Файл: Переговоры, как форма организации коммерческой деятельности по работе с контрагентами (на примере ООО «БЕКО»).pdf

Японцы разнообразно демонстрируют внимание, выслушивая собеседников. Зачастую подобное поведение объясняется европейцами как выражение согласия с излагаемым мнением. На самом же деле он только побуждает собеседников к продолжению деловой беседы.

На деловых переговорах с японцами часто происходят недоразумения в результате того, что в японском языке слова «да» и «нет» несколько различаются от их использования в остальных языках. Японское «хай» («да») обозначает не столько согласие с мнением собеседников, сколько то, что данная информация воспринята адекватным образом, и доказывает о готовности выслушивать и понимать партнеров. То же причисляется и к выражениям отрицания. Японцы пытаются избежать непосредственных отказов на просьбы или предложения и отдают предпочтение иносказательным выражениям типа «это крайне сложно» или «это следует тщательно исследовать».

В японской практике общения огромным значением обладает применение визитных карточек. Они исполняют роль своеобразных удостоверений личности, в которых кроме имени, фамилии и занимаемой должности указывается самое основное для японцев - принадлежность к какой-либо компании или предприятию, что, в исходном счете, устанавливает его положение в обществе.

2.2. Организационные моменты подготовки деловых переговоров

Отталкиваясь от всего сказанного выше, в ходе ведения деловых переговоров можно выделить три основных стадии:

• подготовку к деловым переговорам;
• процесс ведения деловых переговоров;
• анализ итогов переговоров и исполнение достигнутых договоренностей.

При разработке общего решения в процессе ведения деловых переговоров почему-то подмечается необходимость нахождения единственного рационального решения. Это не всегда так, как и во всякой практической деятельности, на деловых переговорах не может быть единственно верного решения. Возможно несколько вариантов решений, и они все в той или другой мере будут соответствовать разнообразным интересам сторон и в данном значении будут верными. Потому, осуществляя подготовку к ведению деловых переговоров и ведя их, не надо заранее себя ограничивать одним располагаемым решением. Наоборот, лучше необходимо подумать о некотором наборе возможных вариантов разрешения проблем^[11].

Рассмотрим первый этап процесса ведения деловых переговоров - подготовку к переговорам.

Данный этап подразумевает работу по двум значительным взаимоувязанным направлениям:

• организационные вопросы;
• подготовка содержательной части переговоров.

К организационным моментам подготовки необходимо относить такие вопросы, как:

• создание делегации;
• предопределение места и времени встречи;
• установление повестки дня каждого заседания;
• координирование с заинтересованными компаниями и ведомствами затрагивающих их вопросов (к примеру, при ведении торговых переговоров - выяснение со смежными компаниями принципиальных возможностей доставки грузов и т.п.).

Невзирая на то, что организационные вопросы являются крайне значимыми и без их разрешения переговоры могут не осуществиться вовсе, все же центральное внимание на стадии подготовки должно уделяться содержательной стороне^[12].

Содержательная сторона подготовки к деловым переговорам содержит в себе:

• анализ проблем и интересов участников переговоров;
• создание общего подхода к переговорам и своей позиции на них;
• установление допустимых вариантов разрешения проблем;
• подготовка предлагаемых вариантов решений проблем и их аргументов;
• составление нужных материалов и документов.

Эксперты выделяют несколько функций, которые выполняют деловые переговоры. В частности информационную, которая подразумевает взаимное исследование мнений сторон по тому или иному вопросу. Выделяется также коммуникативная функция, в рамках которой предприниматели находят новые точки соприкосновения интересов или, если это их первая встреча, обнаруживают самые очевидные перспективы взаимодействия. Есть координационная функция, подразумевающая принятие вспомогательных решений в аспекте основной стратегии сотрудничества. Есть контролирующая, в рамках которой стороны выясняют, как обстоят дела с выполнением партнерами взятых обязательств по состоянию на определенный момент^[13].

