Файл: Контрольный пример.pdf

Введение

В современном информационном обществе автоматизированные системы становятся реальным актовом, функционирование которого является неотъемлемой частью работы организаций. Разработка и внедрение автоматизированных информационных систем становится все более актуальной задачей. Информационные технологии внедряются в деятельность предприятий различных форма собственности и видов деятельности [1].

Внедрение информационных технологий в настоящее время проходит этап проектирование интегрированных информационных систем на предприятиях, в рамках которых с использованием единой базы проводилась бы автоматизация технологии работы специалистов, подразделения многих предприятий пока еще функционируют независимо друг от друга, и по этой причине организация бизнес-процессов зачастую противоречива, а действия различных подразделений не координируются из единого центра. Автоматизация бизнес-процессов предприятия повышает эффективность взаимодействия различных отделов. Общие платформы для взаимодействия между подразделениями предоставляют каждому доступ к необходимым массивам информации, что способствует повышению эффективности технологии работы специалистов предприятия в целом.

Таким образом, в настоящее время автоматизация бизнес-процессов на предприятиях является актуальной задачей и способствует повышению эффективности работы организаций в целом.

Объектом исследования является технологии реализации электротехнической продукции.

Предмет исследования – совершенствование бизнес-процессов по реализации электротехнической продукции.

Методы исследования – анализ бизнес-процессов, проектирование структуры данных информационной системы, разработка программного обеспечения.

Цель работы: проектирование реализации бизнес-процесса по совершенствованию существующих продуктов. В качестве продуктов рассматривается электротехническая продукция.

Задачи работы:

- изучение организационной структуры исследуемого предприятия, технологии работы специалистов;

- анализ бизнес-процессов «AS TO-BE» с оценкой эффективности внедрения информационной системы;

- построение информационной модели исследуемой технологии;

- определение перечня нормативно-справочной информации, входных и результатных данных;

- построение логической и физической моделей данных;

- выбор и обоснование средств разработки;

- разработка контрольного примера.

1.Аналитическая часть

1.1.Выбор комплекса задач автоматизации

Объектом исследования в рамках данной курсовой работы является ООО «Селлери» - предприятие по электронной торговле электротехнической продукцией (Интернет-магазин).

Профилем деятельности торгового предприятия является реализация светотехники и электротехнической продукции. Клиентская база Интернет-магазина составляет контингент, выполняющий эксклюзивные виды ремонта, либо клиенты, находящиеся в населенных пунктах, где нет возможности приобрести электротехнические товары в торговых сетях.

Основными видами реализуемой продукции являются [1]:

- кабельно-проводниковая продукция;

- светотехнические изделия;

- изделия для прокладки и монтажа кабеля;

- системы безопасности и СКС;

- строительные крепежи для электрокабелей;

- щитовое оборудование;

- низковольтное оборудование;

- измерительные устройства и устройства защиты.

Способами доставки, используемыми в Интернет-магазине, являются [1]:

- курьерская служба;

- доставка Почтой России;

- самовывоз.

Основные организационно-экономические параметры Интернет-магазина «Селлери» за 2016г. представлены в таблице 1.1.

Таблица 1.1 – Организационно-экономические параметры Интернет-магазина «Селлери» за 2016 г

Также предусмотрены различные формы оплаты.

Организационная структура Интернет-магазина ООО «Селлери» приведена на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 - Организационная структура Интернет-магазина «Селлери»

Управление предприятием осуществляет директор, которому непосредственно подчиняются начальник отдела снабжения, главный бухгалтер, начальник отдела по работе с клиентами и ИТ-отдела.

В структуру отдела снабжения входят специалисты по работе с поставщиками, осуществляющие организацию поставок и организацию взаимодействия с поставщиками, определение оптимальных параметров поставок светотехники и электротехнической продукции по цене и качеству, а также специалисты по складскому учету, в компетенцию которых входят вопросы организации приема и отпуска товара со склада, хранения продукции, инвентаризации, а также подготовка отчетности о наличии товара на складе.

Специалисты по работе с клиентами взаимодействуют с покупателями продукции, оформляют документы, проводят организацию поставки товара клиентам. ИТ-отдел курирует вопросы функционирования сайта Интернет-магазина, а также технической поддержки клиентов и пользователей.

1.2 Характеристика существующих бизнес-процессов

Рассмотрим существующую технологию совершенствования существующей продукции светотехники и электротехнической продукции. Контекстная диаграмма приведена на рисунке 1.3. Диаграммы были созданы с использованием ПО ErWin Process Modeller.

Рисунок 1.3 – Контекстная диаграмма

Рисунок 1.4 – Диаграмма декомпозиции нулевого уровня

В соответствии с приведенной схемой, в качестве входных потоков информации используются заявки клиентов на покупку и информация о товаре, данные о контрагентах. На выходе данного процесса имеются расходная накладная, товарный чек, товарно-транспортная накладная, свод по заявкам поставщикам, аналитический отчет. Диаграмма декомпозиции первого уровня представлена на рисунке 1.4.

