Файл: Особенности коммуникаций в организации (Коммуникационные потоки).pdf

Поэтому основными целями работы ООО «УспехТранс» являются:

• закрепление на рынке транспортных услуг;

• повышение конкурентоспособности;

• положительный результат финансово- хозяйственной деятельности;

• получение прибыли;

• расширение маркетинговых коммуникаций.

Важнейшее направление для достижения этой цели - развитие услуг по перевозке грузов автомобильным транспортом на внутреннем и на международном рынке.

Основные функции маркетинговых коммуникаций ООО «УспехТранс» заключаются в следующем:

Организация эффективного взаимодействия со СМИ.

Информирование клиентов и партнёров и поддержание с ними благоприятных отношений.

Установление и поддержание эффективных рабочих отношений с местными и республиканскими правительственными органами, общественными организациями.

Осуществление постоянного мониторинга и анализа СМИ.

Управление имиджем компании.

Поддержка и развитие официального сайта компании.

Оказание PR-поддержки мероприятиям, проводимым различными организациями и подразумевающим публичное общение с клиентами и партнёрами.

Координация спонсорства общественно важных мероприятий.

Поддержание имиджа компании в глазах сотрудников и донесение до них корпоративной философии.

Создание и реализация рекламной кампании ООО «УспехТранс» через такие каналы как: телевизионная и радио реклама; рекламные модули в печатных изданиях; наружная реклама.

Планирование и организация мероприятий по стимулированию сбыта, такие как: проведение акций, предоставление скидок, введение программ лояльности, разработка сувенирной рекламы и т.д.

Формирование, ведение и учёт базы данных клиентов. Установление и организация контакта с постоянными клиентами, своевременное их информирование о происходящих изменениях в ООО «УспехТранс» и налаживание долгосрочных отношений с ними.

Управление имиджем брэнда ООО «УспехТранс» - формирование образа марки с точки зрения наилучшего восприятия потребителями услуг.

Маркетинговые исследования потребителей услуг фирмы.

Мониторинг цен услуг, который включает в себя анализ перечня оказываемых услуг, цен, дистрибуции, рекламных материалов.

Маркетинговые исследования конкурентов.

Разработка рекомендаций на основе проведённых маркетинговых исследований.

3.2 Оценка коммуникационной политики в ООО «УспехТранс» и предложения к совершенствованию маркетинговых коммуникаций

Важно отметить, что деятельность структурных подразделений фирмы очень тесно взаимосвязана между собой и в комплексе образует единое целое. Руководство фирмой осуществляется в иерархичном порядке, т.е. указания даются директором менеджеру структурного подразделения, а им непосредственно специалисту. Сбор необходимой информации осуществляется в обратном порядке.

В ООО «УспехТранс» функционирует система электронного документооборота, что позволяет оперативно получить необходимую информацию за максимально короткое время. Также каждое рабочее место оснащено компьютерной техникой и подключено к Интернету. Внутри коллектива создана электронная почта для быстрого обмена данными.

Например, проведение банковских операций в фирме осуществляется с использованием электронных систем «BS-Client» подсистемы «Банк-Клиент». Используемые программные средства предназначены для приёма, передачи электронных документов и сообщений, проведение безналичных расчётов в белорусских рублях и иностранной валюте, а также совершения других банковских операций в соответствии с требования законодательства Республики Беларусь и локальных нормативных правовых актов банка.

В фирме создан класс дистанционного обучения, в котором члены коллектива повышают свой профессиональный уровень. Обучение чаще всего проводится в виде видеолекций или видеоконференций в онлайн режиме. Проведение такого рода мероприятий позволяет значительно сократить командировочные расходы фирмы, и как следствие получить более высокий уровень прибыли.

Что касается транспортных средств, которые задействованы непосредственно в производственном процессе, то они оснащены приборами, позволяющими получать водителю максимальную информацию о техническом состоянии автомобиля. Также все автомобили оборудованы системой навигационного сообщения, что позволяет водителю при осуществлении международных перевозок быстро ориентироваться на дорожном сообщении других государств.

Также в ООО «УспехТранс» для общения внутри коллектива действует система мобильной корпоративной связи, в которой стоимость телефонных переговоров значительно ниже по сравнению с другими тарифными планами оператора. Это в свою очередь положительно влияет на величину затрат по статье «Телефонные переговоры».

Исходя из вышеизложенного, следует, что в ООО «УспехТранс» проводиться действенная и эффективная коммуникационная политика. Создана служба (отдел автоматизированной системы управления) в функции которой входит анализ поступающей информации, постоянный мониторинг за скоростью её поступления, изучение новых тенденций в области обмена данными, а также установление и сопровождение на фирме соответствующего программного обеспечения.

Проведение видеолекций и видеоконференций в онлайн режиме позволяет не только повышать профессиональный уровень специалистов, но и быть в центре событий директору фирмы.

Все это в комплексе дает возможность фирме занимать устойчивую позицию на рынке и «идти в ногу» со временем.

Проводимая коммуникационная политика на фирме направлена на получение «нужной» для работы информации, оперативный сбор необходимых данных, а также на снижение коммуникационных барьеров.

Для закрепления и выхода на другие рынки сбыта услуг ООО «УспехТранс» необходимо усовершенствовать коммуникационную политику при помощи:

- Установления системы спутникового сообщения.

Введение данной системы позволит менеджеру получать информацию о движении транспортного средства. Это позволит в дальнейшем правильно спрогнозировать график движения автомобилей, и как следствие увеличить реализацию оказываемых услуг.

- Проведения рекламной компании.

