Файл: Особенности формирования команды инновационного проекта ..pdf

1. Ведущие участники проекта — заказчик и подрядчик (кроме них, могут быть и другие участники) — создают собственные группы, которые возглавляют руководители проекта соответственно от заказчика и подрядчика. Эти руководители подчиняются единому руководителю проекта. В зависимости от организационной формы реализации проекта

руководитель от заказчика или от подрядчика может являться руководителем всего проекта.

2. Для управления проектом создается единая команда во главе с руководителем. В команду входят полномочные представители всех участников проекта для осуществления функций согласно принятому распределению зон ответственности.

Формирование команды проекта — отдельная задача проектного управления, когда все усилия направлены на объединение квалифицированных специалистов в группу, способную самостоятельно анализировать и реализовывать функциональные задачи проекта.

Этапы формирования команды проекта: определение задач; распределение ролей, определение необходимой квалификации членов команды и их количества; согласование; определение условий и ресурсов проекта; формирование команды проекта. Принципы формирования команды для управления проектом: заказчик и подрядчик являются ведущими участниками проекта, для управления проектом создается единая команда во главе с руководителем проекта. Важным фактором эффективности сформированной команды управления проектом является разработка и внедрение полноценной системы мотивации и стимулирования проектных команд.

Различают четыре основных подхода к формированию команды:

1) целеполагающий (основанный на целях);

2) межличностный;

3) ролевой;

4) проблемно-ориентированный.

Рассмотрим их^[19]:

1. Целеполагающий подход. Подход, в рамках которого основополагающим процессом в группе рассматривается способность группы ставить, согласовывать и достигать групповых целей.

2. Межличностный подход. Подход, в рамках которого ключевым фактором успеха группы считаются межличностные отношения. Формирование команды происходит за счет создания атмосферы доверия, взаимоподдержки и коммуникации в группе.

3. Ролевой подход. Подход, в рамках которого считается, что эффективность группы зависит от правильного построения и распределения ролей в группе

4. Проблемно-ориентированный подход. Подход, в котором в ходе решения групповых задач выявляются и решаются различные проблемы группы, мешающие ей успешно или с повышающейся эффективностью решать задачи.

1.3 Особенности управления командой проекта

Так же, как и проект, команда проекта имеет свой жизненный цикл. Процесс жизнедеятельности любой проектной команды может быть разбит на пять основных стадий: формирование, срабатываемость, функционирование, реорганизация и расформирование. (Рисунок 7.)

Рисунок 7. Жизненный цикл команды проекта^[20]

При формировании команды набираемые специалисты подчас незнакомы друг с другом, не работали вместе. Для их эффективной совместной деятельности необходим определенный период, когда они определят отношения, адаптируются к условиям работы в команде, осознают себя единым целым.

Формирование. На этой стадии происходит знакомство членов команды друг с другом и с проектом в целом, формируются общие цели и ценности, определяются нормы и правила взаимодействия, ставятся задачи команды и определяются пути и принципы их достижения. От менеджера проекта на этой стадии требуется приложение интенсивных усилий по преодолению “подводных камней” и сплочению команды на основе главной цели проекта^[21].

Срабатываемость. Когда члены команды начинают совместно трудиться, они понимают, что используют различные подходы и методы в работе над проектом. Эти различия могут вызывать споры и даже конфликты, что не способствует повышению эффективности команды. Однако постепенно, при умелом руководстве менеджера проекта, на основе общих ценностей и норм в команде устанавливаются деловые и дружеские отношения. Формируются конструктивные неформальные группы, определяются поведенческие роли членов команды. На этом этапе устанавливается психологический климат в группе.

Функционирование. Как только прошли бури, стихли споры и конфликты по любому поводу, а каждый член команды прочувствовал свою роль и свое место в коллективе, с которым ему предстоит работать в течение всего жизненного цикла проекта, берет свое начало третья наиболее продолжительная и результативная для проекта стадия. Важность первых двух стадий заключается в формировании командного чувства, которое крайне необходимо для успешного достижения цели. Это дает основу, на которой команда может продуктивно работать.

Реорганизация. Менеджер проекта производит изменения в количественном и качественном составе команды по нескольким причинам: ввиду изменения объемов и видов работ, замены некоторых работников из-за их непригодности; привлечение новых специалистов; приглашение временных экспертов и т.п. Все это нормальный процесс развития команды.

Расформирование. По завершении проекта команда расформировывается; при этом возможны две ситуации. В случае успеха проекта и соответствующей мотивации члены команды ощущают удовлетворение своей работой и полны желания работать вместе и в дальнейшем. Как правило, менеджер проекта, приступая к новому проекту, приглашает в команду тех людей, с которыми успешно реализовывал предыдущий проект. В случае неуспеха проекта, члены команды, чувствуя моральную неудовлетворенность, расстаются с облегчением. Естественно, задача менеджера проекта – добиваться первой ситуации.

