Файл: Приемка мясной, молочной, рыбной и мукомольно - крупяной продукции по качеству и количеству (Этапы приема товара по количеству и качеству).pdf

При приемке товара руководству торговых предприятий необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар или его заверенной копии, подтверждающими качество и безопасность продукции для здоровья и жизни потребителя.

При отсутствии сопроводительных и расчетных документов приемка товаров на складе ведется по данным маркировки и внутри тарным упаковочным листам, а при их отсутствии — по фактическому наличию товара.

Во всех случаях приемку товаров осуществляют материально ответственные лица, на которых возлагается материальная ответственность за поступившие ценности.

После завершения приемки товаров каждому из них отводится определенное место на складе. При выборе места хранения товара учитываются количество и частота поступления товаров^[11].

1.2 Этапы приема товара по количеству и качеству

В приеме товара по количеству и качеству выделяют несколько этапов.

1. Проверка сопроводительной документации

При прибытии транспортных средств на склад в первую очередь проверяется наличие сопроводительных документов (товаротранспортной накладной, счета – фактуры, технического паспорта, сертификата соответствия ГОСТу, удостоверения о качестве и др.) и их содержание на предмет соответствия условиям (отправитель, получатель, количество, ассортимент, упаковка и т. д.), зафиксированным в договоре поставки. Отсутствие какого – либо из этих документов не должно приостанавливать приемку товара. В этом случае составляется акт о фактическом наличии товара, а в акте приемки указывается, какие документы отсутствуют.

2) Определение сохранности внешнего вида транспортного средства, тары и упаковки.

Перед непосредственной разгрузкой транспортного средства кладовщик ответственный за приемку, проверяет наличие на транспортных средствах или на контейнерах пломб отправителя или пункта отправления, исправность пломб, оттиски на них, состояние самого транспортного средства, исправность тары. В случае обнаружения нарушений, а также отсутствия или неисправности пломб, составляется акт об осмотре состояния транспортных средств, либо делается отметка в товаротранспортной накладной. В некоторых компаниях практикуется фото – или видеосъемка транспортных средств и груза. Такая наглядная информация может существенно облегчить процесс согласования результатов приемки с поставщиком или транспортной компанией.

3) Разгрузка транспортных средств

Разгрузка товара, как правило, производится с применением различных технических средств.^[12] В процессе выгрузки проверяется:

а) в части количества – вес брутто товара и число отдельных мест. Если груз перевозится без тары или в открытой таре, то здесь же проверяется вес нетто, а также количество единиц товара в каждом месте - открытом ящике, корзине, связке;

б) в отношении качества проверяется наличие внешних повреждений, которые могли возникнуть при перевозке, погрузке или выгрузке товара. Одновременно должны быть зафиксированы механические повреждения тары – поломка, наличие признаков вскрытия.^[13]

Однако практика показывает, что зачастую товары на склад поступают коробами, или, как говорят работники склада, «навалом». Погрузочно – разгрузочные работы при таком способе транспортировки занимают значительное время, однако поскольку вместимость транспортных средств используется максимально эффективно, предприятия часто отказываются от паллетных отправок.

Для того чтобы произвести разгрузку товаров, к примеру, вилочным погрузчиком, короба (упаковки) укладывают на поддоны. Уже на этом этапе можно сформировать грузовые единицы согласно определенным нормам укладки. На этапе регистрации нового товара в базе данных склада, помимо прочих характеристик, определяется, какое количество упаковок может быть уложено на поддон таким образом, чтобы вместимость ячеек склада использовалась оптимально. При разгрузке этого товара коробами (упаковками) производится укладка на поддоны в соответствии с установленными нормами. Данная информация может быть включена в задание на приемку товара или передаваться кладовщику в виде отдельного документа. Использование такого подхода позволяет снизить время на пересчет товара, исключить ошибки при определении количества принимаемого товара, а также упростить работу с грузом на всех последующих складских операциях.

4) Предварительная приемка — проверка количества и внешнего вида упаковки поступившего товара

Зачастую, так называемая первичная приемка, которая заключается в пересчете грузовых мест и осмотре внешнего вида упаковки, производится одновременно с разгрузкой товаров. После завершения разгрузки, кладовщик, ответственный за приемку, в большинстве случаев уже обладает достаточной информацией для оформления товаросопроводительных документов.

При обнаружении недостачи либо некондиционного товара составляют акт о приемке продукции, в котором указывают номер транспортной накладной и счета – фактуры, количество недостающего/некондиционного товара, его общую стоимость, предполагаемые причины повреждений, лиц, участвующих в приемке, их подписи и дату составления акта. Если одна из сторон не согласна с содержанием акта, ей предоставляется право дополнительно зафиксировать в акте свое мнение. После обнаружения недостачи/повреждениях груза и составления акта необходимо уведомить поставщика о результатах приемки.

Приемка возвратов от клиентов, как правило, осуществляется по алгоритму, аналогичному приемке. Отличие заключается в том, что оприходование и размещение товара на складе рекомендуется проводить только после проведения идентификации товара Специалистом по браку. После приемки такого товара проводится один из видов его обработки:

- доработка — в случае возможного исправления нарушения качества товара может быть произведен его ремонт, переупаковка, перефасовка и т.п. в зависимости от вида товара;

- возврат поставщику или замена поставщиком;

- утилизация и списание.

