Файл: К.Л. Спец.діл ІІ курс Дс-2.doc

Книга реєстрації наказів повинна бути пронумерована, прошнуро­вана, скріплена підписом керівника та сургучною печаткою підприєм­ства. Вилучення аркушів з книги та виправлення не допускаються.

У разі відміни наказу чи зміни пункту наказу пишеться новий на­каз, який реєструється в цій книзі на загальних підставах.

Книга реєстрації наказів є документом суворої звітності та постій­ного зберігання.

Штатно-посадова книга

На всіх підприємствах, в організаціях і установах ведеться штат­но-посадова книга, зразок якої наведено нижче. Вона складається на підставі штатного розкладу. Але якщо у штатному розкладі вказу­ється можлива загальна кількість штатних одиниць, то у штатно-по­садовій книзі фіксується наявна кількість цих одиниць. У книзі за­писуються прізвище, ім'я, по батькові працівника, який займає пев­ну посаду, його кваліфікаційна категорія, посадовий оклад, фіксується номер наказу про прийняття цього працівника на роботу (про пере­ведення, звільнення).

Штатно-посадова книга повинна бути пронумерована, прошнурова­на і скріплена підписом керівника підприємства і печаткою.

Штатно-посадова книга

№ з/п	ПІБ	Струк­турний під­розділ	Посада	Поса­довий оклад	Дата народ­ження	Освіта	Квалі­фікація, кате­горія, розряд	Дата і номер наказу про прийняття на роботу, переведення

Алфавітна книга й алфавітна картка

За невеликої кількості працівників зручно вести алфавітну книгу, зразок якої наведено нижче. До цієї книги заносять записи по всіх пра­цівниках за структурними підрозділами або категоріями персоналу залежно від структури підприємства, організації, установи. Крім прі­звища, імені та по батькові працівника в алфавітній книзі вказується номер особової справи, особової картки цього працівника, місце ро­боти, посада, номер наказу про призначення, переведення на іншу роботу, загальний трудовий стаж і номер наказу про звільнення. Як і всі облікові книги, алфавітна книга нумерується, прошнуровується, скріплюється підписом керівника і печаткою.

На підприємствах, в організаціях і установах з великою кількістю працівників доцільно вести алфавітні картки, що значно полегшує роботу з картотекою. Типова форма алфавітної картки наведена ниж­че. Картотека алфавітних карток ведеться на всіх працівників. А карт­ки в ній розкладаються в алфавітному порядку.

Книга обліку руху особового складу

У кадровому діловодстві, особливо для підготовки державної звіт­ності, підрахування плинності кадрів, необхідно вести журнали руху кадрів з обліку прийнятих, переведених, звільнених. Для цього у від­ділі кадрів ведуться:

• журнал обліку прийняття на роботу;

• журнал обліку переведення (переміщення) працівників;

• журнал обліку звільнення працівників.

---

---

ТЕМА ЗАНЯТТЯ: Особова справа

План:

1. Оформлення та ведення особових справ

2. Оформлення обкладинки особової справи

3. Складання опису документів особової справи

1. Оформлення та ведення особових справ

В особовій картці, що ведеться на кожного працівника, записують загальні відомості, інформацію про військовий облік та накопичують інформацію про призначення, переведення та відпустки за весь період роботи, а всі документи, витяги з документів та відповідні копії, які стосуються питань просування по службі, заохочень, стягнень тощо формуються в особову справу.

Особова справа

Особова справа - це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника й характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає основне місце в системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній, про­водиться вивчення, добір та використання кадрів управління.

Документи особової справи:

1. Особовий листок з обліку кадрів із фотокарткою працівника розмі­ром 4х6 см;

2. Додаток до особового листка з обліку кадрів.

3. Автобіографія.

4. Копії документів про освіту, науковий ступінь, підвищення квалі­фікації.

5. Перелік наукових праць (для працівників, які мають науковий сту­пінь).

6. Різного роду характеристики чи рекомендаційні листи.

7. Документи, на підставі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (контракт, подання, листи про переведення тощо).

8. Копії наказів (розпоряджень) про прийняття (призначення), пере­ведення та звільнення працівника або витяги з них.

9. Матеріали проведеної атестації.

10. Внутрішній опис документів.

2. Оформлення обкладинки особової справи

Документи особової справи ведуться впродовж усього часу робо­ти особи на підприємстві й до номенклатури справ установи не заносяться.

На обкладинці розташовується заголовок. В ньому вказують у на­зивному відмінку повну назву підприємства, номер справи, прізвище, ім'я, по батькові особи, на яку вона заведена.

Обов'язково проставляється дата заведення (день прийняття особи на роботу) та закінчення (день звільнення) особової справи. Оскільки справа є документом тривалого зберігання, її вкладають у тверду об­кладинку й переплітають.

