Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учет» (Анализ и проект).pdf

После прихода машины с грузом, кладовщик выбирает соответствующую запись в перечне ожидаемых грузов, и нажимает кнопку «Приемка». Открывается окно «Приход» (рисунок П10.2). Часть параметров в этом окне копируется из таблицы ожидаемых поставок. Остальные заполняются кладовщиком (количество мест, количество товара в одном месте и т.п.).

Соответствующие записи появятся в журнале прихода грузов (рисунок П10.3). Для каждого товара, поступившего по накладной, в журнале приемки грузов добавляется новая строка. В журнале для вновь созданных строк в столбцах «Поврежд.» и «Качество» отображается вопросительный знак. Это означает, что для этих партий товара не была еще проведена приемка по количеству и приемка по качеству.

Для каждого товара кладовщик должен произвести приемку по количеству. Для этого кладовщик выбирает строку в журнале прихода грузов, и нажимает кнопку «Приемка по количеству». Откроется окно «Приемка по количеству» (рисунок П10.4), в котором кладовщик вводит информацию о фактическом количестве товара. Расхождение между фактическим количеством и количеством по документам в натуральных единицах и в процентах вычисляется автоматически. Затем кладовщик фиксирует в этом окне информацию о повреждениях упаковок товара.

Если при приемке по количеству обнаружены нарушения (расхождение больше 0 и имеются записи в таблице повреждений), то в журнале прихода грузов в столбце «Поврежд.» отображается красный восклицательный знак. Если же нарушений не обнаружено, то в столбце «Поврежд.» отображается «ОК».

После того как произведена приемка по количеству, появляется возможность провести приемку по качеству (рисунок П10.5). Кнопка «Приемка по качеству» доступна только под учетной записью контролера Сектора приемки по качеству.

В случае если при приемке по качеству нарушений не обнаружено, то в столбце «Качество» журнала приемки грузов отображается «ОК». Если же обнаружены нарушения (расхождение больше 0), то в журнале прихода грузов в столбце «Качество» отображается красный восклицательный знак.

После приемки по количеству и качеству товара «Ручка пластиковая Х-8 белая» запись в журнале прихода грузов будет выглядеть как на рисунке П10.6, т.е. при приемке по количеству кладовщиком были обнаружены повреждения упаковки, но приемка по качеству показала, что дефектов товаров не обнаружено.

Заявки на отгрузку товаров поступают из отдела сбыта. На рисунке П10.7 показано окно просмотра заявок, которое доступно кладовщику участка отгрузки.

---

Для выбранной строки в таблице «Заказы» в нижней таблице отображаются заказанные товары (рисунок П10.7), а также дополнительная информация об их наличии на складе. В рассматриваемом примере для комплектации заказа недостаточно товара «CD-R». Несмотря на то, что общее количество этих дисков на складе превышает заказанное, однако 1000 шт. зарезервирована.

Кладовщик участка отгрузки должен решить эту ситуацию. Согласовав свои действия с менеджером отдела сбыта, кладовщик может снять резерв с отделов КЦ, либо отгрузить доступное количество товара, а именно 485 шт. вместо заказанных 500.

Для того чтобы просмотреть резервы по этому товару за отделами КЦ, необходимо открыть окно «Управление резервами» (рисунок П10.8). В этом окне отображается список отделов, за которыми числится резерв. Зарезервированное количество можно изменить, или же вовсе удалить резерв определенного отдела. Также в этом же окне имеется возможность добавить резерв.

Допустим, в данном случае было принято решение снять с резерва учебного центра 15 шт дисков, чтобы обеспечить отгрузку в РИЦ 500 шт. дисков. Кладовщик выбирает строку «Учебный центр», нажимает кнопку «Изменить», и в диалоговом окне (рисунок П10.9) вводит новое значение резерва.

В таком случае на складе достаточно свободного товара, чтобы выполнить отгрузку в соответствии с заказом (рисунок П10.10).

Выбрав в таблице заказов интересующий заказ, кладовщик нажимает кнопку «Комплектация». Открывается окно ввода документа «Накладная на перемещение» (рисунок П10.11).

После того как накладная сформирована, отгрузку можно увидеть в журнале отгрузок (рисунок П10.12). При этом, если партия недокомплектована по сравнению с заказом, то в столбце комплектность значение будет меньше 100%, и будет выделяться красным цветом. После того как товар отправлен в КЦ, кладовщик указывает, что товар отгружен. Для этого необходимо нажать кнопку «Отгрузка», после чего в диалоговом окне (рисунок П10.13) необходимо указать время отправки, номер автомобиля и фамилию водителя.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В курсовой работе была разработана автоматизированная информационная система складского учета.