Одним из важнейших правил ведения деловых переговоров является следующее: никогда первым не использовать разнообразного рода приемы, которые направлены на конфронтацию (или, как их по-другому называют «грязные методы» ведения переговоров, «dirty tricks»). Положительное воздействие на процессе ведения деловых переговоров зачастую оказывает привнесение конструктивных идей по решению возникших противоречий. Стремление к конструктивности, проявление доброй воли порождает обычно аналогичные поступки со стороны партнеров. Если того все же не случилось, не нужно торопиться с угрозами и «ответными мерами».

При ведении деловых переговоров следует внимательно прослушивать партнеров. Если что-либо является неясным, лучше переспросить, задав открытый вопрос, к примеру, «Что Вы имели в виду под …?», или переформулировать его высказывание, уточнив: «Правильно ли я Вас понял?». Нельзя выпускать из виду и детали, считая, что если они намеренно не обсуждались, то их можно истолковывать по собственному усмотрению. Лучше допустимые эффективные трактовки снять заранее, а не возвращаться к ним снова при исполнении возложенных на себя обязательств.

Ведение деловых переговоров подразумевает активность обеих сторон. Пассивность, как правило, свидетельствует о плохой проработке позиции, её слабости либо нежелании осуществлять ведение деловых переговоров. Но не следует отдаваться и другой крайности - принуждать партнеров к обсуждению только собственной позиции, собственных идей. Переговоры являются, прежде всего, диалогом равноправных участников.

Входя в деловые переговоры, стороны входят в деловые взаимоотношения. Межличностные симпатии и антипатии могут воспрепятствовать ведению совместных дел. Разумеется, это правило не нужно воспринимать чересчур буквальным образом.

В тех случаях, если деловые переговоры продолжаются сравнительно долговременно, а нахождение решения никак не происходит, полезным может стать осуществление перерыва. Во время перерыва допустимо проведение разнообразных консультаций, к примеру, внутри каждой делегации. Иным выходом из подобного тупика может быть предложение отсрочить обсуждаемый вопрос на наиболее позднее время, после того, как остальные проблемы будут разрешены^[14].

Во время обсуждения и аргументации собственной позиции не следует делать попыток убеждения партнеров в неправильности его взглядов. Подобное поведение может породить у партнеров раздражение. В данной связи небезынтересным является замечание пребывавшего на должности президента Франции Валери Жискар д’Эстена применительно к адвокатам, с которыми ему доводилось сталкиваться: «Тем, кого я принимал, хватало ума не пытаться переубедить меня. Они давали мне понять, что разделяют мои сомнения и лишь хотели обратить мое внимание на те моменты, которые, по их мнению, я мог упустить из виду».

При согласии партнеров пойти на уступки, не нужно рассматривать и в последующем применять это как проявление их слабостей. Наоборот, желательно продемонстрировать, что такие действия со стороны партнеров дают возможность выйти на соглашения и в данном значении усилить позиции обеих сторон.

2.3. Основные приемы подготовки деловых переговоров

К числу приемов, которые имеют обширное использование на всех этапах, причисляется тактический прием «ухода», который связан со способом закрытия позиции. Данный прием является очень близким к методу «отклонения от борьбы», который описан польским праксиологом Т. Котарбинским. Он используется в тех случаях, когда затрагиваются вопросы, которые являются нежелательными для обсуждения. Примером «ухода» может послужить просьба отсрочить рассмотрение тех или иных вопросов, перенести его на иное заседание и т.п. Если на данном этапе уточнения точек зрения «уход» применяется для того, чтобы не дать партнерам четкую и конкретную информацию по тем или другим пунктам своего взгляда, то при координировании точек зрения он является необходимым, к примеру, для отклонения от нежелательных предложений^[15].

К числу тактических приемов, которые носят общий характер и не зависят, в принципе, от этапа ведения деловых переговоров, причисляется и «выжидание», которое также связано с закрытием собственных взглядов. Применяется данный прием на разносторонних деловых переговорах, когда та или другая сторона стремится сначала прослушать мнения или предложения партнеров по переговорам, чтобы в последующем, в зависимости от приобретенной информации, осуществить формулирование собственной точки зрения.