Після виконання цих процедур осо­бова справа зберігається у відділі кадрів упродовж двох років, потім здається на зберігання в архів організації на 73 роки. Загальний тер­мін зберігання особової справи 75 років.

Доступ до особових справ має бути обмеженим.

3. Складання опису документів особової справи

Опис документів особової справи містить їх порядкові номери, ін­декси, найменування, кількість сторінок. Він складається при первин­ному оформленні особової справи в тому порядку, в якому вони розмі­щені згідно з формою:

ОПИС

документів, які знаходяться в особовій справі

---

№ з/п	Наймену­вання документа	Дата вклю­чення доку­мента в осо­бову справу	К-сть арку­шів	Дата вилучення документів	Ким вилучений документ та причина вилучення
1	Заява про прийом на роботу	08.10.11 р.	1
2	та ін.

У разі необхідності вилучення документа з особової справи пра­цівник кадрів робить в описі відповідну позначку: ким вилучено доку­мент і з якої причини. Вилучати документ з особової справи з метою знищення забороняється.

ТЕМА ЗАНЯТТЯ: Автобіографія. Резюме. Характеристика.

План:

1. Складання автобіографії.

2. Складання резюме.

3. Оформлення характеристики.

1. Складання автобіографії

Автобіографія — документ, у якому особа, яка його складає, подає опис свого життя та діяльності власноручно в хронологічній послідовності.

Основна вимога до цього документа — досягти вичерпності потрібних відомостей і лаконізму викладу.

Кожне нове повідомлення починається з абзацу. Всі відомості про себе автор викладає в розповідній формі таким чином, щоб можна було скласти уявлення про його життєвий шлях, кваліфікацію та громадську діяльність. Пишеться автобіографія від руки на стандарт­ному листку формату А4.

В автобіографії зазвичай вказують: назву документа; ім'я, прізвище, по батькові (теперішні та колишні, якщо були зміни) у називному відмінку; число, місяць і рік на­родження, місце народження; дані про батьків (прізвище, ім'я по батькові теперішні та колишні (якщо були зміни), дата народження (смерті, якщо померли), де й ким працюють; якщо не працюють, то зазначити причи­ну; відомості про освіту та спеціальність, види трудової діяльності; відомості про останнє місце роботи, нагороди і заохочення, участь у громадській роботі (виконані дору­чення), сімейний стан та склад сім'ї; сумісність, перебування під слідством близьких та рідних, паспортні дані; домашню адресу і номер телефону, дату заповнен­ня; ставлять особистий підпис.

2. Складання резюме

Резюме в перекладі з французької мови означає — короткий висновок з основними положеннями доповіді, промови, наукової праці тощо.

Як документ резюме — це коротке узагальнення най­важливіших відомостей про особу. Зокрема в ньому пода­ються дані про освіту, професійний досвід, а також ос­новні біографічні дані. На відміну від автобіографії чи анкети, резюме характеризується граничним лаконізмом і дає людині змогу, влаштовуючись на роботу, повідомити про себе те, що вважає за найнеобхідніше, аби справити на роботодавця приємне враження про себе як потенційного працівника. Правильно, грамотно складене резюме — за­порука успіху.

Обсяг резюме не повинен перевищувати однієї сторінки. Інформацію слід розмішувати так, щоб легко сприймалася візуально, передусім акцентувала особистісні позитиви.

---

На сторінці зліва розміщують графу питань у вигляді коротких називних речень, справа — лаконічні відповіді.

Розрізняють три форми резюме:

• звичайне або стандартне (довільне),

• хронологічне, що висвітлює досвід за роками.

• функціональне, яке демонструє освіту та потенціал автора, вияскравлює професійні здібності, підтверджені попередніми роками діяльності.

3. Оформлення характеристики

Характеристика — документ з особового складу, що відображає думку адміністрації та громадських ор­ганізацій про певного працівника підприємства, ор­ганізації чи установи. В характеристиці подаються дані про його службову, громадську діяльність, оцінюються ділові якості та моральні риси.

Характеристика оформляється на бланку формату А4. Оформлена належним чином характеристика вважається офіцшним документом. Пишуть чи друкують характери­стику у двох примірниках, один з яких видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи. В уп­равлінському документуванні використовуються такі ви­ди характеристик:

• службова характеристика,

• характеристика-відгук,

• характеристика-рекомендація,

• атестаційна характеристика,

• подання (як вид характеристики).

Реквізити характеристики такі: назва документа; посада особи, якій видається характеристика; назва організації, що видає характеристику; ім'я, по батькові, прізвище працівника; текст; підпис; печатка; дата.

Характеристика подається при вступі до навчального закладу, висуванні на виборні посади, для участі в кон­курсах на заміщення вакантних посад у науково-дослідних інститутах, навчальних закладах тощо.

---