Файл: Приемка мясной, молочной, рыбной и мукомольно - крупяной продукции по качеству и количеству (Этапы приема товара по количеству и качеству).pdf

В основе приема товаров лежат сопроводительные документы. Для того чтобы сотрудник магазина имел право получать товар, его надо наделить статусом материально – ответственного лица и закрепить это доверенностью. Тогда он сможет ставить печать в приходной накладной и расписываться в ней. В противном случае документальное оформление поступления товара ляжет полностью на плечи руководителю компании.

Товар можно получить и без печати. Для этого сотруднику, получающему товар, потребуется предъявить поставщику доверенность по форме М - 2, выписанную на его имя, и документ, удостоверяющий его личность.^[21]

1) Доверенностью М – 2 организация оформляет право своему сотруднику получить какие – либо материальные ценности, подтверждая его полномочия действовать от её имени.

М – 2 составляют из двух частей: отрывного талона (корешка) и основной части. Корешок заполняется, подшивается и хранится у бухгалтера на протяжении времени, установленного законодательством РФ и внутренними нормативно-правовыми актами организации. Срок действия этого разового акта обычно не превышает двух недель, но иногда продлевается до одного месяца, в случаях отсрочки поступления или получения одного и того же товара у одного и того же поставщика.

В бланке указывают:

1. наименование организации, выдавшей документ, её код по ОКПО;

2. номер и дату составления документа;

3. период действия документа;

4. наименование потребителя и плательщика, их адрес; если это одна и та же организация, в строке «Плательщик» пишут «он же»;

5. банковские реквизиты плательщика (р/с и наименование банка);

6. должность, ФИО, данные паспорта доверенного лица;

7. от кого и на основе чего доверенное лицо получает товар;

В табличной части указываются товарно – материальные ценности, их количество и единица измерения. Ниже ставится подпись доверенного лица, обязательно заверенная подписями директора предприятия, главного бухгалтера, и печатью организации. Оставшиеся пустыми графы формы перечеркиваются. Если по каким – либо причинам акт не был использован, работник должен вернуть его в бухгалтерию на следующий день после прекращения действия. Документ отмечают надписью «не использован» и хранят у ответственного за регистрацию доверенностей лица, чаще всего в сейфе у главного бухгалтера.

Документ оформляется только на конкретного сотрудника данного предприятия. Не допустимо выдавать и использовать этот акт сторонним лицам, которые не работают в компании – доверителе.

В форме обязательно указывается срок её действия; обычно сроки оплаты по документам, на основании которых выдаются ТМЦ, предусматривают продолжительность действия 15 дней или месяц, если отгрузки этого поставщика регулярные (плановые).

Доверенность в одном экземпляре оформляет работник бухгалтерии и выдает её доверенному лицу под расписку. Этот акт предъявляют вместе с паспортом, чтобы подтвердить свою личность. Данные (номер, ФИО доверенного лица и т.д.) вписываются в соответствующие графы документов, сопровождающих товар (товарная накладная ТОРГ – 12, ТТН  1- Т)

Этот вид акта можно заполнять вручную или автоматизированно. Второй вариант позволяет не совершать ошибок, ускоряет и упрощает процесс, в целом имеет множество приемуществ^[22]. (Приложение 1)

2) Приемка товарно – материальных ценностей в первую очередь регулируется договором поставки. В нем содержатся все данные о товаре и его передаче в собственность.^[23]

Договор поставки – это документ, оговаривающий условия, на которых поставщик обязуется поставить покупателю произведённый или закупаемый им товар.

Определяющие условия договора поставки товара – это товар, его количество и срок поставки. Поставщик обязан поставить товар, соответствующий договору по количеству и качеству. От договора купли – продажи договор поставки отличается целью приобретения товара: товар предназначается к использованию в предпринимательской деятельности и в других, не связанных с личным, семейным, домашним и прочим подобным делом областях.

