Файл: Переговоры, как форма организации коммерческой деятельности по работе с контрагентами (на примере ООО «БЕКО»).pdf

Стороны совершают приветствие друг друга на японском языке. Является хорошим тоном, когда представители стороны, которая приезжает на деловые переговоры, может поприветствовать и проститься с партнерами на его родном языке, даже если не знает этот язык совершенно.

Проведение деловых переговоров осуществляется на русском языке с участием переводчика с японской стороны.

После предварительной договоренности по телефону, на переговорах осуществляется уточнение наиболее важных пунктов договора.

Заключение договора осуществляется на 1 год. По истечении этого срока заключение договора может быть осуществлено повторно. Покупатель (ООО «БЕКО») будет приобретать товары партиями 1 раз в месяц. На каждую партию товара должна составляться счет-фактура, в которой должны указываться такие сведения, как дата поставки, вид продукции, ее количество и цена поставки. Стороны приходят к соглашению, что первая партия товаров составит 53 элемента на сумму 5278 долл. США с учетом скидки 3%.

Заключение контракта осуществляется на общую сумму 100000 долл. США. Поставка товаров будет исполняться на условиях Exworks. Риски потерь и страхование грузов ООО «БЕКО» возлагает на себя.

Японская сторона предоставляет сертификат качества продукции. После обсуждения рассмотренных пунктов сторонами осуществляется подписание договора.

Институциональный подход к переговорам на предприятии имеет принципиальные отличия от ситуационного подхода, он строится на ряде существенных нововведений и установок в оценке роли внутриорганизационных переговоров:

а) в понимании переговоров в качестве стратегического инструмента создания делового партнерства и развития, а не только как коммерческой технологии действенных продаж, нацеленной на то, чтобы максимизировать краткосрочную выгоду, либо представительские встречи;

б) переговорная инфраструктура дает обеспечение жесткой привязки целей переговорщиков к стратегическим приоритетам предприятия. Позволяет переговорщикам отказываться на свое усмотрение от сделки либо решений, не соответствующих интересам предприятия;

в) основное содержание и результат продуктивных переговоров состоят в формировании плана совместных действий. Чтобы оптимизировать распределение дефицитного ресурса и субсидиарной ответственности в целях решения задач при взаимной зависимости подразделений/оппонентов.

Пути повышения эффективности проведения деловых переговоров:

1. Введение в работу служб управления сотрудниками специализированных диагностических процедур оценки структуры (тип модели), а также эффективности внутриорганизационных переговоров. Эти процедуры нацелены на то, чтобы выявлять дисфункции организационной культуры и управления (протоколы переговоров, листы опросные, экспертная оценка начальника подразделения).

2. Внедрение процедур стандартизации переговоров, а также альтернативных способов оценки действенности результатов взаимодействия (кроме цены и затрат). Репертуар критериев можно расширить социально-психологическими показателями: продолжительности сотрудничества с клиентами, количества введенных инноваций и лояльности персонала, благоприятного социально-психологического климата, развития культуры и персонала организации и т.п.

3. Создание и регулярное проведение программ и тренингов корпоративного обучения персонала. Эти мероприятия нужно направить на то, чтобы повысить переговорную, конфликтную и управленческую компетенции работников предприятия (навыки ведения переговоров по типу балансовой модели).

4. Введение автоматизированных программ планирования и учета хозяйственной деятельности. В целях улучшения эффективности стратегического планирования, а также качества подготовки к процессу переговоров и контроля соблюдения обязательств по договору.

5. Формирование единой информационной базы (банк диагностики типовых конфликтов, а также решений текущих организационных проблем, о рыночных агентах, клиентах). За счет обобщенной базы специалисты могут улучшить эффективность собственной подготовки, с расширением личного арсенала стратегий и методов за счет сведений и опыта коллег. А руководство - регулярно получать отчеты, которые отражают результаты и стратегию переговоров, что дает возможность осмысления имеющихся опытом и оценки эффективности определенных методов управленческого воздействия и разрешения проблем.

6. Регулярное проведение консультаций, связанных с обменом опытом между работниками, ведущими внутренние и представительские переговоры (а также в форме стажировок и наставничества молодых специалистов).