5) Окончательная приемка — проверка количества товара с вскрытием грузовых мест, а также приемка продукции по качеству

В зависимости от условий, зафиксированных в договоре поставки, приемка продукции может осуществляться в два этапа. Окончательный пересчет товаров и приемка по качеству может проводиться уже после оформления товаросопроводительной документации и выезда транспортного средства со склада. Окончательная приемка груза по количеству и качеству осуществляется, как правило, в зоне приемки склада.

Приемка по количеству проводится по массе нетто или по числу товарных единиц в каждом тарном месте. Поступивший товар может проверяться с помощью полной выборки или частичной, с распространением результатов на всю партию. Решение о размере выборки или о возможности приемки товара только по грузовым местам принимается на основании нормативной документации, условий договора с поставщиками, а также на основании оценки надежности и качества обслуживания каждого поставщика. Для проведения такого анализа необходимо накопление информации о качестве услуг постоянных поставщиков: о количестве брака, недостач, пересортицы в поставках. На основании анализа выбранных показателей производится группировка поставщиков. Для каждой из групп затем разрабатывается договорная политика, в том числе, способы приемки товаров и решение вопросов, связанных с расхождениями по количеству и качеству товаров.

Кроме перечисленных операций, в процессе приемки товаров может выполняться измерение весогабаритных характеристик товаров, маркировка грузовых мест, отдельных упаковок и единиц товара, переупаковка, расфасовка, идентификация комплектов. Целью дополнительных операций является подготовить товар к размещению на складе или немедленной отправке клиенту, сократить время и трудозатраты на все последующие операции. Именно поэтому приемка товаров зачастую является одним из самых длительных и затратных технологических процессов на складе, эффективность которого зависит от четкого планирования, своевременного обмена информацией между подразделениями компании. В свою очередь, в процессе приемки товаров собирается и накапливается информация о товарах, которая затем может быть использована для оптимизации использования складских ресурсов на последующих операциях.^[14]

Глава II Технология приемки в магазине

2.1 Основные правила приемки товара по качеству и количеству

Предприятия розничной торговли получают товары после заключения договора с поставщиками. Документ подробно описывает порядок, сроки оплаты, транспортировки, требования к упаковке, внешнему виду, качеству, комплектности, количеству каждой отгрузки.

Поставщик обязан выполнить пункты соглашения, покупатель — проследить за полнотой, своевременностью исполнения.

Контролировать продавца, перевозчика доверяют материально-ответственному лицу, назначенному руководством компании покупателя. Это может быть заведующий складом, кладовщик, товаровед, начальник отдела закупок.

На территории России действует несколько регламентирующих актов, регулирующих взаимоотношения сторон при купле-продаже, описывающих количественные, качественные параметры отгрузки:

а) Гражданский Кодекс Российской Федерации, ст.474 п.1, ст.513 п.2.

б) Инструкция «О порядке приемке продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству», утверждена постановлением Госарбитража СССР 25.04.1966 №П – 7.

в) Инструкция «О порядке приемке продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству», утверждена постановлением Госарбитража СССР 15.06.1965 №П – 6.

Условия, перечисленные в этих документах, действуют по умолчанию, если альтернативный вариант не предусмотрен договором сторон. ГК РФ дает возможность принять груз покупателю: на территории поставщика (выборка), на складе перевозчика, на собственной территории (доставка).

Когда одна из сторон не выполняет перечисленные обязанности, судебное решение принимается в пользу того, кто следовал букве закона. Рекламации предъявляют письменно во временной промежуток, установленный законом: от суток до 20 дней (зависит от характера груза, типа поставки).

Ответственный за приемку товара в магазине,

сопровождающие документы

Приемку товаров по качеству и количеству в магазине выполняет человек, несущий материальную ответственность, представляющий интересы покупателя, имеющий право подписать документы, сопровождающие отгрузку, составить акты несоответствия, заверить их печатью.

Полномочия сотрудника подтверждает доверенность, выданная руководством.

Отгрузка сопровождается документами установленного образца, одинаковыми на всей территории страны (формы ТОРГ-1 — ТОРГ-12), перечень которых принят Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132.

В конце 2013 года появилась дополнительная форма: универсальный передаточный документ (УПД), объединивший счет-фактуру и накладную. Он содержит полные реквизиты сторон договора, данные о товаре, размере НДС.

Если отгрузка проходит с привычным пакетом документов, то основным является форма ТОРГ-12 или товарная накладная, ее полноценная замена — товарно-транспортная накладная. ТОРГ-12 выписывается на любую поставку, ТТН — только когда продавец и перевозчик одно юридическое лицо.

В новой форме ТТН убрали детальное описание перевозимого груза, оставшееся только в ТОРГ-12. Накладные, сопровождающие отгрузку, выписывают минимум в 2 экземплярах (если в договоре сторон больше, то по 1 на каждую сторону), заверяют оригинальными печатями, подписями руководства.

Кроме накладных, пакет документов включает счет-фактуру, оригинал счета. Счет – фактура — основной документ для плательщиков НДС, при отсутствии которого компанию обложат штрафом, плюс — не зачтут сумму НДС, фигурирующую в счете-фактуре. Оригинал счета нужен для бухгалтерии, даже если оплата уже сделана.

Кроме бухгалтерских документов поставщик должен привезти заверенные печатями, подписями копии сертификатов (или оригиналы). Принимать товар начинают с контроля наличия документов, правильности их заполнения, потом переходят к фактической приемке груза, оценке комплектности поставки, качественных характеристик.