Файл: Коммуникации в организациях.pdf

Введение

По общему признанию, связь имеет решающее значение для успеха предприятий и представляет собой одну из трудных проблем управления. По сути, это своего рода «система кровообращения» одного организма компании. Эффективно работающие лидеры рассматривают тех, кто эффективен в общении. Руководители должны прекрасно овладеть искусством общения, потому что, образно говоря, они выполняют свою работу руками других.

Роль коммуникаций проявляется как в небольших фирмах, так и в сильных компаниях и корпорациях. Будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но и людей, работающих на предприятии, но и благосостояния всей страны в целом, зависит от эффективности коммуникации и взаимодействия.

Опыт как российских, так и зарубежных компаний показывает, что эффективность коммуникации зависит прежде всего от психологического отношения команды. Когда менеджер использует метод «stick and stick», возникает нервозность и фрагментация команды, и в результате получается низкая производительность труда, высокая текучесть кадров, отсутствие инициативы, постоянные сплетни, зависть и т. Д. Все эти факты не могут привести к чему-либо, кроме ослабления предприятия и, в конечном счете, даже к банкротству.

Однако, если менеджер проводит встречи в команде, где обсуждаются определенные проблемы развития, применяет методы вознаграждения за инициативу, работу и т. Д., Создает условия для свободного выражения своего мнения, даже если это не совпадает с мнением управления, в этом случае персонал легко работать на этом предприятии. Люди осознают в этом случае их важность и пытаются использовать весь свой потенциал и разум для достижения процветания организации. На таком предприятии сотрудники уверены в своем будущем, что их проблемы можно открыто обсудить на встрече, и они могут принести некоторые идеи, за которые они будут морально и финансово вознаграждены. Для таких предприятий легче переносить экономические и политические кризисы в стране, потому что в сплоченной команде сотрудники будут помогать друг другу через трудности.

Все это давно реализовано иностранными и многими отечественными менеджерами. Но как добиться эффективной коммуникации? Как приобрести навыки и способность управлять коммуникативными процессами? - это основные проблемы, волнующие современных российских лидеров.

В рамках вышесказанного актуальность выбранной темы подчеркивается опытом иностранных и отечественных менеджеров, их интересом к изучению коммуникационных связей и их эффективному развитию, поскольку одним из наиболее важных факторов интеграции управления является общение (до 80% рабочего времени менеджеров на всех уровнях тратится на определенные виды связи).

Поскольку в нашей стране возникновение и формирование коммуникаций (а также всего управления) произошло не так давно (10 лет - короткий период), правильный подход к изучению опыта компаний из зарубежных стран и современных российских предпринимателей огромную роль в их дальнейшем развитии.

В России коммуникация претерпела коренные изменения. Из административно-командной системы страна резко перешла к рыночным отношениям. Раньше руководство предприятия в основном состояло в том, что приказы были получены от руководства подчиненным, которые не могли быть разъяснены, не обсуждались, инициатива была наказана, а опытные работники не могли продвигаться в своей работе, то сегодня менеджеры предпочитают другой подход к организация работы с подчиненными. В настоящее время приветствуется инициатива, проводятся общие коллективные собрания, на которых обсуждаются проблемы развития фирмы, заслушиваются просьбы и предложения подчиненных, а также применяются не только моральные, но и материальные стимулы. Таким образом, в рамках командно-административной системы существовали предприятия с установленными коммуникациями, но они преобладали в основном с изолированными коммуникационными потоками, без обратной связи и т. Д. Итак, теперь существуют фирмы, где управленческая организация находится на низком уровне, коммуникации ошибочно построены.

Целью курсовой работы является изучение сути коммуникаций, а также то, что можно сделать для более эффективного обмена информацией как между менеджерами, так и вне их круга.

Для достижения этой цели необходимо решить ряд задач:

1) Изучить природу, элементы и этапы процесса коммуникации в современном предприятии

2) Анализировать систему связи на базе компании «Торговый мастер»

3) Внести предложения и рекомендации для улучшения коммуникационной политики предприятия

Целью этой курсовой работы является коммуникация как поведенческая активность субъектов, а предметом является умелое использование эффективной коммуникации менеджерами для достижения целей организации.

Основная часть

1 Теоретические основы и характеристика коммуникаций в деятельности современного менеджера

1.1 Коммуникационный процесс: понятие, основные элементы, этапы, их характеристика

Коммуникация - это обмен информацией, на основе которой руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и передает решения, принятые сотрудникам организации. Если связь плохо установлена, решения могут оказаться ошибочными, люди могут неправильно понять, чего хочет руководство от них, или, наконец, межличностные отношения могут пострадать. Эффективность общения часто определяется качеством решений и тем, как они будут реализованы в реальности.

Информация - это только внешнее проявление коммуникации, ее результат. Информация играет центральную роль в существовании общения человека и выступает в качестве средства коммуникации [3, с.124].

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Субъектами могут быть отдельные лица, группы и даже целые организации.

В первом случае общение носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного человека к другому в устной или иной форме (письменность, жесты, поза, тон голоса, передачи времени, преуменьшения и т. д.), чтобы получить желаемый ответ в ответ.

Коммуникация и информация разные, но связанные понятия. Связь включает в себя как переданное, так и то, как передается это «что». Для того, чтобы общение имело место, у вас должно быть как минимум два человека.

Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Итак, у каждого из участников должны быть всевозможные способности: видеть, слышать, прикасаться, обонять и вкушать. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и способностей, а также наличия определенной степени взаимопонимания.

