Файл: Функции менеджмента (Методы контроля использования рабочего времени в ООО «Деловой партнер» и пути их совершенствования).pdf

Принятие руководителем правильного решения по приоритетности выполнения намеченных мероприятий обеспечивает:

– работу только над действительно важными и необходимыми задачами;

– решение задач в соответствии с их неотложностью;

– достижение поставленных целей наилучшим образом (с наименьшими ресурсными потерями) с учетом складывающихся обстоятельств;

– исключение работ, которые могут быть выполнены другими исполнителями.

Последовательно применяя в практике работы метод АБВ руководитель может значительно повысить производительность, продуктивность и результативность своей повседневной деятельности.

1.3 Контроль использования рабочего времени как способ управления персоналом

Управление временем (тайм-менеджмент) называется система решений, а также способов (или методов) и действий, которые направлены на оптимизацию использования рабочего времени. Время является единственным невосполнимым ресурсом в жизни любого человека, это один из важнейших организационных ресурсов. Менеджеры различного уровня несут ответственность за то, каким образом они сами используют рабочее время, и за то, каким образом используют рабочее время их сотрудники^[15].

Бывает ряд методов контроля и учета времени, чей выбор находится в зависимости от ее задач, а также масштабов. Рассмотрим их более подробно:

1) Хронометраж является наблюдением и измерением затрат рабочего времени на произведение повторяющихся элементов операции или ее же в целом. Применение для контроля приемов труда, а также разработки нормативов или выявления причин отклонения от нормы, а также играет большую роль в системе научной организации труда, в том числе и управленческого. Он может быть непрерывным, а также выборочным (для конкретных элементов операций) и цикловым (применяемым в наблюдении за сверхкороткими элементами – 3-5 с. с помощью объединения их в различной комбинации в группы)^[16].

При подготовке к хронометражу исследуемую операцию подразделяют на составные элементы (комплексы приемов, а также действия и движения), определяют границы между ними при помощи «фиксажных точек» – ярко выраженных моментов ее начала и конца, выявляют необходимое количество наблюдений. Последние фиксируют в специальном листе, потом обрабатываются для исключения дефектных замеров и вычисления средней продолжительности всех элементов операции. Также знания помогают оптимизировать ее структуру, минимизировать затраты времени.

2) Упрощенные наблюдения, в отличие от хронометража, предполагают использование обычных часов. Таким образом, если отклонения затрат времени от среднего уровня больше 10 % и нужно определять их причины, применяется фотохронометраж^[17].

3) Фотографирование рабочего дня (бывает индивидуальное и групповое, а также сплошное и выборочное) производится при помощи фиксации абсолютно всех полезных затрат, а также потерь времени на протяжении рабочего дня или какой-то его отдельной части. Оно производится 2-3 раза в год в течение 2-3 недель при участии профессионалов – нормировщиков, а также мастеров и пр.

Фотографирование производится планово для определения структуры затрат времени в течение смены или ее части. Оно требует большой подготовки и значительных затрат труда, в связи с этим целесообразно при обширных масштабах исследований или их специальной направленности.

Таким образом, анализ результатов помогает определить:

– размер и удельный вес полезных затрат времени, которые зависят и не зависят от исполнителей потерь;

– продолжительность движения изделий в рамках технологического процесса;

– время, требуемое для исполнения определенных операций (творческих, логических, а также вспомогательных и пр.)^[18].

4) Моментные наблюдения, которые являются одним из видов фотографирования, фиксируют не затраты времени, а то, чем сотрудник занимался в конкретные случайно избранные моменты. Данный метод часто используется руководителем как метод контроля при обходе рабочих мест сотрудников.

5) Самофотографирование тоже считается видом фотографирования, которое состоит в том, что сотрудник самостоятельно фиксирует свои действия. Самофотографирование весьма экономично, но не дает точных результатов, а его данные сложно обрабатывать.

6) Дневник рабочего времени руководителя или специалиста является специфической формой самофотографирования. Работы (то есть затраты времени на них) фиксируются в нем в той последовательности, в которой исполняются. Бывает книжная, реестровая и карточная форма ведения данного дневника.

7) Опросы (предназначены для анализа отдельных видов работ) могут быть устными и анкетными; последние сложнее, но позволяют получить более надежные ответы^[19].

Для официального учета отработанного времени используется табель, который представляет собой именной список кадров подразделения (раздельно по рабочим, служащим и пр.). Он составляется в порядке алфавита или присвоенных сотрудникам табельных номеров, указывающихся во всех документах по труду, а также заработной плате.

Табель составляют за 2-3 дня до начала расчетного периода, исходя из данного табеля за прошлый месяц и заполняется исключительно на основе соответствующих документов. В конце периода по нему вычисляется число отработанных дней. Заполненный табель в конце месяца сдают в бухгалтерию для начисления зарплаты.

Определение видов деятельности, на которые время выделяется впустую, которые могут исполнять иные лица, которые отнимают время у других (сюда относятся визиты, встречи, телефонные разговоры, посетители, а также работа с подчиненными и пр.), – именуется диагностикой времени.

С их помощью:

– определяют факторы, которые вызывают потери времени;

– производится контроль и анализ затрат времени на исполнение свойственных и не свойственных должностным обязанностям работ;

– вычисляются коэффициенты творческой, а также организационно-административной, формально-логической и исполнительской деятельности по конкретным группам исполнителей и на данной основе оценивается рациональность разделения труда внутри структурных подразделений организации^[20].