Поставщиком в договоре поставки могут выступать только лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью (коммерческие и некоммерческие организации и ИП). Покупателям же не обязательно заниматься предпринимательской деятельностью, хотя они могут быть и юр.лицами, и индивидуальными предпринимателями. Договор поставки может также заключаться в пользу третьего лица — получателя товара; если третье лицо упомянуто в договоре, оно приобретает гражданские права и обязанности. Договор составляется в письменном виде.

Правила составления договора поставки товаров

1. Предмет договора поставки – товар, который произвёл или закупил поставщик, и который соответствует спецификации покупателя. Предметом договора поставки не могут быть объекты недвижимости.

2. Сроки и порядок поставки назначаются в пределах срока действия договора и определяются по-разному: конкретной датой, периодом (с... по..., в течение 14 дней и т.д.). Если поставка товара планируется регулярная, и груз разбивается на партии, устанавливается определённая периодичность доставки – раз в неделю, в месяц, в декаду и т.п. или даже составляется чёткий график. В тех случаях, когда стороны не обозначили срок поставки и не постановили, что товар будет поставляться отдельными партиями, срок поставки определяется правилами, установленными ст. 314 ГК РФ. Нарушением условий поставки являются просрочка поставки (груз опоздал), недопоставка (груз доставлен не весь) и досрочная поставка товара (раньше положенного времени).

3. Цену товара стороны устанавливают на собственное усмотрение. Если определить стоимость товара затруднительно, оплату производят по цене похожих товаров при аналогичных условиях. К договору прилагается прайс-лист на товар. Если это предусмотрено поставщиком, в договоре может быть расписана система скидок за приобретение товаров.

4. В условиях оплаты оговариваются порядок и способы расчета за товар между поставщиком и покупателем. Если порядок и способ расчетов в договоре не определены, расчеты производятся с помощью платежных поручений.

5. Качество поставляемого товара указывается согласно требуемым стандартам, ТУ, ГОСТам и другим нормативным документам. Если качество товара в договоре специально не прописано, поставляемый товар должен быть пригодным для целей, для которых он обычно используется.

6. Указываются дополнительные условия, если таковые есть. Вписываются реквизиты сторон, подписи руководителей (ответственных лиц) заверяются печатями.

7. Все упомянутые в договоре спецификации, сертификаты, графики поставок, дополнения, прайс – листы и прочее прикладываются к договору.^[24] (Приложение 2)

3) Корректное документальное оформление приемки товаров предполагает использование унифицированных форм первичных документов: начиная с ТОРГ – 1 и заканчивая ТОРГ – 14. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132.

Если организация не ведет приемку при помощи УПД, то главным документом здесь будет являться товарная накладная ТОРГ – 12.^[25]

Товарная накладная – это документ первичной бухгалтерской отчетности. Служит оправданием для списания ТМЦ продавцом и для постановки на учёт товаров покупателем.

Бланк ТОРГ – 12 имеет унифицированную форму, которая была утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. С 2013 года организации имеют право разработать свою форму товарной накладной, но в ней должны быть все необходимые реквизиты.

Правила заполнения формы ТОРГ-12

Т. к. товарная накладная проверяется налоговыми органами на предмет оформления вычета по НДС, все основные графы в ней должны быть заполнены правильно:

1. Наименования организаций, участвующих в купле-продаже, их адреса, телефоны, р/с, БИК, к/с, коды ОКПО (в колонке справа).

В верхнюю строчку вписывается организация, отгружающая товар. Это либо поставщик или его структурное подразделение (указывается адрес подразделения), либо, если доставка осуществляется по Договору поставки через посредника, указываются её координаты.

В строку «Структурное подразделение» вписывается адрес склада (или дублируется с верхней строчки), если товар отгружался оттуда.

Адреса Грузоотправителя и Грузополучателя указываются фактические. Поставщика и Плательщика – юридические.

2. Основание для совершения сделки: договор, заказ – наряд, с указанием его номера и даты оформления.

3. Номер и дата оформления сопровождающей торговую транспортной накладной.

