Файл: Определение объема необходимой и достаточной информации при принятии решения (Анализ информационного обеспечения принятия управленческих решений в ООО «Лидер»).pdf

Данные таблицы показывают, что существует небольшая проблема невозможности дозвониться до города в часы пик. Это примерно с 10 часов до 12 часов и с 14 часов до 16 часов. Развитие локальной сети и глобальной сети Интернет положительно влияет на работу персонала ООО «Лидер». Сократились затраты времени и средств так как локальная сеть позволяет:

1. быстро производить переустановку программного обеспечения;
2. сократить расходы на приобретение дискет, CD-ROM, принтеров, жестких дисков;
3. посылать и получать электронную почту;
4. поучать и использовать новейшую информацию из глобальной сети Интернет;
5. сократить обслуживаемый персонал.

Все компьютеры в ООО «Лидер» соединены по топологии «звезда». Это самая затратная топология сети, когда к каждому отдельному компьютеру тянется витая пара. В тоже время эта топология имеет большие преимущества: надёжность в целом; устойчивость к повреждениям; лёгкость обслуживания и простота изменения. Использование сети Интернет позволяет сотрудникам предприятия получать самую свежую и новую информацию по любой тематике.

Рассмотрим состояние парка персональных компьютеров в ООО «Лидер» - уровень обеспеченности отделов персональными компьютерами и их моральный износ.

Таблица 3

Обеспеченность персональными компьютерами ООО «Лидер»^[40]

Из таблицы 4 видно, что ежегодно на предприятии увеличивается количество персональных компьютеров. Это является положительным аспектом деятельности. Увеличение числа персональных компьютеров в отделе качества, в частности, связано с тем, что на предприятии переходят на автоматический контроль качества производимой продукции.

Также, одновременно с увеличением числа персональных компьютеров, происходит модернизация устаревших машин. Необработанная информация, вводимая в компьютерную информационную систему, называемую базой данных, должна быть организованна так, чтобы ее можно было извлечь в пригодном виде. Разные управляющие имеют разную потребность в информации в разное время. Чтобы помочь им эффективно использовать аппаратное оснащение системы, были разработаны разнообразные пакеты программного обеспечения (таблица 4).

Таблица 4

Программное обеспечение, применяемое в ООО «Лидер»^[41]

В результате анализа материально-технического обеспечения деятельности ООО «Лидер» в 2013-2015 гг. можно сделать вывод, что на предприятии есть все предпосылки для более широкого и активного использования информационных технологий.

Интернет-представительство ООО «Лидер» было создано в 2004 г. С использованием Интернет-представительства ООО «Лидер» осуществляет процесс электронной торговли и обработки информации, характеризующей результаты деятельности магазинов розничной продажи продукции, расположенных вне территории г.о. Тольятти.

Сбор и обработка информации об объеме продаваемой продукции, остатках продукции на складе и потребности магазинов в обновлении ассортимента осуществляется через курьера, который ежедневно утром и вечером объезжает все магазины.

Процесс обработки информации на ООО «Лидер» осуществляется с помощью программного продукта «Excel», поэтому занимает достаточно много времени. Много времени также отнимает ручное заполнение бланков, повторный ввод с клавиатуры данных. Это является основной причиной высокой загруженности и сильной утомляемости специалистов, осуществляющих процесс обработки информации.

Рассмотрим процедуру работы с внутренними документами на ООО «Лидер», используя данные таблицы 5.

Таблица 5

Последовательность работы с внутренними документами

(на примере приказа об исполнении управленческого решения)^[42]

Продолжение таблицы 5

В 2013 г.: Твн.док. = 6 545 минут * 773 = 5 059 285 минут или 84 321,42 часа. В 2014 г.: Твн.док. = 6 545 минут * 570 = 3 730 650 минут или 62 177,5 часа. В 2015 г.: Твн.док. = 6545 минут * 548 = 3 586 660 минут или 59 777,67 часа.

Снижение годовых затрат времени на обеспечение внутреннего документопотока на предприятии вызвано уменьшением количества внутренних документов.

Рассчитаем годовые затраты времени на обработку всех видов документопотоков за анализируемый период по формуле:

Тобщ. = Твход.док. + Тисх.док. + Твн.док. (1)

Получим: в 2013 г.: Тобщ. = 2750 + 1644,08 + 84321,42 = 88715,5 часа; в 2014 г.: Тобщ. = 3600 + 953,75 + 62177,5 = 66731,25 часа; в 2015 г.: Тобщ. = 5100 + 944,67 + 59777,67 = 65822,34 часа. Общая продолжительность организации всего документопотока на ООО «Лидер» из года в год придерживается тенденции снижения. Причиной такого изменения является сокращение количества обрабатываемых документов на предприятии.

Процесс передачи документа от одного должностного лица к другому определяется временем ожидания документа. Поэтому основным резервом по сокращению времени на обработку документа является снижение времени на ожидание документа. Рассмотрим схему передачи документа от генерального директора до начальника швейно-раскройного цеха (см. рис. 2).

Генеральный

директор

Секретарь-референт

Исполнительный директор

Начальник ШРЦ

Т_ож1 = 15 мин Т_ож2 = 10 мин. Т_ож3 = 20 мин.

Рисунок 2 - Схема передачи документа от генерального директора к начальнику швейно-раскройного цеха^[43]

Общее время на ожидание документа составляет 45 минут в смену. Количество документов, предназначенных для производственного цеха, составляет 70 % от внутреннего документопотока. Таким образом, на ожидание документа начальник швейно-раскройного цеха тратил:

В 2013 г.: Тож.общ. = 45 мин. * 773 * 0,70 = 24255 минут или 404,25 часа. В 2014 г.: Тож.общ. = 45 мин. * 570 * 0,70 = 17955 минут или 299,25 часа. В 2015 г.: Тож.общ. = 45 мин. * 548 * 0,70 = 17262 минут или 287,7 часа.

Далее рассчитаем удельный вес времени ожидания документа в полезном фонде рабочего времени начальника швейно-раскройного цеха за период с 2013 г. по 2015 г.: в 2013 году: У_{Дож.общ}. = 404,25 / 1717,6 = 23,54%; в 2014 году: У_{Дож.общ}. = 299,25/1715,2 = 17,45%; в 2015 году: У_{Дож.общ}. = 287,7 / 1720 = 16,73 %.

Устранив данные потери рабочего времени в результате внедрения организационно-технического мероприятия, позволит увеличить производительность труда, а значит, и улучшить технико-экономические показатели деятельности предприятия.

2.2. Оценка реализации требований необходимости и достаточности информации для принятия управленческих решений в ООО «Лидер» (на примере управленческих решений в сфере маркетинга)

Рассмотрим реализацию требований необходимости и достаточности информации для принятия управленческих решений в ООО «Лидер» на примере решений в сфере маркетинга. Для принятия решений о товарной политике предприятия, ценообразовании, методах продвижения продукции используется внешняя и внутренняя информация, состав которой представлен в табл. 6.

Таблица 6

Характеристики внешней и внутренней информации, используемой для принятия управленческих решений в сфере маркетинга в ООО «Лидер»^[44]