Нужно иметь в виду, что с повышением уровня руководства снижается время, затрачиваемое на управление основной деятельностью, и растет время на административную, организационную работу, представительство, решение социальных проблем.

Таким образом, арсенал методов использования времени и методов нормирования и контроля деятельности сотрудников достаточно большой. Подбор метода должен проходить в зависимости от поставленных задач, а также требуемой точности и возможностей.

Можно, таким образом, сделать вывод, что рабочее время – это время, в течение которого сотрудник по правилам внутреннего трудового распорядка компании и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также другие периоды времени, которые в соответствии с законами и другими нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени [8, с. 91].

Измеряется оно как обычное время: часами, днями, неделями, месяцами и годами. Но в трудовом праве принято применять в качестве измерителя рабочий день, рабочую неделю, а также рабочую смену.

Основными последствиями неэффективного использования рабочего времени может стать снижение эффективности организации по причине неправильного распределения времени работников, происходят постоянные торможения работы из-за нехватки времени, увеличивается вероятность «потери» задач или их неоперативного выполнения, уменьшается «управленческая мощность» подразделения или отдела, увеличивается стресс у сотрудников, который приводит к заболеваниям, что, в свою очередь, означает больничные дни. В связи с этим необходимо рационализировать рабочий день в организации, в отделе или у конкретных сотрудников.

2. ИССЛЕДОВАНИЕ МЕТОДОВ КОНТРОЛЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ НА ПРИМЕРЕ ООО «ДЕЛОВОЙ ПАРТНЕР»

2.1 Общая характеристика организации ООО «Деловой партнер»

ООО «Деловой партнер» создано в апреле 1998 года. На момент создания компании основным видом деятельности было проектирование жилых и гражданских зданий. Но уже с 2001 года наравне с проектирование «Деловой партнер» стал формировать новое направление деятельности строительных жилых домов. В начале 2004 года компания преобразовалась, выделив из своего состава проектную мастерскую в самостоятельную организацию ООО «Институт «Новгородпроект».

Организация содержит свидетельство о допуске к видам работ, которые оказывают влияние на безопасность объектов капитального строительства, также компания прошла сертификацию Пражского технического и испытательного строительного института на соответствие системы управления качеством в области строительства зданий и сооружений международным стандартам. Кроме этого, ООО «Деловой партнер» - фактический член Некоммерческого партнерства «Объединение строителей Санкт-Петербурга».

На сегодняшний день ООО «Деловой партнер» - огромная строительная организация. Компания работает как заказчик-застройщик, генподрядчик и подрядчик, который осуществляет все виды строительных работ. Основной вид деятельности организации в настоящий момент – реализация и строительство жилья. Организация имеет стабильный состав инженерно-технических специалистов, которые располагают многолетним опытом работы в строительной отрасли, также устойчивый состав высококвалифицированных рабочих различных специальностей.

ООО «Деловой партнер» подготавливает строительство кирпичных домов, а с 2004 года успешно осваивает технологию каркасно-монолитного строительства. Покупатели квартир организации – жители не только Великого Новгорода и Новгородской области, но и гости их северных областей России.

С каждым днем организация развивается и растет. Высокая надежность качество введенных в эксплуатацию объектов, работа исключительно с современными экологически чистыми строительными материалами и соблюдение графиков строительства сделали «Деловой партнер» одним из лидеров строительного рынка нашего города. В компании внедрена система менеджмента качества ИСО 9001 2008^[21].

Рассмотрим организационную структуру данного предприятия.

В ООО «Деловой партнер» линейная структура управления. Она подразумевает собой то, что во главе находится один руководитель, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему всеми работниками, сосредотачивающий в своих руках все функции управления. Данная организационная структура представлена в приложении 1. Таким образом, линейный тип организационной структуры достаточно эффективен в рамках крупной организации, так как такая структура упрощает деятельность руководителя, присутствует четкая иерархия, и все обязанности внутри организации распределены.

Диапазон контроля в организации ООО «Деловой партнер» характеризуется как широкий. Это говорит о том, что у одного руководителя максимально возможное количество подчиненных и минимальное количество уровней иерархии. Такое группирование людей имеет значительные преимущества. Имея в подчинении много сотрудников, руководитель вынужден делегировать свои полномочия, чтобы загрузить каждого работой. Само по себе делегирование полномочий — факт положительный. Наделяя своих подчиненных правами по выполнению работы, руководитель должен быть уверен, что они с ней справятся, поэтому чаще всего в таком случае подбирается сильная и квалифицированная команда^[22].

В общем смысле иерархия – это способ построения и организации сложных систем, при котором каждому элементу присваивается свой уровень, а свойство целостности системы не исчезает. Применительно к структуре организации иерархия означает структуру распределения власти, или звенность, т.е. наличие в организации управленческих звеньев. Уровнем иерархии считается то подразделение в организации, в пределах которого принимаются самостоятельные решения без согласования с вышестоящими менеджерами.

Численность персонала ООО «Деловой партнер» имеет тенденцию к росту, так в отчетном периоде она увеличилась на 13 человек, вместе с этим данный фактор находит свое отражение в увеличении средней заработной платы. В качестве особых условий своего дальнейшего развития ООО «Деловой партнер» рассматривает высококвалифицированный и инициативный персонал, непрерывные инновации, конструктивные отношения с партнерами по бизнесу, прозрачность финансовой и операционной деятельности, а также создание и поддержание узнаваемого позитивного корпоративного имиджа.