Файл: Содержание введение 2 1 Теоретические и методические аспекты организационного проектирования 5.docx

2 Способы и средства проектирования организационной структуры управления

2.1 Проектирование связей в аппарате управления

Для обеспечения стабильного функционирования организации важно поддерживать информационные потоки между управленческими звеньями и структурными подразделениями.

Виды связей в аппарате управления представлены в таблице 2.1.
Таблица 2.1 – виды связей в аппарате управления

Виды связей	Характеристика
Горизонтальные	Горизонтальные связи, это связи между управленцами одного уровня управления, например, между руководителями структурных подразделений
Вертикальные	Вертикальная дифференциация связана с иерархией организации вглубь. Чем больше ступеней существует между высшим уровнем и оперативными работниками, тем более сложной является данная организация. Вертикальная связь – это связь между генеральным директором и исполнительным директором, или между исполнительным директором и руководителем структурных подразделений
Линейные	В любой организационной системе существует иерархия подчиненности, так работники отдела подчиняются руководителю этого отдела, в свою очередь руководитель подчиняется исполнительному или генеральному директору
Функциональные	Высшее руководство может удержать какую-то часть полномочий или в некоторых случаях передать часть этих полномочий другим руководителям, чтобы они могли влиять на деятельность подразделения, не находящегося в непосредственном подчинении

Матрица информационных потоков для ООО «Читай-Город» при решении задачи заключения договора на поставку товара представлена на рисунке 2.1.



Рисунок 2.1 – Матрица информационных потоков в ООО «Читай-Город» при решении задачи заключения договора на поставку товара
Условные обозначения:

1. 
   Поставщик уведомляет исполнительного директора о наличии новой партии товара;
   
2. 
   Исполнительный директор просит информацию о финансовом состоянии организации у главного бухгалтера;
   
3. 
   Главный бухгалтер передает информацию о финансовом состоянии организации;
   
4. 
   Исполнительный директор согласовывает заказ партии товара с генеральным директором;
   
5. 
   Генеральный директор даёт согласие на заказ партии товара;
   
6. 
   Исполнительный директор уведомляет продавцов-консультантов о предстоящей поставке товара;
   
7. 
   Продавцы-консультанты уведомляют исполнительного директора о готовности к принятию товара;
   
8. 
   Исполнительный директор оформляет заказ на поставку товара.
   

---

Таким образом, осуществление поставки товара ООО «Читай-Город» подразумевает наличие большого количества информационных потоков между поставщиками, исполнительным директором, главным бухгалтером, генеральным директором и продавцом-консультантом. Необходимо отметить, что большинство потоков формируется на электронных носителях посредством автоматизированных систем «1С».

2.2 Оперативное руководство в структуре управления организацией

Оперативное руководство – решение ежедневных, текущих задач в организации, то есть это управление внутренними процессами на уровне подразделений компании [9].

Целью оперативного управления является формирование бесперебойного рабочего процесса и согласованной работы между подразделениями.

Другими словами, оперативное руководство предполагает то, что каждый сотрудник выполняет свои обязанности «здесь и сейчас» и это является необходимым условием достижения целей организации.

Наряду с оперативным руководством, существует также тактическое и стратегическое управление. Все вместе они представляют совокупность трех ступеней управления. Если оперативное руководство осуществляется ежедневно и на уровне подразделения, то тактическое руководство – это метод достижения большой долгосрочной цели организации. Стратегическое же руководство осуществляется только на уровне топ-менеджмента и предполагает постановку целей на долгие годы вперед.

Взаимосвязь оперативного, тактического и стратегического управления отражает модель, получившая название «Треугольник Энтони», представленная на рисунке 2.2.



Рисунок 2.2 – Взаимосвязь оперативного, тактического и стратегического управления [13, с. 166]
Треугольник представляет из себя иерархический взгляд на структуру менеджмента, с большим количеством оперативных решений на нижнем уровне, нескольким количеством тактических решений в середине, и небольшим количеством важных стратегических решений на вершине треугольника. Чем выше на диаграмме треугольника определенное решение, тем больше возможностей оно охватывает и менее точным становится. Следовательно, двигаясь вниз по диаграмме, решения становятся более подробными и более точно применимыми [13, с. 166].

---

На рисунке 2.3 представлена организационной структуры ООО «Читай-Город» в процессе операционного руководства при невыполнении дневного задания, повлекшего за собой срыв поставок товара.