Термин «сообщение» происходит от латинского «communis», что означает «общий»: одна передающая информация пытается установить «общность» с получателем информации. Следовательно, связь может быть определена как передача не только информации, но и значения или значения с использованием символов.

Эффективное межличностное общение по нескольким причинам очень важно для успеха в управлении. Во-первых, решение многих задач управления основано на прямом взаимодействии людей (босса с подчиненными, подчиненных друг с другом) в рамках различных событий.

Во-вторых, межличностное общение, вероятно, является лучшим способом обсудить и решить проблемы, характеризующие неопределенность и двусмысленность [1, с. 380].

Менеджеры тратят 50-90% своего времени на общение. Это может показаться невероятным, но если вы считаете, что менеджер должен общаться, выполняя роли межличностного общения, информационных ролей и ролей, связанных с принятием решений, а также выполнять все управленческие функции, все встает на свои места. Именно потому, что коммуникации являются неотъемлемой частью всех основных действий менеджера, их называют процессом соединения.

Все три главных руководителя менеджеров и все четыре основные управленческие функции направлены на формулирование организационных целей и их достижение, а степень реализации этих целей, как правило, напрямую зависит от качества коммуникаций. Следовательно, эффективные коммуникации просто необходимы для успеха, как в качестве отдельного человека, так и как организации в целом.

Однако, хотя критическая роль коммуникаций в успехе организаций признана всеми, опросы показывают, что, по мнению 73% американцев, 63% англичан и 85% японских менеджеров, это неэффективные сообщения, которые становятся основной барьер для достижения организационных целей. Еще один опрос почти 250 тысяч рабочих из двух тысяч компаний показал, что общение является одной из самых серьезных проблем организаций. Поняв суть общения на личном и организационном уровнях, можно научиться уменьшать вероятность неэффективного общения и становиться более эффективным менеджером. Эффективный менеджер - это менеджер, который эффективен в области связи. Такой менеджер знаком с характером процесса коммуникации, обладает отличными устными и письменными навыками общения и понимает, как окружающая среда влияет на качество связи. [4, с. 150]

Главная задача управления - получение прибыли, которая напрямую зависит от способности менеджера управлять делами. Вы можете видеть связь между коммуникацией, информацией и способностью менеджера работать. Известно, что обмен информацией в организациях не всегда настолько эффективен, насколько это должно быть. На самом деле люди общаются друг с другом менее эффективно, чем думают.

Этот факт прекрасно иллюстрировал исследование Р. Ликерта, который проанализировал деятельность бригадиров и их подчиненных одной из коммунальных служб.

В то время как 85% мастеров считали, что их подчиненные могут свободно обсуждать важные деловые проблемы, только 5% признали, что они действительно это сделали. Во время другого исследования руководитель отдела сказал, что он дал инструкции и сообщил подчиненному решению о 165 конкретных пунктах. Однако, по словам его подчиненных, они знали только около 84 своих приказов. Другой исследователь проанализировал деятельность калифорнийской компании в области здравоохранения и выявил серьезные расхождения в оценке эффективности сообщений представителями высшего, среднего и нижнего уровней управления.

Кроме того, переданное сообщение часто неправильно понимается его получателем, что также является признаком неэффективной коммуникации. Дж. Майнер, выдающийся исследователь в области управления, считает, что только 50% контактов в организации приводят к взаимопониманию сторон. И, как правило, причиной этого является неспособность людей учитывать тот факт, что общение является обменом.

Во время обмена обе стороны играют активную роль. Например, если вы, как менеджер, сообщите подчиненному об изменении его рабочего задания, то это только начало процесса обмена. Чтобы связь была эффективной, ваш собеседник должен продемонстрировать, что вы понимаете свою задачу и результаты, которые вы ожидаете от нее. Связь эффективна только в том случае, если одна сторона предлагает информацию, а другая воспринимает ее правильно, и для этого к этому процессу следует относиться с большим вниманием.

Коммуникационный процесс - обмен информацией между двумя или более людьми.

Основная цель коммуникации - достичь понимания обмена информацией, то есть сообщений. Но сам факт обмена информацией не гарантирует успешного завершения этого процесса. Конечно, вы столкнулись с примерами неэффективных связей с друзьями, родственниками или коллегами. Чтобы лучше понять суть этого процесса и определить его эффективность, необходимо иметь представление о том, на каких этапах он состоит.

Процесс коммуникации включает в себя четыре основных элемента:

1) Отправитель - лицо, которое генерирует идею или выбирает информацию для передачи.

2) Сообщение - фактическая информация, закодированная в символах.

3) Канал - средство передачи информации.

4) Получатель - лицо, которому предназначена информация, и которая его интерпретирует.

В процессе общения отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных шагов. Их задача состоит в том, чтобы составить сообщение и использовать канал для его передачи, чтобы обе стороны одинаково понимали оригинальную идею. Это сложно, потому что на каждом этапе смысл идеи может быть искажен и даже полностью потерян. Вот шаги.

1) Создание идей.

2) Кодирование и выбор канала.

3) Передача.

4) Декодирование.

Все эти этапы графически представлены на рисунке 1.

Рисунок 1 - Простая модель процесса коммуникации

Хотя для всего процесса общения часто требуется всего несколько секунд, и поэтому довольно сложно выделить этапы в нем, необходимо проанализировать каждую из них и рассказать о проблемах, возникающих на каждом из этапов. Этот анализ похож на кадровое исследование очень короткого эпизода фильма.