Файл: Бух.учет в бюдж.организациях.doc

Отримання авансової суми коштів для виплати на відрядження здійснюється згідно із Правилами використання готівкової іноземної валюти на території України від 26.03.1998 року № 119. При цьому для отримання іноземної валюти готівкою з поточного рахунка установа подає до уповноваженого банку розрахунок передбачених витрат, в якому зазначено: номер і дату наказу; прізвище, ім’я, по батькові осіб, які виїжджають за кордон; термін перебування за кордоном; розрахунок витрат.

До того ж надається доручення на отримання валюти на відрядження в касі уповноваженого банку.

За фактом витрачання коштів на відрядження як у межах України, так і за кордоном підзвітна особа складає Звіт про використання коштів на відрядження або під звіт (далі — Звіт).

До Звіту обов’язково додають підтверджувальні документи: посвідчення на відрядження, проїзні документи, транспортні квит­ки, багажні квитанції, страхові документи, документи про наймання житла, чеки, квитанції.

Звіт подають упродовж трьох банківських днів після повернення із відрядження. Залишок невикористаних коштів, згідно зі Звітом, підлягає поверненню до каси установи в термін його здавання у тій валюті, в якій було видано аванс. У бухгалтерії установи здійснюють перевірку авансових звітів: перевіряють правильність оформлення первинних документів, здійснюють ариф­метичну перевірку, визначають законність зроблених витрат. Керівник установи зобов’язаний не пізніше трьох робочих днів прийняти рішення щодо затвердження перевірених Звітів.

Облік розрахунків із підзвітними особами здійснюють на активному рахунку № 362 «Розрахунки з підзвітними особами». За дебетом цього рахунка фіксуються суми, видані під звіт, а також суми перевитрат, які відшкодовує підзвітна особа; за кредитом — витрати суми авансу і повернені залишки підзвітних сум.

Операції з обліку розрахунків із підзвітними особами оформлюють спеціальними проведеннями.

Видача авансу підзвітній особі:

Д362 К301, 302.

Списання на видатки установи, затверджені суми витрат згідно із поданим звітом:

Д801, 811 К362.

Повернення невикористаного залишку авансу до каси установи:

Д301, 302 К362.

Аналітичний облік розрахунків із підзвітними особами ведеться в меморіальному ордері № 8 «Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами», форма № 386 (бюджет), у розрізі кодів економічної класифікації видатків (рис. 2.9).

Операції за розрахунками із підзвітними особами, що здійснюються за рахунок коштів спеціального фонду, фіксують в окремому ордері за даною формою.

Залишок на кінець місяця за субрахунком № 362 обчислюють загальний та окремо за кожною підзвітною особою в розрізі кодів економічної класифікації видатків, причому він може бути як дебетовим, так і кредитовим.

Дебетовий залишок указує на наявність в обліку авансових сум, за якими ще не надано звітів. Кредитовий відображає розмір перевитрат за авансовими звітами порівняно із сумами, отриманими під звіт.

---

Рис. 2.9. Схема облікового процесу розрахунків
із підзвітними особами за відрядження

У балансі бюджетних установ дебетове сальдо показують у складі оборотних активів, кредитове — у складі зобов’язань установи.

До розрахунків із дебіторами бюджетних установ належать розрахунки за заподіяними установі збитками у вигляді нестач і розкрадання грошових коштів, матеріальних цінностей, втрат від псування матеріальних цінностей, а також суми, що згідно із чинним законодавством України належать утриманню з посадових осіб, винних у порушенні витрачання коштів на службові відрядження, та інші призначені до утримання суми.

Суми завданих збитків установам від розкрадання та нестач матеріальних цінностей, грошових документів та коштів, що віднесені на рахунок винних осіб, інші суми, які підлягають утриманню в установленому порядку, обліковують на активному субрахунку № 363 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків». У дебет цього субрахунка відносять суми виявлених нестач, крадіжок, псування матеріальних цінностей та інші в кореспонденції з кредитом відповідних субрахунків з обліку грошових коштів, необоротних активів, запасів на підставі оформ­лених належним чином документів (актів перевірок, ревізій, порівняльних відомостей).

Відшкодування сум збитків, завданих установі, визначається відповідно до Закону України від 06.06.1995 року № 217/95-ВР «Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння або валютних цінностей» та Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.01.1996 року № 116 із подальшими змінами та доповненнями. Згідно із Порядком, розмір збитків визначається за балансовою вартістю цих цінностей (без зносу), але не нижче 50 % балансової вартості з урахуванням індексів інфляції, які щомісяця визначає Держкомстат, податку на додану вартість та акцизного збору і обчислюється за формулою:

(1)

де Р_з — розмір збитків;

Б_в — балансова вартість матеріальних цінностей на момент встановлення факту розкрадання, нестачі, знищення, псування;

А — амортизаційні відрахування;

А_зб — розмір акцизного збору;

І_інф — індекс інфляції;

ПДВ — розмір податку на додану вартість.