Подготовка к деловым переговорам представляет собой первую стадию переговорных процессов, и от того, как она будет осуществлена, во многом находится в зависимости будущее, как самих деловых переговоров, так и принятых на них решений. Опытные менеджеры полагают, что собственно от этого, прежде всего, находится в зависимости успех всей последующей деятельности. На данной стадии необходимыми являются:

• проработка процедурных вопросов (выяснение, где и когда лучше осуществлять проведение деловых переговоров, какая атмосфера предвидится на переговорах, значимы ли в дальнейшем хорошие отношения с данными партнерами т.д.);
• сбор необходимой информации (проведение диагностики состояния дел, определение сильных и слабых сторон предполагаемых точек зрения, прогнозирование расстановки сил, выяснение, кто будет осуществлять ведение деловых переговоров и интересы какой группы они будут представлять);
• четкое формулирование цели принятия участия в данных деловых переговорах (действительно всякие переговоры осуществляются ради достижения итогов, которые были бы более желательными и допустимыми).

Следовательно, подготовка к деловым переговорам подразумевает работу в двух направлениях: подготовка организационных вопросов и содержательной части^[16].

К организационным моментам относят такие вопросы как создание делегации, установление места и времени встречи, выбор повестки дня каждого заседания, координирование с заинтересованными лицами и компаниями затрагивающих их вопросов.

Дата ведения деловых переговоров должна определяться заранее, с учетом их продолжительности. При этом необходимо обязательно учитывать планируемые командировки и отпуска, семейные события партнеров, а также дни недели (более удобные - вторник, среда, четверг). Заранее должно определяться и место встречи. Необходимо иметь в виду, что посещение апартаментов партнеров, ведение деловых переговоров на его территории - проявление уважения к нему. Однако выгоднее осуществлять ведение деловых переговоров на своей территории.

Уславливаясь о встрече (по телефону или в письменном виде), не нельзя проходить более 7 ступеней за 1 раз: приветствие, представление, благодарность, цель, дата и место, признательность.

Значимым является также определение состава делегации. На деловых переговорах должно присутствовать ответственное лицо, которое должно подписывать контракт. В группе обязательно должны присутствовать эксперты и специалисты по проблеме ведения деловых переговоров. Каждый из членов делегации исполняет свою роль в переговорных процессах. Одни осуществляют ведение деловых переговоров, иные готовят разнообразные справки по предмету переговоров, третьи проводят анализ полученной в ходе ведения деловых переговоров информации, дают ей экспертную оценку, производят поиск путей выхода из сложных ситуаций, направляют последующий ход беседы. Залогом успеха деловых переговоров является слаженность и согласованность в работе группы, а замешательство или сбой в организации сразу же будут применены партнерами в своих целях.

Содержательная сторона подготовки к деловым переговорам начинается с прогностического этапа, который подразумевает:

а) проведение анализа проблемы и создание общего подхода к деловым переговорам;

б) установление допустимых вариантов разрешения и подготовка предложений, которые отвечают собственной позиции.

Прежде всего, при подготовке к деловым переговорам осуществляется анализ главной проблемы, которая составит собой основу деловых переговоров. В чем ее суть? Существуют ли другие пути ее разрешения, которые требуют наименьших расходов и усилий? Какой цели достигают обе стороны? При этом основным элементом подготовки к деловым переговорам является нахождение допустимых вариантов разрешения обсуждаемых проблем. Найти и дать им оценку предстоит еще до начала самих процессов переговоров. Для того необходимо осуществить проведение предварительного «просмотра» предельно возможного числа вариантов решений: какой-то из них будет приемлемым для одной стороны, какой-то - для иной. Данный этап подготовки подразумевает оценку данных вариантов в зависимости от степени их приемлемости.