Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Типология коммуникаций в организации).pdf

Виды коммуникационных каналов, способы передачи информации и ее содержание по объектам внешних коммуникаций представлены в таблице 4.

Представленная в таблице 4 информация, позволяет сделать вывод, что компания представляет собой достаточно открытую информационную систему. Руководство компании считает необходимым учитывать формируемое вокруг нее общественное мнение как инструмент обратной связи и важный критерий оценки своей деловой репутации.

Таблица 4

Характеристики коммуникаций с внешними объектами

компании «Перфетти Ван Мелле»

Продолжение таблицы 4

Руководство Компании в своей стратегии ориентировано на достижение результата за счет прямых контактов с представителями власти, широкой общественностью. Коммуникационная стратегия направлена не только на обеспечение производственно-финансовой деятельности, но и формирование определенной мифологии относительно компании «Перфетти Ван Мелле» и ее социальной миссии. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию имиджа. Основные принципы в этом отношении отражены в миссии и цели компании: «Мы ориентируемся на потребителей. Обнаруживаем скрытые запросы потребителей, стремимся отвечать им и создавать продукты, соответствующие современным вкусам и стилям жизни. Цель компании: быть всегда на шаг впереди — опережать тенденции рынка, создавать новые оригинальные продукты, формировать культуру потребления». Четкость позиционирования в информационном поле позволяет выстроить цельную систему взаимоотношений и взаимодействия по линии: Компания – Власть – СМИ – Общественность.

Коммуникационную политику компании в сфере внешних коммуникаций можно определить как проактивную, то есть предусматривающую организацию и проведение комплекса ПР-мероприятий, заполнение информационного поля собственной информацией, вытесняющей чужую. Результатом такой политики является формирование устойчивой положительной репутации, обеспечивающей в будущем гарантию  стабильной  финансово-экономической деятельности компании.

Потоки информации из внешней среды разнородны по структуре и разнонаправлены, то есть, предназначены в основном руководством компании. Потоки информации из внутренней среды компании во внешнюю среду однородны по структуре и разнонаправлены, то есть, предназначены конкретным субъектам внешней среды.

Схема движения информационных потоков в компании «Перфетти Ван Мелле» представлена на рис. 3.

Информационные потоки организуются в компании с учетом следующих требований: во-первых, минимизируются маршруты информационных потоков; во-вторых, исключается дублирование потоков; в-третьих, информационные потоки организованы исходя из существующих информационных потребностей компании, и характеризуются адресностью (указанием получателя информации, ответственного за ее сбор, обработку, передачу, хранение, то есть всех участвующих в продвижении информации, и их задач), регламентом передачи информации, содержанием и объемом передаваемой информации.

Рисунок 3 - Схема движения информационных потоков компании «Перфетти Ван Мелле»

Рассмотрим более подробно коммуникации с покупателями (оптовыми торговыми фирмами). Схема коммуникаций представлена на рис. 4.

Рисунок 4 - Схема формирования информации о работе с оптовыми покупателями

Потоки, формируемые в процессе коммуникаций с оптовыми покупателями, позволяют оперативно получать информацию о состоянии отгрузки товара, расчетов за него. Кроме того, она данная информация имеет важное значение в целях планирования производства, выручки и прибыли. Рейтинг оптовых покупателей необходим для планирования системы скидок. При этом планируемые и фактические суммы скидок, предоставляемых клиентам организации, могут существенно различаться, так как достоверно предсказать покупательную активность невозможно. Отчет о потерянных оптовых покупателях несет косвенную информацию о качестве работы сотрудников отдела сбыта, служит индикатором товарной, ценовой, сбытовой политики компании.

В целях контроля объемов продаж, а также оперативного прогнозирования степени выполнения плана, формируется ежедневный отчет о расчетах с покупателями и предоставленных скидках.

После обработки и обобщения данных первичных документов, работники отдела продаж формируют отчеты на определенную дату. Ответственность за ведение картотеки и базы данных, а также составление отчетов возложена на менеджера по продажам, который, в свою очередь, передает отчеты генеральному менеджеру.

Рекомендации по проведению акций для покупателей исходят, главным образом, от работников отдела маркетинга. Данная информация оценивается работниками отдела продаж и сотрудниками экономического отдела. На основании информации о предоставленных скидках, исходящей от работников отдела продаж, работники отдела маркетинга проводят расчеты эффективности и результативность расходования средств компании на предоставление скидок покупателям.

