Файл: Особенности формирования команды инновационного проекта ..pdf

Закрытие проекта – это процесс официального завершения всех операций проекта. При закрытии проекта менеджер рассматривает всю предыдущую информацию, полученную во время закрытия предыдущих фаз, позволяющую удостовериться в том, что все работы по проекту завершены, и проект достиг своих целей. Так как содержание проекта определяется планом управления проектом, менеджер проекта производит анализ данного документа, чтобы удостовериться, что проект фактически завершен, перед тем как формально констатировать это.

Закрытие проекта может быть осуществлено также досрочно, до окончательного выполнения всех операций. В этом случае процесс завершения проекта также включает процедуры, исследующие и документирующие причины предпринятых действий.

На фазе завершения действия менеджмента носят, скорее, административный, чем технический или экономический характер.

Жизненный цикл проекта – это набор, как правило, последовательных и иногда перекрывающихся фаз проекта, названия и количество которых определяются потребностями в управлении и контроле организации или организаций, вовлеченных в проект, характером самого проекта и его прикладной областью. Поскольку каждый проект имеет определенное начало и конец, конкретные результаты и действия, имеющие место в этом промежутке, широко варьируются для каждого проекта. Жизненный цикл обеспечивает базовую структуру для управления проектом, независимо от включенных в него конкретных работ.

В фазе разработки проекта в качестве основы используется модель «дерево целей», которая определяет все другие иерархические модели, и в первую очередь структуру работ, структуру стоимости, структуру результатов, структуру ресурсов: человеческих (организаций), материальных и информационных (документации). В фазе реализации происходит выполнение работ с использованием ресурсов и достижением результатов, соответствующих ранее поставленным целям. В ходе контроля осуществляется сопоставление достигнутых результатов и поставленных целей. При обнаружении отклонений вырабатываются корректирующие и предупреждающие мероприятия. При этом более эффективными являются предупреждающие мероприятия, позволяющие устранить или минимизировать несоответствия в будущем.

Фазы проекта – это отдельные части в рамках проекта, требующие дополнительного контроля для эффективного получения основного результата проекта. Фазы проекта обычно выполняются последовательно, но в некоторых проектных ситуациях могут перекрываться. Высокоуровневый характер фаз проекта превращает их в элемент жизненного цикла проекта. Фаза проекта не является группой процессов управления проектом.

Структура фаз позволяет разделить проект на логические подгруппы для более легкого управления, планирования и контроля. Количество фаз, необходимость в них и степень налагаемого контроля зависят от размера фаз, сложности и потенциального влияния на проект. Независимо от количества фаз, составляющих проект, все фазы имеют схожие характеристики.

При последовательном выполнении фаз завершение фазы сопровождается определенного рода передачей полученного продукта в качестве результата фазы. Такое завершение фазы представляет собой естественную точку для переоценки предпринимаемых усилий и, при необходимости, для изменения или досрочного завершения проекта. Эти точки называются выходами фаз, контрольными событиями, воротами фаз, воротами решений, воротами этапов, точками критического анализа или точками остановки.

Как правило, работы фазы имеют свойства, которые отличают ее от других фаз. При этом могут привлекаться разные организации и использоваться разные наборы навыков. Для успешного достижения главного результата или цели фазы требуется дополнительная степень контроля. Несмотря на то, что многие проекты могут иметь схожие названия фаз со схожими результатами, лишь немногие из них идентичны.

Фазы проекта по сравнению со стадиями жизненного цикла более детально описывают процессы, происходящие в проекте. Обычно стадии жизненного цикла проекта соответствует несколько фаз, как показано. Результатом каждой фазы проекта является создание нового промежуточного продукта (результата); при этом результат одной фазы является основным исходным основанием для следующей.