У разі розкрадання, нестачі, знищення, псування матеріальних цінностей, що підлягають списанню на видатки мірою їх придбання та обліковуються лише у кількісному вираженні, розмір збитків визначають виходячи з ринкових цін на аналогічні матеріальні цінності, зменшених пропорційно фактичному зносу, але не нижче ніж на 50 % ринкової ціни.

Відповідно до наведеного вище Порядку зі стягнених сум здійснюється відшкодування збитків, завданих установі, а залишок коштів перераховується до державного бюджету України.

---

Розмір збитків, завданих установі працівниками, які виконують операції з валютними цінностями, визначають у таких розмірах:

- іноземної валюти, а також платіжних документів та інших цінних паперів в іноземній валюті — у сумі, еквівалентній потрійній сумі (вартості) зазначених валютних цінностей, перерахованій у валюту України за обмінним курсом Національного бан­ку України на день виявлення завданих збитків;

- заборгованість працівників установ, підприємств та організацій у разі неповернення у встановлений термін авансу, виданого в іноземній валюті на службове відрядження або господарські потреби, та в інших випадках неповернення іноземної валюти, одержаної під звіт, стягується в сумі, еквівалентній потрійній сумі зазначених валютних цінностей, перерахованих у валюту України за обмінним курсом Національного банку України на день погашення заборгованості.

Порядок обчислення штрафу, суми утриманого податку і терміни подання авансового звіту регламентуються такими нормативними документами: Законом України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.2003 року, Положенням про ведення касових операцій у національній валюті України, затвердженим постановою Правління НБУ від 15.12.2004 року № 637.

Розмір збитків від розкрадання, нестачі, знищення, псування бланків цінних паперів і документів суворого обліку визначають відповідно до Постанови КМУ від 27.08.1996 року № 1009 (допов­нення до Порядку № 116 п. 7).

Відображення в бухгалтерському обліку сум, що надходять до каси установи або утримані із заробітної плати, стипендії на відшкодування завданих установі збитків, здійснюють за К363 і дебетом рахунка каси.

Кореспонденцію рахунків, за якими в обліку відображають розрахунки з відшкодування завданих збитків, наведено в табл. 2.9.

Таблиця 2.9

ОСНОВНІ БУХГАЛТЕРСЬКІ ПРОВЕДЕННЯ ОБЛІКУ
РОЗРАХУНКІВ ІЗ ВІДШКОДУВАННЯ ЗАВДАНИХ ЗБИТКІВ

Зміст операції	Д	К
Віднесено на винних осіб
1. Нестача готівки в касі в національній валюті	363	301
2. Нестача готівки в касі в іноземній валюті	363	302, 642
3. Списання виявлених нестач і втрат виробничих запасів, матеріалів і продуктів харчування Водночас роблять інший запис: на суму вартості відшкодування збитків, яка віднесена на рахунок винних осіб	801, 802, 811, 813,431, 432, 683, 684 363	231—236 238—239 711
4. Нестача основних засобів та інших необоротних активів Водночас роблять інший запис на суми, які підлягають стягненню з винних осіб	401, 131-133 363 05	104-122 711 —
5. Нестача МШП Водночас роблять запис на суму, яка віднесена на рахунок винних осіб	411 363	221 711
Надходження до каси сум на відшкодування завданих збитків	301	363
Проведені утримання із заробітної плати на відшкодування завданих збитків	661	363

---

Суми заборгованості за нестачами, втратами і розкраданнями мають перебувати під постійним контролем і відшкодовуються незалежно від притягнення винних осіб до кримінальної чи адміністративної відповідальності.

Виявлені суми крадіжок і витрачань матеріальних цінностей відносять на винних осіб у сумі, що вказана в акті ревізії чи перевірки.

У разі необхідності документи про виявлені розтрати і розкрадання передають до судових чи слідчих органів і встановлюють контроль за проходженням справ у судових інстанціях.

Заподіяна шкода від виявлених нестач матеріальних цінностей та грошових коштів, а також збитків від псування матеріаль­них цінностей внаслідок недбалості в роботі окремих працівників, може добровільно відшкодовуватися винною особою.

В таких випадках відшкодування шкоди, що не перевищує серед­нього місячного заробітку, здійснюється за наказом (розпорядженням) керівника установи шляхом відрахувань їх із заробітної плати працівника. Розпорядження має видаватися не пізніше двох тижнів від дня виявлення завданої працівником шкоди і братися до виконання не раніше семи днів від дня повідомлення про це працівника.

