Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учет» (Анализ и проект).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Одной из важных составляющих бухгалтерского учета является складской учет предприятия. На каждом предприятии, которое проводит товарные операции, ведется складской учет.

Склад – специальное помещение для хранения чего-нибудь; запасы товаров, материалов, сложенных в одном месте.

Поскольку склады работают с большими потоками товаров, учёт этих потоков требует немало усилий, рутинных операций. При помощи автоматизированных информационных систем работа бухгалтера по ведению складского учета может быть облегчена. Автоматизация складского учета призвана повысить эффективность выполнения основных функций бухгалтера по складскому учёту и улучшить оперативность принятия решений, повысить производительность труда, снизить количество вычислительных ошибок в процессе обработки информации, содействовать эффективному и безопасному хранению информации и доступу к ней. На основе ранее введенных данных впоследствии можно получить информацию о товарах, имеющихся на складе, и провести анализ по какому-либо признаку.

Целью данной курсовой работы является разработка автоматизированной системы складского учета. Эффективное управление складскими запасами позволяет не только предоставить пользователям своевременную и адекватную информацию о запасах и исполнении заказов, но и повысить обороты и рентабельность компании, сократить уровень складских запасов и их потери, одновременно избегая их дефицита, улучшить обслуживание заказчиков.

Задачами данной курсовой работы являются:

• разработка модели складских бизнес-процессов;
• выявление недостатков существующих бизнес-процессов обработки информации при приемке товаров на склад и отгрузке со склада;
• разработка постановки задачи автоматизации складского учета в компании;
• обоснование выбора основных проектных решений системы складского учета;
• разработка информационного, математического, программного и технического обеспечения ИС складского учета;
• обоснование экономической эффективности внедрения автоматизированной системы учета на складе компании.

1. ГЛАВА 1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

   1. Выбор комплекса задач автоматизации

Компания занимается разработкой систем учета и управления, но не занимается их прямыми продажами. Продажи системы и сервисное обслуживание осуществляется через Сеть распространения продукции, которая состоит из региональных информационных центров (РИЦ), расположенных в крупных городах, и сервисных подразделений в небольших населенных пунктах.

---

Координационный центр управляет работой Сети и постоянно развивает и совершенствует системы. Координационный центр Сети расположен в Москве.

Региональные центры Сети являются самостоятельными юридическими лицами, которые самостоятельно определяют свою организационную структуру и пути развития.

В компании можно выделить следующие основные бизнес-процессы:

1. Производство, которое в свою очередь включает бизнес-процессы:
   1. Программирование платформы;
   2. Отслеживание изменений в законодательстве РФ и прочих документах;
   3. Добавление документов в информационные банки.
2. Техническая поддержка:
   1. Обеспечение ежедневного доступа к обновленным информационным банкам;
   2. Обеспечение обновленным программным обеспечением.
3. Развитие онлайн-системы (на сайте компании)
4. Управление развитием Сети:
   1. Проведение аудита деятельности;
   2. Сертификация;
   3. Выработка регламентов работы.
5. Планирование и поведение маркетинговых акций и мероприятий
6. Обучение пользователей работе
7. Производство сувенирной продукции, информационных и рекламных материалов
8. Хранение сувенирной продукции, информационных и рекламных материалов:
   1. Приемка товарно-материальных ценностей (ТМЦ) от поставщика;
   2. Хранение ТМЦ на складе
   3. Отгрузка ТМЦ в РИЦ и для нужд КЦ

Обследование предприятия показало, что удаленный склад предприятия автоматизирован недостаточно: большинство операций складского учета осуществляются вручную.

Склад является важным компонентом для организации бесперебойной деятельности предприятия. На складе хранятся товары товарных групп, перечисленных в приложении 1. В основном это компакт-диски, сувенирная и полиграфическая продукция (информационные, рекламные материалы). Четкая организация работы склада очень важна для функционирования предприятия.

