Файл: Контрольный пример.pdf

- окончательное согласование с клиентом условий по ценам, дате отгрузки и способу доставки продукции;

- решение вопросов о доставке светотехники и электротехнической продукции клиентам;

4. Контрольная:

- контроль отгрузок продукции клиентам;

- контроль финансовой дисциплины клиента на основе документов, получаемых от отдела бухгалтерского учета и предупреждение о сроках оплаты.

В ходе исследования было выявлено, что в технологии работы специалистов Интернет-магазина возникает необходимость формирования отчетных форм, а также выходных документов, в которых фигурируют данные из информационной базы. Примерные расчеты приведены в таблице 1.3.

Таблица 1.3 - Частота формирования отчетных документов

Только по приведенным в таблице бизнес-процессам виден выигрыш рабочего времени в 1030 рабочих дней.

Из данных таблицы 1.3 видно, что без использования информационных технологий будут наблюдаться задержки в реализации бизнес-процессов, связанных с прохождением документации и выполнением основных технологических процессов, что приведет к негативным процессам для предприятия, таким как штрафные санкции, потеря клиентской базы, снижение общей исполнительской дисциплины.

Схема документооборота для документа «Заявка на техническое обслуживание» приведена на рис. 1.10.

Рис.1.10. Схема документооборота для документа «Заявка на техническое обслуживание»

Таким образом, особенности документооборота ООО «Селлери» предполагают использование информационной системы в технологии совершенствования продукции.

1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение – совокупность проектных решений по объемам, размещению, формам организации информации (единой системы классификации и кодирования информации унифицированных систем документации, схем информационных потоков), циркулирующей в организации, а также методология построения баз данных. [8 стр. 58]

Все информационного обеспечения можно разделить на два типа: внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.

Внемашинное информационное обеспечение включает показатели, необходимые для решения управленческих задач; их объемно-временные характеристики и информационные связи; различные классификаторы и коды; унифицированную систему документации для отражения показателей; формы вывода результатов обработки.

Автоматизация управленческих операций требует приведения всего множества показателей в единую, целостную систему, установления их содержательного и терминологического единства (однозначности), а также четких взаимодействий между ними.

Внутримашинное информационное обеспечение включает в себя все виды специально организованной информации, представленной в форме воспринимаемой техническими средствами компьютерной информационной системы управления. По содержанию внутримашинное информационное обеспечение являет собой совокупность сведений, представленных формализованно и используемых при решении задач в управлении.

В процессе проектирования информационной системы контроля заявок технической поддержки потребуется использование ряда классификаторов:

• Локальный классификатор отделов. Требуется для классификации специалистов при отправке заявки на осуществление технической поддержки.
• Локальный классификатор сотрудников. Требуется для отправке заявки на исполнение, возможности разграничения доступа к автоматизированной системе.
• Локальный подразделений. Требуется для классификации объектов, относительно которых производится отработка заявки на техническую поддержку;

В качестве входных документов информационной системы используются:

• Заявка на техническое обслуживание;
• Отправка заявки исполнителю;
• Входящий документ для отработки;
• Закрытие отработанной заявки

Выходной информацией будет являться:

• Новые обращения;
• Анализ обращений за период;
• Сводная ведомость заявок по подразделениям.

В большинстве случаев, использовать унифицированные формы документов не представляется возможным, так как таких форм просто нет.

Для построения экранных форм для ввода переменной и условно-постоянной первичной информации, а также форм для вывода на экран результатной информации или ответов на запросы будет использован метод Single document interface (SDI), при котором каждая экранная форма будет нести в себе свой набор меню, панель инструментов и управляющих элементов. Это позволит сделать интерфейс пользователя более «дружественным», что является значимым фактором, учитывая специфику применения создаваемой информационной системы.

В целях повышения достоверности выдаваемых результатов, а также для исключения дублирования информации и ошибочной передачи информации не по ее назначению, в информационной системе необходимо использовать централизованную базу данных, построенную в виде взаимосвязанных таблиц, т.е. использующую реляционную модель хранения данных. Это позволит сделать работу с системой оперативной, построенной на единых алгоритмах сбора, хранения и обработки всей входящей и исходящей информации.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

В качестве программного обеспечения в рамках проекта планируется использование:

- операционные системы: серверная Windows Server 2012; настольные: Windows 7 и выше;

- СУБД MS SQL Server;

- CASE-система ERWin Process Modeller;

- MS Visio для моделирования системы.

