Файл: Построение организационных структур управления.pdf

Стиль работы руководителя

Внешние требования

Организационная концепция

Предыдущий опыт

Рисунок 4 – Переход от целей организации к её структуре

Сюда же относятся состав подразделений, которые находятся в определенных связях и отношениях между собой; распределение задач и функций по всем звеньям; распределение ответственности, полномочий и прав внутри организации, отражающее соотношение централизации и децентрализации [47].

Такая многосторонность организационного механизма несовместима с использованием каких-либо однозначных методов - либо формальных, либо неформальных. Поэтому необходимо сочетание научных методов и принципов формирование структур (системного подхода) с большой экспертно-аналитической работой, изучением отечественного и зарубежного опыта. В основу всей методологии проектирования структур должно быть положено сначала - цели, а затем - механизм их достижения.

До последнего времени методы построения управления, характеризовались чрезмерно нормативным характером, недостаточным разнообразием, что приводило к механическому переносу применявшихся в прошлом организационных форм в новые условия. Нередко аппарат управления на самых разных уровнях повторял одни и те же схемы. С научной точки зрения слишком узкую трактовку получали сами исходные факторы формирования структур: численность персонала вместо целей организаций; постоянный набор органов вместо изменения их состава и комбинации в разных условиях.

Одним из главных недостатков применявшихся методик являлась их функциональная ориентация, строгая регламентация процессов управления, а не их результатов. Поэтому цели и взаимосвязи различных звеньев системы управления приобретают более важное значение, чем строгое установление их функциональной специализации. Это особенно отчётливо проявляется при решении проблем, связанных с созданием корпораций, акционерных обществ, финансово-промышленных групп, заказов и договоров запросам потребителей, с комплексным решением проблем качества продукции [49].

Разработка организационной структуры предприятия включает в себя три основных этапа [44]:

1. Формирование вертикальной структуры, т.е. управления.
2. Формирование горизонтальной структуры.
3. Формирование структурных подразделений (группировка по филиалам, структурным единицам, отделам).

Все эти этапы имеют равнозначное значение, поскольку все сотрудники компании должны четко знать, кто и как принимает решения, как организуется взаимодействие и совместная работа по реализации целей компании.

---

Вертикальная структура компании обеспечивает связь высшего руководства с руководителями среднего и нижнего уровней. Каждая вертикальная структура реализует определенную схему соподчиненности, непрерывную линию власти (обязанности, полномочия, задания). При этом должны выполняться два основных принципа [32]:

• структура власти должна охватывать всех работников;
• каждый работник должен, как правило, подчиняться одному начальнику.

Управление – это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, за формированием и использованием ресурсов организации для достижения стоящих перед ней целей 24.

Крупные организации для эффективного выполнения управленческих функций нуждаются в четком разделении управленческой работы. Первое разделение управленческого труда осуществляется в горизонтальном направлении: расстановка конкретных руководителей во главе отдельных подразделений, например, финансового, производственного отделов, службы маркетинга и т.д.

Работа руководителей горизонтального уровня координируется вышестоящим руководителем. В свою очередь он тоже может быть подчинен руководителю, стоящему над ним. Таким способом образуются вертикальные уровни управления. В целом при рассмотрении вертикального строения уровней управления в организациях выделяют руководителей низового звена (операционных управляющих), руководителей среднего звена, руководителей высшего звена (управляющих). На каждом последующем уровне управления в подчинении находятся суммарно больше людей, чем на предыдущем.

Руководители низового звена находятся непосредственно над рабочими или служащими. Они в основном осуществляют распределение заданий и контролируют их выполнение. Им часто приходится отвечать за непосредственное использование выделенных для работы ресурсов (сырье, оборудование, расстановка по рабочим местам персонала).

Работа руководителей низового звена наполнена разнообразными, но часто прерывающимися действиями. Они до половины своего времени могут быть заняты трудовыми операциями. Оставшаяся часть времени до половины расходуется на общение со своими подчиненными. Немного времени расходуется на общение с другими мастерами и совсем мало – со своим начальством.

Работа младших начальников координируется и контролируется руководителями среднего звена. В большой организации при наличии большого числа руководителей среднего звена возникает необходимость их деления на два уровня: руководителей верхнего среднего и низшего среднего уровня Типичными должностями руководителей среднего звена управления являются: прораб, зав. отделом, начальник смены, директор филиала.

---

Руководители среднего звена в значительной степени вовлечены в процесс принятия управленческих решений. В зависимости от подуровня руководитель среднего звена может быть занят координированием и управлением работы руководителей низового звена, анализом данных производственной деятельности организации и взаимодействиях персонала либо подготовкой деловых бумаг, чтением разнообразных документов, разговорами и беседами с персоналом, участием в заседаниях и совещаниях 29.

Функция руководителей среднего звена заключается, с одной стороны, в подготовке и передаче информации, необходимой руководителю высшего звена для принятия решений, а с другой – в преобразовании ее в форму, понятную для руководителей низового звена. От 60 до 90% рабочего времени руководители среднего звена проводят в общении с руководителями среднего и низового звеньев. Компьютеризация рутинных процессов движения информации в организации иногда позволяет сократить численность руководителей среднего звена на 20-40 % [27].

Руководители высшего звена чаще всего занимают должности председателя Совета, президента, вице-президента корпорации. Они отвечают за принятие важнейших для деятельности организации решений. Их решения накладывают личностный отпечаток на работу всей организации. Количество работы, выполняемой руководителем высшего звена, всегда очень велико. Она носит быстротечный и напряженный темп и не прекращается даже после завершения рабочего дня.