Під час обчислення розміру відрахувань враховують обмеження, встановлені статтею 128 КЗпП, відповідно до якої при кожній виплаті заробітної плати загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20 %, а в окремих випадках — 50 % заробітної плати, що підлягає виплаті працівникові.

Операції з обліку дебіторської заборгованості за розрахунками з відшкодування завданих збитків відображають у різних меморіальних ордерах.

Аналітичний облік за субрахунком № 363 ведуть на картках форми № 292-а за кожною винною особою, де обов’язково вказується сума заборгованості й дата виникнення заборгованості.

Для обліку розрахунків із дебіторами бюджетних установ, що не враховані в операціях за субрахунками № 361, 362, 363, в обліку передбачено активний субрахунок № 364 «Розрахунки з іншими дебіторами» та пасивний субрахунок № 675 «Розрахунки з іншими кредиторами».

До розрахунків із іншими дебіторами належать розрахунки:

- із підприємствами, установами, організаціями шляхом попередньої оплати за товари, роботи та послуги, які отримуватиме установа в майбутньому (після перерахування плати) за умовами договору, якщо це передбачено чинним законодавством України;

- із підприємствами, установами, організаціями, фізичними особами, яким бюджетна установа реалізувала товари, виконала роботи й надала послуги, якщо умовами договору передбачена оплата після їх надання;

- зі студентами та учнями за користування гуртожитком при вищих, середніх спеціальних навчальних закладах.

Поділ субрахунків у Плані рахунків має умовний характер і визначається установою самостійно, виходячи з переважання дебетового чи кредитового залишку.

---

У бухгалтерському обліку попередня оплата рахунків за матеріальні цінності та послуги, що будуть поставлені або надані установі в майбутньому, або відвантаження установою матеріаль­них цінностей та надання послуг, оплата яких очікується в майбутньому, проводиться за дебетом субрахунка № 364.

Одержання матеріальних цінностей, оплачених раніше, або надходження грошових коштів за матеріальні цінності та послуги, відвантажені чи надані установою в минулому, відносять до кредиту субрахунка № 364.

У разі отримання матеріальних цінностей та послуг, за які установа розраховуватиметься в майбутньому, або зарахування грошових коштів за матеріальні цінності та послуги, що будуть відвантажені та надані установою в майбутньому, роблять бухгал­терський запис у кредит субрахунка № 675, за перерахуванні кош­тів — проводять записи за дебетом субрахунка № 675.

Залишки за субрахунками № 364, 675 можуть бути як дебетовими, так і кредитовими.

У фінансовій звітності вони відображаються розгорнуто: дебетове сальдо — у складі оборотних активів, кредитове — у складі зобов’язань.

Отже, за дебетом субрахунка № 364 проводиться запис на збіль­шення дебіторської заборгованості, за кредитом — погашення.

Відповідно за кредитом субрахунка № 675 проводиться збільшення кредиторської заборгованості, за дебетом — її зменшення.

Найтиповіші операції із обліку розрахунків з іншими дебіторами та кредиторами наведено в табл. 2.10.

Таблиця 2.10

ОСНОВНІ БУХГАЛТЕРСЬКІ ПРОВЕДЕННЯ З ОБЛІКУ
РОЗРАХУНКІВ ІЗ ІНШИМИ ДЕБІТОРАМИ ТА КРЕДИТОРАМИ

Зміст операцій	Кореспонденція рахунків
	Дебет	Кредит
Перераховано сума постачальникам згідно з пред’яв­леними рахунками за матеріальні цінності та надані послуги: шляхом попередньої оплати після надходження матеріальних цінностей	364 675	321, 323, 324 321, 323, 324
Отримано матеріалів і продуктів харчування (без ПДВ): що сплачені шляхом попередньої оплати рахунків що сплачені після отримання матеріалів і продуктів харчування сума ПДВ з матеріалів і продуктів харчування, придбаних за рахунок коштів загального фонду	231—239 231—239 801, 802	364 675 364, 675
Нарахована оплата за користування гуртожитком	364	711
Списано на видатки установи послуг зв’язку	801, 811	364
Надійшла до каси плата за навчання	301	364

Синтетичний та аналітичний облік розрахунків з іншими дебіторами та кредиторами поєднується в накопичувальних відомостях за формою № 408 (меморіальним ордером № 4) та формою № 409 (меморіальним ордером № 6) шляхом використання позиційного способу записів.

Облік розрахунків зі студентами й учнями за проживання і користування постільними речами ведуть в оборотній відомості форми № 285.

---