Рисунок 2.3 – Организационной структуры ООО «Читай-Город» в процессе операционного руководства при невыполнении дневного задания, повлекшего за собой срыв поставок товара
В данном случае рассмотрена ситуация, когда сорвалась поставка товара. Поставщик уведомил генерального директора о том, что ему не удастся осуществить поставку товара. После этого генеральный директор дал задание исполнительному директору, чтобы он уведомил остальной персонал и объяснил дальнейшие действия. Исполнительный директор собрал всех и объяснил им ситуацию с поставкой, и потребовал, что бы продавцы-консультанты активно продвигали товар других марок для того, чтобы все клиенты остались удовлетворены обслуживанием.

Причинами срыва поставок продукции могут быть:

• 
  отказ покупателя или отсутствие оплаты;
  
• 
  отсутствие товара на складе или его повреждение;
  
• 
  ошибки менеджеров при выполнении процессов;
  
• 
  невозможность доставки товара выбранным способом.
  

Таким образом, в зависимости от места возникновения проблемы невыполнения задания, ее устранением руководит исполнительным директор, в исполнение вовлечены все сотрудники организации.

---

2.3 Формализация организационной структуры управления

Формализация организационной структуры управления предполагает стандартизацию организационных норм и отношений между отдельными структурными единицами. Формализация характеризует набор средств, используемых организацией для регламентации действий работников в процессе их профессиональной деятельности, ведущий к дифференциации труда [16].

Успех деятельности компании во многом зависит от правильной организации ее отдельных подразделений, установления связей между ними и четкого разграничения их ответственностей.

Чтобы установить определенные нормы в деятельности отдельных элементов организационной структуры создаются такие нормативные документы как должностные инструкции и положения об отделах.

Должностные инструкции разрабатываются руководителем или его заместителями для своих подчиненных и согласовываются с юристами [8].

Должностные инструкции включают в себя: общие положения; функции; должностных инструкции; права; ответственности; связи по должности.

Положение об отделе – это внутренний организационно-распорядительный документ, устанавливающий статус, функции, права, обязанности, ответственность и связи структурного подразделения предприятия [19].

В положения об отделах включаются:

• 
  общие положения;
  
• 
  основные задачи;
  
• 
  функции;
  
• 
  права;
  
• 
  ответственности;
  
• 
  связи по должности.
  

Примером краткого анализ положения об одном из структурных подразделений аппарата управления исследуемой организации является Положение об отделе продаж, которое определяет, что отдел является самостоятельным структурным подразделением организации, формируется и ликвидируется приказом директора организации и возглавляется начальником отдела, который назначается директором и подчиняется ему.

Структура Положения об отделе продаж представлена следующими разделами:

• 
  общие положения;
  
• 
  структура отдела продаж;
  
• 
  задачи и функции отдела продаж;
  
• 
  права отдела продаж;
  
• 
  взаимоотношения с подразделениями организации;
  
• 
  ответственность.
  

Таким образом, структура документа является рациональной, поскольку разделы Положения отражают основные элементы содержания труда работников отдела.

---

В соответствии с Положением, отдел продаж для реализации поставленных задач и выполнения функций взаимодействует со структурными подразделениями организации по следующим вопросам, представленным в таблице 2.2.


Таблица 2.2 – Взаимосвязь отдела продаж с другими подразделениями

Подразделение		Содержание взаимосвязи
Генеральный директор		Определение стратегии продаж на будущий период, разработка планов продаж; Разработка ассортиментной и ценовой политики; Отчетность о продажах; Формирование кадрового состава, управление персоналом, оплата труда; Разработка и заключение договоров и иных документов по сделкам продаж; Материально-техническое снабжение.
Исполнительный директор	Согласование сроков и порядка доставки товаров; Резервирование продукции на складе, формирование поставок; Выполнение возвратов.
Главный бухгалтер	Взыскание дебиторской задолженности; Учет реализованных товаров; Предоставление отчетов по затратам и прибыли; Контроль оплаты от потребителей; Оплата труда работников.

Необходимо отметить, что Положение об отделе продаж не в полной мере учитывает специфику деятельности организации, в т.ч. отсутствуют пункты, отражающие тот факт, что продажи осуществляются посредством интернет-магазина, не раскрыто содержание работ специалистов отдела по взаимодействию с аутсорсинговыми организациями, осуществляющими контроль работы интернет-ресурса.

Деятельность каждого работника внутри структурных подразделений определяется Должностными инструкциями.

Должностная инструкция главного бухгалтера имеет следующую структуру:

• 
  общие положения – описание места работника в организационной структуре, требования к знаниям и квалификации;
  
• 
  должностные обязанности – перечень функций, выполняемых на рабочем месте, содержит 11 пунктов;
  
• 
  права работника – перечень прав, которыми наделен работник в процессе своей деятельности, содержит 6 пунктов;
  
• 
  ответственность – описание нарушений, ответственность за которые возлагается на работника;
  
• 
  условия работы – указание на то, какими документами определяется режим работы и условия труда специалиста.
  

---