Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Типология коммуникаций в организации).pdf

Для оперативного донесения информации до конкретных сотрудников возможно использование корпоративной почты (рассылки по e-mail) или программ ICQ.

Предлагаемые инструменты внутрикорпоративных коммуникаций представлены в таблице 10.

Таблица 10

Предлагаемые инструменты внутрикорпорационных коммуникаций в компании «Перфетти Ван Мелле»

Для обеспечения эффективности функционирования системы внутрикорпоративных коммуникаций рационально ввести должность менеджера по данному направлению.

С точки зрения работы с персоналом, хорошо организованная система обмена информацией не только повышает лояльность сотрудников и является важным ресурсом нематериальной мотивации, но и позволяет эффективнее использовать такие инструменты кадровой работы, как подбор персонала, работа с молодыми специалистами, подготовка кадрового резерва и повышение квалификации персонала.

Выводы

В целях повышения эффективности коммуникационной структуры компании «Перфетти Ван Мелле» в работе представлен ряд рекомендаций.

В целях получения информации о поставщиках и отбора наиболее оптимальных поставщиков рационально использование универсального автоматизированного комплекса программного обеспечения «Прайс Навигатор», который выполняет функцию автоматизированного ценового анализа, что позволяет формировать заявки на товарно-материальные ценности тем поставщикам, у которых они имеются по оптимальной цене.

Для решения проблемы перегрузки информацией Генерального менеджера предполагается введение должности Исполнительного директора. При этом за Генеральным менеджером остаются стратегические и финансовые функции, а остальные возлагаются на Исполнительного директора.

Для того, чтобы обеспечить эффективность коммуникационного обмена работников отдела логистики с другими подразделениями компании рекомендовано прописать горизонтальные взаимодействия между службой логистики и другими подразделениями компании (определить состав и периодичность предоставления отчетной и иной необходимой информации в отдел логистики).

В целях развития внутрикорпоративных коммуникаций в организации рекомендовано использовать возможности внутреннего сайта, на котором может быть размещена информация о событиях в компании, изменениях, нововведениях, достижениях компании, а также регламенты и стандарты работы, информация о новых сотрудниках, вакансиях. Кроме того, рационально обеспечить возможности обратной связи.

Для оперативного донесения информации до конкретных сотрудников возможно использование корпоративной почты (рассылки по e-mail) или программ ICQ.

Для обеспечения эффективности функционирования системы внутрикорпоративных коммуникаций рационально ввести должность менеджера по данному направлению.

Заключение

Коммуникация – это процесс двойственного развития или обмена информации, ведущий к взаимному пониманию. Причинами плохой коммуникации могут быть: стереотипы – упрощенные мнения относительно отдельных лиц или ситуации, в результате нет объективного анализа и понимания людей, ситуаций, проблем; предвзятые представления – склонность отвергать все, что противоречит собственным взглядам, что ново, необычно; плохие отношения между людьми, поскольку если отношение человека враждебны, то трудно его убедить в справедливости другого взгляда; отсутствие внимание и интереса собеседника, а интерес возникает, когда человек осознает значение информации для себя; пренебрежение фактами, то есть привычка делать выводы при отсутствии достаточного числа фактов; ошибки в построении высказываний: неправильный выбор слов, сложность сообщения, слабая убедительность, нелогичность; неверный выбор стратегии и тактики общения.

В работы проведено исследование коммуникационной структуры российского филиала компании «Перфетти Ван Мелле».

Коммуникационная структура компании представлена двумя основными блоками: системой внешних коммуникаций и системой внутренних коммуникаций.

Исследование системы внешних коммуникаций позволило сделать вывод, что компания представляет собой достаточно открытую информационную систему. Руководство компании считает необходимым учитывать формируемое вокруг нее общественное мнение как инструмент обратной связи и важный критерий оценки своей деловой репутации.

Коммуникационная политика компании в сфере внешних коммуникаций определена как проактивная, то есть предусматривающая организацию и проведение комплекса ПР-мероприятий, заполнение информационного поля собственной информацией, вытесняющей чужую. Результатом такой политики является формирование устойчивой положительной репутации, обеспечивающей в будущем гарантию  стабильной  финансово-экономической деятельности компании.

В целом, проведенное исследование внешних коммуникаций компании «Перфетти Ван Мелле» позволило сделать вывод о ее эффективности. Однако, отмечена низкая эффективность информационного потока о поставщиках, выражающаяся в недостаточном объеме массива данных о рынке сырья и материалов. В результате складывается ситуация упущенной прибыли из-за потери потенциально выгодных для компании поставщиков.

Внутренние коммуникации осуществляются в рамках самой организации. Проведенное исследование показало, что система внутренних коммуникаций в компании «Перфетти Ван Мелле» определена линейно-функциональной системой управления в организации. Директивная информация передается по вертикальным каналам коммуникации нисходящими потоками. Обратная связь обеспечивается восходящими потоками. В пределах отделов информация передается по горизонтальным каналам.

В процессе анализа внутренней коммуникационной структуры компании выявлены следующие недостатки:

• во-первых, основной узел пересечения информационных потоков приходится на генерального менеджера. В результате сложившегося положения отмечается его перегрузка, как результат – недостаток времени для стратегического планирования;
• во-вторых, отмечены также слабые связи между отделом логистики и другими подразделениями компании. В результате снижается оперативность информации;
• в-третьих, существуют большие различия в значимости нисходящей и восходящей информации. Интересы работников зачастую не учитываются; в результате ухудшается социально-психологический климат, растет уровень конфликтности. Внутрикорпоративные коммуникации не достаточно эффективны. Сотрудники зачастую не имеют сведений о перспективах развития компании, ее позиционировании на рынке. Данная ситуация снижает лояльность персонала и его мотивацию.

В целях повышения эффективности коммуникационной структуры компании «Перфетти Ван Мелле» в работе представлен ряд рекомендаций.

В целях получения информации о поставщиках и отбора наиболее оптимальных поставщиков рационально использование универсального автоматизированного комплекса программного обеспечения «Прайс Навигатор», который выполняет функцию автоматизированного ценового анализа, что позволяет формировать заявки на товарно-материальные ценности тем поставщикам, у которых они имеются по оптимальной цене.

Для решения проблемы перегрузки информацией Генерального менеджера предполагается введение должности Исполнительного директора. При этом за Генеральным менеджером остаются стратегические и финансовые функции, а остальные возлагаются на Исполнительного директора.