Были выявлены следующие недостатки:

1. многократное дублирование одной и той же информации в различных документах;
2. низкая оперативность при комплектации партии отгрузки, т.к. подбор подходящих партий товара для отгрузки осуществляется вручную;
3. неизбежные ошибки при комплектации заказов и «потеря» товара на складе, в результате чего этот товар теряет актуальность;
4. большие затраты времени на составление отчетов;
5. высокая трудоемкость обработки информации;
6. неполное и неэффективное использование технических средств, имеющихся в наличии.

---

Для устранения этих недостатков были поставлены следующие задачи для проектируемой системы:

• проектируемая система обеспечит функции приемки товаров от поставщиков, отгрузки товаров клиентам (в РИЦ) и отделам КЦ, функция управления складскими остатками, функция подготовки отчетов;
• проектируемая система обеспечит взаимодействие с информационными системами отделов сбыта, снабжения и бухгалтерии;
• карточки учета материалов будет вестись автоматически.

В рамках разработки математического обеспечения приведены алгоритмы функционирования системы.

Разработано программное обеспечение: описана его архитектура, структура меню, структура базы данных.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Арутюнов В.В. Теория экономических информационных систем: Московская финансово-промышленная академия. М., 2005. – 192 с.
2. Балдин К.В., Уткин В.Б. Информационные системы в экономике. М.:Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2008. – 395 с.
3. Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем:Учебник. – М.:Финансы и статистика, 2006. – 544 с.
4. Гагарина Л.Г., Киселев Д.В., Федотова Е.Л. Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем / под ред.проф.Л.Г.Гагариной. – Москва: ИД «Форум»: Инфра-М, 2007 – 384 с.
5. Ефимов Е.Н., Патрушина С.М., Панферова Л.Ф., Хашиева Л.И. Информационные системы в экономике. – Москва: ИКЦ «МарТ», 2004. – 352 с.
6. Липаев В.В. Программная инженерия. Методологические основы. М.: ТЕИС, 2006. – 608 с.
7. Максимов Н.В., Попов И.И., Голицына О.Л. Информационные системы. Учебное пособие. Форум, 2009 г. - 496 с.
8. Проектирование экономических информационных систем: Учебник/Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф.; Под ред. Тельнова Ю.Ф. – М.:Финансы и статистика, 2003. - 512 с.
9. Черемных С.В., Семенов И.О., Ручкин В.С. Структурный анализ систем: IDEF-технологии:практикум. М.:Финансы и статистика, 2003. – 192 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Таблица П1.1

Группы товаров, хранящихся на складе

Наименование группы/ сегмента	Формальные признаки/ свойства	Примеры	Особенности
«Периодические издания»	Периодическое издание; крупный тираж, предназначенный для распределения в РИЦ	Журнал ГК; Бюллетень; Журналы.	1) Весь или большая часть тиража распределена под клиентов согласно предварительным заказам. 2) Старые номера достаточно быстро теряют актуальность после выхода новых, что позволяет оперативно ликвидировать остатки.
«Постоянно поддерживае-мые»	рекламные и маркетинговые материалы компании, необходимые для поддержки бизнеса; входят в прейскурант; постоянно поддерживаются на складе.	Листовки, буклеты, руководства, блокноты, ручки и т.д.	1) Материал постоянно поддерживается на складе; 2) Материал в общем случае не имеет «срока годности». Потеря актуальности определяется либо директивно (не складской службой), либо случается в связи с падением спроса со стороны РИЦ.
«Проекты»	Выпуск связан с определённым календарным событием	Материалы Новогодней кампании; открытки к 23 февраля, 8 марта	Подгруппа 1 1) Весь или большая часть тиража распределена под клиентов согласно предварительным заказам; 2) Остаток материала оперативно распродаётся; 3) Материал практически теряет актуальность, после наступления даты, к которой он выпущен.
	Выпуск связан с какой-либо программой КЦ	Диск	1) Некоторая часть тиража распределена под клиентов согласно предварительным заказам; 2) Остаток материала может распродаваться; 3) Материал может не терять актуальность достаточно длительное время (более полугода).

