Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Типология коммуникаций в организации).pdf

Рассмотрим некоторые конфигурации сетей.

«Круг» — децентрализованная сеть. В данной конфигурации лидер явно не выделен, его положение не отличается от положения других членов группы. Информация переходит от одного члена группы к другому, изменяясь и дополняясь. Роль лидера заключается в исключении хаотичности движения информации. Наиболее оптимальный результат применения круговой коммуникации достигается в творческих группах, инновационных командах, групповых методах работы. Именно в этих условиях необходимо соблюдение равенства равенство в отношении принятия решений.

«Штурвал» — сильно централизованная сеть. Лидер в такой коммуникационной структуре находится в центре, к нему сходятся все коммуникационные потоки. Каждый член коммуникационной структуры обменивается информацией с ее руководителем, но не с другими ее членами. В структуре «штурвал» на лидера возложена большая ответственность по координации информации, ее оценке, контролю за ее достаточностью и достоверностью. В таких условиях очень вероятна ситуация перегрузки руководителя, что приводит к еще большему количеству ошибок и снижению качества работ. Коммуникационная сеть «штурвал» эффективна при жесткой централизации власти.

«Цепь» — сеть со слабой централизацией. В данной коммуникационной структуре информация передается от одного субъекта к другому в соответствии с технологическим процессом. Руководитель, в свою очередь, контролирует конечный результат на контрольной точке цепи и дает указание на выполнение следующего технологического цикла. В структуре «сеть» не исключено сильное искажение информации, особенно, если цепь включает большое количество звеньев. Такая сеть может в приемлемой степенью эффективности использоваться только в случае, когда члены группы сами заинтересованы в выполнении порученных заданий и выполняют функции взаимоконтроля.

«Игрек», или «цепь со сторожем» — разветвленная сеть. Данная сеть отличается от сети «цепь» тем, что в нее включен субъект «сторож», размещенный на разветвлении сети. «Сторож» перерабатывает информацию для руководителя, тем самым, снижая его перегрузку и повышая качество информационного обмена. Конфигурация «игрек» характерна для линейных структур. Наличие «сторожа» имеет, однако, и негативные моменты: обладая большим объемом информации и наличием функций по ее обработке, «сторож» снижает значимость руководителя, и, как результат, возможности управления у него.

Структура «тент» предусматривает прохождение информации по отдельным ветвям структуры с разделением по отдельным регионам или продуктам.

В структуре «палатка» наряду с вертикальными, допускаются горизонтальные каналы коммуникации. Однако, существуют некоторые ограничения на использование горизонтальных каналов. В частности, горизонтальные связи не предусмотрены на средних и низших уровнях управления. Структура палатка ограничивает участие рядовых работников в коммуникационном процессе.

В сети «дом» информация циркулирует между руководителями всех структурных уровней управления; ее может генерировать высшее руководство, оно же контролирует ее по каналу обратной связи. В обратную связь включено большое количество субъектов, что оказывает негативное влияние на качество управленческих решений. Здесь сказываются различия в интересах, конфликт ресурсов.

В сети «паутина» большое количеством разнообразных, плохо структурированных (или совсем не структурированных) связей, что снижает оперативность, надежность, достоверность информации. В организациях применение сетей типа «паутина» не эффективно.

В коммуникационных сетях существует определенное распределение функций по созданию, переработке информации. В таблице 3 представлены характеристики основных коммуникационных ролей в организации.

Таблица 3

Коммуникационные роли в организации

Центральная роль в организации, безусловно, исполняется лидером мнения.

1.2. Типология коммуникаций в организации

Эффективное функционирование организации возможно только при условии хорошо налаженной связи между всеми ее уровнями, как по вертикали, так и по горизонтали. В связи с этим целесообразно проводить анализ как вертикальных, так и горизонтальных организационных коммуникаций.

По вертикальным каналам коммуникации информация передается, прежде всего, сверху вниз, то есть от руководства к подчиненным. Массив такой информации включает плановые показатели, рекомендуемые тактики и методы действий, санкции и стимулирующие воздействия и пр. Через систему нисходящих связей руководство организации обеспечивает ориентацию целей подразделений организации относительно стратегии организации, установок и поведенческих стереотипов исполнителей на всех уровнях, координацию действий; поддержание и упрочение авторитета власти и контроля.

Восходящие потоки информации в направлении снизу вверх, то есть от подчиненных к руководителю (обратная связь). Подобные каналы позволяют получать текущую информацию о работе организации, своевременно применять корректирующие воздействия на подчиненных. Подчиненные, свою очередь, могут использовать восходящие потоки информации для сообщения руководству своих проблем, а также для передачи информации, не входящей в официальный массив.

Оптимальным вариантом является ситуация, когда исходящие и восходящие потоки информации имеют равную значимость. Это предусматривает использование в коммуникационном процессе режима диалога, то есть непосредственное участие подчиненных в разработке и принятии управленческих решений; сопричастность рядовых работников к успехам и проблемам организации. Все это повышает творческую активность работников, развивает инициативу, способствует наиболее полному использованию трудового потенциала.

