Файл: Эффективность менеджмента организации (на примере ООО «Перспектива» Корпорация «Центр»).pdf

В деятельности ООО «Перспектива» Корпорация «Центр» работой с персоналом занимается отдел кадров.

Должностные инструкции являются основным документом, регламентирующим назначение и место работника в системе управления, его функциональные обязанности, права, ответственность и формы поощрения. Они являются наиболее массовыми документами, т. к. должны разрабатываться для каждой должности управленческого персонала от директора до бригадира.

Должностные инструкции разрабатываются по каждой должности управленческого персонала в соответствии со штатным расписанием и являются логическим продолжением и развитием положения о структурном подразделении. Они утверждаются руководителем организации для всех сотрудников малых организаций, а на крупных и средних организациях - для руководителей структурных подразделений. Основными разделами должностной инструкции являются: общая часть, карта функциональных обязанностей, права, ответственность, поощрение. В конце должностной инструкции содержится гриф «согласовано», который подписывают работник и руководитель подразделения.

Режим рабочего времени определяется Правилами внутреннего трудового распорядка или графиками сменности и распространяется на всех работников. Однако в отдельных случаях может возникнуть необходимость конкретизировать режим рабочего времени, прийти к соглашению о неполном рабочем времени, гибком графике работы. В этом случае в контракте производится соответствующая запись.

Цель менеджера по персоналу - правильно выбрать источник (источники), который может дать нужного кандидата на должность. Рекомендуется задавать самому себе один простой вопрос, даст ли этот источник достаточное количество подходящих работников при приемлемых затратах.

Источниками могут служить: прежние сотрудники, случайные претенденты, размещение объявлений в средствах массовой информации; государственные и коммерческие агентства по трудоустройству; учебные заведения, различного рода семинары, фестивали, праздники и т.д.

ООО «Перспектива» Корпорация «Центр» использует оба источника; прежде чем начинать набор работников со стороны, директор по персоналу предлагает своим работникам найти среди знакомых или родственников желающих подать заявление о приеме на работу. Однако такие кандидаты проходят отбор по общим правилам.

Директор по персоналу ООО «Перспектива» Корпорация «Центр» позволяет самим подчиненным выдвигать кандидатов из числа знакомых и родственников. Кроме того, прием ведется через центр занятости. В обоих случаях отдел кадров проводит собеседование с кандидатами и самостоятельно принимает решение исходя из объективных оценок. Принятым на работу устанавливается испытательный срок согласно ТК РФ. Директор по персоналу непосредственно сам беседует с каждым кандидатом при приеме на работу, которые, в свою очередь, проходят предварительное собеседование с начальниками подразделений или бригадирами. Анкетирование к кандидатом, принимаемым на должности рабочих, в организации не применяется, однако система набора включает не только личный разговор с директором по персоналу предприятия, но и обязательное медицинское обследование и тесты на алкоголь.

Собеседование составляет основной аспект при приеме на работу. Директор по персоналу выясняет:

• во-первых, профессиональные способности кандидатов, предыдущие места работы, социальный статус;
• во-вторых, интересуется физическим здоровьем.

При приеме на работу на должности руководителей подразделений используется тестирование.

Неправильный подбор кадров ведет к колоссальным издержкам в работе, к никчемной растрате опыта и образования, к высокой текучести рабочей силы.

Тесты на профессиональный уровень призваны определить уровень профессионального мастерства или знаний индивидуального работника в конкретных сферах трудового процесса. Тесты на наличие интереса строятся на том, что хорошо работают те, у кого больше интереса к выполняемой работе. Тесты на личные качества призваны определить, такие личные качества, как эмоциональная зрелость, субъективность и объективность.

После подбора кадров работа с персоналом происходит либо при увольнении, либо при дисциплинарных проступках. Необходимо создать отдел адаптации сотрудников, куда будут входить: центр подготовки кадров, центр практики.

Адаптация на новом месте работы - это сложный процесс взаимного приспособления человека и организации.

Адаптация персонала будет происходить в следующем порядке.

Процесс адаптации начинается задолго до первого рабочего дня специалиста. Собственно, подбор персонала должен плавно перетекать в систему адаптационных мероприятий, а та, в свою очередь, в систему оценки и развития кадров. Специалист отдела кадров еще при знакомстве должен выявить основные личностные мотивирующие факторы кандидата и сделать презентацию (иначе и не скажешь) производственного предприятия с учетом этого.

Начинать, как правило, лучше с истории организации, с рассказа о замечательных людях, которые здесь работали и работают. Первое разъяснение предстоящих обязанностей должно содержать как формальные моменты (график работы, систему подчиненности, порядок выплаты заработной платы, систему мер поощрения и т.д.), так и моменты, касающиеся традиций и устоев коллектива. В идеале нужно рассказать о целях деятельности организации. Не стоит считать, что это банально. Именно базовые понятия могут обоснованно лечь в фундамент взаимоотношений внутри коллектива клиники, стать основой чувства корпоративной общности и гордости за свою профессию.

Обучение сотрудника основным азам работы в магазине. Передача раздаточного материала, для ознакомления с продукцией.