Особенностями склада являются:

• особенности полиграфической продукции: в одной паллете могут быть десятки тысяч экземпляров, а отгружаться продукция может как упаковками, так и поштучно (поэтому учет осуществляется в двух единицах измерения);
• в случае нарушения упаковки часть товара может прийти в негодность (подмокнуть, помяться, сломаться и т.п.)
• необходимость управления остатками товара, т.к. часть товара может относительно быстро устаревать, после чего этот товар уже может никогда быть не востребован;
• номенклатура продукции относительно часто меняется (например, товар, приуроченный к какой-либо акции КЦ, заказывается единожды; к следующей акции будет заказываться другой товар);
• склад осуществляет отгрузку партий товара только в КЦ, а отправку товара непосредственно в РИЦ осуществляет отдел сбыта КЦ;
• на склад поступает продукция от различных поставщиков, причем перечень поставщиков не является стабильным.
  1. Характеристика существующих бизнес – процессов

---

Модель функционирования склада (рисунок П2.1) показывает, что на склад поступают товарно-материальные ценности (ТМЦ) от поставщиков, и результатом деятельности склада является отгрузка ТМЦ клиентам компании.

Основные участники процессов – сотрудники склада. Все бизнес-процессы на складе выполняются в соответствии с регламентом работы склада.

Декомпозиция модели (рисунок П2.2) характеризует основные бизнес-процессы склада:

• приемку товара;
• учет товаров на складе;
• хранение товара;
• комплектацию и отгрузку;
• управление складскими остатками.

На рисунке П2.2 видно, что приемку товара на складе курирует отдел снабжения, т.к. этот отдел размещал заказ поставщику на изготовление и поставку товара. Комплектация и отгрузка товара со склада осуществляется под руководством отдела сбыта, т.к. этот отдел собирает заявки от РИЦ и отделов КЦ, и распределяет между ними товары. Также отдел сбыта участвует в бизнес-процессе «Управление остатками». Бухгалтерию интересует приемка и отгрузка товара со склада с позиции ведения бухгалтерского учета.

Приемка товара на склад происходит следующим образом (рисунок П2.3):

1. Во время поступлении машины с грузом, кладовщик проверяет документы. Если документы оформлены в соответствии с требованиями, то принимается решение о начале разгрузки товара. В Журнале приемки грузов делается запись о прибытии машины, содержащая данные: дата, время прибытия машины, поставщик, наименование товара, номер накладной, фамилия кладовщика и менеджера, присутствовавшего при разгрузке, комментарий.
2. После окончания разгрузки осуществляется сверка наименований фактически доставленного товара с накладной, приемка по количеству и проверка целостности упаковки товара. Если имеются расхождения в количестве или нарушения целостности упаковки, то это фиксируется в Акте приемки товара, а повреждения фотографируются. Поврежденные упаковки передаются в сектор приемки по качеству, где происходит отбраковка испорченного товара и составляется Акт о несоответствии.
3. Поступивший товар отправляется в зону хранения на складе, но до приемки по качеству хранится изолированно.
4. Приемка по качеству происходит следующим образом (рисунок П2.4). Контролеры качества планируют выборку товара для проведения приемки по качеству. При этом используются стандарты, технические условия и т.п. нормативные документы. Дополнительные указания по проверке по качеству поступают по электронной почте от отдела снабжения. По заготовленному плану выборки, товар отбирается со склада и доставляется в сектор приемки по качеству, где происходит его проверка на соответствие критериям качества. При неудовлетворительном результате, осуществляется повторная выборка и проверка по качеству в присутствии представителей поставщика. По результатам проверки составляется акт, в котором фиксируются отклонения по качеству. При удовлетворительном результате, товар считается прошедшим приемку по качеству, и возвращается на склад.
5. На поступившую партию, прошедшую приемку по количеству и качеству, оформляется приходная накладная, содержащая следующие данные: номер накладной, дату приемки, номенклатурный номер, наименование, количество, учетную цену, сумму. Копия этой накладной передается в бухгалтерию для бухгалтерского учета ТМЦ. Заноситься информация о поступлении товара в карточку учета материала: наименование товара, поставщик, дата поставки, количество мест (паллет), количество в одном месте (паллете), учетная цена, сумма.

---

Бизнес-процесс хранения товара включает следующие действия (рисунок П2.5):

1. Товар хранится на складе, пока не поступит заявка на его отгрузку. Периодически возникает необходимость перемещения товара внутри склада. Такие перемещения выполняются грузчиками по заданию кладовщиков.