Горизонтальные каналы коммуникации в организации представляют собой пути и средства передачи информации отдельно на каждом иерархическом уровне организации. Реализация горизонтальных коммуникаций происходит путем обмена информацией на совещаниях собраниях, в неформальной обстановке, в ходе трудовой деятельности. Горизонтальные каналы коммуникации позволят передавать информацию совещательного характера; корректировать цели и задачи с учетом конкретных ситуаций; осуществлять взаимодействие специалистов различного профиля из разных подразделений организации; формировать неформальную структуру организации.

Коммуникации организации с внешней средой предусматривают обмен информацией с различными субъектами внешней среды организации. Такие коммуникации ориентированы на различные аудитории, образованные внешней средой - потребителей, поставщиков, конкурентов, государственные органы и пр. Внешние коммуникации играют важную роль в формировании имиджа организации, обеспечивают связи с общественностью.

Коммуникации в организации могут быть также классифицированы по степени их формализации.

Формальные коммуникационные связи стандартизируют взаимоотношения между субъектом, передающим информацию и лицом, принимающим информацию. Формальные коммуникации определены организационной структурой организации, особенностями технологического процесса; они строго регламентированы графиком документооборота, инструкциями, положениями и пр.

Неформальные коммуникационные связи не имеют строгой регламентации и поэтому менее устойчивы. Неформальные коммуникации направлены в основном на достижение целей малых групп и отдельных личностей. Неформальные связи не носят иерархического характера, но могут быть как горизонтальными (в подавляющем большинстве), так и вертикальными (например, дружеское общение между лидером и рядовым членом группы).

Помимо перечисленных выделяют письменные и устные коммуникации в организации.

Выводы

Коммуникация – это процесс двойственного развития или обмена информации, ведущий к взаимному пониманию. Причинами плохой коммуникации могут быть: стереотипы – упрощенные мнения относительно отдельных лиц или ситуации, в результате нет объективного анализа и понимания людей, ситуаций, проблем; предвзятые представления – склонность отвергать все, что противоречит собственным взглядам, что ново, необычно; плохие отношения между людьми, поскольку если отношение человека враждебны, то трудно его убедить в справедливости другого взгляда; отсутствие внимание и интереса собеседника, а интерес возникает, когда человек осознает значение информации для себя; пренебрежение фактами, то есть привычка делать выводы при отсутствии достаточного числа фактов; ошибки в построении высказываний: неправильный выбор слов, сложность сообщения, слабая убедительность, нелогичность; неверный выбор стратегии и тактики общения.

Глава 2. Исследование деятельности и анализ коммуникационной структуры компании «Перфетти Ван Мелле»

2.1. Характеристика и особенности деятельности компании «Перфетти Ван Мелле»

«Перфетти Ван Мелле» (Perfetti Van Melle) является частной глобальной компанией, занимающейся производством и дистрибуцией сахаросодержащих кондитерских изделий и жевательной резинки таких известных марок, как Ментос, Фриск, Фруттелла, Альпенлибе, Голиа, Вивидент, Аэрхедз, Хэппидент (Mentos, Frisk, Fruittella, Alpenliebe, Golia, Vivident, Airheads, Happydent) в более чем 130 странах. Успех компании «Перфетти Ван Мелле» обеспечивается высочайшим качеством и оформлением выпускаемых изделий, отличными маркетинговыми стратегиями и постоянным совершенствованием продукции, основанном на проводимых исследованиях и инновациях.

«Перфетти Ван Мелле» насчитывает 10 000 сотрудников и имеет в своем составе 30 компаний, что позволяет Группе осуществлять деятельность в глобальном масштабе.

Производственные подразделения и отделы по продажам компании располагаются в следующих регионах:

• Тихоокеанский регион: Индия, Китай, Индонезия, Вьетнам, Сингапур, Филиппины, Гонконг.
• Европа: Италия, Бенилюкс, Франция, Испания, Греция, Польша, Россия, Чешская Республика, Словакия, Румыния, Швейцария.
• Ближний Восток: Турция.
• Америка: Соединенные Штаты, Канада, Бразилия.

Центральные офисы корпорации расположены в Италии и Нидерландах.

2.2. Анализ коммуникационной структуры организации

Коммуникационная структура компании представлена двумя основными блоками: системой внешних коммуникаций и системой внутренних коммуникаций.

Коммуникационная структура представлена на рис. 1.

Рисунок 1 - Коммуникационная структура организации

Внешние коммуникации распространяются за рамки компании, то есть коммуникатор или получатель сообщения находится за пределами структуры. Внешние объекты коммуникаций представлены на рис. 2.

Рисунок 2 - Внешние объекты коммуникаций компании

Коммуникационная политика компании строится на следующих принципах:

• достоверность - каждый, кто выступает от имени компании, должен распространять достоверную информацию, которая может быть подтверждена;
• открытость. Поддерживая коммуникации, компания демонстрирует свою общественную значимость и ответственность. Отказ вступать в коммуникацию может быть продиктован только требованиями конфиденциальности;
• динамичность. Коммуникации способствует развитию компании (темпам деловой и экономической активности, потребительскому спросу).