Рисунок 3. Движение проекта по фазам жизненного цикла^[12]

Жизненный цикл проекта (промежуток времени между моментом появления, зарождения проекта и моментом его ликвидации, завершения) является исходным понятием для исследования проблем финансирования работ по проекту и принятия соответствующих решений. Укрупнено жизненный цикл проекта можно разделить на три основные смысловые фазы: прединвестиционную, инвестиционную и эксплуатационную.

Дальнейшее разбиение существенно зависит от специфики проекта. Так, жизненный цикл может делиться на 5 фаз, в том числе:

• концептуальная фаза, включающая формулирование целей, анализ инвестиционных возможностей, обоснование осуществимости (технико-экономическое обоснование) и планирование проекта;
• фаза разработки проекта, включающая определение структуры работ и исполнителей, построение календарных графиков работ, бюджета проекта, разработку проектно-сметной документации, переговоры и заключение контрактов с подрядчиками и поставщиками;
• фаза выполнения проекта, включающая работы по его реализации (строительство, маркетинг, обучение персонала);
• фаза завершения проекта, включающая в общем случае приемочные испытания, опытную эксплуатацию и сдачу проекта в эксплуатацию;
• эксплуатационная фаза, включающая: приемку и запуск, замену оборудования, расширение, модернизацию, инновацию.

Проекты различаются по размеру и сложности. Независимо от размеров и степени сложности, все проекты могут иметь следующую структуру жизненного цикла, как показано (на рисунке 4):

• начало проекта;
• организация и подготовка;
• выполнение работ проекта;
• завершение проекта.

Жизненный цикл проекта рис 4.

1.2 Команда проекта: особенности ее формирования

Команда проекта включает руководителя проекта и группу лиц, которые действуют вместе при исполнении работ проекта для достижения целей проекта. Команда проекта состоит из руководителя проекта, персонала, отвечающего за управление проектом, и остальных членов команды, которые выполняют работу, но не обязательно участвуют в управлении проектом.

Данная команда состоит из представителей различных групп, обладающих знаниями в конкретной предметной области или набором конкретных навыков для выполнения работ по проекту. Структура и характеристики команды проекта могут широко различаться, но одно остается неизменным — это роль руководителя проекта как лидера команды независимо от того, какие полномочия может иметь руководитель проекта по отношению к членам команды.

Состав команд проектов различается в зависимости от таких факторов, как организационная культура, содержание и месторасположение. Взаимоотношения руководителя проекта и команды различаются в зависимости от полномочий руководителя проекта. В некоторых случаях руководитель проекта может быть линейным руководителем и обладать всей полнотой власти над членами команды. В других случаях руководитель проекта может быть наделен незначительной полнотой власти или не иметь непосредственных организационных полномочий по отношению к членам команды, являясь руководителем проекта с неполной занятостью или по контракту.

Состав команды проекта также может различаться в зависимости от организационной структуры^[13]. Примером может служить проект, основанный на партнерстве. Проект может быть учрежден несколькими организациями как партнерство, совместное предприятие, консорциум или альянс путем заключения договоров и соглашений. В данной структуре одна организация берет на себя руководство и назначает руководителя проекта для координации усилий партнеров. Основанные на партнерстве проекты могут обеспечивать гибкость при меньших затратах. Данные преимущества нивелируются меньшей степенью контроля руководителя проекта за членами команды и необходимостью в сильных механизмах для осуществления коммуникации и мониторинга прогресса. Партнерские проекты могут учреждаться с целью создания промышленных объединений, основания предприятий, которые один партнер не может себе позволить, или по другим политическим или стратегическим причинам. Процесс формирования команды проекта (командообразования) обычно рассматривают как образование единого, целостного коллектива управленцев, способного эффективно достигать цели проекта. Смысл командной работы по реализации проекта заключается в возможности синергетического эффекта от объединения групповых усилий, знаний и выработки групповых управленческих решений.

Команды в проекте (рисунок 5) различаются своими целями, задачами, компетенцией и мерой ответственности за результаты осуществления проекта, их позиция, место и роль в проекте и по отношению к проекту определяются целями входящих в них лиц и представителей участников проекта, степенью участия команды в процессах проекта и ее ответственность.

