Файл: К. лек ДІЛОВОД 2 курс Дс-2.doc

ЛЕКЦІЯ 5. Систематизація документів. Зберігання документів.

План:

1. Типова та приблизна номенклатура справ.

2. Розробка індивідуальної номенклатури справ.

3. Побудова зведеної номенклатури справ.

4. Оформлення й погодження номенклатури справ.

5. Групування у справи документів з паперовими носіями.

6. Особливості систематизації електронних документів.

7. Оперативне зберігання документів.

8. Видача документів зі справ.

9. Зберігання електронних документів.

Систематизація документів

Для здійснення обґрунтованого розподілу документів, встановлення єдиної системи формування справ, їх обліку, швидкого відшукування документів за змістом та різновидом, відбору документів для державного зберігання в процесі діловодства в установі мусить бути створена номенклатура справ.

1. Типова та приблизна номенклатура справ

Номенклатура справ — це обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються у ді­ловодстві, із зазначенням строків зберігання справ (ст. 1 Закону Ук­раїни «Про національний архівний фонд та архівні установи» .

У державному стандарті «Діловодство та архівна справа. Тер­міни та визначення понять: ДСТУ 2732:2004» зазначено, що но­менклатура справ — це систематизований і проіндексований спи­сок назв справ, до якого входять документи, подібні за змістом і належністю, із зазначенням строку їх зберігання.

Номенклатура справ — це документ, який створюють на спе­ціальному багатосторінковому трафаретному бланку формату А4.

Реквізитами номенклатури справ є:

• назва структурного підрозділу;

• найменування документа;

• дата;

• індекс;

• місце складання;

• гриф затвердження;

• гриф погодження;

• заголовок до тексту;

• текст (заповнюється в табличній формі);

• підпис;

• візи;

• виконавець.

За сферою використання розрізняють три види номенклатур справ: типова, примірна (взірцева) й індивідуальна.

2. Розробка індивідуальної номенклатури справ

Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа мусить мати власну, індивідуальну, номен­клатуру справ, в якій установлено конкретний перелік справ, що утворюються за час її діяльності.

Індивідуальна номенклатура справ включає заголовки лише тих справ, що ведуться в установі, з урахуванням специфіки її діяльнос­ті та принципу формування справ й складається, зазвичай, з номен­клатур справ окремих структурних підрозділів.

Залежно від обсягів документного масиву, включеного до систе­матизованого переліку, виокремлюють індивідуальну зведену но­менклатуру справ або номенклатуру справ структурного підрозділу.

Розробляє номенклатуру справ структурного підрозділу поса­дова особа, відповідальна за діловодство в ньому із залученням провідних спеціалістів установи. Керівник структурного підроз­ділу підписує та обов'язково погоджує номенклатуру справ з екс­пертною комісією установи (якщо вона створена) та керівником архівного підрозділу установи.

---

Перед тим, як розпочати роботу над індивідуальною номенкла­турою справ, необхідно ознайомитися з Методичними рекоменда­ціями з розробки та застосування примірних та типових номенкла­тур справ. Повний текст цього видання опубліковано на офіційно­му сайті Державного комітету архівів України (www.archives.gov.ua).

3. Побудова зведеної номенклатури справ

Під час розроблення єдиної номенклатури справ установи вив­чаються номенклатури справ структурних підрозділів і аналізуєть­ся діяльність установи загалом.

Складання зведеної номенклатури справ може ґрунтуватися на двох принципах внутрішньої побудови: структурному та фун­кціональному.

Структурний принцип складання зведеної номенклатури справ використовується за чітко встановленої в установі структури, зат­вердженої штатним розписом. Підзаголовком у такій номенкла­турі справ є назва структурного підрозділу. Першим розділом її, зазвичай, зазначається служба діловодства, їй присвоюють індекс 01. Усі інші структурні підрозділи розмішують після служби діло­водства в порядку важливості.

4. Оформлення й погодження номенклатури справ

Після остаточного доопрацювання зведена номенклатура справ погоджується з експертною комісією установи (ЕК, ЦЕК) і експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву, після чого затверджується керівником установи. Установи, які не передають документи на державне зберігання, погоджують но­менклатури справ з ЦЕК або ЕК вищої установи.

