Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия (Учет расчетов с применение контрольно-кассовых машин).pdf

Настоящее Положение устанавливает состав, содержание и методические основы формирования бухгалтерской отчетности организаций, являющихся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации, кроме кредитных организаций и бюджетных организаций.

• Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Утверждено приказом Минфина РФ от 29.07.98г. №34н.

Положение призвано конкретизировать Закон о бухгалтерском учете.

Основные задачи учета денежных средств:

• своевременное и полное отражение в учете операций с денежными средствами при строгом соблюдении требований действующего законодательства;
• правильное документальное оформление операций с денежными средствами, согласно установленным правилам ведения кассовых операций;
• контроль за сохранностью денежных средств, документов в кассе и их целевым использованием.

Бухгалтерский учет денежных средств должен обеспечить контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе.

Исходя из этого необходимо непрерывно выполнять задачи по контролю денежных средств:

• проверку правильности документального оформления и законности операций с денежными средствами, своевременное и полное отражение их в учете;
• обеспечить своевременность, полноту и правильность расчетов по всем видам платежей и поступлений, выявлять дебиторскую и кредиторскую задолженность, средств в расчетах в иностранной валюте;
• своевременно выявлять результаты инвентаризации денежных средств, документов и расчетов, обеспечить взыскание дебиторской и погашение кредиторской задолженностей в установленные сроки;
• обеспечить сохранность денежных средств, документов в кассе и других местах их выдачи, бесперебойное удовлетворение денежной наличностью всех неотложных нужд предприятия, где по условиям расчетов или исходя из характера деятельности она необходима;
• изыскать возможность наиболее рационального вложения свободных денежных средств как источника финансовых инвестиций, приносящих доход.

В свою очередь необходимо отметить, что контроль за оплатой счетов, получение долгов с заемщиков и дебиторов, соблюдение кассовой дисциплины и правильное заполнение первичной документации позволит рационально использовать наличные деньги.

В части ведения бухгалтерского учета для контроля за движением денежных средств предназначены специальные счета учета денежных средств.

Денежные средства являются источником формирования денежного потока. Денежный поток можно охарактеризовать как разницу между денежными поступлениями и потреблением организации. Эффективное управление денежными потоками позволяет снизить потребность в капитале, ускорить обороты, а также выявить финансовые резервы внутри предприятия и тем самым снизить объемы внешних займов.

Все денежные потоки можно разделить на три группы:

• денежные потоки от основной или операционной деятельности. Прирост данного потока дают основные виды деятельности: продажа, дивиденды, получаемые от инвестиций. Уменьшается поток за счет производственных расходов, в том числе выплат процентов и налогов;
• денежные потоки от инвестиционной деятельности.

В эту группу можно включить денежный поток, который формируется на основании долгосрочных активов. Прирост средств данного потока происходит за счет уменьшения объема инвестиций, списания недвижимости и оборудования, а также при реализации нематериальных и других активов;

• денежные потоки от финансовой деятельности.

Данный поток формируют долгосрочные пассивы и собственный капитал. Увеличение долгосрочных заемных средств или реализация акций формирует приток, уменьшение пассивов и распределение дивидендов акционерам формирует отток [4].

Учет кассовых операций

Кассовыми операциями называются операции с наличными денежными средствами, осуществляемые организациями с физическими и юридическими лицами. К денежным средствам относятся денежные средства в кассе и на банковских депозитах до востребования [4].

Правила работы с наличными денежными средствами определены Центральным банком Российской Федерации. Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утвержденный Указом Центрального Банка Российской Федерации 11 марта 2014 г. № 3210-У (далее Указание № 3210- У), устанавливает правила приема, хранения, выдачи наличных денег и оформления кассовых документов, порядок ведения кассовой книги и контроля за соблюдением кассовой дисциплины [7].

При учете кассовых операций следует руководствоваться действующими нормативными актами, предусматривающими для организаций ограничение при расчетах наличными денежными средствами с другими юридическими лицами. В частности, в настоящее время предельная сумма расчетов между юридическими лицами по одному платежу составляет 100 тыс. руб. [8].