Рисунок 5. Виды команд проекта^[14]

Команды в проекте (рисунок 5) различаются своими целями, задачами, компетенцией и мерой ответственности за результаты осуществления проекта, их позиция, место и роль в проекте и по отношению к проекту определяются целями входящих в них лиц и представителей участников проекта, степенью участия команды в процессах проекта и ее ответственность.

В настоящее время в научной среде вопросы формирования и функционирования команд активно изучаются, существуют различные точки зрения по этим проблемам. Вместе с тем вопросы формирования команд и их функционирования в государственных структурах, по нашему мнению, изучены недостаточно.

Прежде всего, необходимо определиться с ключевым термином – «команда». Мы будем придерживаться следующего определения:

Команда – это группа людей, которые координируют свои взаимодействия и трудовые усилия, а также взаимозаменяем друг друга для достижения определенной цели.

Команда по PMBoK – это не просто группа людей. Это группа, действующая сообща с целью достижения результатов, к которым стремится каждый человек из группы. Потенциал команды гораздо выше потенциала групповых или индивидуальных усилий. Благодаря этому потенциалу самый заурядный проект, находящийся на грани краха, может дать блестящие результаты.^[15]

Данное определение содержит три главных компонента:

• для создания команды необходимо минимум два человека;
• команда регулярно взаимодействует между собой;
• труд членов команды направлен на достижения определенной цели.

Что касается команды проекта, то по форме она отражает уже существующую организационную структуру управления проектом. По содержанию – представляет собой группу специалистов, обладающих знаниями и навыками, которые необходимы для эффективного достижения целей проекта. ^[16](рисунок 6.)

В зависимости от специфики, размера и типа проекта в его реализации могут принимать участие от одной до нескольких десятков (иногда сотен) организаций и отдельных специалистов. У каждой из них свои функции, степень участия в проекте и мера ответственности за его реализацию.

Рисунок 6. Модель формирования эффективной команды проекта^[17]

Специалистов и организации, в зависимости от выполняемых ими функций, принято объединять в совершенно конкретные группы (категории) участников проекта, в состав которых входят: заказчики, инвесторы, проектировщики, подрядчики, консультанты, лицензиары, финансовые институты. Наконец, существует команда проекта, возглавляемая руководителем проекта – менеджером проекта, а также, в зависимости от специфики, в проекте могут быть и другие участники. Следует отметить, что участники проекта – категория более широкая, чем команда.

Команда проекта – это группа сотрудников, непосредственно работающих над осуществлением проекта и подчиненных руководителю последнего; основной элемент его структуры, так как именно она обеспечивает реализацию замысла. Эта группа создается на период реализации проекта и после его завершения распускается. Количество людей в команде определяется объемом работ, предусмотренных проектом. Как правило, лидеры функционально и предметно ориентированных групп специалистов и составляют команду управления проектом. Лидеры групп - это руководители, координаторы усилий всех членов группы; члены группы непосредственные исполнители.

Для команды проекта необходимо наличие у ее членов комбинации

взаимодополняющих навыков, составляющих три категории:

• технические или функциональные, т.е. профессиональные навыки;
• навыки по решению проблем и принятию решений;
• навыки межличностного общения.

Основными факторами, определяющими принципы формирования команды, являются: специфика проекта, организационно культурная среда и особенности взаимодействия руководителя с другими членами команды.

Команда проекта организуется для его реализации, поэтому такая характеристика, как специфика проекта - одна из главных в образовании команды^[18]. Специфика определяет:

• формальную структуру команды, которая утверждается руководством;
• ролевой состав;
• перечень знаний, умений и навыков, которыми должны владеть члены команды;
• сроки, этапы, виды работ по проекту.

Особенности взаимодействия лидера проекта с другими членами команды определяют всю систему взаимоотношений руководителя с подчиненными.

Существует два основных принципа формирования команды для управления проектом.