У номенклатурі справ структурного підрозділу та зведеній но­менклатурі протягом діловодного року в графі «Примітка» необ­хідно своєчасно робити відмітки про:

• заведення і включення нових справ;

• наявність перехідних справ;

• осіб, відповідальних за формування справи;

• передавання справ до архіву чи для продовження в інших ус­тановах тощо.

Наприкінці діловодного року зведена номенклатура справ ус­танови та номенклатури справ усіх її структурних підрозділів обов'язково закриваються підсумковим записом, в якому зазна­чаються категорії та кількість фактично заведених за рік справ.

Підсумкові записи номенклатур справ структурних підрозді­лів підписують працівники, відповідальні за діловодство у своїх підрозділах, і передають підсумкові відомості до служби діло­водства. Керівник служби діловодства (або особа, відповідальна за діловодство на підприємстві) також зводить усі відомості ра­зом, підписує підсумковий запис зведеної номенклатури справ і повідомляє керівнику архівного підрозділу (або особі, відпові­дальній за архів підприємства) про фактичну наявність справ, за­ведених на підприємстві за рік.

Реєструються номенклатури справ у журналі реєстрації вихід­них документів установи та долучаються до справ з номенклату­рами. Про фактичну наявність заведених за рік справ повідомля­ється архів установи.

---

Складається зведена номенклатура справ у п'яти примірни­ках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погод­ження з державною архівною установою.

5. Групування у справи документів з паперовими носіями

Документи після їх виконання групують у справи, яким нада­ються найменування (заголовки), що в стислій, узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів.

Справа — це сукупність документів або документи, які стосу­ються одного питання чи виду діяльності й зібрані в окрему обк­ладинку, файл.

Формування справи — це визначення належності документів до певної справи та систематизація їх усередині справи. До справ го­тують документи, які за змістом відповідають заголовку справи. Головною частиною заголовка справи є виклад питання (предме­та), з якого вона заводиться.

Формуючи справи, слід дотримуватися таких правил:

• групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності — засвідчені у встановленому порядку копії) лише виконаних, правильно оформлених документів, не допускати включення чорнових, особистих, дублетних документів, різних варіантів документів, що підлягають поверненню, розмножених копій;

• об'єднувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом ряду років, поки дана особа працює в організації;

• групувати у справи окремо документи постійного і тимчасо­вого зберігання. Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного і тимчасового стро­ків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, мо­жуть об'єднуватися протягом діловодного року в одну справу.

Після закінчення року або перед переданням справи до архіву вони повинні бути розкладені в окремі справи згідно з номенклатурою:

в одній справі — документи постійного, а в іншій — тимчасового зберігання;

• включати у справу документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематич­ний комплекс: спочатку ініціативний документ, а потім усі інші документи в їх логічній послідовності;

• якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути оформлені у справи, передбачені номенклату­рою, слід завести нову справу з обов'язковим занесенням її найменування та строку зберігання в чинну номенклатуру;

• документи, створені засобами обчислювальної техніки, гру­пувати у справи на загальних підставах;

• справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм зав­товшки).

Документи всередині справи вміщуються у хронологічній та логічній послідовності чи їх поєднанні.

6. Особливості систематизації електронних документів

Процес систематизації електронних документів можна пов'яза­ти із класифікуванням напрямків діяльності та автоматизувати як окрему функцію системи. Він вимагає посилання на номенклатуру справ, розроблену більш або менш формалізовано залежно від роз­міру і характеру установи та її звітності.

---

Процес систематизації електронних документів містить такі етапи:

• визначення операції або напрямку діяльності, які докумен­тує службовий документ;

• визначення місця операції (дії) та службових документів у від­повідній категорії документів згідно з номенклатурою справ;

• визначення строку зберігання та встановлення порядку дій із передавання службових документів до архіву або вилучен­ня їх для знищення;

• визначення строку, до якого треба зберігати метадані про документи, передані до постачальника послуг зовнішнього зберігання чи до архівів, або документи, які мають бути знищені.

Цільове призначення службового документа, його фізична форма, цінність та види користування ним визначають характер зберігання та обслуговування, щоб службовим документом керу­вали так довго, як це потрібно.