Наиболее простым и распространенным способом организации вертикальной структуры, особенно в небольших организациях, является линейная структура.

Линейная структура характеризуется тем, что во главе каждого производственного или управленческого подразделения находится руководитель, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками и сосредотачивающий в своих руках все функции управления. Его решения, передаваемые по цепочке “сверху вниз”, обязательны для выполнения всеми нижестоящими звеньями. Сам руководитель в свою очередь подчинен вышестоящему руководителю. На этой основе создается иерархия руководителей данной системы управления (например, мастер участка, инженер, начальник цеха, директор предприятия) 22.

Отдельные специалисты или функциональные отделы помогают линейному руководителю в сборе и обработке информации, в анализе хозяйственной деятельности, подготовке управленческих решений, контроле над их выполнением, но сами указаний управляемому объекту не дают.

---

Любая вертикальная структура может быть либо высокой – многозвенная структура управления, либо плоской – одному руководителю подчиняется большое число структурных подразделений. Высоким структурам свойственны почти все недостатка линейных структур: они дороги, медленно и неквалифицированно принимают решения. Преимуществами их является возможность широкого использования прогрессивного опыта, сильное руководство и координация действий. Плоские структуры в силу большого числа прямых подчиненных требуют квалифицированных менеджеров среднего звена, высокой степени децентрализации принятия решений и развитого делегирования полномочий. Преимущества их в высокой адаптивности, быстроте принятия решений, наличии стимулов для персонала и, соответственно, более эффективной работе [17].

Основной задачей горизонтальной структуры является координация деятельности филиалов, отделов и служб предприятия. Без горизонтальной структуры каждое решение должно было бы двигаться только вверх по иерархии, практически изолируя друг от друга филиалы и отделы.

Решить эту задачу позволяют [8]:

- менеджеры-интеграторы, руководители, координирующие деятельность нескольких функциональных подразделений, но не являющиеся членом ни одного из них;

- проблемные группы, созданные из сотрудников различных отделов для решения какой-либо проблемы;

- информационные системы – письменные и электронные способы доведения информации, обработки данных и обмена идеями.

Соотношение горизонтальной и вертикальной структур определяет характер компании. Преобладающая вертикальная структура обеспечивает более гибкую и трансформируемую, принятие решений базируется больше на опыте и квалификации. В целом можно считать, что таким образом создается более гибкая и эффективная компания.

Общая структура многих компаний совпадает, но при проектировании формальной структуры компании необходимо учитывать особенности ее бизнеса.

Специфика проблемы проектирования организационной структуры управления состоит в том, что она не может быть адекватно представлена в виде задачи формального выбора наилучшего варианта организационной структуры по четко сформулированному, однозначному, математически выраженному критерию оптимальности. Это - количественно-качественная, многокритериальная проблема, решаемая на основе сочетания научных, в том числе формализованных, методов анализа, оценки, моделирования организационных систем с субъективной деятельностью ответственных руководителей, специалистов и экспертов по выбору и оценке наилучших вариантов организационных решений.

---

2 Анализ организационной структуры предприятия ООО «Гарант»

2.1 Общая характеристика предприятия и его деятельности

Общество «Гарант» по своей организационно-правовой форме является Обществом с ограниченной ответственностью – ООО «Гарант», одним из предприятий НК «Роснефть».

Общество с ограниченной ответственностью «Гарант» было создано на основе добровольного соглашения Учредителей, в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации, Уставом Общества, утвержденным общим собранием учредителей 22 октября 2004 года. Общество является юридическим лицом и действует в соответствии с законодательством Российской Федерации и Уставом Общества с ограниченной ответственностью.

Местонахождение Общества определяется местом регистрации его юридического адреса, расположенного по адресу: 690002, Российская Федерация, Приморский край, г. Владивосток, ул. Мельниковская, 101, офис 609.

Основное направление деятельности ООО «Гарант» - оптово–розничная торговля, реализация широкого ассортимента нефтепродуктов, таких как дизельное топливо, бензин мазут, различные масла и прочие. ООО «Гарант» предоставляет клиентам полный комплекс услуг по снабжению нефтепродуктами: хранению горюче-смазочных материалов (ГСМ) заказчика, качественное и своевременное обеспечение заказчиков, а самое главное - широкий ассортимент и качество нефтепродуктов.

За годы работы в области оптовой и розничной торговли ГСМ были налажены контакты с множеством потребителей нефтепродуктов южного Приморья. На сегодняшний день более пятидесяти потребителей ГСМ имеет прочные связи с ООО «Гарант». Среди них такие предприятия Приморского края, как ОАО «Примавтодор», ОАО «Приморавтотранс», сети АЗС ООО «Регион Ойл», ООО «Транстехавто», ООО «Картель Премиум», ООО «Октан-групп», крупные производственные, сельскохозяйственные и множество других предприятий Приморского края.

Начиная с 2005г. Общество «Гарант» осуществляет планомерное расширение сети автоматизированных АЗС, что позволяет улучшать качество обслуживания клиентов. За отчетный период количество АЗС с системой управления увеличилось в 1,5 раза. Заправочные станции расположены во всех городах Приморского края (Находка, Уссурийск, Лесозаводск, Арсеньев и др.) и крупных поселках. Создана сеть процессинговых центров по обработке информации по пластиковым картам с возможностью отгрузки топлива на любой АЗС, использующей товарный знак «Роснефть» в Дальневосточном регионе. Прирост объемов реализации по безналичному расчету (талоны и карты) за счет привлечения новых клиентов составил 24% .

---