---

Продолжение таблицы П1.1

Наименование группы/ сегмента	Формальные признаки/ свойства	Примеры	Особенности
«Производ-ство»	комплектующие для производства (дистрибутивов)	Коробка; Вкладыш; Регистрации-онные карты	Материал постоянно поддерживается на складе, объём складского запаса в общем случае зависит от производственного плана
«Обеспечение офиса»	Закупаются регулярно мелкооптовыми партиями Расходуются небольшими партиями	Бумага для принтера; картриджи для принтеров; блоки для записей и т.п.	Материал постоянно поддерживается на складе Материал не имеет срока годности Отгружается в КЦ небольшими партиями Случаи "зависания" материала на складе на длительное время служат признаком потери актуальности.
«Случайные /тестовые»	Разовые закупки по заявкам подразделений, пробные закупки		1) Материал появляется на складе эпизодически, в небольшом количестве; 2) период хранения чаще всего небольшой; 3) случаи «зависания» материала на складе на длительное время служат признаком потери актуальности.

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Рисунок П2.1. Контекстная диаграмма модели деятельности

Рисунок П2.2. Декомпозиция контекстной диаграммы

Рисунок П2.3. Декомпозиция бизнес-процесса «Приемка»

Рисунок П2.4. Бизнес-процесс «Приемка по качеству»

Рисунок П2.5. Декомпозиция бизнес-процесса «Хранение»

Рисунок П2.6. Декомпозиция бизнес-процесса «Хранение»

Рисунок П2.7. Декомпозиция бизнес-процесса «Комплектация и отгрузка»

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Таблица П3.1

Оценка трудозатрат на обработку информации

№ п/п	Наименование операции	Периодич-ность	Количество строк в документе	Количество операций в год	Объем работы в год (строк)	Норма выработки (опер/в час.)	Трудо-затраты в год (час)
	Приходная накладная	5 раз в день	5	1250	6250	4	312,5
	Журнал ожидаемых поставок	5 раз в день	1	1250	1250	10	125
	Журнал приемки грузов	5 раз в день	1	1250	1250	25	50
	Комплектация партии товара	10 раз в день	20	2500	2500	1	2500
	Журнал заявок	10 раз в день	1	2500	2500	10	125
	Накладная на перемещение	10 раз в день	20	2500	50000	4	625
	Карточка учета материалов	200 раз в день	1	5000	5000	20	250
	Отчет об остатках	1 раз в неделю	1500	52	78000	0,25	208
	Корректировка учетных данных по результатам инвентаризации	1-2 раза в месяц	10	24	240	1	240
	Отчет о приемке по качеству	5 раз в день	5	1250	6250	1	1250
	ИТОГО						5685,5

---

Рисунок П3.1. Схема документооборота складских документов

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Рисунок П4.1. Информационная модель системы

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

1. Документ «Приходная накладная»

При поступлении товара, первичная информация заносится в форму «Приход» (рисунок П5.1).

Рисунок П5.1. Форма ввода документа «Приходная накладная»

Номер накладной формируется автоматически.

Если в систему успешно импортировались данные из ИС отдела снабжения, то большинство полей формы будет заполнено автоматически. Это поля «Дата», «Поставщик», «Основание», «Наименование товара», «Ед.изм.», «Кол-во», «Цена». При необходимости кладовщик может отредактировать эти значения. Значения полей «Сумма», «В т.ч. НДС», «Итого» вычисляются автоматически при изменении значений «Кол-во», «Цена». Поля «Кол-во мест», «В одном месте», «Груз принял», «Груз получил», «Экспедитор/водитель» заполняются вручную.

Приходную накладную можно распечатать. Макет документа представлен на рисунке П5.2.

Рисунок П5.2. Макет документа «Приходная накладная»

1. Документ «Накладная на внутреннее перемещение»

При отгрузке товара, первичная информация заносится в форму «Накладная на перемещение» (рисунок П5.3). Номер накладной формируется автоматически.

Если в систему успешно импортировались данные из ИС отдела сбыта, то большинство полей формы будет заполнено автоматически. Это поля «Дата», «Получатель», «Для клиента», «Город», «Номер заказа», «Наименование товара», «Ед.изм.», «Кол-во», «Цена». При необходимости кладовщик может отредактировать эти значения. Значения полей «Сумма», «Итого» вычисляются автоматически при изменении значений «Кол-во», «Цена». Поля «Кол-во мест», «В одном месте», «Груз отпустил», «Груз получил» заполняются вручную.

Накладную на внутреннее перемещение можно распечатать. Макет документа представлен на рисунке П5.4.

Рисунок П5.3. Форма ввода документа «Накладная на внутреннее перемещение»

Рисунок П5.4. Макет документа «Накладная на внутреннее перемещение»

---