Важливо визначити ефективні та дієві засоби зберігання, оп­рацювання та забезпечення збереженості службових документів до того, як ці документи будуть створені, а потім переглянути за­ходи забезпечення збереження у разі зміни вимог до документів. Також важливо, щоб вибір способу зберігання був інтегрований у загальну програму керування документаційними процесами.

Установи можуть зробити це, проаналізувавши ризики для вибору умов фізичного зберігання та збереження, прийнятних для їх службових документів. Обираючи умови зберігання, крім умов фізичного зберігання, треба враховувати вимоги доступу та безпеки.

7. Оперативне зберігання документів

Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснює служба діло­водства чи призначена розпорядженням керівника особа.

Визначення місця зберігання документів

Документи з часу їх долучення до документаційної системи установи і до передачі у відомчий архів зберігаються за місцем формування у справах (у невеликих установах доцільно зберігати справи централізовано у службі діловодства).

Для підвищення оперативності пошуків документів справи розміщують відповідно до їх номенклатури. На корінцях обкла­динок справ, що містять документи з паперовими носіями, заз­начають індекси за номенклатурою.

Індекс справи — це цифрове або абетково-цифрове позначення справи у номенклатурі справ, яку фіксують на обкладинці спра­ви. У разі зберігання справ у структурних підрозділах збереження документів і справ забезпечують їх керівники і співробітники, відповідальні за документацію.

Справи повинні знаходитися в робочих кімнатах або спеціаль­но відведених для цього приміщеннях у шафах і столах, що зами­каються, чим забезпечується повне збереження документів.

Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального орга­ну зберігають у відповідального секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар коле­гіального органу несе відповідальність за їх зберігання.

---

Надання індексів в електронних документаційних системах пов'язане з проведенням пошуку, де номер чи індекс зазначають «адресу» службового документа. Електронний документ можна знайти, точно вказавши місце його розташування в документаційній системі.

8. Видача документів зі справ

Стороннім установам справи, що містять документи з паперо­вими носіями, видаються лише з дозволу керівника установи.

На видану справу заводиться картка-замінник справи, у якій зазначають: структурний підрозділ, номер справи, дату видачі, кому видано, дату повернення. Передбачають графи для розпи­сок в одержанні та прийманні справи.

Вилучення документів зі справ постійного строку зберігання забороняється. Як виняток вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов'язковим залишенням у справі засвідченої копії документа.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання мають здаватися у відомчий архів для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися у відом­чий архів за погодженням з керівниками установ.

9. Зберігання електронних документів

Важливими чинниками, що впливають на вибір умов зберіган­ня та можливих варіантів збереження електронних документів, є:

1. Обсяг та рівень зростання кількості службових документів. Прогнозоване зростання кількості документів може зумовити перегляд використання деяких сховищ, якщо їхня місткість недостатня. Так само засоби зберігання у цифровому форматі для електронної документації треба оцінити щодо місткості зберігання. Вибір засобу зберігання має відповідати очікуваному обсягу та рівню зростання кількості документів.

2. Користування документами. Різні види користування службовими документами визначають необхідні рівні захисту від втрат або пошкодження. Для електронних документів необ­хідно використовувати надійні системи та носії, що мають більший життєвий цикл. Крім того, ключовою умовою під час вибору варіантів зберігання для електронних документів є легкість зміни та захисту резервних копій.

3. Вимоги, пов'язані із забезпеченням та характером інформації службових документів. Деякі службові документи вимагають обмеженого доступу через конфіденційність, приватний характер інформації або згідно із законодавством.

4. Фізичні характеристики. На зберігання службових традиційних документів можуть впливати такі чинники, як: вага, необхідна площа, необхідність контролю температури та рівня вологості, особливі вимоги до фізичного зберігання (забезпечення збереженості) носія документа (наприклад, паперу, Цифрового запису, мікроформ).

5. Службові документи в електронній формі можуть потре­бувати конвертування або переміщування їхньої інформа­ції. Засоби цифрового зберігання можуть потребувати онов­лення. Службові документи необхідно захищати від пожежі, затоплення та інших ризиків відповідно до місцевих умов.

6. Вимоги до пошуку з погляду користування службовими документами. Головний критерій — легкість виявлення (пошуку) службових документів. Службові документи, до яких вертаються частіше, потребують полегшеного доступу у сховищі. Електронні документи можуть зберігатися різними способами, що полегшують та прискорюють доступ до них.

---