Файл: Теоретические аспекты работы с кадрами ресторана.pdf

На предприятии ООО «Перцы Взлетка» существуют программные продукты, такие как Microsoft Ехсе1 2016, используемые в работе службы персонала позволяющие автоматизировать процесс выполнения типового, но ограниченного перечня задач, относящихся в основном к области кадрового учета: персональный учет сотрудников, статистический и оперативный учет, анализ движения кадров, анализ качественного состава кадров и формирование кадровой отчетности, так же с помощью этой программы управляющая ООО «Перцы Взлетка» составляет штатное расписание на каждую неделю. Приказы об увольнении, зачислении на работу, о командировках, отпусках, поощрениях либо штрафных санкциях для сотрудников составляются вручную. Это не совсем удобно, так как занимает большое количество времени. На работу с документацией по персоналу рабочие тратят до 60% своего рабочего времени, так как отсутствует единая система документооборота, ввод информации дублируется и иногда ее достоверность поддается сомнению.

На предприятии нет как такового автоматизированного расчета налогов. Нет и автоматизированного формирования отчетов в ПФР, ФСС и НДФЛ. Выдача по требованию работников справок и копий документов производится не сразу, а только через несколько дней. Ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков также осуществляется с помощью программного продукта Microsoft Excel 2016.

Работникам приходится вручную сформировывать кадровый план с перечнем вакансий, на которые нужно набрать сотрудников, и их необходимое количество.

Работа с персоналом включает в себя множество нюансов и самостоятельно проследить за всем, если в компании большое количество сотрудников просто невозможно. Управление кадрами, расчет и выплата зарплаты, табельный учет, документооборот, огромное количество мероприятий, оценка квалификации сотрудников, обучающие консультации, управлении данными о сотрудниках - все это очень трудоемкая робота, с которой невозможно справится без специализированных программ, позволяющих автоматизировать и совершенствовать бизнес процессы. В разрезе информационных технологий информационная система управления персоналом представляет собой набор определенного программного обеспечения и технологий, позволяющих автоматизировать и совершенствовать бизнес процессы.

На предприятии ООО «Перцы Взлетка» работает около 100 человек, поэтому внедрение информационной системы управления персоналом является очень актуальным. Современные информационные системы предназначены для оптимизации работы, в первую очередь, руководства и играют большую роль в повышении производительности труда.

Работники при помощи информационной системы управления персоналом избавятся от выполнения рутинных операций при работе, снизится количество ошибок, снизится трудоемкость работы, появится возможность унификации вводимой информации и импорт накопленных данных.

Внедрение информационной системы управления персоналом даст множество преимуществ, например:

• ускоренный доступ к информации по каждому сотруднику компании в рамках полномочий;
• анализ на основании содержащейся в базах данных информации и принятие обоснованных решений;
• возможность качественно мотивировать сотрудников для выполнения текущих задач;
• формирование на основе полученных данных планов будущих затрат и подача отчета руководству компании [17].

Информационная система управления персоналом даст руководству компании следующие возможности:

• оперативную полную и достоверную информацию о персонале и кадровом резерве;
• решение задач обеспечения бизнеса кадрами, учет кадров;
• принятие на основе анализа информации обоснованных управленческих решений;
• управление мотивацией и эффективностью персонала.

Кадровой службе и службе по расчету заработной платы будет доступен ряд функций:

• инструмент автоматизации расчета зарплаты с множеством видов расчета, календарей и т.д.;
• управление штатным расписанием;
• начисление зарплаты, учет налогов, кадровый учет, воинский учет в строгом соответствии законодательству;
• быстрое формирование унифицированных форм по учету труда;
• получение необходимой отчетности для руководства и государственных органов по одному клику;
• значительное сокращение трудоемкости ведения учета.

Служба управления персоналом сможет:

• планировать потребности в персонале;
• управлять компетенциями, аттестациями работников;
• заниматься планированием тренингов, управление обучением;
• управлять мотивацией, компенсационными пакетами;

получать кадровую аналитическую отчетность, включающую произвольные отчеты и наглядные диаграммы [15].

2.4. Создание корпоративного портала для совершенствования системой управления персоналом ресторана

Для поддержания обратной связи с персоналом может служить создание корпоративного портала.

Целевая аудитория корпоративного портала – сотрудники ООО «Перцы взлетка».

Цели корпоративного портала: создание прямого канала общения между сотрудниками; повышение лояльности сотрудников в компании; развитие корпоративной культуры; повышение эффективности и производительности сотрудников. В основные функции портала входит: управление задачами и проектами; тайм-менеджмент 2.0; CRM (Customer Relationship Management); управление документами; интеграция с 1С, Microsoft, Google, Apple; автоматизация бизнес-процессов; производительность и безопасность; мобильные веб-приложения.

Выделяются две большие категории пользователей – пользователи внутренней корпоративной сети и пользователи внешней сети (Интернет-пользователи). В зависимости от масштаба корпоративной сети пользователи первой категории могут быть сотрудниками одного подразделения. В последнем случае, хотя входом в информационное пространство может стать любой сайт организации, выделяется единый, центральный вход – фокусная точка доступа ко всем базам данным, корпоративным ресурсам и сервисам.

Корпоративный портал имеет следующие функции: организация обсуждений в рабочих группах с общими календарями, задачами, отчетами, библиотеками файлов документов; встроенный сервис для обмена мгновенными сообщениями между сотрудниками; видеоконференции и видеозвонки для совещаний с сотрудниками удаленных офисов и переговоров с клиентами; технология Send&Save - переписка сотрудников по электронной почте дублируется на портале, архивируется по темам и индексируется внутренней системой поиска; официальная лента новостей, видеообращения руководства, блоги сотрудников; система обучения и тестирования персонала; списки сотрудников, визуальная структура компании.