Второй этап - знакомство нового сотрудника с непосредственным руководителем и коллективом отдела, в котором ему предстоит трудиться. Специалист должен получить информацию о структуре организации и территориальном размещении его подразделений. Отлично, если эти сведения оформлены в виде отдельной брошюры, выдаваемой на руки для последующего ознакомления. Она должна содержать схему организации, имена и рабочие (внутренние) телефоны руководителей служб и отделов, их графики работы. Также до сведения новичка должен быть доведен перечень его задач в предстоящие дни. Отдельно нужно раскрыть понятие наставничества. Оно вызывает у многих ассоциации с советским периодом, но эффективнее закрепления молодого специалиста за опытным сотрудником ничего не придумаешь. В идеале хорошая работа наставника должна оцениваться и поощряться материально. При вторичной адаптации прикрепленность к наставнику также имеет значение (но в таком случае лучше использовать термин «куратор»). Новому сотруднику комфортнее обратиться со своими вопросам к коллеге, стоящему на одной с ним ступени карьерной лестницы, нежели «дергать по пустякам» руководство. Хотя здесь большую роль играют индивидуальные особенности человека. Непосредственный руководитель лично или через наставника (куратора) предоставляет новому сотруднику следующую информацию:

- функции отдела: цели и приоритеты, организация и структура; направления деятельности; связь с другими службами; взаимоотношения внутри отдела;

- должностные обязанности и ответственность: описание технологии, процессов и производственных манипуляций, ожидаемых результатов; разъяснение важности данной позиции, ее соотношение с другими в подразделении и в организации в целом; нормативы качества выполненной работы; продолжительность и распорядок дня;

- правила: процедуры, характерные для конкретного вида работы или данного подразделения; порядок действий в случае аварий; отношения с сотрудниками из других отделов; поведение на рабочем месте; контроль нарушений;

- организация отдыха, приема пищи, перерывов, перекуров; возможность личных телефонных разговоров; использование оборудования; виды помощи, в каких случаях она может быть оказана;

- система внутреннего документооборота, требования, предъявляемые к отчетности; список документов, с которыми новичку необходимо ознакомиться в первую очередь;

- особенности и порядок работы со станками и оборудованием и, требования к конфиденциальности используемой в работе информации.

Несомненно, при адаптации сотрудника необходима обратная связь, поэтому нужно запланировать периодические (примерно раз в неделю) беседы с новичком. Их будет проводить -наставник совместно с вновь создаваемым отделом адаптации. Основная задача этих бесед - получение информации следующего характера:

- удовлетворен ли новый сотрудник содержанием и условиями выполнения работы, своим статусом, оплатой труда, перспективами, возможностями для реализации своего потенциала;

- сохраняется ли у него интерес к профессии, стремится ли он к профессиональному росту, соответствуют ли его возможностям сложность и ответственность выполняемых им задач;

- насколько комфортны для него взаимоотношения в коллективе, дает ли работа ощущение уверенности в своих силах, считает ли он справедливым оценку его работы со стороны сотрудников и руководства;

- приемлем ли для него уровень психологического напряжения и физической усталости во время работы, не испытывает ли он воздействия каких-либо стрессогенных факторов.

Своевременное получение информации о проблемах в процессе адаптации поможет сгладить затруднения и в итоге сохранить специалиста для учреждения, сформирует у него чувство защищенности и удовлетворенности своей работой, заложит основы для последующего профессионального и карьерного роста.

Завершающим этапом этого пути является оценка успешности адаптации нового сотрудника. Как правило, она дается по окончании испытательного срока. В обсуждении этого вопроса должны принять участие сотрудник предлагаемого отдела «Отдел адаптации», наставник (куратор), непосредственный руководитель. Само обсуждение можно провести ООО «Перспектива»чно, без присутствия новичка, чтобы избежать негативных психологических переживаний. Но с выводами он должен быть ознакомлен в обязательном порядке. При этом оценивается его первый опыт работы: нужно раскрыть имеющиеся недостатки, остановиться на способах их устранения, а также подробно рассмотреть сильные стороны и достижения молодого специалиста. Цель этой беседы - формирование у новичка ощущения важности его работы, заинтересованности коллектива в его успехах, поддержки его усилий.

При первом варианте решения процессом руководит создаваемый отдел «Адаптации» и проводит анализ работников всего предприятия, при втором варианте решения адаптация сотрудников будет проходить под руководством только назначаемого наставника. Наставник назначается руководителем отдела или магазина.

Функции предлагаемого отдела «Адаптации»:

- контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;

- изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;

- анализ деловых качеств работников организации с целью рационального использования кадров;

- руководство над адаптацией вновь принятого персонала;

- создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов и его проведения;

- подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;

- проведение аттестация персонала;

- подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению;

- организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

- ведение всей отчетности.

Для того, что бы постоянно оживлять патриотизм в лице сотрудников, необходимо разработать памятки и плакаты с миссией и целями организации, и раздавать их персоналу и размещать их непосредственно на рабочих местах работников.

Представим модернизированную структуру управления персоналом, на рис. 9.

Генеральный директор

Коммерческое управление

Финансовое управление

Управление технического обслуживания

Служба персонала

Управление по информационным технологиям

Юридический отдел

Торговый отдел

Коммерческий директор

Финансовый д-р – Гл.бухгалтер

Директор по развитию бизнеса;

Директор торга №1;

Директор торга №2;

Директор торга №3;

Директор торга №4;

Директор торга №5;

Директор торга №6;

Производственный отдел

Директор по персоналу

Служба предотвращения потерь;

Отдел охраны

Отдел маркетинга;

Гр. бытовой техники;

Гр. «Электроника»;

Гр.мебели;

Гр.посуда;

Гр. сопутствующих товаров;

Отдел складов;

Отдел экспедиции;

Отдел качества.

Технический директор

Отдел АСУИ;

Отдел сопровождения вычислительной техники;

Отдел системного администрирования и программирования

Бухгалтерия;

Контрольно-ревизионный отдел;

Планово-экономический отдел