Это даёт возможность увеличить круг потребителей и завоевать большую долю рынка.

- Создание представительств.

- Проведение совместных корпоративных мероприятий внутри коллектива.

Это может быть представлено в виде викторин, тест-тренингов, проведение спортивных и др. мероприятий. Проведение данного вида мероприятий способствует созданию благоприятного морально-психологического климата в коллективе и в результате увеличения производительности труда.

Также для доведения текущих и перспективных задач развития фирмы руководителю необходимо проводить информационно-кадровые дни, оперативные совещания, конференции не только с менеджерами структурных подразделений, но и со всеми членами трудового коллектива. Это в свою очередь дает возможность получить больше предложений по улучшению работы фирмы.

Важно отметить, что проведение эффективной коммуникационной политики в ООО «УспехТранс» даёт возможность:

- положительно повлиять на количественные и качественные показатели деятельности;

- создать благоприятный климат в коллективе;

- расширить географию оказания услуг;

- принимать правильные управленческие решения и др.

Исходя из вышеизложенного, следует, что коммуникационная политика даёт возможность работать «на опережение», не останавливаться на достигнутом, а двигаться вперед.

Совершенствование коммуникационного процесса приводит к ликвидации промежуточных, звеньев внутри организации и между ними. Это происходит потому, что информация является основным продуктом обмена при взаимоотношениях внутри предприятия, а так же между предприятием и поставщиком или потребителем. Она является основным продуктом договора, сделки или усилий по координации действий отдельных звеньев. В этом случае ликвидация промежуточных звеньев является следствием внедрения информационных технологий, поскольку становятся ненужными посредники между источником и получателем информации. Это в свою очередь приводит к изменению организационной структуры предприятия, организации, ликвидируются целые звенья, связанные с дополнительными затратами. Появляются более простые иерархические связи и более широкие системы контроля.

При совершенствовании коммуникационного процесса в организации необходимо выбрать одну из двух основных концепций, отражающих сложившиеся точки зрения на существующую структуру организации и роль в ней компьютерной обработки информации.

Первая концепция ориентируется на существующую структуру организации. Информационная технология приспосабливается к организационной структуре и происходит лишь модернизация методов, работы коммуникации развиты слабо, рационализируются только рабочие места. Функции распределяются между техническими работниками и специалистами. Степень риска от внедрения новой информационной технологии минимальна, так как затраты незначительны, и организационная структура фирмы не меняется. Основной недостаток: такой стратегии - необходимость непрерывных изменений формы; представления информации, приспособленной, к конкретным технологическим методам и техническим средствам. Любое оперативное решение "вязнет" на различных этапах информационной технологии. К достоинствам стратегии можно отнести минимальные степень риска и затраты.

Вторая концепция - ориентируется на будущую структуру фирмы.

Существующая структура будет модернизироваться. Такая стратегия, предполагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Продуктивность организационной структуры фирмы возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность между- решаемыми задачами.

К основным её недостаткам относятся: существенные, затраты на первом этапе, связанные с разработкой общей концепций и обследованием всех подразделений фирмы; наличие психологической напряжённости, вызванной предполагаемыми изменением, структуры фирмы и, как следствие, изменениями штатного расписания и должностных обязанностей.

Достоинствами такой стратегии являются: рационализация организационной структуры фирмы; максимальная занятость всех работников; высокий профессиональный уровень; интеграция профессиональных функций за счет использования компьютерных сетей.

Новая информационная технология в фирме должна быть такой, чтобы уровни информации и подсистемы, её обрабатывающие, связывались между собой единым массивом информации. При этом предъявляются два требования. Во-первых, структура системы переработки информации должна соответствовать распределению полномочий в фирме. Во-вторых, информация внутри системы должна функционировать так, чтобы достаточно полно отражать уровни управления.

Выводы по третьей главе.

Успех или провал являются результатом способности или неспособности организации к применению технологии для поддержки обработки информации или информационных систем управления без потребности к внесению, изменений в бизнес или организацию.

Важнейшим условием совершенствования технологий принятия и реализации решений является автоматизация этого процесса на основе компьютерной техники и автоматизированных систем.

Огромное значение для совершенствования коммуникаций в организации имеет современная информационная технология. Уже давно широко распространён персональный компьютер как средство аккумуляции и последующего распространения информации. В современном деловом мире применяется электронная почта- эффективное средство связи между людьми. Новые телефонные приспособления дают возможность одновременно контактировать со многими респондентами. Видеоконференции позволяют обсуждать проблемы людям, находящимся в разных местах и даже на разных континентах.

Заключение

Теоретический анализ позволил сделать следующие выводы.

Каждый современный руководитель хотел бы видеть рядом с собой дружный и работоспособный коллектив единомышленников, способный вместе с ним достичь поставленных целей. Работа по созданию и совершенствованию условий для формирования такого коллектива достаточно сложна, но имеет огромное значение. Одно из условий – организация эффективной системы коммуникаций. От эффективности коммуникационных связей зависит будущее не только предприятия, но людей, которые там работают.

Применительно к организации, коммуникации – это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации.

Изучение коммуникаций в современной организации и направления совершенствования коммуникационного процесса проводилось на базе ООО «УспехТранс» позволило сделать следующие выводы:

Основные функции маркетинговых коммуникаций ООО «УспехТранс» заключаются в следующем:

Организация эффективного взаимодействия со СМИ.

Информирование клиентов и партнёров и поддержание с ними благоприятных отношений.

Установление и поддержание эффективных рабочих отношений с местными и республиканскими правительственными органами, общественными организациями.