Файл: Определение объема необходимой и достаточной информации при принятии решения (Анализ информационного обеспечения принятия управленческих решений в ООО «Лидер»).pdf

Введение

Актуальность. Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Выбранная тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как наличие необходимой и достаточной информации для принятия управленческих решений - это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

Цель работы - исследование вопросов обеспечения организации необходимой и достаточной информацией для принятия эффективных управленческих решений.

Задачи курсовой работы:

• исследовать роль информации в процессе разработки, принятия и реализации управленческих решений;
• провести анализ информационного обеспечения управленческих решений в исследуемой организации;
• разработать рекомендации, направленные на повышение эффективности информационного обеспечения процесса разработки и реализации управленческих решений.

Объектом исследования является ООО «Лидер».

Предмет исследования – необходимость и достаточность информации в процессе принятия управленческих решений.

Научно-методическая основа работы – литературные источники по теории принятия управленческих решений, информационному менеджменту. Использованы работы В. В. Година, И. К. Корнеева, Н. Л. Карданской, А. М. Карминского, П. В. Нестерова, А. В. Кострова и др.

Глава 1. Теоретические основы информационного обеспечения процесса принятия управленческих решений

1.1.Сущность, значение и особенности информационного обеспечения процесса разработки управленческих решений

Разработка и принятие решений в процессе управления организацией при постоянно меняющихся внешних и внутренних условиях ее функционирования требуют использования адекватных методов информационного обеспечения лиц, принимающих решения и возможностей, предоставляемых современными информационными технологиями. Принятие решений так же, как и обмен информацией, — составная часть любой управленческой функции. Необходимость принятия решений возникает на всех этапах процесса управления и связана со всеми участками и аспектами управленческой деятельности^[1]. Процесс принятия решений довольно точно отражает реальные проблемы, отношения и связи, сложившиеся в организации, а их (решений) непрерывная последовательность характеризует непрерывность процесса управления. Более того, только изучение процесса разработки и реализации решений дает возможность оценить содержательную сторону управления, так как содержание управления раскрывается в содержании принимаемых решений. Поэтому так важно понять природу и сущность решений^[2].

Понимание характера управленческих решений зависит, прежде всего, от точки зрения на место и роль процесса принятия решений в системе менеджмента. С позиций системного анализа процесс управления является, в сущности, процессом решения проблем организации, возникающих по мере ее функционирования и развития^[3].

Цикл управления всегда начинается с постановки целей и выявления проблем, продолжается разработкой и принятием необходимого решения и заканчивается организацией и контролем его выполнения. Анализ полученного результата, или, точнее, оценка степени достижения поставленной цели, служит источником выявления новых проблем, и принятия новых решений, возобновляя, таким образом, управленческий цикл. Всякое управление реализует вполне определенную последовательность трех основных этапов:

1) определят состояние управляемого объекта (идентификация проблемы);

2) вырабатывает для данного состояния оптимальное воздействие (разработка и принятие решения);

3) реализует его (реализация решения)^[4].

Иначе говоря, смысл управленческой деятельности состоит, в обеспечении достижения организацией поставленных целей. Содержание же управления заключается в выработке определенных мер, направленных на реализацию этих целей^[5]. В практике управления разработка таких мер осуществляется в форме принятия и исполнения решений. Разработка, принятие и реализация решений является, таким образом, концентрированным выражением самой сущности управления^[6].

Трансформация концепций функционирования, развитие и усложнение экономических, политических и социальных парадигм требуют развития научных подходов управления информационным обеспечением предприятий^[7]. Влияние информационных ресурсов на результативность функционирования отдельных экономических объектов и на экономический рост в целом достаточно давно являются объектом исследования ученых и практиков, что обусловлено рядом причин^[8]: увеличением числа экономических объектов, усложнением форм их взаимодействия; изменением форм собственности, что ведет к формированию сложных хозяйственных структур; выделением информации в качестве ключевого фактора производства; широким использованием компьютерной техники и технологий, развитием информационных систем экономических объектов. Поэтому неотъемлемым элементом управления экономических объектов становиться информационное обеспечение, под которым понимают информацию, всесторонне характеризующую его внутреннюю и внешнюю среду функционирования, получаемую в процессе непрерывной обработки информационных потоков посредством информационных технологий. При этом информационное обеспечение выступает главным элементом информационной системы экономического объекта, точкой концентрации его информационных потоков и условием осуществления эффективного управления^[9].

К основным элементам информационного обеспечения экономического объекта следует относить внешние и внутренние источники информации, виды коммуникаций, средства обработки и защиты информации и базы данных. Схема информационного обеспечения экономического объекта представлена на рис. 1.