На рисунке 2.4. представлена схема проведения видеоконференции между сотрудниками посредством корпоративного портала.

Рисунок 2.4. – Схема проведения видеоконференции между сотрудниками посредством корпоративного портала

В рамках корпоративного портала работает сервис организации конференции, включая удаленную регистрацию участников, прием материалов с возможностью анализа состава участников менеджерами конференции. С портала осуществляется доступ к корпоративным материалам (документам, приказам, положениям, инструкциям), а также вход в интранет-портал для удаленных пользователей. В целях управления содержимым, обеспечения функционирования портала разработана система управления контентом, которая позволяет обеспечить менеджерам портала (они могут являться представителями различных подразделений ООО «Перцы взлетка») авторизованный доступ к «своим разделам, создавать новые подразделы и информационные страницы, публиковать новости и анонсы.

Пользователи внутренней сети обладают всеми возможностями Интернет-пользователей, но имеют дополнительный доступ к информационным корпоративным материалам, размещенным на портале и доступ к файлам ftp-сервисов.

Данный корпоративный портал позволяет организовать коллективную работу сотрудников. Портал содержит: календари с совместным доступом для планирования встреч и мероприятий; управление задачами и поручениями; библиотека общих файлов и документов; совместная работа с документами на портале с помощью Microsoft Office и Open Office; бронирование переговорных; график отсутствий сотрудников; поиск по всему порталу и по рабочим группам; взаимодействие с партнерами, клиентами, поставщиками, дистрибьюторами и другими внешними пользователями через Экстранет.

На рисунке 2.5. представлены возможности планировщика рабочего времени сотрудников посредством корпоративного портала.

Рисунок 2.5. – Возможности планировщика рабочего времени сотрудников посредством корпоративного портала

Возможности автоматизации бизнес-процессов посредством корпоративного портала представлены на рисунке 2.6.

Корпоративный портал позволяет запуск самых разных бизнес-процессов через портал: оформление командировки, отпуска, утверждение и оплата счетов, публикация документов и т.п.; встроенные шаблоны типовых бизнес-процессов; простой визуальный редактор для проектирования собственных бизнес-процессов с поддержкой функции drag&drop; корректировку бизнес-процесса даже после его запуска (например, запрос дополнительной информации у участников бизнес-процесса); автоматизация оформления пропусков, заказа канцелярии, курьеров и т.п.

Рисунок 2.7. – Возможности автоматизации бизнес-процессов посредством корпоративного портала

Корпоративный портал позволяет осуществлять поиск сотрудника, наглядно видеть загрузку сотрудников и динамику кадровых изменений (рисунок 2.8.).

В разделе документы могут быть загружены Положения о подразделениях, должностные инструкции персонала.

В разделе «Сервисы» представлены специальные услуги, сервисы и полезная информация для сотрудников компании.

Оформление заявок и запросов на услуги выполняется на странице Электронные заявки. Для оформления заявки необходимо выбрать вид заявки, а затем заполнить специальную форму.

На странице Вопросы и Ответы содержится список наиболее часто задаваемых вопросов по той или иной проблеме. Здесь вы можете быстро найти ответ на интересующий вас вопрос.

Заявка в IT-службу выполняется на странице Техническая поддержка, на которой сначала описывается возникшая проблема, а в дальнейшем ведется обсуждение и поиск решения проблемы совместно с сотрудником IT-службы.

Рисунок 2.8. – График отсутствий сотрудников

Раздел «Обучение» содержит обучающие курсы по различным направлениям. Каждый учебный курс состоит из цикла уроков, некоторые уроки могут быть объединены в главы. В курс также могут быть включены тесты для самопроверки и итоговые сертификационные тесты. Результаты вашего тестирования и полученные сертификаты можно просмотреть на страницах «Журнал обучения» и «Мои сертификаты» соответственно.

Опросы позволяют узнать мнение сотрудников по различным вопросам. Просмотр опросов и их результатов выполняется на странице Опросы. Сотрудник может проголосовать по любому активному опросу.

Список необходимых и часто используемых сотрудниками ресурсов представлен на странице Каталог ссылок. Управление подпиской на рассылки с сайта выполняется на странице Подписка. Сотрудник можете выбрать рубрики и указать e-mail сотрудника, на который нужно получать рассылки портала. Фактором реализации корпоративной политики компании является оформление уже имеющейся информации с привлечением определенных визуальных образов и графических приемов на основе фирменного стиля компании (имя компании (полное имя плюс аббревиатура), логотип, фирменная цветовая гамма, фирменные модули, слоган). На разработке концепции Web-дизайна ресурса, адекватного корпоративной культуре компании, акцентируется особое внимание, поскольку дизайн корпоративного портала не только формирует впечатление пользователя о ресурсе в целом, но и позволяет идентифицировать компанию среди сайтов конкурентов, таким образом, определяя качество восприятия корпоративного ресурса.

Заключение

Цель работы была достигнута. Для достижения цели были решены следующие задачи:

• проведен анализ существующей информационной системы управления персоналом;
• была обоснована необходимость информационной системы управления персоналом.

Для повышения эффективности деятельности службы по работе с персоналом, было предложено совершенствование информационной системы управления, путем внедрения «1С: Зарплата и Управление персоналом».