Задачи по проекту могут быть новыми для команды проекта, что обусловливает необходимость более тщательного планирования, в отличие от рутинных работ. Кроме того, проекты согласовываются на всех уровнях организации. В проекте может участвовать один человек, одно структурное подразделение или несколько структурных подразделений организации.

Особенности проектных команд

В процессе управления командой проекта менеджер может и должен применять различные инструменты и методы контроля. Одним из проверенных методов управления командой является наблюдение и обсуждение процессов выполнения работ и настроений, царящих среди членов команды^[22]. Помимо этого, необходимо также производить качественную оценку эффективности проекта.

Система управления командой проекта включает организационное планирование, кадровое обеспечение проекта, создание команды проекта, а также осуществляет функции контроля и мотивации трудовых ресурсов проекта для эффективного хода работ и завершения проекта. Система нацелена на руководство и координацию деятельности команды проекта, использует стили руководства, методы мотивации, административные методы, повышение квалификации кадров на всех фазах жизненного цикла проекта. На рисунке 8. показана структура системы управления командой проекта.

Менеджеру проекта как руководителю команды необходимо понять, как и почему возникают симптомы демотивации его сотрудников. При решении он может руководствоваться принципами т.н. комплексной системы управления качеством, сокращенно – TQM (Total Quality Management). Целью данной системы является постоянное совершенствование процессов производства посредством всестороннего изучения и анализа данных проекта по всем источникам поступления информации.

Рисунок 8. Система управления командой проекта^[23]

Недавние исследования, проведенные с участием некоторых руководителей и работников, выявили наличие демотивационных факторов работы в проекте, в том числе:

- Лидерские качества менеджера проекта;

- Взаимоотношения членов команды с менеджером проекта;

- Заработная плата;

- Гарантия занятости;

- Условия работы;

- Взаимоотношения с другими членами команды и коллегами по проекту.

В то же время, имеют место и другие, более специфичные для проектной работы, демотивационные факторы, такие как:

- Неспособность завершить до конца выполнение определенных задач;

- Отсутствие стимула к выполнению задач;

- Решения, принимаемые за рамками проекта и являющиеся безосновательными;

- Паузы и увеличение рабочей нагрузки из-за необходимости исполнения других обязанностей;

- Недостаточный объем ресурсов для реализации проекта;

- Частые изменения в содержании проекта.

Помимо всего вышесказанного, стоит отметить важность такого показателя, как кривая обучения, характеризующая постепенный процесс приобретения опыта и навыков при поступлении на работу или получением нового задания. Для того чтобы снизить влияние кривой обучения на эффективность проектной работы, необходимо:

- Нанимать наиболее квалифицированных специалистов;

- Включать показатели кривой обучения в оценки прогнозов;

- Составить документ, доступно рассказывающий о проекте;

- Разработать план проведения тренингов.

Таким образом, управление командой проекта включает в себя контроль за деятельностью членов команды проекта, обеспечение обратной связи, решение проблем и координацию изменений, направленных на повышение эффективности исполнения проекта.

Работа в команде позволяет использовать усилия, навыки, способности и творческие возможности всех, кто участвует в проекте. Команда дает возможность работать сообща, действуя при этом гибко и эффективно. Именно поэтому для достижения успеха при реализации проекта следует разобраться, как подобрать хорошую команду и как правильно руководить ею.

Вывод по главе 1

К настоящему времени управление проектами получило признание во всем мире и стало востребованным направлением в рыночной экономике. Методология и средства управления проектами широко используются во всех сферах целенаправленной и проектно-ориентированной деятельности. Невозможно привести пример хотя бы одного проекта мирового значения, который осуществлялся бы вне рамок идеологии и методологии управления проектами.

Современные организации обладают тенденциями к усложнению и увеличению своего структурного и функционального состава, что требует внедрения более эффективных организационных форм и методов коллективного управления, которые, позволили бы минимизировать время принятия управленческого решения и одновременно повысить его качество, т.е. продуктивность, целесообразность и своевременность.

Команда является одним из главных понятий для проекта, так как представляет собой группу сотрудников, непосредственно работающих над осуществлением проекта и подчиненных руководителю последнего; основной элемент его структуры, так как именно команда проекта обеспечивает реализацию его замысла. Эта группа создается на период реализации проекта и после его завершения трансформируется или распускается.

Разделение команд целесообразно в проектах, в которых необходимо четкое фиксирование позиций различных его участников (прав, полномочий, ответственности, доли участия и долей в прибыли и пр.).

Основными факторами, определяющие принципы формирования команды проекта являются: специфика проекта, организационно-культурная среда, особенности стиля взаимодействия. Под командообразованием понимается развитие группы из формальной управленческой структуры в контактную группу с особой субкультурой. В развитии команды можно идентифицировать 4 основных этапа: адаптация, группирование и кооперация, нормирование деятельности и функционирование.