2.Проектная часть

2.1 Информационная модель и её описание

На рис.2.1 приведена информационную модель разрабатываемой системы.

Рисунок 2.1. Информационная модель

Область 1 отображает действия Администратора информационной системы. Через экранную форму «Сотрудники» в ИС вносятся данные о сотрудниках Интернет-магазина «Селлери», через экранную форму «Данные авторизации» вводится информация о правах доступа пользователя в систему, а также реализован режим смены пароля, через экранную форму «Отделы» вводится информация об отделах предприятия, через экранную форму «Подразделения» вводятся данные о подразделениях Интернет-магазина «Селлери». Также в области 1 отражена технология работы администратора по распределению поступивших заявок по специалистам, а также закрытие отработанных (что отражается в изменении реквизитов таблицы obr).

Область 2 отображает содержимое базы проектируемой информационной системы – это четыре справочника и две таблицы. Под справочником понимается обычная таблица, содержащая условно-постоянную информацию.

Область 3 отражает процесс ввода новой заявки оператором. Оператор получает информацию заявки по каналам связи и вводит ее в базы данных. информация заявки сохраняется в таблице obr.

Область 4 отражает процесс отработки заявки на техническое обслуживание пользователем-специалистом, который вносит свой комментарий в таблицу obr.

Область 5 отражает выходную информацию моделируемой информационной системы. Формируются отчеты по данным таблицы obr.

В процессе функционирования проектируемой системы учета заявок на техническое обслуживание входными документами в нее, как видно из информационной модели, являются следующие: ведомость на создание учетных записей, заявка на техническое обслуживание, передача в работу, закрытие заявки и входящий документ. Рассмотри эти документы подробнее:

• Ведомость на создание учетных записей. Ведомости разделяются на две группы, относительно типа создаваемых учетных записей – для администраторов, специалистов и операторов.
  • Заявка на техническое обслуживание содержит информацию о характере проблемы, месте ее возникновения, данные о клиента, дате и времени подачи заявки. Средняя наполняемость – около 150 заявок в день.
  • Передача в работу содержит включение информации об исполнителе, которому передано исполнение заявки.
• Входящий документ содержит информацию для отработки заявки специалистом-исполнителем, а также информацию о проведенных работах.
• Закрытие заявки. Проставляет признак закрытия на текущую заявку на техническое обслуживание.

Таким образом, в 4-х последних документах производится внесение изменений в таблицу с информацией о заявке клиента.

Для описания справочников, используемых в разрабатываемой системе, обратимся к таблице:

Таблица 2.1- Перечень используемых справочников

2.2.Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Менеджер Интернет-магазина ООО «Селлери» обрабатывает большое количество информации: ведет базу данных по контрагентам, ведет учет информации об остатках на складе, ведет учет заказов клиентов, ведет учет информации о поставщиках, составляет отчеты для руководства и пр. Большинство работ производится вручную. В связи с этим было принято решение о разработке ЭИС оценки выполнения заказов. Внедрение ЭИС, за счет автоматизации некоторых функций, приведет к сокращению времени работы по каждой заявке, а соответственно, к увеличению общего числа заявок организации.

К обработке информации в ЭИС предъявляются следующие требования:

- полнота и достаточность информации для реализации функций управления;

- своевременность предоставления информации;

- обеспечение достоверности информации;

- экономичность обработки информации - затраты на обработку данных должны не превышать получаемый эффект;

- адаптация к меняющимся информационным потребностям пользователей.

Все вышеперечисленные требования были учтены и реализованы в процессе разработки ЭИС поддержки управления Интернет-магазиномна примере ООО «Селлери». Появление ЭИС приводит к частичному изменению алгоритма работы менеджера.

На рисунке 2.3 приведена диаграмма потоков данных автоматизированной системы управления Интернет-магазином.

Рисунок 2.3 – Диаграмма потоков данных

Разработка и внедрение ЭИС позволит сократить количество используемых менеджером офисных приложений и снизит нагрузку, а в свободное время он может заниматься поиском новых потенциальных клиентов.

Информационная модель – совокупность информации, характеризующая существенные свойства и состояния объекта, процесса, явления, в которой однозначно определен каждый его элемент и обеспечена их логическая взаимосвязь.

На основании приведенных бизнес-процессов можно построить ER-диаграмму базы данных. Диаграмма «сущность-связь» (ER-диаграмма) позволяет описывать концептуальные схемы предметной области. В данном случае она представляет собой нотацию Питера Чена, которая описывает объекты и отношения между ними.