Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Типология коммуникаций в организации).pdf

Проведенное исследование показало, что система внутренних коммуникаций в компании «Перфетти Ван Мелле» определена линейно-функциональной системой управления в организации. Директивная информация передается по вертикальным каналам коммуникации нисходящими потоками. Обратная связь обеспечивается восходящими потоками. Нельзя констатировать, что исходящие и восходящие потоки информации в компании имеют равную значимость.

В пределах отделов информация передается по горизонтальным каналам.

2.3. Проблемы в коммуникационной структуре компании «Перфетти Ван Мелле»

Сложившаяся коммуникационная структура компании «Перфетти Ван Мелле» имеет ряд недостатков, представленных в таблице 8.

Таблица 8

Анализ недостатков в коммуникационной структуре компании

«Перфетти Ван Мелле»

Продолжение таблицы 8

Из таблицы 8 видно, что основным недостатком внешних коммуникаций является низкая эффективность информационного потока о поставщиках, выражающаяся в недостаточном объеме массива данных о рынке сырья и материалов. В результате складывается ситуация упущенной прибыли из-за потери потенциально выгодных для компании поставщиков.

Анализ внутренних коммуникаций показал, что одним из недостатков коммуникационной структуры компании «Перфетти Ван Мелле» является то, что основной узел пересечения информационных потоков приходится на генерального менеджера. В результате сложившегося положения отмечается его перегрузка, как результат – недостаток времени для стратегического планирования.

Отмечены также слабые связи между отделом логистики и другими подразделениями компании. В результате получение информации, к примеру, о производственной деятельности не может проходить в оперативном режиме.

Еще одной проблемой компании является то, что в ней существуют большие различия в значимости нисходящей и восходящей информации. Можно сделать вывод о том, что интересы работников зачастую не учитываются; в результате ухудшается социально-психологический климат, растет уровень конфликтности. Внутрикорпоративные коммуникации не достаточно эффективны. Сотрудники зачастую не имеют сведений о перспективах развития компании, ее позиционировании на рынке. Очевидно, что данная ситуация снижает лояльность персонала и его мотивацию.

Выводы

В работы проведено исследование коммуникационной структуры российского филиала компании «Перфетти Ван Мелле».

Коммуникационная структура компании представлена двумя основными блоками: системой внешних коммуникаций и системой внутренних коммуникаций.

Исследование системы внешних коммуникаций позволило сделать вывод, что компания представляет собой достаточно открытую информационную систему. Руководство компании считает необходимым учитывать формируемое вокруг нее общественное мнение как инструмент обратной связи и важный критерий оценки своей деловой репутации.

Коммуникационная политика компании в сфере внешних коммуникаций определена как проактивная, то есть предусматривающая организацию и проведение комплекса ПР-мероприятий, заполнение информационного поля собственной информацией, вытесняющей чужую. Результатом такой политики является формирование устойчивой положительной репутации, обеспечивающей в будущем гарантию  стабильной  финансово-экономической деятельности компании.

В целом, проведенное исследование внешних коммуникаций компании «Перфетти Ван Мелле» позволило сделать вывод о ее эффективности. Однако, отмечена низкая эффективность информационного потока о поставщиках, выражающаяся в недостаточном объеме массива данных о рынке сырья и материалов. В результате складывается ситуация упущенной прибыли из-за потери потенциально выгодных для компании поставщиков.

Внутренние коммуникации осуществляются в рамках самой организации. Проведенное исследование показало, что система внутренних коммуникаций в компании «Перфетти Ван Мелле» определена линейно-функциональной системой управления в организации. Директивная информация передается по вертикальным каналам коммуникации нисходящими потоками. Обратная связь обеспечивается восходящими потоками. В пределах отделов информация передается по горизонтальным каналам.

В процессе анализа внутренней коммуникационной структуры компании выявлены следующие недостатки:

• во-первых, основной узел пересечения информационных потоков приходится на генерального менеджера. В результате сложившегося положения отмечается его перегрузка, как результат – недостаток времени для стратегического планирования;
• во-вторых, отмечены также слабые связи между отделом логистики и другими подразделениями компании. В результате снижается оперативность информации;
• в-третьих, существуют большие различия в значимости нисходящей и восходящей информации. Интересы работников зачастую не учитываются; в результате ухудшается социально-психологический климат, растет уровень конфликтности. Внутрикорпоративные коммуникации не достаточно эффективны. Сотрудники зачастую не имеют сведений о перспективах развития компании, ее позиционировании на рынке. Данная ситуация снижает лояльность персонала и его мотивацию.