2) На складе регулярно происходит инвентаризация, т.е. проверка соответствия фактического наличия числящихся на балансе организации ценностей, их сохранности и правильности хранения. Инвентаризация бывает плановая и неплановая. Во время инвентаризации пересчитывается фактическое количество товаров на складе и сверяется с учетными данными по базе данных бухгалтерии.

3) По запросу подразделений КЦ, за ними резервируется определенное количество товара, имеющегося на складе.

Бизнес-процесс хранения товара включает следующие действия (рисунок П2.6):

1. Товар хранится на складе, пока не поступит заявка на его отгрузку. Периодически возникает необходимость перемещения товара внутри склада. Такие перемещения выполняются грузчиками по заданию кладовщиков.

2) На складе регулярно происходит инвентаризация, т.е. проверка соответствия фактического наличия числящихся на балансе организации ценностей, их сохранности и правильности хранения. Инвентаризация бывает плановая и неплановая. Во время инвентаризации пересчитывается фактическое количество товаров на складе и сверяется с учетными данными по базе данных бухгалтерии.

3) По запросу подразделений КЦ, за ними резервируется определенное количество товара, имеющегося на складе.

Бизнес-процесс «Комплектация и отгрузка» (рисунок П2.7) характеризуется следующими положениями:

1. Заказы от РИЦ поступают в отдел сбыта КЦ, который, в свою очередь, формирует заявку на выдачу ТМЦ со склада. Заявка передается на склад. Для отгрузки в РИЦ в соответствии с заявкой комплектуется отгрузочная партия на паллетах. Оформляется накладная на внутреннее перемещение, содержащая следующие данные: номер накладной, дату составления документа, номер заявки и номер РИЦ, а также город отправки заказа, номенклатурный номер товара, наименование, количество, количество мест, учетную цену, сумму. Информация об отгрузке заносится карточку учета товара.
2. Заказы от отделов КЦ поступают через отдел сбыта компании. На внутреннее перемещение оформляется накладная, аналогично отгрузке в РИЦ, но в этой накладной вместо номера РИЦ и города доставки стоит прочерк.
   1. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

---

Складской учет характеризуется большим объемом оперативной информации: в среднем 5 раз в день поступает товар от поставщиков, 10 раз в день отгружается. Это отражено ниже в таблице П3.1.

При учете используется значительное количество документов, подготавливаемых вручную (рисунок П3.1).

Совершаемые работниками склада операции довольно утомительны для самих работников, за счет объема обрабатываемой информации. Данный аспект не может не сказаться на производительности труда работника: время работы замедляется, возникают ошибки в оформлении документов. Товар может «потеряться» на складе, из-за чего он впоследствии потеряет актуальность и будет утилизирован. Возможность получить оперативную и достоверную информацию снижается за счет этих факторов.

Потребность в информации, создание «прозрачного» склада — первейшая задача автоматизации складского хозяйства предприятия. Информация о реальном количестве товаров на складе, которую может предоставить складская система, критически важна при планировании закупок и при распределении товаров по заказам.

• 1. 1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Техническое обеспечение - комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы

Комплекс технических средств составляют:

• компьютеры любых моделей;
• устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;
• устройства передачи данных и линий связи;
• оргтехника и устройства автоматического съема информации;
• эксплуатационные материалы и др.

Для проектируемой ИС необходимо следующее аппаратное обеспечение (рисунок 1):

• персональные компьютеры для рабочих мест кладовщика участка приемки, контролера качества, кладовщика участка отгрузки, начальника склада;
• локальная вычислительная сеть;
• сервер ИС;
• принтеры для печати документов.

Рисунок 1. Техническое обеспечение ИС склада

В настоящее время имеются компьютеры на участке приемки, на участке приемки по качеству, на участке отгрузки, и у начальника склада. Конфигурация имеющихся компьютеров удовлетворяет требованиям к ПК ИС склада (таблица 1). Компьютеры объединены в сеть, имеют доступ к сети Интернет. Каждое рабочее место оснащено лазерным и/или струйным принтером.

---