Как показано на рис.1.4, основными процессами в технологии управления Интернет-магазином являются:

- работа с контрагентами;

- закупка продукции;

- принятие на склад;

- реализация продукции

- формирование отчетности.

Диаграмма декомпозиции процесса «Работа с заказами клиентов» приведена на рис.1.5.

Рисунок 1.5 – Диаграмма декомпозиции первого уровня

Технология работы закупки продукции (светотехники и электротехнической продукции) предполагает:

- учёт потребности;

- учёт наличия продукции;

- формирование заказов на поставку светотехники и электротехнической продукции на склад;

- мониторинг состояния заказов.

Работа с документами в рамках оборота заключает в себе функции оформления сопроводительных документов и формирования сводной отчетности.

Как выяснено руководством предприятия, в последнее время часто возникает ситуация, когда объемы поставок и продаж не совпадают, несовпадение также может происходить и по наименованию товарных позиций. В результате большое количество товара остается хранится на складе или не может быть поставлено вовремя клиентам. В связи с этим фирма несет убытки.

В настоящее время учет и планирование продаж осуществляется напрямую менеджерами отдела по работе с клиентами.

Заявки клиентов на покупку фиксируются в файле Excel, где указывается номер заявки, наименование клиента, вид продукции и его количество, а также дата поставки клиенту. Менеджеры отдела реализации продукции (светотехники и электротехнической продукции) обобщают эти сведения по типу продукции, и, исходя из полученной информации, формируют план продаж и отчетные документы.

Таким образом, учет продаж включает в себя следующие основные подпроцессы:

• учет продаж и формирование сопроводительных документов;
• формирование отчетности по продажам продукции светотехники и электротехнической продукции).

Работа с документами по реализации продукции начинается после того, как поступают заявки клиентов на покупку, выписываются счет-фактура и расходная накладная. Далее происходит формирование отчетности по продажам продукции, на выходе получается отчет по продажам.

Таким образом, при учете реализации продукции менеджеру, ответственному за учет, необходимо внести данные о клиенте, продукции, ее стоимости, количестве, сроке оплаты и виде оплаты.

Если же необходимо найти какую-либо информацию по продажам, то поиск осуществляется в архиве, который хранится в виде бумажных документов - журналов учета и других. Большую часть рабочего дня бухгалтер занят занесением необходимых сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных сведений.

Кроме того, в отчетный период менеджеру отдела реализации продукции необходимо составлять аналитические отчеты, включающие в себя анализ продаж фирмы за определенный период.

Для данного способа характерны следующие недостатки:

1. Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.

2. Слабый контроль работы бухгалтера.

3. Усталость менеджеров - усиление негативного воздействия человеческого фактора.

В связи с этим, руководством компании было принято решение об автоматизации данного процесса, то есть создании экономической информационной системы для повышения качества учета и уменьшения временных затрат на обработку необходимых документов и получения результативной информации в рамках технологии управления Интернет-магазином ООО «Селлери».

1.3 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи.

Предметом исследования в работе является деятельность по учету электронной торговли светотехники и электротехники. Организационная структура данных технологических процессов приведена на рисунке 1.2. Данная технология находится в компетенции отделов снабжения и отдела по работе с клиентами.

Рисунок 1.2 - Организационная структура технологии поставок и реализации светотехники и электротехнической продукции

Рассмотрим функции менеджера отдела по работе с клиентами в части реализации продукции Интернет-магазина.

Менеджер отдела по работе с клиентами осуществляет следующие функции:

1. Организация и ведение технологии реализации светотехники и электротехнической продукции:

- работа по расширению клиентской базы;

- работа с новыми клиентами, анализ их реквизитов, способов доставки, потребностей;

- проведение коммерческих переговоров с контрагентами и клиентами по вопросам реализации продукции;

- обработка информации, поступающей от клиентов;

- анализ потребностей клиентов в продукции, реализуемой фирмой, и согласование заказов с клиентом в соответствии с его потребностями и наличием ассортимента на складском комплексе фирмы;

- мотивация клиентов на работу с Интернет-магазином, в соответствии с утвержденными программами по стимулированию сбыта;

2. Анализ показателей и составление планов:

- планирование продаж на отчетный период;

- анализ статистических данных продаж и отгрузок клиентов фирмы;

- построение сводной отчётности.

3. Проведение торговых операций:

- прием и обработка заказов клиентов, оформление необходимых документов, связанных с отгрузкой продукции для клиентов фирмы, закрепленных за собой, а также для клиентов, закрепленных за соответствующими ведущими менеджерами отдела по работе с клиентами при нахождении их вне офиса;

- информационная поддержка клиентов;

- информирование клиентов об изменениях в ассортименте, увеличениях и снижениях цен, акциях по стимулирования спроса, времени поступления светотехники и электротехнической продукции на склад;