В целом, проведенное исследование внешних коммуникаций компании «Перфетти Ван Мелле» позволяет сделать вывод о ее эффективности.

Рассмотрим внутренние коммуникации в компании. Внутренние коммуникации осуществляются в рамках самой организации. В данном случае и коммуникатор, и получатель сообщения находятся внутри организационной структуры. Система управления является линейно-функциональной. Генеральный менеджер передает часть своих полномочий менеджерам по направлениям. Такие полномочия могут передаваться и менеджерами по направлениям своим подчиненным. Функциональное управление позволяет рассредоточить административно-управленческую работу и поручить ее наиболее квалифицированным кадрам. Недостатком данной системы является необходимость сложных согласований между управленческими органами при подготовке почти каждого документа, которому придается большое значение. Это снижает оперативность работы, удлиняет сроки прохождения документации и сроки принятия решений. Нередко отмечаются противоречия в формулировках и неоднозначность подхода к выполнению отдельных заданий, несоответствие содержания одних распоряжений другим. Однако на крупных предприятиях отказаться от применения функциональной формы управления невозможно.

Внутренняя коммуникационная структура представлена на рис. 5.

Для целей управления и стратегического планирования информация, используемая внутри компании однородна для уровней управления (руководители, специалисты, исполнители) и специализации рабочих мест (экономист, менеджер, бухгалтер и пр.).

Из рис. 5 видно, что внутренняя коммуникационная структура компании «Перфетти Ван Мелле» является многоканальной. Так, финансовая служба связана со всеми другими подразделениями компании; отделы продаж связаны со службой логистики, финансовой службой, отделом маркетинга, фабрикой. Практически всегда запросы идут напрямую, минуя промежуточные звенья. Достоинством такой коммуникационной структуры является оперативность и низкий риск потери или искажения информации в процессе прохождения коммуникационного канала. Кроме того, прослеживается логическая цепочка передачи полученной и передаваемой информации; стадии производственного процесса взаимоувязаны и последовательны.

Вместе с тем, следует отметить, что основной узел пересечения информационных потоков приходится на генерального менеджера, именно он является генератором рассредоточения входящей, промежуточной и исходящей информации, получаемой по различным каналам. В результате часть информации не успевает обрабатываться, а значит увеличиваются затраты времени на информационные операции (технические, аналитические, творческие).

Рисунок 5 - Внутренняя коммуникационная структура компании

«Перфетти Ван Мелле»

В таблице 5 указаны составленные экспертами примерные затраты времени на информационные операции среди различных категорий аппарата управления.

Проанализируем объём информационных операций, приходящихся на руководителей высшего звена (таблица 6). Данные таблицы показывают, что массу времени 35% отнимают технические информационные операции, в частности: прием, подготовка документов; прием и передача оперативных сообщений; планирование рабочего времени и мероприятий. Они характеризуются большой частотой повторения. Такие операции можно назвать «рутинными».

Таблица 5

Затраты времени, (%)

Таблица 6

Анализ затрат времени на информационные операции, %

Аналитические (логические) операции включают расчеты или выбор решений по имеющимся вариантам. Например, разработка документации или рекомендаций по материально-техническому снабжению, разработка бизнес-плана. Для их выполнения требуются специальные знания и определенный опыт работы, соответствующее образование. В этом отношении прослеживается соответствие фактических и нормативных показателей.

Творческая деятельность включает в себя: действия, основанные на принятии нестандартных решений при недостатке информации, ей присущи анализ и синтез, расчеты и прогнозы, абстрагирование и конкретизация, индукция и дедукция. По данным таблицы 6 этот показатель на 35% ниже оптимального. Скорее всего, это происходит из-за загруженности техническими информационными процессами.

Анализируя внутренние коммуникации компании, следует также выделить служебные (направлены на обеспечение производственно-хозяйственной деятельности) и внутрикорпоративные коммуникации (направлены, главным образом, на формирование лояльности персонала по отношению к компании). Если служебные коммуникации являются в большей своей части формальными, то внутрикорпоративные коммуникации проходят, главным образом, не неформальном уровне. Характеристика служебных и внутрикорпоративных коммуникаций представлена в таблице 7.

Таблица 7

Характеристика внутрикорпоративных и служебных коммуникаций в компании «Перфетти Ван Мелле»