7. Увеличение открытости информационно-делового обмена, а также документооборота на предприятии через регулярность и открытость обсуждения актуальных проблем, понижение диспаритета обратной и прямой связи. Увеличение коллегиальности процесса принятия решений, повышение информированности подчиненных, а также отсутствие внеслужебного канала информирования. Увеличение уровня релевантности служебной критики, преодоления практики умалчивания неудач, а также минимизации усилий.

8. Оптимизация функциональной структуры деловых взаимодействий (средняя автономность подразделений, проработка должностных инструкций, нормированная нагрузка труда, высокая координация задач и т.п.).

9. Направленность на стратегическое планирование (среднесрочный, долгосрочный горизонт целеполагания), а также поливариантный подход к решению проблем.

10. При внутрифирменных переговорах контроль соблюдения регламента, а также развернутой продуктивной динамикой (полный состав продуктивных фаз, оптимальные темпы). Введение стандартных процедур административного контроля структуры, качества и продуктивности внутрифирменных переговорных решений и процессов.

11. Проработка комплексных мер уменьшения издержек производства, а также системы объективных критериев оценки и материального поощрения работников. А программ по повышению карьерного роста, а также инновационной активности. Так как эмпирически доказаны прямые взаимосвязи эффективности переговоров и уровня мотивации, а также стимулирования персонала.

12. Создание сильной культуры предприятия. Сильной культуре присуща высокая когерентность личных планов и задач коллектива, открытость обсуждения, а также системность в разрешении проблем. Доверие сотрудников приказам руководства, корпоративное единство, нивелирование оппозиционных/конфронтационных субкультур подразделений и т.п.

13. Увеличение осведомленности сотрудников об истории предприятия/подразделения, в целях увеличения лояльности, а также корпоративного единства коллектива.

3.3. Модель технологии эффективности проведения переговоров

Исходя из вышеуказанного, может быть предложена оптимальная модель технологии действенности проведения переговоров как залога их успешности:

1. Заблаговременное написание плана переговоров, обработка наиболее важных формулировок.

2. Применение положений психологии о периодическом влиянии на партнера в процессе беседы, а именно:

• чередование неблагоприятных моментов и фактов с благоприятными;
• начало и конец - исключительно положительные фразы.

3. Необходимо всегда помнить о движущих мотивах партнера:

• его ожидания;
• преимущества, которых он хочет достичь посредством данных переговоров;
• его позиция;
• его желание самоутвердиться;
• его чувство справедливости;
• его самолюбие.

4. Лучше не задавать вопросы, на которые партнер может быть дан ответ «Нет», нужно облегчить ему «Да - ответ».

5. Повторение в процессе переговоров основных мыслей вашего партнера, контроль за своими высказываниями и мыслями, чтобы не повторяться.

6. Избежание отклонений от предмета переговоров, а также превосходной степени сравнения.

7. Внимательное выслушивание партнера до конца, так как слушать с надлежащим вниманием то, что вам хотят сообщить, - это не просто знак внимания, а также профессиональная необходимость.

8. Недопустимо пренебрежение значением предубеждений собеседника. Зачастую ваше мнение формируется до того, как вы тщательно оценили все факты.

9. Избежание недоразумений и неправильных толкований. Ваше изложение должно иметь ясность, наглядность, систематизированность, сжатость, простоту и понятность. При любых неясностях сразу же без какого-либо смущения нужно прямо спрашивать у партнера, что он все же подразумевает.

10. Уважение к своему партнеру. Так как техника ведения переговоров - это общение с людьми. Нужно быть внимательным и предупредительным к собеседнику, ценить его аргументы, если даже они слабые.

11. Всегда, по возможности, проявляйте вежливость, дружественный настрой, дипломатичность и тактичность. Нужно помнить, что вежливость не понижает определенности предложения или просьбы, но во многом мешает возникновению у партнера внутреннего сопротивления. Вежливость должна быть без лести, в меру. Дипломатичное же поведение подразумевает сообразительность, осторожность и обычную учтивость.

12. Если требуется, проявляйте непреклонность, сохраняя хладнокровие, если растет температура беседы.