4. Номер самой торговой накладной и дата её составления. Сроки отгрузки товара должны совпадать с реальными, поэтому составляют её либо в момент отгрузки, либо сразу после её окончания.

5. Табличная часть с описанием отгружаемого товара: наименование, цена, количество, вес и т.д. Предприятия, работающие по ЕНВД или УСН, колонки 13 и 15 не заполняют.

6. Количество листов накладной («…имеет приложение на…») и количество порядковых записей товара.

7. Общее количество мест (коробок, упаковок и т.д.), общая масса нетто\брутто.

8. Левый нижний блок: количество прилагаемых к товару документов, общая стоимость товара прописью, подписи лиц с расшифровкой, ответственных за отгрузку: кто разрешил, кто непосредственно отпустил товар, и обязательная виза главного бухгалтера предприятия.

9. Правый нижний блок.

В строке «Груз принял» расписывается человек, непосредственно принявший груз по накладной.

Это или сам руководитель предприятия, или уполномоченный сотрудник, обеспеченный доверенностью от имени руководителя. Если выписана доверенность на получение груза, указать её номер, дату составления, а также должность, ФИО и подпись доверенного лица. Поставить печать предприятия. Если печати нет, приемщик может расписаться на доверенности с печатью представителя поставщика и отметиться в ТОРГ – 12; для подтверждения получения груза этого будет достаточно.

В строке «Груз получил грузополучатель» может быть другое лицо, например, работник бухгалтерии головной организации-покупателя, если непосредственный приемщик представлял филиал и принимал груз по доверенности.

Товарную накладную заполняет уполномоченное лицо (работник бухгалтерии, менеджер, продавец и т.п.). Данные о товаре и о грузоотправителе в накладной должны быть идентичны данным счёта-фактуры.

При необходимости в форму можно добавлять дополнительные поля, графы, и даже составить свою форму накладной, но со всеми необходимыми полями.

Если после заполнения ТОРГ – 12 в ней обнаруживается ошибка или описка, её можно исправить, аккуратно зачеркнув неверное, и вписать правильные данные, заверив их подписью и датой, когда были внесены изменения. Если ошибок много, накладную аннулируют и составляют новую.

Товарная накладная ТОРГ – 12 оформляется в двух экземплярах: один остаётся у покупателя, другой со всеми подписями передаётся поставщику.^[26] (Приложение 3)

4) Если товар везут со склада поставщика на ваш склад, то оформляется товарно – транспортная накладная (ТТН), которая отличается от товарной тем, что в ней есть транспортный раздел. Эти документы могут быть одновременно приходным документом для получателя товара и расходным — для поставщика. Именно поэтому накладные оформляют в двух экземплярах. Обратите внимание, что в новой форме ТТН отсутствует описание товара — этот блок находится в УПД или в ТОРГ – 12.^[27]

Товарно-транспортная накладная (ТТН) – это документ, предназначенный для учета движения товарно – материальных ценностей и расчетов за их перевозку.

ТТН составляется по форме №1 – Т. Так как это первичный документ, заполнять его нужно аккуратно, не исключать «лишние» поля и использовать утверждённую Госкомстатом форму. ТТН составляет грузоотправитель – та организация, которая заключает с транспортной компанией договор о перевозке груза, т. е. грузоотправителем может быть как продавец, так и покупатель. На каждую поездку оформляется отдельная накладная. Если водитель везёт разный груз в разные организации, на каждую партию должна быть своя ТТН.

Форма 1 – Т товарно – транспортной накладной

Товарно – транспортная накладная состоит из двух частей:

1.Товарная часть отражает сделку купли – продажи между отправителем и получателем груза, служит основанием для списания ТМЦ со склада грузоотправителя и оприходования их на склад грузополучателя. К ТТН могут прилагаться сопровождающие груз документы: паспорта, сертификаты, свидетельства и др. Наличие этих документов необходимо указать в строке «Приложение» товарного раздела.