлег­лих, особиста культура добре впливають на колектив, створюють врівноважений ритм у роботі, умови взаємної поваги та довір’я.

Важлива роль в ефективному забезпеченні праці належить моральному мікроклімату. У колективі мають переважати товариські стосунки і дружба, взаємодопомога, глибока повага до кожного члена колективу, турбота про молоде покоління.

Психологічний мікроклімат у колективі формується в процесі роботи, у стосунках між всіма працівниками. Важливим елементом культури праці є спеціальний робочий одяг (для роботи на персональному комп’ютері), який має бути легким, гарним, практичним і відповідати вимогам гігієни праці, форма.

Форма, покрій і колір одягу мають підкреслювати його ділове призначення. Вагомим елементом організації соціальних умов праці є добре організоване обслуговування, пов’язане з благоустроєм, харчуванням, санітарією та гігієною.

ТЕМА 6.ОРГАНІЗАЦІЙНА ПОБУДОВА БУХГАЛТЕРСЬКОЇ СЛУЖБИ ТА РОЗРОБКА ОРГАНІЗАЦІЙНИХ РЕГЛАМЕНТІВ

План

1. Організаційна побудова бухгалтерії

2. Розробка організаційних регламентів

1. Організаційна побудова бухгалтерії

Обліковий, контрольний та аналітичний процеси здійснюються в бухгалтерії та інших функціональних підрозділах апарату управління, що потребує чіткого визначення завдань і функцій як кожного з цих підрозділів, так і окремих посадових осіб. Із цією метою слід побудувати організаційно-функціональну модель бухгалтерії та інших підрозділів.

Для організації обліку, контролю і аналізу господарської діяльності як функцій управління необхідно визначити структурні підрозділи, їх завдання, побудувати організаційну структуру бухгалтерської служби, регламентувати роботу облікового апарату (положення про бухгалтерію, графіки виходу на роботу тощо), процеси обліку, контролю, аналізу (інструкції з обліку матеріалів, коштів та ін.), технології цих процесів на ПК (наприклад, робочі інструкції оператора з окремих завдань обліку). Визначити характер роботи необлікових служб з виконання ними бухгалтерських робіт.

Форми організаційної побудови та структура бухгалтерії

Організаційна побудова апарату бухгалтерської служби — це форма поділу та кооперування праці, яка передбачає розподіл усього комплексу облікових, контрольних та аналітичних робіт між виконавцями. Є дві форми організаційної побудови апарату облікової служби: централізована і децентралізована.

У централізованій формі весь апарат облікової служби як методично, так і адміністративно підпорядкований одному керівнику — головному бухгалтеру (головному економісту). У децентралізованій формі організаційної побудови частина апарату з методичних питань підпорядкована одній особі — головному бухгалтеру, а з адміністративних — господарському керівникові (начальнику цеху, виробництва і т. ін.).

На форму організаційної побудови та структуру апарату облікової служби впливають такі фактори:

 обсяг виробництва;

 загальна чисельність працюючих;

 кількість структурних підрозділів;

 види діяльності;

 характер організації технології виробництва;

 характер функціональних обов’язків;

 кількість філій (дочірніх господарств).

На побудову структури апарату облікової служби впливає також застосування автоматизації, тобто використання ЕОМ. В умовах господарських формувань структура апарату облікової служби має відображувати специфічні умови технології й організації управління виробництвом і відповідати таким вимогам:

 виключати елементи дублювання та паралелізму;

 бути максимально простою;

 регламентувати чисельність на основі норм керованості;

 враховувати досягнення науки і техніки;

 відповідати досягненням наукової організації праці;

 забезпечувати самостійність та повноцінність кожного підрозділу.

Варіантом децентралізованої форми організацій бухгалтерської служби є поділ на фінансову та внутрішньогосподарську (управлінську) бухгалтерію.

В апараті облікової служби створюються здебільшого самостійні підрозділи у вигляді груп, секторів, підвідділів, бюро тощо. У цих підрозділах організація робіт здійснюється за такими принципами поділу праці:

 оперативно-виробничим;

 функціональним.

Оперативно-виробничий принцип організації розподілу облікової праці застосовується, коли структурні підрозділи створюються за топологічною ознакою: сектор обліку оплати праці, сектор обліку матеріалів та ін. Цей принцип поділу облікової праці характерний для ручного варіанта та варіанта в разі використання ПК.

Функціональний принцип поділу облікової праці потребує такого формування структурних підрозділів, коли групи, сектори утворюються за ознаками однорідності роботи — приймання документів, таксування тощо. Цей принцип застосовують у разі використання ПК.

Самостійними організаційними підрозділами бухгалтерії можуть бути окремі машинолічильні підрозділи. У цих випадках обчислювальні центри передбачають мішані форми поділу та кооперування праці.

У великих господарствах (об’єднаннях, асоціаціях та ін.) самостійними підрозділами бухгалтерської служби можуть бути:

 сектор (або група) методології обліку, контролю та аналізу;

 контрольно-ревізійна група (сектор);

 група (сектор) економічного аналізу;

 група (сектор) фінансової звітності тощо.

Типи організаційних структур

Розрізняють три типи організаційних структур апарату бухгалтерського обліку, контролю та аналізу господарської діяльності: лінійну або просту лінійно-штабну, або ступінчасту і комбіновану, або багатогранну.

Лінійна організація передбачає безпосереднє підпорядкування всіх виконавців керівникові — головному бухгалтеру (головному економісту). Така організаційна побудова характерна для невеликих господарств, де чисельність працівників обліку, контролю та аналізу не перевищує 10—12 осіб.

При лінійно-штабній організації структу­ри апарату бухгалтер­ського обліку, контролю та аналізу створюються проміжні ланки — сектори (підрозділи), які об’єднують групи. За такого варіанта організаційної побудови розпорядження голов­ного бухгалтера передається старшому бухгалтеру сектора, який, у свою чергу, передає його керівникові групи.

Така організаційна побудова структури характерна для біль­шості господарств, де бухгалтерський апарат налічує 10—12 осіб.

Функціонально-комбінований тип організаційної побудови апарату обліку характерний для великих господарств — ком­бінатів, об’єднань, асоціацій. При цьому типова структура апарату будується за функціональним розподілом управління, створюються спеціальні підрозділи, які виконують предметно-замкнені облікові процеси. Цей тип організаційної побудови передбачає передачу частини прав головного бухгалтера (головного економіста) керівникам секторів (підвідділів).

Особливості побудови структури підрозділів бухгалтерського обліку у великих господарствах

Виробничо-організаційна структура великих господарств — об’єднань, фірм, концернів тощо — має значний вплив на бухгалтерську службу, її побудову. Розрізняють три форми організаційної побудови таких господарств: 1) підприємства мають госпрозрахункову самостійність, утворюють систему дочірніх підприємств (філій); 2) підприємства є внутрішньогосподарськими підрозділами і працюють на засадах внутрішньогосподарського розрахунку, підряду або оренди; 3) використовується мішана система відносин.

Для першого типу характерна децентралізована організація побудови апарату бухгалтерських служб. На кожному з цих підприємств бухгалтерський облік має закінчену систему з балансовим завершенням робіт та складанням фінансової звітності. При цьому створюється центральна бухгалтерія, де здійснюють зведення витрат та консолідаційний баланс.