13. Любыми возможными способами постарайтесь упростить собеседнику восприятие ваших предложений и тезисов, приняв во внимание внутреннюю борьбу его желаний и реальных возможностей, чтобы он имел возможность сохранить собственное лицо.

14. Важно подумать о тактических приемах ведения процесса переговоров.

15. Предпринимать попытки в ходе беседы достижения своей цели или же поиск приемлемого компромисса.

В ООО «БЕКО» необходимо с целью оптимизации переговорного процесса необходимо утвердить документ, который будет регламентировать процесс пользования комнатой переговоров - Инструкцию по резервированию переговорной.

В данном документе, устанавливающем порядок резервирования переговорной комнаты, будет содержаться любая необходимая информация.

В данном документе могут найти отражение, например, следующие вопросы:

• в какие дни и какое время она доступна для использования (с учетом графика работы персонала, обслуживающего переговорную, времени проведения уборки помещения и мероприятий, проводимых в переговорной регулярно (совещания, планерки и т.д.));
• кто и для каких целей имеет право использовать переговорную комнату; порядок учета резервирования переговорной
• кем и с помощью каких средств осуществляется учет времени, когда переговорная занята (если ведется журнальный учет, следует приложить форму журнала, если автоматизированный – проинформировать, при помощи каких средств); порядок оформления и подачи заявок на резервирование переговорной комнаты
• какой вид имеет заявка на резервирование (необходимо приложить к документу форму заявки либо указать информационный ресурс, на котором можно получить доступ к ее электронному шаблону), какие сведения нужно указывать при ее оформлении, как осуществляется ее визирование, кому передается заявка после оформления и т.д.;
• порядок подтверждения резервирования переговорной - каким образом лицо, резервирующее переговорную комнату, информируется о том, что его заявка принята и в желаемый срок данное помещение будет находиться в его распоряжении; порядок отзыва поданных заявок
• как лицо, зарезервировавшее переговорную, должно уведомить о своем отказе от ее использования.

Таким образом, успех переговоров всецело зависит от того, насколько хорошо вы к ним подготовились и какую модель технологии проведения переговоров вы выбрали. Залогом успешного ведения деловых переговоров является - умение наладить личностный контакт, создание благоприятной эмоциональной атмосферы, понимание и изменение позиции другой стороны в ходе переговоров. Данная тема для исследования выбрана не случайно, так как в настоящее время всё большее значение придаётся умению вести переговоры, созданию благоприятной эмоциональной атмосферы, пониманию и изменению позиции другой стороны в ходе переговоров. В настоящее время знание вопросов рассмотренных в работе играет важную роль в функционировании любой организации. Так как переговоры являются важной составной частью деятельности человека.

Заключение

Общение присуще каждому высшему живому существу, но на уровне людей оно получает самые безупречные формы, является осмысленным и опосредованным, то есть речью. В жизнедеятельности людей нет даже самого недолгого периода времени, когда бы они находились вне данного жизненного процесса, вне содействия с остальными объектами общества.

Деловое общение обычно является частным моментом, включенным в какую-либо общую производительную деятельность людей, и выступает в качестве средства увеличения качества данной деятельности, информативным аккомпанементом его. Его содержанием является то, чем занимаются люди, а не те проблемы, которые касаются их внутреннего мира, в отличие от личностного общения между близкими людьми, родственниками, друзьями.

Выявленная специфика внутрифирменных переговоров наглядно отражает процесс трансформации эталонных зарубежных организационных закономерностей в реалиях отечественного бизнеса. Так, имеет место искажение ведущей роли стратегического планирования и партнерства как факторов продуктивности внутрифирменных переговоров. Тенденция к делегированию принятия решений на вышестоящие уровни, избеганию персональной и субсидиарной ответственности по типу инверсии (субординационная, агентская модель переговоров). Гипертрофия роли личных форм общения с руководством (аффилированные лица, связи, протекции), приспособление как доминирующая стратегия поведения в конфликте, крайне низкая инновационная активность (по типу редукции). Роль организационной культуры как внутреннего ресурса повышения эффективности переговоров явно недооценивается.