Начиная с 2014 года, порядок ведения кассовых операций претерпел изменения.

В 2015 году организации и ИП должны придерживаться Указания Банка России от 11.03.2014г. за № 3210-У. Суть нововведений состоит в условном делении учета кассовых операций на полный и упрощенный порядок. Полный порядок кассовых операций используется для организаций

• юридических лиц, не относящихся к малым предприятиям.

Упрощенная схема допускается для ведения учета малыми организациями или ИП.

Операции по кассе ведутся только с наличными деньгами.

Движение средств оформляются расходным или приходным кассовым ордером. Установлены особые требования к кассиру: Доступ к денежному ящику и операциям имеет лицо, назначенное руководителем. Кассир несет материальную ответственность, определяемую договором. На время отсутствия кассира в связи с отпуском или болезнью остаток кассы и документы передаются другому лицу по приказу предприятия. Наличие на предприятии нескольких кассиров требует назначения старшего работника. Основной документ учета - кассовая книга. Журнал ведется ежедневно, за исключением случаев отсутствия операций. На конец дня выводится остаток, величина которого должна совпадать документально и фактически. Сумма заносится в кассовую книгу и удостоверяется подписью кассира.

В 2015 году (начиная с 1 июня 2014 года) индивидуальные предприниматели могут не вести кассовую книгу. Возможность применяется при ведении ИП доходов и расходов, физических показателей, обязательных для учета налоговых показателей. Организации обязаны вести кассовые операции, если на предприятии имеется движение наличных денежных средств. Компания, не использующая наличность для расчетов с работниками, контрагентами, кассовую книгу не ведет. Выручка, полученная предприятием, должна проводится с использованием ККМ. Исключение составляют предприятия, ведущие учет в соответствии с принятыми специальными режимами - ЕНВД и ПНС. По окончании рабочего дня кассир-операционист сдает выручку в кассу предприятия (или инкассаторам) по приходному ордеру.

Кассовые формы - единственные, кроме банковских, бумаги первичного учета, при оформлении которых не допускаются помарки и подчистки. При заполнении бланков и книги в ручном режиме не допускается применение цветных чернил. Если ордера заполнены с ошибками, выписывается новый документ. В кассовой книге или чеке неправильно заполненный лист перечеркивается двумя параллельными линиями.

В 2015 году в порядок ведения документации внесены нововведения: Учет допускается вести в электронном виде с использованием электронной подписи. Кассовые документы могут оформляться не только кассиром, но и главным бухгалтером или, при их отсутствии, руководителем. Кассир должен иметь штамп, подтверждающий проведение операции и подписи лиц, имеющих право удостоверения первичных форм учета. При наличии депонированных сумм реестр не составляется. В последний день выдачи заработной платы отметка о депонировании ставится в платежной ведомости. При ведении в организации ЕНВД или ПСН приход денежных средств может производится по бланкам строгой отчетности (БСО) или иному документу, содержащему обязательные реквизиты. При ведении операций с использованием обслуживающих программ (без электронной подписи) документы должны быть выведены на бумажный носитель. Бланки первичного учета должны иметь реальные (не факсимильные) подписи. Кассовая книга также подлежит выведению на печать. Журнал сшивается по периодам, зависящим от объема операций. Период не имеет значения при условии контроля переноса остатка и постраничной нумерации внутри периода.Операции по обороту денежной наличности в кассе предприятия отражают в учете и оформляют документально. Весь процесс документооборота представлен на рисунке:

Рисунок 1.1 - Документооборот кассовых операций на предприятии

Прием наличных денег кассой организации производится по приходным кассовым ордерам. Выдача наличных денег из кассы осуществляется по расходным кассовым ордерам.

Прием и выдача денежной наличности по кассовым ордерам должна осуществляться только в день их составления. Исправления в приходном кассовом ордере и расходном кассовом ордере запрещены.

При получении приходных кассовых и расходных кассовых ордеров кассир обязан проверить:

• наличие и достоверность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном документе разрешительной надписи руководителя предприятия или уполномоченных им лиц;
• правильность оформления документов, наличие всех реквизитов;
• наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения хотя бы одного из перечисленных требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для соответствующего оформления.

Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре. Прием наличности с помощью ПКО следует оформлять непосредственно в день его составления. После оформления и перед оплатой ПКО, зарегистрированный в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров подписывает главный бухгалтер или лицо, уполномоченное руководителем предприятия.

Для плательщика документом, подтверждающим оплату товара, является квитанция к ПКО (отрывная часть). Он получает ее на руки после того, как внесет наличность в кассу предприятия-получателя.

На квитанции к ПКО обязательно должна быть печать получателя. Приложенные к ПКО документы погашают штампом “Оплачено”, указав рядом с оттиском или прямо на нем дату уплаты (число, месяц и год) Квитанция к приходному кассовому ордеру, заверенная подписями главного бухгалтера, кассира и печатью предприятия, выдается на руки лицу сдавшему деньги.

Приходный кассовый ордер, по которому получена денежная наличность, остается в кассе.

Вся денежная наличность, которая поступает в кассы предприятий, должна своевременно и в полной сумме приходоваться в их кассах [2, с. 17].

Выдача денежной наличности из кассы предприятия ведется по расходным кассовым ордерам или по платежным ведомостям.

При выписке расходного кассового ордера фиксируют основания для его составления и перечисляют приложенные к нему документы. Перед тем как подписать расходный кассовый ордер у руководителя и главного бухгалтера, документ регистрируют в Журнале регистрации, в котором ему присваивают порядковый номер. Если на приложенных к РКО документах (расчетах, ведомостях, накладных) есть разрешающая подпись руководителя, то дублировать ее на самом РКО не обязательно. Лицам, получившим сам ордер, наличность не выдают.

Наличность можно выдавать только тому лицу, на чью фамилию оформлен расходный кассовый ордер. Получив деньги на руки, получатель проставляет в документе дату и подпись. Если деньги нужно выдать третьему лицу, то получатель должен оформить на него доверенность.

Приложенные к РКО документы погашают штампом “Оплачено”, оставив рядом с оттиском или на нем дату уплаты (число, месяц, год) [3, с.13].

В журнале регистрации указывают дату и номер документа, подтверждающего поступление или выбытие средств из кассы. В конце дня кассир должен порознь подсчитывать поступление и выбытие средств и записать сумму итоговой строкой в Журнале регистрации [6, с. 40].

Предприятие ведет кассовую книгу.

В кассовой книге фиксируют все поступления и выдачу наличности в кассе в национальной валюте предприятия. Листы кассовой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы скреплены оттиском печати предприятия.

Записи в ней осуществляются в двух экземплярах. Первые экземпляры, являющиеся неотрывной частью листа кассовой книги - остаются в ней.

Другие экземпляры, являющиеся отрывной частью листа кассовой книги - “Отчет кассира”, являются отчетом кассира.

Исправления в кассовой книге не допускаются. Если же исправления сделаны, то их заверяют подписями кассира, а также главного бухгалтера. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подытоживает операции за день, выводит остаток наличности в кассе на начало следующего дня [6, с. 40].

Хозяйственные операции по кассе предприятия отражаются в учетном регистре - Журнале 1 сразу после отработки кассового отчета. Записи в журнале осуществляются на основании отчетов кассира и приложенных к ним приходных и расходных кассовых ордеров [3, с. 17].

Инвентаризацию кассы проводит комиссия, назначенная приказом руководителя организации. Порядок ведения кассовых операций предусматривает проведение внезапных ревизий кассы с полным полистным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Основное ограничение для остатка кассы - лимит. Величина означает предел денежной наличности на конец рабочего дня. Остаток на конец дня определяется как сумма остатка на начало дня и приход средств за минусом расхода денег. Превышение лимита допускается в дни выдачи заработной платы. Предприятию необходимо: утвердить срок выдачи заработной платы и авансовых выплат приказом по предприятию. Определить период, отводимый на выплаты. В традиционном варианте устанавливается от 3-х до 5-ти дней. В срок расчетов с сотрудниками включается день получения наличности в банке. Утвердить порядок расчетов с работниками в учетной политике предприятия. Порядок относится только к выплатам наличными деньгами.