Основное назначение информационного обеспечения экономического объекта сводится к принятию эффективного управленческого решения за счет предоставления необходимой информации для каждого из этапов данного процесса^[10]. На стадии формирования цели и выявления проблем необходима информация, всесторонне характеризующая продукцию экономического объекта (патентное обеспечение, потребность рынка, цена, себестоимость), основных конкурентов, каналы сбыта продукции, процесс производства (поставщики, производственные мощности, издержки), кадровое и организационное обеспечение, финансовые показатели деятельности^[11].

Рисунок 1 – Схема информационного обеспечения предприятия^[12]

На стадии анализа и поиска управленческих решений роль информационного обеспечения сводится к сбору и обработке внутренней информации из систем бухгалтерского, финансового, статистического и управленческого учета^[13]. Принятие управленческих решений невозможно без накопления информации и применения соответствующих методов выбора решений (аналитические методы, операционное программирование, экспертные системы, интеллектуальные системы, диалоговые методы).

Стадия воздействия предусматривает установление основных видов коммуникаций экономического объекта, формирование документооборота, организацию оптимальных потоков информации за счет недопущения дублирования документов и сведений, хранящихся в них.

Стадия реализации решений и оценки результатов предполагает обработку внутренней информации из различных систем учета и плановых документов^[14].

В рамках управления информационным обеспечением экономического объекта следует выделять управление информационными потоками; управление информационными технологиями и управление персоналом, осуществляющим сбор, обработку, хранение информации и обслуживание информационных систем^[15].

В процессе управления информационным обеспечением экономического объекта следует создать:

— прямое обращение пользователей к хранимой информации и возможность ее многократного использования;

— наиболее полное удовлетворение информационных потребностей пользователей на всех уровнях управления;

— оперативный поиск и выдачу информации по запросу;

— оптимальный документооборот и эффективные коммуникации;

— комплекс технических средств по переработке информации^[16].

1.2. Виды информационных потоков и управление ими

В процессе жизнедеятельности предприятие порождает различные виды информации, а при обмене ею между подразделениями возникают информационные потоки. Эти потоки образуются в различных структурных подразделениях и отделах предприятия и из них формируются банк данных, база данных и база знаний, используемых в управлении производственно–хозяйственной деятельностью предприятия. Следовательно, необходимо принимать специальные меры по синхронизации соответствующих потоков данных^[17].

По степени обработки информацию можно разделить на несколько классов. Так, информацию от службы снабжения о том или ином продукте, содержащую идентификационные данные, реальные сведения о месте и дате приобретения, цене, сроке гарантии, месте нахождения можно назвать первичной информацией. Для отражения такой многоуровневой организации информации, упрощения работы с системой, устранение возможных ошибок должны быть тщательно спроектированы как архитектура базы данных, в которой будет храниться информация, так и распределение функций логикой программных компонент систем и способами организации данных^[18].

Основным источником первичных данных является подразделение по снабжению, остальные же службы пользуясь ими, строят свою информацию, которая зачастую является результатом некоторой аналитической обработки, фильтрации^[19].

Управление организацией в условиях рыночной экономики - сложный процесс, зависящий от многих факторов внешней и внутренней среды. В задачи обеспечения эффективности этого процесса значительную роль играет информация. Организация, представляющая собой систему, состоящую из различных функциональных подразделений в процессе жизнедеятельности, порождает потоки информации, которые, в свою очередь, требуют управления. Под управлением информацией понимается следующий комплекс задач: сбор данных, анализ, хранение, поддержание актуальности данных, обслуживание запросов пользователей, проведение аналитической обработки. Можно определить следующие требования к информации: информация должна быть своевременна и актуальна; информация должна быть важна и востребована; информация всегда должна быть достоверна и непротиворечива; информация всегда должна быть доступна^[20].

Задачи по управлению информацией выполняет информационная система организации. Информационной системой называется комплексная система, составными компонентами которой являются люди, компьютеры, компьютерные сети, программное обеспечение, базы данных, различного рода технические и программные средства связи. Реализация функций ИС невозможна без ориентированной на нее информационной технологии, главная цель которой состоит в том, чтобы в результате целенаправленных действий по переработке первичных данных получить для пользователя необходимую информацию^[21].

Особенностями таких комплексных систем, какой является ИС организации, является значительная связность и взаимозависимость ее функциональных компонентов, сложность информационных связей, так как информация одного и того же вида может порождаться и использоваться разными частями системы^[22]. Так, например, справочная информация (каталог продуктов, реквизиты партнеров) может порождаться как службой сбыта и маркетинга, так и службой снабжения, а использоваться в подсистемах товарно-материального учета, управления финансовой информации, управления производством и других^[23].