Глава 3. Разработка рекомендаций, направленных на повышение эффективности коммуникационной структуры компании «Перфетти Ван Мелле»

Выявленные «разрывы в коммуникационной структуре компании «Перфетти Ван Мелле» делают необходимым ее совершенствование. В таблице 9 представлены предлагаемые организационные пути решения выявленных проблем.

Таблица 9

Организационные пути совершенствования коммуникационной

структуры компании «Перфетти Ван Мелле»

Вопросы совершенствования механизма коммуникаций в системе «компания «Перфетти Ван Мелле»-поставщик», являются одним из надежных путей повышения конкурентоспособности компании. Принципами коммуникаций с поставщиками являются следующие:

• достижение взаимной выгоды каждого из участников коммуникаций;
• долгосрочность и устойчивость связей с поставщиками;
• ориентация механизма коммуникаций на конечного потребителя готовой продукции – поскольку результаты деятельности компании «Перфетти Ван Мелле» зависят от потребителей, необходимо учиты​вать текущие и будущие потребности покупателей, стремиться превзойти их ожидания.

В целях получения информации о поставщиках и отбора наиболее оптимальных поставщиков рационально использование универсального автоматизированного комплекса программного обеспечения «Прайс Навигатор».

Универсальный автоматизированный комплекс программного обеспечения «Прайс Навигатор» выполняет функцию автоматизированного ценового анализа. Программное обеспечение «Прайс Навигатор» проводит сканирование прайс-листов поставщиков в электронном виде. В результате менеджер получает информацию по поставщикам (предлагаемом ими ассортиментом товаров и ценам), а также результаты анализа цен (сводная таблица).

Конечными отчетами работы программного обеспечения являются заявки на товарно-материальные ценности тем поставщикам, у которых они имеются по оптимальной цене.

Значительным преимуществом программного обеспечения «Прайс Навигатор» является ее масштабируемость, что позволяет оперативно внедрять новые прайс-листы поставщиков, не ограничиваясь в пределах определенных контрагентов, сферы деятельности или отдельного региона. Гибкость системы обеспечивает возможность для консолидации данных комбинировать неограниченное количество прайс-листов поставщиков, причем специализирующихся даже на разных или пересекающихся товарах.

Еще одна выявленная проблема - чрезмерная перегрузка информацией Генерального менеджера. Для ее решения предлагается два варианта.

Первый вариант предусматривает делегирование части полномочий менеджерам по направлениям.

Второй вариант предполагает введение должности Исполнительного директора. При этом за Генеральным менеджером остаются стратегические и финансовые функции, а остальные возлагаются на Исполнительного директора. Второй вариант, на наш взгляд, является более предпочтительным в плане существующих приоритетов стратегического развития компании «Перфетти Ван Мелле». Таким образом, в непосредственном подчинении Генерального менеджера будет находиться финансовый менеджер, исполнительный директор, управляющий фабрикой. Остальные менеджеры войдут в подчинение к Исполнительному директору.

Для того, чтобы обеспечить эффективность коммуникационного обмена работников отдела логистики с другими подразделениями компании необходимо прописать горизонтальные взаимодействия между службой логистики и другими подразделениями компании. В частности, определить состав и периодичность предоставления отчетной и иной необходимой информации в отдел логистики.

Рассмотрим пути развития внутрикорпоративных коммуникаций в организации. Современная организация не может нормально функционировать в условиях внутреннего информационного вакуума. Приобщенность персонала к целям компании, знание специфики бизнеса, информированность о работе других подразделений – важнейший фактор повышения эффективности компании.

В целях донесения до работников компании текущей информации, оперативных и стратегических планов рационально использовать возможности внутренней корпоративной сети (внутреннего сайта). На внутреннем сайте может быть размещена информация о событиях в компании, изменениях, нововведениях, успехах и достижениях компании «Перфетти Ван Мелле» на рынке. Также на сайте рационально разместить регламенты и стандарты работы, информацию о новых сотрудниках, возникающих вакансиях, предстоящих мероприятиях. Кроме того, рационально обеспечить возможности обратной связи. Информация, размещаемая сотрудниками, может быть ценной в плане развития компании, а также решения различных проблем, как отдельного работника, так и рабочих коллективов.